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Ausschreibungen IT-Dienstleistungen

IT-Dienstleister in drei Losen

AWO Landesverband Berlin e.V. | AWO Bundesverband e.V. | AWO pro:mensch gGmbH | Vergabekammer des Landes BerlinBerlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist: abgelaufen

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die AWO sucht einen externen IT-Dienstleister, der die IT-Infrastruktur von drei Berliner Organisationen betreut – aufgeteilt in drei separate Lose:

Los 1: AWO Landesverband Berlin e.V. (ca. 170 Arbeitsplätze, 9 Standorte)Los 2: AWO Bundesverband e.V. (ca. 160 Arbeitsplätze, Standort Blücherstraße)Los 3: AWO pro:mensch gGmbH (183 Arbeitsplätze, 17 Standorte)

Was wird gemacht? Laufender IT-Betrieb, Support, Server-/Netzwerkmanagement, Telefonie (u.a. 3CX bei Los 1), Monitoring, Sicherheit, Backup und strategische Weiterentwicklung. Regelmäßige Vor-Ort-Präsenz ist erforderlich.

Wer kann mitmachen? Offenes Verfahren, auch für kleine/mittlere Unternehmen geeignet. Für Los 1 wird eine Referenz mit 3CX-Erfahrung verlangt.

Wie lange? Vertragslaufzeit 24 Monate, bis zu 2× 12 Monate verlängerbar (max. 48 Monate).

Wie abgeben? Elektronisch über die Deutsche Vergabeplattform (DTVP), Angebotsfrist: 16.06.2026, 12:00 Uhr MESZ.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Die Angebotsfrist ist abgelaufen.
HEUTE
Termin / FristAPR2026 OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Veröffentlichung23. Apr. 2026
Bieterfragen-Frist15. Mai 2026
Angebotsfrist16. Juni 2026
Angebotsöffnung16. Juni 2026
Bindefrist16. Juni – 16. Sep. 2026
Vertragsbeginn Los 2ca. 1. Juli 2026
Vertragslaufzeit Los 2ca. 1. Juli 2026 – 1. Juli 2028
Zuschlagca. 31. Juli 2026
Vertragsbeginn Los 3ca. 1. Okt. 2026
Vertragslaufzeit Los 3ca. 1. Okt. 2026 – 1. Okt. 2028
Vertragsbeginn Los 1ca. 1. Dez. 2026
Vertragslaufzeit Los 1ca. 1. Dez. 2026 – 1. Dez. 2028
Verlängerung 1 Los 2ca. 1. Juli 2028 – 1. Juli 2029
Verlängerung 1 Los 3ca. 1. Okt. 2028 – 1. Okt. 2029
Verlängerung 1 Los 1ca. 1. Dez. 2028 – 1. Dez. 2029
Verlängerung 2 Los 2ca. 1. Juli 2029 – 1. Juli 2030
Verlängerung 2 Los 3ca. 1. Okt. 2029 – 1. Okt. 2030
Verlängerung 2 Los 1ca. 1. Dez. 2029 – 1. Dez. 2030
Vertragsende Los 2ca. 1. Juli 2030
Vertragsende Los 3ca. 1. Okt. 2030
Vertragsende Los 1ca. 1. Dez. 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Richtwertmethode6 Kriterien
  • Konditionen10%

    Transparente Preisstruktur, Werteorientierung, Konditionen für Non-Profit-Organisationen

  • Technische Leistungsfähigkeit30%

    Technischer Lösungsansatz, Qualifikationen, SLA, Vendor Lock-in Vermeidung

  • Qualität und Service30%

    Service- und Supportkonzept, Wartung, Dokumentation, Ticketsystem

  • Werte und Nachhaltigkeit10%

    Unternehmenswerte, Nachhaltigkeit im Betrieb

  • Übergabekonzept10%

    Übernahme bestehender Systeme, Exit-Strategie, Datensicherung

  • Innovation und Zukunftsfähigkeit10%

    Strategische Begleitung, Innovationsprozesse, Zukunftsfähigkeit

Z = L / P * 1.000.000, wobei L Leistungspunktzahl (Konzeptbewertung), P Preis (Gesamtbewertungspreis). Zuschlag an wirtschaftlichstes Angebot innerhalb eines 10% Schwankungsbereichs; bei gleichem Leistungspunktwert entscheidet der Preis.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien und Bewertungsmatrix vollständig mit Gewichtungen in GP angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gemeinsame Basisleistungen in allen drei Losen

