PCO GTM 2027
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Deutsche Zentrale für Tourismus e.V. (DZT) sucht einen Professional Congress Organizer (PCO) für die Durchführung des GTM Germany Travel Mart™ 2027 in Bremerhaven (ca. 600 Teilnehmende, 30.05.–02.06.2027).
Der Auftrag umfasst die komplette Organisation einer internationalen Tourismus-Fachmesse: Teilnehmermanagement, Reise- und Hotelkoordination, Pre-Convention-Touren, Live-Experience-Touren, Pressekonferenz, Pressetouren, B2B-Workshops sowie digitale Veranstaltungstools (Ventari, Event Hub, Microsites).
Wichtige Frist: Angebote müssen bis 21.10.2026 um 10:00 Uhr elektronisch über die Plattform evergabe-online.de eingereicht werden.
Bewertung: 30 % Preis, 70 % Leistung (Ventari-Kompetenz 60 Punkte, Projektkonzept 40 Punkte).
Zentrale Eignungsanforderungen: Nachweisbare PCO-Erfahrung im internationalen Tourismus, eigener Ventari-Systemzugang, qualifizierte deutsch- und englischsprachige Projektleitung, Erfahrung mit internationalen Reisegruppen und Medienvertretern.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- System- und Prozesskompetenz im Umgang mit Ventari
Bewertet wird die System- und Prozesskompetenz im Umgang mit dem Veranstaltungsmanagementsystem Ventari (u2d Nürnberg). Maximalpunktzahl 60. Bewertungsstufen: Ungenügend 0, Befriedigend 25, Gut 50, Sehr gut 60.
- Projektorganisation und Umsetzungskonzept
Bewertet werden Verständnis der Zielsetzung des GTM, Vorgehensweise bei Teilnehmermanagement/Reiseorganisation/Eventsteuerung, Organisation der Hospitality Desks, Hotel- und Transfermanagement, Steuerung der Pre-Convention-Touren, Zusammenarbeit mit DZT und Destination Bremerhaven, Kommunikations- und Eskalationswege sowie Erfahrung mit vergleichbaren internationalen B2B-Veranstaltungen. Maximalpunktzahl 40. Bewertungsstufen: Ungenügend 0, Befriedigend 15, Gut 30, Sehr gut 40.
Z Angebot = WF Leistung * (L/Angebot / L Referenzwert) - WF Preis * (P/Angebot / P Referenzwert); L Referenzwert = 75 Punkte (von 100); P Referenzwert = 160.000 EUR (netto); WF Leistung = 70%; WF Preis = 30%
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGesamtgegenstand
Vollständige Organisation, Koordination, Durchführung und Nachbereitung des GTM Germany Travel Mart™ 2027 in Bremerhaven (ca. 600 Teilnehmende: ~350 internationale Gäste, ~250 deutsche Tourismuswirtschaft, ~50 Ehrengäste) im Zeitraum 30.05.–02.06.2027.
Dazu gehören Veranstaltungs- und Teilnehmermanagement, Reiseorganisation, Hospitality Desks, Hotel- und Transfermanagement, Steuerung der Pre-Convention-Touren, Pressekonferenz, Pressetouren, B2B-Workshops, Abendveranstaltungen sowie die enge Zusammenarbeit mit DZT und Destination Bremerhaven.
Congress- und Teilnehmermanagement
Veranstaltung vor Ort
Pre-Convention-Touren (26.–29.05.2027)
8 Touren (4 Trade Tours, 3 Press Tours, 1 kombinierte Trade & Press Tour) zu Zielen in Deutschland:
Anforderungen:
Live-Experience- und Pressetouren (30.05. & 02.06.2027)
Live-Experience-Touren (30.05.2027, 09:30–15:30 Uhr):
Pressetouren (30.05. & 02.06.2027, jeweils 09:00–16:00 Uhr; optional 31.05.2027):
B2B-Workshops und Abendveranstaltungen
B2B Workshop in der Stadthalle Bremerhaven:
Weitere Programmpunkte:
Digitale Veranstaltungstools
Eigener System-Zugang zum Event- und Veranstaltungsmanagementsystem Ventari der Firma u2d Nürnberg ist zwingende Voraussetzung.
Internationale Pressekonferenz (31.05.2027)
Optionale Leistungen (Wertung 50 %)
Folgende Positionen sind optional, fließen aber zu 50 % in die Preiswertung ein:
Follow-Up und Nachbereitung
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFachliche Mindestanforderungen
1. Fachliche Kompetenz und besondere Affinität zum Produkt „Reiseland Deutschland"
2. Kenntnisse über die Aufgaben, Struktur und Arbeit der Deutschen Zentrale für Tourismus e.V.
3. Nachweisbare Erfahrung als PCO im Kongressmanagement für internationale Tourismusprojekte
4. Eigener System-Zugang zum Event- und Veranstaltungsmanagementsystem Ventari der Firma u2d Nürnberg sowie qualifizierte Kenntnisse des Tools (zwingende Voraussetzung)
5. Nachweisbare Erfahrung in der Begleitung und Betreuung (gemischter) internationaler Reisegruppen
6. Qualifizierte, deutschsprachige Projektleiter in der Abwicklung der Veranstaltung und der Pre-Convention-Touren
7. Nachweisbare Erfahrung in der Betreuung internationaler Medienvertreter
8. Mehrsprachigkeit: Englisch fließend in Wort und Schrift (Grundvoraussetzung); Kenntnisse in weiteren Sprachen willkommen
9. Mindestens grundlegende Kenntnisse der soziokulturellen Anforderungen der DZT-Key-Märkte
10. Berücksichtigung des DZT-Leitfadens für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement (Vermeidung, Minimierung, Kompensation; SDG; 1,5-Grad-Klimaziel; nachhaltige Beschaffung)
Ausschlussgründe (§§ 123, 124 GWB)
Es dürfen keine Ausschlussgründe vorliegen. Geprüft werden u. a.:
Selbstreinigungsmaßnahmen sind möglich.
Wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit
Akzeptierte Nachweise
Referenzen des Bieters/Unterauftragnehmers für vergleichbare PCO-Leistungen (Kongressmanagement, internationale Tourismusprojekte, B2B-Veranstaltungen, Begleitung internationaler Reisegruppen, Betreuung internationaler Medienvertreter)
Dokumentation über Bezeichnung der Dienstleistung, Durchführungszeitraum, Größe (Personenanzahl), Auftraggeber, Volumen
Referenzen der verantwortlichen Projektleiter (Mitarbeiterreferenzen) für vergleichbare PCO-Leistungen
Name Projektleiter, Bezeichnung der Dienstleistung, Durchführungszeitraum, Größe, Auftraggeber, Volumen
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer VergabenAuf einen Blick
Erfüllungsort
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