Lieferung von Elektroartikeln für Büro und Büroküchen

Gegenstand ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Elektrogeräten für Büro und Büroküchen. Die Vereinbarung gilt für alle in der Anlage 'Verwaltungsgliederungsplan-FHB' sowie in der Liste der Bezugsberechtigten aufgeführten Dienststellen, Eigenbetriebe und sonstigen Einrichtungen sowie für Kooperationspartner (EVB-Bezugsberechtigte) im niedersächsischen Umland. Im Rahmen der Vereinbarung werden Einzelbestellungen (Lieferaufträge) nach Bedarf aufgegeben.

Das Leistungsverzeichnis umfasst ein Los mit 17 Produktgruppen:

Mengen und Spezifikationen je Position siehe Leistungsverzeichnis.

Die Lieferung erfolgt frei Verwendungsstelle an die jeweiligen Bedarfsträger im Land Bremen und Bremerhaven sowie an EVB-Bezugsberechtigte. Sonderbedarfe sind eingeschlossen. Jeder Lieferung ist ein Lieferschein beizufügen. Auf dem Lieferschein sind die erforderlichen Pflichtangaben zu vermerken.

Die Bestellabwicklung erfolgt über das elektronische Katalog- und Bestellsystem BreKat. Der Auftragnehmer muss vor Vertragsbeginn (spätestens 2 Wochen davor) die vollständigen Artikeldaten im BMECat-2005-Format (oder manuell) in das Lieferanten-Backend importieren. Die Klassifizierung erfolgt nach ecl@ss 8.0. Produktbilder und Zertifikate sind bereitzustellen. Der Zugang erfolgt über zertifikatsbasierte Authentifizierung. Bei Fristüberschreitung gelten Vertragsstrafen (1 % des Auftragswertes pro volle Woche, max. 5 %); bei mehr als 5 Wochen Verzögerung ist eine fristlose Kündigung möglich.

Rechnungen sind elektronisch im Standard XRechnung (Europäische Norm EN 16931) zu stellen – dies gilt ab einem Auftragswert von 1.000 € netto. Eine PDF-Datei gilt nicht als elektronische Rechnung. Übertragungswege: PEPPOL, E-Mail, De-Mail, Webupload oder Weberfassung. Max. Dateigröße pro Rechnung: 20 MB. Im Adressfeld ist zwingend die Leitweg-ID der bestellenden Stelle anzugeben – ohne Leitweg-ID ist weder Bearbeitung noch Zahlung möglich. Pflichtangaben auf jeder Rechnung: Bestellername, Rahmenvertragsnummer V0326/2026, Lieferstelle und BreKat-Bestellnummer. Rechnungsbegründende Unterlagen (Lieferscheine) sind der Rechnung beizufügen. Ein Abtretungsverbot ist ausdrücklich vereinbart.

Die Rahmenvereinbarung beginnt am 01.10.2026 und endet am 30.09.2030 (48 Monate). Der Vertrag verlängert sich automatisch bis zu dreimal um ein weiteres Jahr, sofern er nicht mindestens 6 Monate vor Vertragsende gekündigt wird.

Der Auftragnehmer hat eine quartalsweise Meldung über die getätigten Umsätze abzugeben – innerhalb eines Monats nach Quartalsende (Abrechnungsstichtage: 31.03., 30.06., 30.09., 31.12.).

Nachweis des Gesamtumsatzes (netto) für die Geschäftsjahre 2023, 2024 und 2025 sowie des Umsatzes bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart (Lieferung von Elektrogeräten) in denselben Jahren. Der Bieter kann die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit auch durch Kapazitäten anderer Unternehmen nachweisen (Verpflichtungserklärung VHB 236); in diesem Fall haften alle Beteiligten gemeinsam für die Auftragsausführung.

Erklärung, dass kein Insolvenzverfahren läuft, kein Antrag mangels Masse abgewiesen wurde und keine Liquidation stattfindet. Erklärung zu Ausschlussgründen gemäß § 31 UVgO in Verbindung mit § 123 und § 124 GWB (Straftaten, schwere Verfehlungen, Insolvenz, Verletzung sozial-, arbeits- oder umweltrechtlicher Pflichten, wirtschaftliche Auffälligkeiten). Bestätigung der ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Eintragung im Handelsregister (sofern eintragungspflichtig) oder Erklärung, dass keine Eintragungspflicht besteht; Vorlage der Gewerbeanmeldung bzw. Eintragung in der Handwerksrolle/IHK. Nachweis der Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft.

Mindestens drei vergleichbare Referenzen mit einem jeweiligen Gesamtrechnungswert (netto) von mindestens 10.000 €, durchgeführt in den Geschäftsjahren 2023–2025. Vergleichbar bedeutet: Lieferung von Elektrogeräten für Büro und/oder Büroküchen oder vergleichbare Elektrogeräte-Lieferleistungen. Pflichtangaben je Referenz: Auftraggeber, Ansprechpartner mit Telefon, Anschrift, Leistungszeitraum, Rechnungswert (netto).

Nachweis einer gültigen Berufshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung von 5.000.000 € für Personenschäden und 5.000.000 € für sonstige Schäden. Alternativ: Erklärung, dass die Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird, nebst Bereitschaftsbescheinigung des Versicherers.

Zertifizierung nach EN ISO 9001 (oder gleichwertig) für Qualitätsmanagement sowie EMAS oder ISO 14001 (oder gleichwertig) für Umweltmanagement sind optional, werden aber als Nachweis der Leistungsfähigkeit empfohlen.

Alle Nachweise sind in deutscher Sprache vorzulegen; fremdsprachige Dokumente sind mit einer deutschen Übersetzung zu versehen. Alternativ zum Eignungsnachweis: Eintragung in ein amtliches Verzeichnis (z. B. Präqualifikationsverzeichnis der IHK) oder Zertifikat gemäß europäischer Zertifizierungsstandards. Bei enger Wahl fordert die Vergabestelle Originale oder beglaubigte Kopien der Bescheinigungen nach. Bei geschätztem Auftragswert ≥ 30.000 € netto erfolgt eine Abfrage im Wettbewerbsregister.