In jedem Los übernimmt der Dienstleister den laufenden IT-Betrieb. Dazu gehören:

Service Desk & Support: Ticketsystem, Telefonhotline, E-Mail und Online-Portal; deutschsprachiger Support auf Niveau C2Server- und Netzwerkmanagement: Betrieb von Servern und Virtualisierung, Monitoring, Kapazitätsplanung, LAN/WLAN/VPN/Firewall, Standortvernetzung, Active DirectoryHardwaremanagement: Wartung, Reparatur, Troubleshooting, Asset-Management mit RMMSoftwaremanagement: Deployment, Lizenz- und Update-Management, Betreuung von Fachanwendungen und Microsoft 365Remote Monitoring & Management (RMM): proaktive Überwachung aller Komponenten, Fernwartung und gemeinsamer Zugriff für interne IT-VerantwortlichePatch- und Sicherheitsmanagement: OS- und Anwendungsupdates, Inventarisierung, Rollen- und BerechtigungskonzeptBackup und Desaster Recovery: regelmäßige Datensicherung, Wiederherstellungstests, Notfall-/HavariekonzeptIT-Sicherheit: Firewall, IDS/Antivirus, E-Mail-Sicherheit, Phishing-Schutz, DSGVO/BDSG/SGB-Compliance, ISO 27001, GoBDIT-Beratung: technologieoffene Beratung, Microsoft- und Open-Source-Lösungen, Vermeidung von Vendor Lock-inDokumentation & Reporting: vollständige IT-Doku, quartalsweise Berichte, JahresberichtVor-Ort-Präsenz: regelmäßige Termine vor Ort in Berlin

Arbeitsplatz-Bereitstellung (IMAC) in allen Losen

Alle IMAC-Prozesse (Install, Move, Add, Change) werden aufwandsbasiert nach Stundensatz vergütet:

Einrichtung neuer Arbeitsplätze (Onboarding)Versetzungen/UmzügeAbmeldung/Offboarding inkl. datenschutzkonforme Entsorgung (DIN 66399)Auch Serviceleistungen wie Ab-/Aufbau, Modifikation und Konfiguration von Systemkomponenten

Übergabeprozess in allen Losen

Einmaliger, strukturierter Übergang vom bisherigen Dienstleister bzw. internen IT zum neuen IT-Partner:

Bestandsaufnahme innerhalb von zwei Wochen nach ZuschlagLizenzbestandsaufnahme (SBOM) kurz nach VertragsschlussVollständige Übergabe der IT-Dokumentation (Infrastruktur, Server, Netzwerk, Benutzer-/Rechteverwaltung, Backup-Strategie, Lizenzen)Reibungsloser Betriebsübergang ohne Beeinträchtigung der laufenden Arbeit

Zusatzleistungen und strategische Weiterentwicklung (alle Lose)

Nach Bedarf und separater Beauftragung:

Hardwarebeschaffung (mit definierten Schwellenwerten: ≤1.000 EUR Direktauftrag, 1.000–10.000 EUR 3 Angebote einholen, >10.000 EUR durch Auftraggeber selbst)MDM-Projektierung (Mobile Device Management)Cloud-Strategie, Cloud-Migration, Fileserver-Modernisierung, SharePoint-MigrationHybrid-Cloud-Szenarien, KI-Einbindung, digitales Dokumentenmanagement, E-Mail-Migration Exchange On-Prem → Exchange OnlineBeratung bei Ausschreibungen und Management externer DienstleisterSchulungen und Know-how-TransferWerkzeugkasten-/Toolkatalog-Analyse (zentraler Systemüberblick)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Allgemeine Teilnahmevoraussetzungen

