Rahmenvertrag Medientechnik-Berater

Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) | Vergabekammer des Bundes85764, BayernVeröffentlicht: 16. August 2026

Angebotsfrist: 15. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Kurzbeschreibung

Das Helmholtz Zentrum München sucht einen externen Medientechnik-Berater als Ergänzung zur eigenen Medientechnik-Mannschaft. Die Leistung wird als Rahmenvertrag mit geschätzten 200 Personentagen pro Jahr vergeben – vor Ort am Campus Neuherberg und an Außenstandorten.

Was Sie tun sollen:

Konferenztechnik des gesamten Zentrums planen, konzipieren und managenBei Meetings und Veranstaltungen die Medientechnik vorbereiten und betreuenHybride Veranstaltungen (mit Video, Live-Streaming, Aufzeichnung) ermöglichenBei Bautätigkeiten medientechnisch beraten und neue Räume ausstattenExterne Medientechnik-Dienstleister koordinieren

Wichtige Fristen und Modalitäten:

Angebote bis 15.09.2026, 11:00 UhrVertragslaufzeit: 01.12.2026 bis 30.11.2027 (Option auf Verlängerung bis 30.11.2030)Angebotsabgabe ausschließlich elektronisch über www.evergabe.deBewertung erfolgt nach Qualitätskriterien (keine Verhandlungen)

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 15. September 2026

Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP

Bieterfragen-Frist7. Sep. 2026

Verfügbarkeit Vergabeunterlagen15. Sep. 2026

Angebotsfrist15. Sep. 2026

Rügefrist bei erkennbaren Verstößen15. Sep. 2026

Rügefrist (allgemein)ca. 15. Sep. 2026

Angebotsöffnungca. 15. Sep. 2026

Bindefrist15. Sep. – 30. Nov. 2026

Zuschlag2. Nov. 2026

Informationspflicht (nicht berücksichtigte Bieter)ca. 2. Nov. 2026

Wartefrist vor Vertragsschlussca. 3. Nov. – 13. Nov. 2026

Vertragslaufzeit1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2027

Optionsausübung Fristca. 30. Aug. 2027

Verlängerung 11. Dez. 2027 – 30. Nov. 2028

Verlängerung 21. Dez. 2028 – 30. Nov. 2029

Verlängerung 31. Dez. 2029 – 30. Nov. 2030bis 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

A) Planung, Konzeption und Management der Konferenztechnik

Konferenztechnik-Systeme für das gesamte Zentrum planen und konzipierenKonferenztechnik konzeptionell weiterentwickelnBeschaffungsprozesse vorbereiten und begleiten, um Standards zu schaffen

B) Betreuung der Konferenztechnik

Konferenztechnik betreuen und bei Veranstaltungen mit Videokonferenzsystemen, Live-Streaming und/oder Aufzeichnung unterstützenBeratung und Support bei Veranstaltungen mit Konferenztechnik (auch Aufzeichnungen/Live-Streaming)Veranstaltungen finden in der Regel unter der Woche statt; Wochenenden oder Abendstunden möglichLösungen bei Projekten mit externen Partnern koordinieren und beurteilenAnsprechpartner für externe Medientechnik-DienstleisterEventmanagement intern und extern koordinieren

C) Transformation und Modernisierung

Klassische Medientechniksysteme auf Microsoft Teams-fähige Konferenzsysteme umstellenKonferenzzentrum mit großem Vortragssaal in die Gesamtinfrastruktur einbindenDigital Signage-Lösung auf Basis Connect SignageHybrid-Veranstaltungsfähigkeit sicherstellen

D) Rahmendaten und Konditionen

Tätigkeiten müssen vor Ort erbracht werden (kein Remote)Ein Personentag (PT) = 8 StundenTagessatz ist pauschal inkl. Reisekosten, Reisezeiten, Übernachtung und VerpflegungGeschätzte Menge: 200 Personentage pro VertragsjahrKeine verbindliche Mindestbestellmenge und keine AbnahmeverpflichtungEinsatzorte: Campus Neuherberg (85764) und verschiedene Außenstandorte

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlusskriterien (A-Kriterien) – Ja/Nein

Folgende Anforderungen müssen mit 'Ja' bestätigt werden:

A1 – Anforderungen:

Planung, Konzeption und Management der Konferenztechnik des gesamten ZentrumsBetreuung der Konferenztechnik inkl. Support bei Videokonferenz, Live-Streaming und AufzeichnungBeratung und Support bei Veranstaltungen mit KonferenztechnikKoordination von Lösungen bei Projekten mit externen PartnernAnsprechpartner für externe Medientechnik-DienstleisterInterne und externe Koordination des Eventmanagements

A2 – Zielsetzung:

Bieter konzipiert komplexe Medientechnik-LösungenAlle wichtigen Meetings sind technisch betreut und vor Ausfällen geschütztVortragssaal ist zu hybridem Konferenzraum umgebaut, Streaming möglichKompetenter Ansprechpartner für alle Institute verfügbarGilt für Planungs- und Bauphase von Neubauten sowie Nachrüstung älterer Gebäude

Verfahrensrahmen und zusätzliche Erklärungen

Offenes Verfahren, Bewertung nach QualitätskriterienEU-weite Ausschreibung (Rechtsgrundlage 32014L0024)Erklärung zu Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 erforderlichVerpflichtungserklärung zur Einhaltung des Bundestariftreuegesetzes (BTTG)Detaillierte Eignungsanforderungen (Mindestumsatz, Personal, Zertifikate) sind im Fragebogen zur Eignungsprüfung im Vergabemanagementsystem hinterlegt; Eigenerklärungen sind grundsätzlich ausreichend

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.