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Ausschreibungen Niedersachsen

Rahmenvereinbarung - Hybridpost-Dienstleistungen

Landkreis Heidekreis, Der Landrat | Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und BauenSoltau, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Landkreis Heidekreis sucht einen Dienstleister, der die gesamte Ausgangspost als Hybridpost verarbeitet – also Dokumente digital annimmt, druckt, kuvertiert, frankiert und postalisch zustellt. Dazu gehört auch die Verarbeitung förmlicher Zustellungen (ePZA/PZU) mit Rückführung der Zustellnachweise sowie eine Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem CC ECM. Die Leistung wird über eine cloudbasierte SaaS-Plattform erbracht.

Es handelt sich um ein zweiphasiges Verhandlungsverfahren: Zunächst bewerben sich die Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag; die besten 3 bis 4 Bewerber werden dann zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Rahmenvereinbarung läuft 48 Monate und beginnt nach einer Pilotphase. Geschätzter Auftragswert: bis 1 Mio. EUR.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
Termin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEBMÄRAPRMAIJUNJUL
Bieterfragen-Frist28. Okt. 2026
Teilnahmefrist28. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist9. Dez. 2026
Angebotsfrist10. Feb. 2027
Öffnung Teilnahmeanträge4. Nov. 2026
Angebotsaufforderung2. Dez. 2026
Angebotsauswertung12. Jan. – 14. Jan. 2027
Angebotsaufforderung zum Bafo19. Jan. 2027
Ausführungsbeginn2. Mai 2027
Ausführungsendeca. 13. Juni 2027
Bindefrist30. Juli 2027
Zuschlag30. Juli 2027
Vertragslaufzeitca. 30. Juli 2027 – 30. Juli 2031bis 2031
VeröffentlichungDatum offenReale Übermittlung der Bekanntmachung am 24.09.2026; konkretes Veröffentlichungsdatum nicht hinterlegt.
AngebotsfristDatum offenSubmission der Erstangebote im Dezember 2026 (genauer Tag nicht angegeben).
KündigungsfristDatum offenKündigung der Rahmenvereinbarung mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende erforderlich, sonst automatische Beendigung.
Sicherheitsüberprüfung bisDatum offenGgf. Sicherheitsüberprüfung nach SÜG für eingesetzte Mitarbeiter (Anlage im Vertrag vorgesehen, konkrete Frist nicht beziffert).
NachprüfungsfristDatum offen15 Kalendertage nach Eingang des Ablehnungsbescheids für ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Richtwertmethode5 Kriterien
  • Softwarebereitstellung, Cloudbetrieb und technische Betriebsfähigkeit2%

    Oberkategorie des Kriterienkatalogs C30; die Leistungsbewertung erfolgt in einer hierarchischen Punktwertung mit maximal 10.000 Leistungspunkten.

  • Hybridpost, Produktion, Zustellung und ePZA/PZU3%

    Oberkategorie des Kriterienkatalogs C30; die Leistungsbewertung erfolgt in einer hierarchischen Punktwertung mit maximal 10.000 Leistungspunkten.

  • Schnittstelle zum DMS CC ECM und Rückdatenintegration5%

    Oberkategorie des Kriterienkatalogs C30; die Leistungsbewertung erfolgt in einer hierarchischen Punktwertung mit maximal 10.000 Leistungspunkten.

Erweiterte Richtwertmethode gemäß UfAB 2018: Z = L / P. L ist die Gesamtsumme der Leistungspunkte aus Kriterienkatalog C30 (maximal 10.000 Punkte), P ist die gemäß Preisblatt C20 rechnerisch ermittelte Brutto-Bewertungssumme in Euro. Der festgelegte Schwankungsbereich beträgt 10 Prozent; innerhalb dieses Bereichs wird das wirtschaftlichste Angebot anhand der Gesamtsumme der Leistungspunkte als Entscheidungskriterium ermittelt.

KI-Hinweis: Die vollständige Gewichtungs- und Bewertungsstruktur des Kriterienkatalogs C30 einschließlich der Hauptgruppen 1.2, 2.1, 2.2, 2.3 und 3.1 sowie der zugehörigen Einzelkriterien ist im vorliegenden Auszug nur unvollständig enthalten; insbesondere fehlen Teile der Einzelkriterien 1.2, 2.1, 2.2, 2.3 und 3.1, sodass die vollständige Hierarchie und alle Gewichte nicht eindeutig verifizierbar sind.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Cloudbasierte SaaS-Plattform

Bereitstellung und Betrieb einer cloudbasierten SaaS-Lösung zur digitalen Beauftragung, Verarbeitung, Produktion, Nachverfolgung und Steuerung von Hybridpostaufträgen.

Single Sign-on mit Windows/Microsoft-Verfahren inkl. Zwei-Faktor-Authentifizierungmax. 1.000 gleichzeitige Nutzerwebbasierter Zugriff sowie native Zugriffssoftware für PC/NotebooksAnbindung Ethernet Connect Glasfaser 1 Gbit/s (asynchron)Public Cloud; Managed Cloud Services inkl. Zugangsverwaltung, ServiceDesk/Hotline, Incident-/Problemmanagement, Release- und PatchmanagementISO-27001-Zertifikat und C5-Basiskriterien erforderlichPflicht zur Backup-Erstellung; Updates, Upgrades, neue Releases und Firmware obligatorischBereitstellung einer projektleitenden Person mit Vertretung; Servicestelle Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr

Hybridpost-Produktion und Versand

Leistungen zur Verarbeitung und Versendung der gesamten Ausgangspost:

Digitale Übernahme von Dokumenten und VersandaufträgenTechnische Verarbeitung und Prüfung der DokumenteDruck auf 80g-Papier (S/W oder Farbe, ein- oder beidseitig)Kuvertierung mit verbindlicher Schablone für Layout, Druck, Falz, Sperr und SichtfensterFrankierung bzw. FreimachungÜbergabe an Zustellpartner oder postalische Zustellung an allen Werktagen inkl. SamstagVerarbeitung von Standardbriefen, Kompaktbriefen, Großbriefen sowie weiteren im Preisblatt vorgesehenen SendungsartenEinhaltung vertraglicher Zustellfristen und Laufzeitziele (mind. 95 % E+3, mind. 99 % E+4; Messung gemäß EN 13850:2020)CO₂-neutraler Versand aller Briefsendungen; jährliche CO₂-Bilanzierung durch unabhängiges Institut; Kompensation durch anerkannte Klimaschutz-ZertifikateAusschließlicher Einsatz von Fahrzeugen gemäß § 5 SaubFahrzeugBeschG (auch bei Nachunternehmern)

ePZA-/PZU-Verarbeitung und Nachweisrückführung

Durchgängige Verarbeitung förmlicher und zustellnachweispflichtiger Sendungen:

ePZA-/PZA-Sendungsentgelte (Kleinformat und Großformat)Produktionsleistungen (Druck, Kuvertierung, Zustellungsurkunde, Umschläge)Elektronische Rückführung von Zustellungsurkunden, Images und strukturierten DatensätzenBereitstellung von Statusinformationen und SendungsverfolgungsdatenFehlerbearbeitung bei heilbaren und nicht heilbaren ZustellmängelnRückläufermanagement einzelvorgangsbezogen

Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem CC ECM

Anbindung an das DMS des Auftraggebers (CC ECM):

Übergabe von Dokumenten, Auftragsdaten und MetadatenRückmeldung von Versand-, Status-, Fehler-, Zustell- und RücklaufdatenRückführung von ZustellnachweisenFehlerbehandlung und ProtokollierungUmsetzungszeitpunkt: innerhalb von drei Monaten nach ZuschlagNachweis produktiver Verfügbarkeit oder projektbezogener Anpassbarkeit der Schnittstelle

Datenrücklieferung und Reporting

Bereitstellung umfassender Status- und Berichtsdaten:

Status-, Versand-, Zustell-, Fehler- und RücklaufdatenMessung und Auswertung von Laufzeiten, Zustellquoten, Rückläufern und FehlerfällenQuartalsweise Qualitätsnachweise und Leistungsberichte zu Brieflaufzeiten und ZustellquotenRegelmäßige Produktions-, Übergabe- und Einlieferungszeiten mit Cut-off-Zeiten

Pilotbetrieb und Betriebsübergang

Strukturierte Einführung der Lösung:

Pilotbetrieb von ca. 6 Wochen (geplanter Start 02.05.2027)Begleitung Pilotbetrieb inkl. Workshop (pauschal)Einrichtung, technische Abstimmung, Test-/Pilotphase, Abnahme, Fehlerbehandlung, Übergang in produktiven BetriebRahmenvereinbarung mit 48 Monaten Laufzeit ab Vertragsbeginn (nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase und Zuschlag); geschätzter Auftragswert bis 1 Mio. EUR

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlusskriterien – Wirtschaftliche und finanzielle Eignung

Diese Anforderungen sind zwingend zu erfüllen; fehlende Nachweise können zum Ausschluss führen.