Verfahrensart: Offenes Verfahren (EU-weit), auch für kleine und mittlere Unternehmen geeignetBieterkaution/Bürgschaft: nicht erforderlichNachunternehmereinsatz: nicht erlaubt (§ 128 Abs. 1 GWB)Nebenangebote: nicht zugelassenMehrere Hauptangebote: nicht zugelassen (Angebote können aber für mehrere Lose abgegeben werden)Sprache: DeutschElektronische Abwicklung: E-Ordering und E-Payment aktivNachforderungen: möglich (z.B. fehlende Preisangaben), aber keine Änderung der Preisgestaltung

Ausschlussgründe (Eigenerklärung erforderlich)

Der Bieter muss erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen:

§§ 123, 124 GWB (zwingende und fakultative Ausschlussgründe)§ 19 Abs. 1 MiLoG (Mindestlohn)§ 21 AentG (Arbeitnehmerentsendegesetz)§ 98c AufenthG (Aufenthaltsgesetz)§ 21 SchwarzArbG (Schwarzarbeitsbekämpfung)§ 22 LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichten)Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Russland-Sanktionen)Keine Interessenkonflikte

Bei Eignungsleihe oder Unterauftragsvergabe sind diese Erklärungen auch für das Drittunternehmen abzugeben (Anhang 04).

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Unternehmensdarstellung (max. 2 DIN A4-Seiten): organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum, personelle KapazitätenNachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (Auszug in Kopie)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Gesamtumsatz: durchschnittlich mindestens 500.000 EUR netto in den letzten 3 abgeschlossenen GeschäftsjahrenBerufs-/Betriebshaftpflichtversicherung: marktübliche Deckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden, spätestens bei Leistungsbeginn vorhanden

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschäftigtenzahl: durchschnittlich mindestens 20 Beschäftigte im Tätigkeitsbereich des Auftrags in den letzten 3 JahrenSprachkenntnisse: deutschsprachiger Support auf Niveau C2 (GER)Feste Ansprechpersonen inkl. VertretungskonzeptTechnologieoffenheit: Erfahrung mit Microsoft-Umgebungen UND Open-Source-/Non-Microsoft-Alternativen; Vermeidung von Vendor Lock-in

Referenzanforderungen (gilt für alle Lose)

Mindestens 3 geeignete Referenzen aus den letzten 5 Jahren (Stichtag: Ende der Angebotsfrist 16.06.2026), wobei jedes Referenzprojekt folgende Mindestanforderungen erfüllen muss:

Betreuung einer IT-Landschaft mit mindestens 5 StandortenProjektlaufzeit: mindestens 2 JahreAuftragsvolumen: mindestens 200.000 EUR nettoMindestens eine Referenz für eine Non-Profit-Organisation (z.B. Wohlfahrtspflege oder soziale Dienste)Auch laufende Projekte sind als Referenz zulässigEintrag zwingend im Unternehmerbogen (Anhang 02) – eigene Vorlagen werden nicht akzeptiert

Bietergemeinschaften

Bei Bietergemeinschaften:

Alle Mitglieder sowie ein bevollmächtigter Vertreter sind zu benennenAufgabenteilung ist zu beschreibenAlle Mitglieder haften gesamtschuldnerischDie Mitglieder müssen in der Summe die Eignungskriterien erfüllen
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre (Projektabschluss bis 16.06.2026)Volumen: mindestens 200.000 EUR netto pro Referenz

IT-Betreuung eines Auftraggebers mit mindestens 5 Standorten; Projektlaufzeit mindestens 2 Jahre; Auftragsvolumen mindestens 200.000 EUR netto

Eintrag im Unternehmerbogen (Anhang 02); außerdem mindestens eine Non-Profit-Referenz und mindestens eine Referenz mit Erfahrung in Implementierung und Betrieb von 3CX

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre (Projektabschluss bis 16.06.2026)Volumen: mindestens 200.000 EUR netto pro Referenz

IT-Betreuung eines Auftraggebers mit mindestens 5 Standorten; Projektlaufzeit mindestens 2 Jahre; Auftragsvolumen mindestens 200.000 EUR netto

Eintrag im Unternehmerbogen (Anhang 02); außerdem mindestens eine Non-Profit-Referenz

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre (Projektabschluss bis 16.06.2026)Volumen: mindestens 200.000 EUR netto pro Referenz

IT-Betreuung eines Auftraggebers mit mindestens 5 Standorten (tatsächlich deutlich mehr); Projektlaufzeit mindestens 2 Jahre; