Rahmenvertrag Filmdienstleister für BA aktuell

Der Auftragnehmer erstellt Audio- und Videobeiträge für die interne Kommunikation der Bundesagentur für Arbeit. Zu den Leistungen gehören Themenrecherche und -aufbereitung, Themenvorschläge und Themenmanagement, Format- und Beitragskonzeption, Produktionsplanung, Drehorganisation und die Abstimmung mit der Bundesagentur für Arbeit.

Nach Rücksprache sind Drehbücher oder Storyboards zu erstellen. Ebenso gehören Sprechertexte, die professionelle Produktion des Rohmaterials an den Drehtagen und die durchgehende redaktionelle Begleitung zum Leistungsumfang.

Vorgesehen sind Standardbeiträge mit höchstens 5 Minuten, Sonderbeiträge mit höchstens 10 Minuten, Reportagen mit höchstens 10 Minuten, Videobotschaften oder Kurzinterviews mit höchstens 3 Minuten sowie videojournalistische Beiträge mit höchstens 5 Minuten.

Sonderbeiträge und Reportagen können einen hohen redaktionellen und technischen Aufwand in den Bereichen redaktionelle Planung, Produktion und Postproduktion erfordern. Videobotschaften und Kurzinterviews sollen nicht dynamisch geschnitten werden. Ein videojournalistischer Beitrag wird von einer Person redaktionell geplant, begleitet, gedreht und geschnitten.

Die fertigen Beiträge sind professionell nachzuproduzieren. Dazu gehören insbesondere Sprechertext, Musik, Grafik und Animation sowie die interne Qualitätssicherung.

Je Film sind eine finale Sendefassung, ein Transkript, eine Untertiteldatei im Format .vtt und mindestens fünf geeignete Standbilder bereitzustellen. Für Beiträge außer videojournalistischen Beiträgen ist außerdem eine Hörfassung mit erweiterten Audiodeskriptionen zu liefern.

Die Beiträge sind im Format 16:9 in HD-Auflösung und als .mp4-Datei mit höchstens 50 MB je Beitrag bereitzustellen. Zusätzlich sind Grafik und Animation, barrierefreie Versionen, Postproduktionsstunden, Sprecherbuchung, Kurzdreh, Studiobuchung, redaktionelle Stunden, Extraleistungen sowie gegebenenfalls Dreh-, Redaktions- und Postproduktionstage und Reisekostenpauschalen vorgesehen.

Für die Leistungserbringung sind moderne Aufnahme- und Postproduktionstechnik, eigene Produktions- und Postproduktionsausrüstung, digitale Kameras und Schnittsysteme, Postproduktion und Server bereitzustellen. Gefordert sind außerdem ein Green-Wall-Studio mit mindestens 4 x 4 Metern einschließlich grünem Fußbodenbelag, gegebenenfalls Drohnen und Animationssoftware.

Die technische Qualität soll der Qualität eines anerkannten deutschen TV-Senders wie ARD, ZDF, RTL oder SAT.1 entsprechen. Für videojournalistische Beiträge können speziell ausgebildete Videojournalisten eingesetzt werden.

Der Auftragnehmer richtet ein digitales Bildarchiv auf Festplatten ein und pflegt es. Es sind Sichtlisten zu erstellen und digitale Archivmaterialien auf Anfrage innerhalb eines Arbeitstags bereitzustellen. Physische Archivmaterialien sind auf Anforderung innerhalb von 7 Kalendertagen bereitzustellen.

Sämtliche Daten des Archivs sind zum Vertragsende kostenfrei herauszugeben. Der Auftragnehmer verwaltet Lizenzen und Rechte und überträgt der Bundesagentur für Arbeit die erforderlichen unbeschränkten Rechte.

Die Beauftragung bis zum Dreh sieht eine Vorlaufzeit von mindestens 7 Kalendertagen vor. Die erste Version ist spätestens 7 Kalendertage nach Drehabschluss bereitzustellen. Änderungen sind innerhalb von 3 Kalendertagen nach Mitteilung umzusetzen.

Regelmäßige persönliche Besprechungen finden bei Bedarf höchstens einmal pro Quartal vor Ort in Nürnberg statt. Die Kommunikation mit der Bundesagentur für Arbeit erfolgt ausschließlich auf Deutsch.

Das Mengengerüst sieht etwa 36 Standardbeiträge pro Jahr durch die Zentrale und etwa 12 weitere Formate pro Jahr vor. Die Mindestabnahmemenge beträgt 50 Standardbeiträge pro Jahr.

Der Erfüllungsort ist bundesweit sowie im europäischen und außereuropäischen Ausland.