Mindestumsatz (1.2.1): Durchschnittlicher Jahresumsatz von mindestens 500.000 EUR netto in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.Bonität (1.2.2): Creditreform-Bonitätsindex 215–255 (Risikoklasse II – Gute Bonität), nicht älter als 6 Monate zum Schlusstermin (auch für Rechenzentrums-Betreiber).Bekanntmachungs- und Erklärungsannahmen (1.1.1, 2.1.1, 2.1.2): Anlagen B11_V1 (Bewerber-Eigenerklärung), B12_V1 (Datenschutz), B13_V1 (NTVergG) müssen mit Abgabe des Teilnahmeantrags akzeptiert werden.Eigenerklärung Mindestumsatz (2.1.3): Anlage B14, in Textform.Eigenerklärung CO₂-Neutralität/SaubFahrzeugBeschG (2.1.4): Anlage B15.Erklärung zu Russland-Sanktionen (2.1.8): Anlage B19, beizufügen.

Ausschlusskriterien – Technische und organisatorische Eignung

Zwingende technische/organisatorische Anforderungen:

DSGVO-konformes Rechenzentrum (1.3.1): Ausschließlicher Betrieb in Rechenzentren innerhalb EU-Mitgliedsstaaten oder der Schweiz.Qualitätsmanagement (1.3.3): Gültiges Zertifikat DIN EN ISO 9001 oder gleichwertiger Nachweis.ISMS IT-Betreiber (1.3.4.1): Gültiges Zertifikat ISO/IEC 27001 oder vergleichbar.ISMS Rechenzentrums-Betreiber (1.3.4.2): Gültiges Zertifikat ISO/IEC 27001 oder vergleichbar.CLOUD Act (1.3.2): Der Anbieter darf nicht dem US CLOUD Act unterliegen oder muss ein gültiges EU-U.S. Data Privacy Framework-Zertifikat vorlegen.

Bewertetes Eignungskriterium – Referenzen

Das wichtigste bewertete Eignungskriterium ist die Vorlage von Referenzen.

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen zu Hybrid-PostdienstleistungenAlle Referenzen müssen sich auf Hybrid-Post beziehen (sonst Ausschluss)Bewertung mit max. 3 Punkten je Referenz, plus 1 Zusatzpunkt bei 3 Referenzen mit voller Punktzahl (Gesamtmax. 10 Punkte, Gewichtung 100)Pro Referenz: Vergleichbarkeit des Leistungsgegenstandes, Schnittstellen- und Integrationskompetenz, ePZA-/PZU-Prozess, Einführung und Betriebsübergang, Betrieb/Support/Sicherheit; Formular B20 zwingend; max. 5 zusätzliche Seiten je Referenz

Auswahlverfahren Teilnahmewettbewerb

Struktur des zweiphasigen Verfahrens:

Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbMindestens 3 Bewerber müssen die Eignung erreichen, maximal werden 4 Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordertAuswahl anhand Gesamtpunktzahl aus Eignungsmatrix B10Bei Punktegleichstand entscheidet: höhere Punktzahl im Bereich Referenzen, dann technische/berufliche Leistungsfähigkeit, dann LosentscheidAuftraggeber behält sich Zuschlag auf das Erstangebot vor
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 3 Jahre vor Ablauf der Teilnahmefrist abgeschlossen oder seit mindestens 1 Jahr produktiv laufend

Vergleichbare Hybridpost-/Outputmanagement-/Druck-/Versand- oder digitale Postausgangsleistungen mit digitaler Annahme, Verarbeitung, Druck, Kuvertierung, Frankierung oder Übergabe an Zustellpartner sowie Bereitstellung von Status-, Versand- oder Zustelldaten. Mindestens eine Referenz muss eine produktiv genutzte Schnittstelle zu einem DMS/ECM-System oder Fachverfahren enthalten.

Formular B20 zwingend verwenden. Reine Liefer-, Lizenz-, Beratungs-, Druck- oder Zustellleistungen ohne digitale Prozessintegration sind nicht wertungsfähig. Ansprechpartner des Referenzgebers mit Kontaktdaten ist pro Referenz erforderlich.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 73%4–10 · 26%11+ · 0%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 22 erledigt
Pflicht-Anlagen zum Teilnahmeantrag (Phase 1)
Nachweise und Zertifikate
Unternehmensangaben
Optionale Anlagen (nur falls zutreffend)
Hinweise zur Einreichung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Landkreis Heidekreis, Der Landrat | Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und Bauen
Anschrift
29614 Soltau
Ort
29614 Soltau
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.heidekreis.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
29614 Soltau
Niedersachsen

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