Buchungsportal Dienstreisen (SaaS-Lösung)

Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe44141 Dortmund, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 16. Juni 2026

Angebotsfrist: 12. August 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe (KVWL) sucht ein Buchungsportal als Cloud-Software (SaaS) für die Dienstreisen ihrer Mitarbeiter.

Was das Portal können muss:

Buchung und Stornierung von Flügen, Bahnfahrten und HotelsReisemanagement für die internen Travelmanager (55 Personen)Zentrale Abrechnung als Sammelrechnung mit EinzelpostenAnbindung an das HR-System (P&I LOGA)Abbildung der KVWL-Reiserichtlinien

Was Bieter einreichen müssen:

Vollständig ausgefüllten Anforderungskatalog (Vergabeunterlage B)ISMS-Sicherheitskriterienkatalog (ausgefüllte Tabellenblätter)Eigenerklärungen (Ausschlussgründe, Russland-Sanktionen, Mindestlohn)Testzugang zur Software, Musterrechnungen, HandbuchMindestens 1 Referenzprojekt (nicht älter als 3 Jahre)Standort des Rechenzentrums innerhalb EU/EWR (sonst Ausschluss)

Was wichtig ist:

Angebote ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal DTVP einreichenAbgabefrist: 12.08.2026 um 09:00 UhrBewertet wird nach Preis (60 %) und Anforderungskatalog/Teststellung (40 %)

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 12. August 2026

Termin / FristJUN2026 AUG OKT DEZ FEB APR JUN AUG

Veröffentlichung16. Juni 2026

Veröffentlichung17. Juni 2026

Produktpräsentation17. Juli 2026

Bieterfragen-Frist3. Aug. 2026

Angebotsfrist12. Aug. 2026

Produktvorstellungca. 12. Aug. – 28. Aug. 2026

Bindefrist12. Aug. – 30. Sep. 2026

Produktpräsentation18. Aug. 2026

Produktpräsentation19. Aug. 2026

Produktpräsentation20. Aug. 2026

Produktpräsentation25. Aug. 2026

Zuschlag4. Sep. 2026

Vertragsabschlussca. 4. Sep. 2026

Ausführungsbeginnca. 4. Sep. 2026

Rahmenvertrag Laufzeitca. 4. Sep. 2026 – 4. März 2027

Verlängerung 1ca. 4. März – 4. Sep. 2027

Verlängerung 2ca. 4. Sep. 2027 – 4. März 2028bis 2028

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität13 Kriterien

Preis 38%Qualität 62.1%

Angebotspreis / finale Wertungssumme60%
Angebotspreis / finale Wertungssumme wird über die gewichtete Medianmethode mit 60% gewichtet. Niedrigster Preis bezogen auf den Median erhält die meisten Punkte.
Bewertungskriterien (Leistung)40%
Gesamtheit aller funktionalen und nicht-funktionalen Bewertungskriterien (B-Kriterien), geprüft anhand einer Teststellung. Gewichtung 40% über die gewichtete Medianmethode.

Zuschlagspunkte = Leistungspunkte [0,4] x (erreichte Leistungspunkte / Leistungspunkte Median) + Punkte Preis [0,6] x (Angebotspreis Median / Angebotspreis). Gewichtete Medianmethode. Verhältnis Leistung : Preis = 40% : 60%. Die Vergabe der Leistungspunkte erfolgt gestuft: volle Punktzahl, 75%, 50%, 25% oder 0 Punkte.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien (Preis 60% / Leistung 40% via gewichtete Medianmethode) und alle B-Kriterien mit erreichbarer Punktzahl sind vollständig dokumentiert. Die exakte Zuordnung der Produktvorstellung zu den Leistungspunkten ist nicht explizit beziffert, daher ohne eigene Punktzahl aufgeführt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Funktionale Kernanforderungen (Muss-Kriterien)

Stammdaten und Reisemanagement

Import der Reisestammdaten aus der HR-Cloud P&I LOGA per API oder CSVManuelle Bearbeitung möglich; nur GB Personal darf Stammdaten administrativ ändernPflichtfelder je Reise: Reisegrund (Fortbildung/Dienstreise), Kostenstelle(n), Kostenträger, ggf. Projektnummer, KontoBuchungsgruppen anlegbar; Travelmanager können für andere Mitarbeiter buchen

Buchung

FlugbuchungBahnfahrt inkl. grafischer Sitzplatzauswahl und Hinterlegung der BahnCardHotel inkl. Sonderkonditionen, Hinweise mit mind. 250 Zeichen sowie FavoritenverwaltungKeine Kreditkarte der Reisenden erforderlich

Stornierung

Stornierungen über das Portal für alle ReservierungsartenStornierungsbelege enthalten das Reisedatum (nicht das Stornierungsdatum)

Abrechnung

Sammelrechnung mit Einzelposten je ReisePflichtinhalte: Flug/Bahn/Übernachtung, Reisegrund, Vor- und Nachname des Reisenden, Zeitraum, Gesamtbetrag inkl. Einzelposten, Konto und Kostenstelle pro ReisendemRechnungsbelege für Reisende über das Portal abrufbar

Export und Schnittstellen

CSV-Export (z.B. Reisekosten nach Art)Anbindung an HR-System P&I LOGA

Zugriff und Verfügbarkeit

Browser-basiert, mindestens MS Edge24/7 verfügbarLogin mit Benutzername/PasswortSelf-Service-PasswortresetReisende erhalten Reisedokumente automatisch per E-Mail

Nutzungsgrößen und Lizenzmodell

Geplante Nutzerzahlen

2 Administratoren im GB Personal55 Travelmanager (Bucher)

Erwartete Jahresmengen (zur Kalkulation)

| Leistung | 2024 | 2025 |

|---|---|---|

| Flugbuchungen | 5 | 6 |

| Zugbuchungen | 415 | 311 |

| Hotelbuchungen | 160 | 144 |

Im Angebot zu beschreiben

Lizenzmodell (Unternehmenslizenz oder User-basiert)Vergütungsmodell (pauschal oder aufwandsbasiert)Folgekosten (zusätzliche User, Support/Betrieb, Speicher)Initialkosten (Einführung, Schulung)Kosten für nicht im Standard enthaltene Anforderungen

Support und Betrieb (Muss)

Anlaufstelle

Fester Ansprechpartner und Vertretung für GB PersonalDeutschsprachiger telefonischer Support Mo–Fr 08:00–17:00 UhrTechnischer Support bei Störungen und Fehlern

Wartung und Verfügbarkeit

Wartungsfenster mind. 1 Woche im Voraus ankündigenSystem-Non-Availability sofort an einkauf@kvwl.de meldenTagesaktuelle Daten für Bahn, Flug und Hotel

Produktpräsentation (vor Zuschlag)

Webex-Termin nach Angebotsabgabe, max. 1 Stunde pro Bieter (45 Min. Vorstellung + 15 Min. Fragen)

IT-Sicherheit und Datenschutz

Rechenzentrum

Standort zwingend innerhalb EU/EWR (außerhalb = Ausschluss)

Sicherheitsanforderungen

Vollständige Beantwortung des ISMS-Kriterienkatalogs (Tabellenblätter 2-pb Daten und 3-IT Service & Cloud-Service)Nachweis mindestens eines Zertifikats: BSI C5, ISO 27001, ISO 27017, CSA, BSI IT-Grundschutz oder ISAE 3402Audits durch unabhängige OrganisationenVerschlüsselung bei Transport und SpeicherungMandantentrennung, Mehr-Faktor-Authentifizierung, SIEM/MonitoringBackup-/Recovery-Konzept, Wiederanlaufplan, NotfallkonzeptSoftware Bill of Materials (SBOM) als CycloneDX-Datei

Datenschutz

Verarbeitung personenbezogener Daten (u.a. Personaldaten, BahnCard-Daten, Kostenstellen)Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß DSGVO Art. 28Verarbeitung in DE/EU/EWR; bei Sozialdaten AngemessenheitsbeschlussDatenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) wird unterstütztLösch-/Rückgabekonzept nach Vertragsende

Wertungsrelevante Zusatzfunktionen (B-Kriterien)

Diese Kriterien fließen in die 40 %-Bewertung (Anforderungskatalog) ein:

KVWL-Reiserichtlinien hinterlegbar (30 Punkte)Usability/Design (60 Punkte)Performance (20 Punkte)CO2-Report (5 Punkte)App für Reiseverspätungen (5 Punkte)Bevorzugte Hotels/Favoriten (10 Punkte)Reise-/Wiederherstellungszeiten (20 Punkte)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Ausschlusskriterien (Frist: 12.08.2026, 09:00 Uhr)