Der Bieter muss einen durchschnittlichen Netto-Jahresumsatz von mindestens 0,45 Mio. Euro in den letzten drei Geschäftsjahren 2023, 2024 und 2025 im Bereich des Ausschreibungsgegenstands nachweisen. Bei Eignungsleihe, Bietergemeinschaften oder Unterauftragnehmern sind die Umsätze getrennt auszuweisen; die Umsätze der Bietergemeinschaft werden addiert.

Der Bieter muss tiefgreifende Kenntnisse und Erfahrungen in der Produktion von Bewegtbildbeiträgen für die interne Mitarbeiterkommunikation größerer Organisationen nachweisen, vorzugsweise für Organisationen des öffentlichen Sektors.

Für die drei vorgesehenen Mitarbeiter sind_profile mit journalistischer Ausbildung, Erfahrung in Konzeption und Umsetzung von Bewegtbild für interne Unternehmenskommunikation, fundierten Kenntnissen im Change-Management, Kenntnissen über die Einbindung von Filmen in Kommunikationsstrukturen sowie Erfahrungen mit Behörden, Arbeitsverwaltungen, sozialen Organisationen oder komplexen Unternehmen gefordert.

Die Mitarbeiter müssen über Erfahrung in der Ansprache großer inhomogener Zielgruppen, Inhouse-Kompetenz in den Produktionsbereichen, ein hauseigenes Produktions- und Postproduktions-Equipment, ein nationales Netzwerk zuverlässiger Produktionspartner, eine ausgebildete Sprechstimme und Erfahrung mit der Ausstrahlung von Filmbeiträgen in Unternehmen und Fernsehen verfügen. Bei Videojournalisten ist nachweisbare Videojournalismus-Erfahrung gefordert.

Es sind zwei vergleichbare Referenzprojekte gemäß Vordruck D.9 einzureichen. Die Referenzen müssen die Produktion von Filmbeiträgen für ein internes Mitarbeiterkommunikationsmedium größerer Organisationen, vorzugsweise im öffentlichen Sektor, belegen.

Zusätzlich sind für jeden der drei vorgesehenen Mitarbeiter zwei Vergleichsprojekte darzustellen, insgesamt sechs Projekte. Die Projekte müssen in Art und Umfang den Anforderungen entsprechen, innerhalb der letzten drei Jahre erbracht worden sein und grundsätzlich mindestens drei Monate gedauert haben. Bei durchgängiger Tätigkeit im selben Projekt darf das zweite Projekt älter sein.

Je Projekt sind der konkrete Inhalt, der Realisierungszeitraum, ein Ansprechpartner mit Telefonnummer und das filmische Ergebnis als .mp4-Datei anzugeben; ergänzend können Bilddateien als .jpg eingereicht werden.

Die direkt mit der Bundesagentur für Arbeit kommunizierenden Beschäftigten müssen Deutsch in Wort und Schrift beherrschen. Über die gesamte Vertragslaufzeit müssen ausreichende personelle Kapazitäten kontinuierlich verfügbar sein. Ein festes Team qualifizierter Mitarbeiter ist für die gesamte Vertragslaufzeit vorzusehen; personelle Wechsel bedürfen der Abstimmung mit dem Auftraggeber.

Für die gesamte Vertragslaufzeit ist ein fester Ansprechpartner zu benennen. Bei einer verifizierenden Präsentation muss mindestens eine der drei benannten Mitarbeiterinnen oder einer der drei benannten Mitarbeiter teilnehmen.

Der Bieter darf nicht von zwingenden Ausschlussgründen betroffen sein und muss erklären, dass keine fakultativen Ausschlussgründe vorliegen. Hierzu sind die Vordrucke D.7 und D.8 einzureichen.

Mit der Eigenerklärung Russland ist zu erklären, dass der Bieter nicht von den dort genannten Russland-Sanktionen betroffen ist. Die Erklärung gilt für einzelne Bieter ebenso wie für Mitglieder von Bietergemeinschaften.

Mit dem Vordruck C.1 verpflichtet sich der Bieter zur Einhaltung der geltenden rechtlichen Vorschriften, insbesondere der Steuer-, Abgaben- und Sozialversicherungspflichten sowie der arbeitsrechtlichen Anforderungen. Diese Verpflichtung erstreckt sich auch auf Unterauftragnehmer.

Die technische Ausrüstung ist gesondert darzustellen. Gefordert werden digitale Kameras und Schnittsysteme, Postproduktion, ein Server für den Zugriff durch Beschäftigte der Bundesagentur für Arbeit, ein Green-Wall-Studio mit mindestens 4 x 4 Metern einschließlich grünem Fußbodenbelag, gegebenenfalls Drohnen und Animationssoftware.

Die Produktion und Postproduktion sollen mit modernster Technik erfolgen. Die Kommunikation mit dem Auftraggeber erfolgt ausschließlich auf Deutsch.