Buchungsportal Dienstreisen (SaaS-Lösung)

Stammdaten und Reisemanagement

• Import der Reisestammdaten aus der HR-Cloud P&I LOGA per API oder CSV
• Manuelle Bearbeitung möglich; nur GB Personal darf Stammdaten administrativ ändern
• Pflichtfelder je Reise: Reisegrund (Fortbildung/Dienstreise), Kostenstelle(n), Kostenträger, ggf. Projektnummer, Konto
• Buchungsgruppen anlegbar; Travelmanager können für andere Mitarbeiter buchen

Buchung

• Flugbuchung
• Bahnfahrt inkl. grafischer Sitzplatzauswahl und Hinterlegung der BahnCard
• Hotel inkl. Sonderkonditionen, Hinweise mit mind. 250 Zeichen sowie Favoritenverwaltung
• Keine Kreditkarte der Reisenden erforderlich

Stornierung

• Stornierungen über das Portal für alle Reservierungsarten
• Stornierungsbelege enthalten das Reisedatum (nicht das Stornierungsdatum)

Abrechnung

• Sammelrechnung mit Einzelposten je Reise
• Pflichtinhalte: Flug/Bahn/Übernachtung, Reisegrund, Vor- und Nachname des Reisenden, Zeitraum, Gesamtbetrag inkl. Einzelposten, Konto und Kostenstelle pro Reisendem
• Rechnungsbelege für Reisende über das Portal abrufbar

Export und Schnittstellen

• CSV-Export (z.B. Reisekosten nach Art)
• Anbindung an HR-System P&I LOGA

Zugriff und Verfügbarkeit

• Browser-basiert, mindestens MS Edge
• 24/7 verfügbar
• Login mit Benutzername/Passwort
• Self-Service-Passwortreset
• Reisende erhalten Reisedokumente automatisch per E-Mail

Geplante Nutzerzahlen

• 2 Administratoren im GB Personal
• 55 Travelmanager (Bucher)

Erwartete Jahresmengen (zur Kalkulation)

| Leistung | 2024 | 2025 |

|---|---|---|

| Flugbuchungen | 5 | 6 |

| Zugbuchungen | 415 | 311 |

| Hotelbuchungen | 160 | 144 |

Im Angebot zu beschreiben

• Lizenzmodell (Unternehmenslizenz oder User-basiert)
• Vergütungsmodell (pauschal oder aufwandsbasiert)
• Folgekosten (zusätzliche User, Support/Betrieb, Speicher)
• Initialkosten (Einführung, Schulung)
• Kosten für nicht im Standard enthaltene Anforderungen

Anlaufstelle

• Fester Ansprechpartner und Vertretung für GB Personal
• Deutschsprachiger telefonischer Support Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr
• Technischer Support bei Störungen und Fehlern

Wartung und Verfügbarkeit

• Wartungsfenster mind. 1 Woche im Voraus ankündigen
• System-Non-Availability sofort an einkauf@kvwl.de melden
• Tagesaktuelle Daten für Bahn, Flug und Hotel

Produktpräsentation (vor Zuschlag)

• Webex-Termin nach Angebotsabgabe, max. 1 Stunde pro Bieter (45 Min. Vorstellung + 15 Min. Fragen)

Rechenzentrum

• Standort zwingend innerhalb EU/EWR (außerhalb = Ausschluss)

Sicherheitsanforderungen

• Vollständige Beantwortung des ISMS-Kriterienkatalogs (Tabellenblätter 2-pb Daten und 3-IT Service & Cloud-Service)
• Nachweis mindestens eines Zertifikats: BSI C5, ISO 27001, ISO 27017, CSA, BSI IT-Grundschutz oder ISAE 3402
• Audits durch unabhängige Organisationen
• Verschlüsselung bei Transport und Speicherung
• Mandantentrennung, Mehr-Faktor-Authentifizierung, SIEM/Monitoring
• Backup-/Recovery-Konzept, Wiederanlaufplan, Notfallkonzept
• Software Bill of Materials (SBOM) als CycloneDX-Datei

Datenschutz

• Verarbeitung personenbezogener Daten (u.a. Personaldaten, BahnCard-Daten, Kostenstellen)
• Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß DSGVO Art. 28
• Verarbeitung in DE/EU/EWR; bei Sozialdaten Angemessenheitsbeschluss
• Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) wird unterstützt
• Lösch-/Rückgabekonzept nach Vertragsende