Sofortiger Ausschluss bei Nichterfüllung

Standort des Rechenzentrums außerhalb EU/EWRKein Nachweis von mindestens 1 Referenzprojekt (nicht älter als 3 Jahre, bei dem das angebotene Produkt bereits im Einsatz ist)Keine oder unvollständige Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWBFehlende Eigenerklärung Russland oder Russlandbezug im Sinne der EU-Sanktionsverordnung 833/2014Fehlende Eigenerklärung MindestlohngesetzFehlende Testzugänge/MusterlieferungNichterfüllung der A-Muss-Kriterien im AnforderungskatalogAbgabe über 'Bieterkommunikation' statt über das VergabeportalÄnderungen an vorgegebenen FormularenMehrfachbewerbungenAbgabe von Nebenangeboten (nicht zugelassen)

Zwingende Eignungsnachweise

Folgende Nachweise und Erklärungen sind verpflichtend einzureichen:

Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) – bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied einzelnEigenerklärung Russland (auch für Mitglieder von Bietergemeinschaften und ggf. Unterauftragnehmer ab 10 % Auftragswert)Eigenerklärung MiLoGISMS-Kriterienkatalog (Tabellenblätter 2-pb Daten und 3-IT Service & Cloud-Service) mit Nachweis mindestens eines anerkannten Zertifikats (BSI C5, ISO 27001, ISO 27017, CSA, BSI IT-Grundschutz oder ISAE 3402)Standort des Rechenzentrums innerhalb EU/EWRMindestens 1 Referenzprojekt (Pflichtfelder: Auftraggeber, Ansprechpartner, Kurzbeschreibung, Zeitraum)Gewerberechtliche Voraussetzungen, ggf. HR-Nr./RegistergerichtBereitschaft zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß DSGVO Art. 28Testzugang zur SoftwareMusterbeleg, Musterreports, Handbuch, ProduktbeschreibungKommerzielles Angebot mit Lizenz- und Vergütungsmodell sowie Initial- und Folgekosten

Mögliche Ausschlussgründe im Detail

Zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB) – Bieter darf in den letzten 5 Jahren nicht verurteilt worden sein wegen z.B.:

Bildung krimineller/terroristischer Vereinigungen, TerrorismusfinanzierungGeldwäsche, Betrug oder Subventionsbetrug zulasten des EU-HaushaltsBestechung und Bestechung im geschäftlichen Verkehr, VorteilsgewährungMenschenhandel – sowie vergleichbare Vorschriften anderer StaatenNichtzahlung von Steuern, Abgaben oder Sozialversicherungsbeiträgen

Fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB) – in den letzten 3 Jahren z.B.:

Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche VerpflichtungenZahlungsunfähigkeit, Insolvenz, LiquidationSchwere berufliche VerfehlungWettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen

Selbstreinigung (§ 125 GWB) – Ausschluss kann durch Nachweis geeigneter Selbstreinigungsmaßnahmen abgewendet werden.

MiLoG – wer nach § 21 MiLoG mit Geldbuße ab 2.500 Euro belegt wurde, soll für angemessene Zeit ausgeschlossen werden.

Russland-Sanktionen – Russische Staatsbürger/Unternehmen oder von solchen kontrollierte Bieter (>50 %) sind ausgeschlossen; ebenso Unterauftragnehmer ab 10 % Auftragswert.

Eignungsleihe und Unterauftragnehmer

Eignungsleihe ist möglich – wirtschaftliche/finanzielle und technische/berufliche Leistungsfähigkeit kann durch andere Unternehmen nachgewiesen werden.

Bei Eignungsleihe einzureichen:

Formular 532: Erklärung Unteraufträge/EignungsleiheFormular 533: Verpflichtungserklärung des EignungsleihersEigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521) vom Eignungsleihers

Bei Unterauftragnehmern:

Firmenname und SitzÜbernommene AuftragsteileVerpflichtungserklärung (Formular 533) auf VerlangenEigenerklärung Ausschlussgründe vom Nachunternehmer vor Vertragsschluss

Referenzprojekte

1 ReferenzenZeitraum: nicht älter als 3 Jahre (Stichtag Angebotsabgabe)Volumen: nicht spezifiziert

Mindestens 1 Referenzprojekt, bei dem das angebotene Buchungsportal bereits im Einsatz ist

Pflichtfelder pro Referenz: Referenzauftraggeber, Ansprechpartner für Rückfragen, Kurzbeschreibung der Leistung, Zeitraum der Leistungserbringung. KVWL darf ohne gesonderte Zustimmung beim Referenzauftraggeber nachfragen. Leistungen, die bereits für die KVWL erbracht wurden, sind ausgenommen. Bei mehreren Niederlassungen muss sich die Referenz auf die Niederlassung beziehen, die den Auftrag ausführen soll. Bei Nachunternehmern/ARGE: Kenntlichmachung auf Beiblatt.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.