Diese Kriterien fließen in die 40 %-Bewertung (Anforderungskatalog) ein:

• KVWL-Reiserichtlinien hinterlegbar (30 Punkte)
• Usability/Design (60 Punkte)
• Performance (20 Punkte)
• CO2-Report (5 Punkte)
• App für Reiseverspätungen (5 Punkte)
• Bevorzugte Hotels/Favoriten (10 Punkte)
• Reise-/Wiederherstellungszeiten (20 Punkte)

Sofortiger Ausschluss bei Nichterfüllung

• Standort des Rechenzentrums außerhalb EU/EWR
• Kein Nachweis von mindestens 1 Referenzprojekt (nicht älter als 3 Jahre, bei dem das angebotene Produkt bereits im Einsatz ist)
• Keine oder unvollständige Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB
• Fehlende Eigenerklärung Russland oder Russlandbezug im Sinne der EU-Sanktionsverordnung 833/2014
• Fehlende Eigenerklärung Mindestlohngesetz
• Fehlende Testzugänge/Musterlieferung
• Nichterfüllung der A-Muss-Kriterien im Anforderungskatalog
• Abgabe über 'Bieterkommunikation' statt über das Vergabeportal
• Änderungen an vorgegebenen Formularen
• Mehrfachbewerbungen
• Abgabe von Nebenangeboten (nicht zugelassen)

Folgende Nachweise und Erklärungen sind verpflichtend einzureichen:

• Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) – bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied einzeln
• Eigenerklärung Russland (auch für Mitglieder von Bietergemeinschaften und ggf. Unterauftragnehmer ab 10 % Auftragswert)
• Eigenerklärung MiLoG
• ISMS-Kriterienkatalog (Tabellenblätter 2-pb Daten und 3-IT Service & Cloud-Service) mit Nachweis mindestens eines anerkannten Zertifikats (BSI C5, ISO 27001, ISO 27017, CSA, BSI IT-Grundschutz oder ISAE 3402)
• Standort des Rechenzentrums innerhalb EU/EWR
• Mindestens 1 Referenzprojekt (Pflichtfelder: Auftraggeber, Ansprechpartner, Kurzbeschreibung, Zeitraum)
• Gewerberechtliche Voraussetzungen, ggf. HR-Nr./Registergericht
• Bereitschaft zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß DSGVO Art. 28
• Testzugang zur Software
• Musterbeleg, Musterreports, Handbuch, Produktbeschreibung
• Kommerzielles Angebot mit Lizenz- und Vergütungsmodell sowie Initial- und Folgekosten

Zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB) – Bieter darf in den letzten 5 Jahren nicht verurteilt worden sein wegen z.B.:

• Bildung krimineller/terroristischer Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung
• Geldwäsche, Betrug oder Subventionsbetrug zulasten des EU-Haushalts
• Bestechung und Bestechung im geschäftlichen Verkehr, Vorteilsgewährung
• Menschenhandel – sowie vergleichbare Vorschriften anderer Staaten
• Nichtzahlung von Steuern, Abgaben oder Sozialversicherungsbeiträgen

Fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB) – in den letzten 3 Jahren z.B.:

• Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen
• Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz, Liquidation
• Schwere berufliche Verfehlung
• Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen

Selbstreinigung (§ 125 GWB) – Ausschluss kann durch Nachweis geeigneter Selbstreinigungsmaßnahmen abgewendet werden.

MiLoG – wer nach § 21 MiLoG mit Geldbuße ab 2.500 Euro belegt wurde, soll für angemessene Zeit ausgeschlossen werden.

Russland-Sanktionen – Russische Staatsbürger/Unternehmen oder von solchen kontrollierte Bieter (>50 %) sind ausgeschlossen; ebenso Unterauftragnehmer ab 10 % Auftragswert.

Eignungsleihe ist möglich – wirtschaftliche/finanzielle und technische/berufliche Leistungsfähigkeit kann durch andere Unternehmen nachgewiesen werden.

Bei Eignungsleihe einzureichen:

• Formular 532: Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe
• Formular 533: Verpflichtungserklärung des Eignungsleihers
• Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521) vom Eignungsleihers

Bei Unterauftragnehmern:

• Firmenname und Sitz
• Übernommene Auftragsteile
• Verpflichtungserklärung (Formular 533) auf Verlangen
• Eigenerklärung Ausschlussgründe vom Nachunternehmer vor Vertragsschluss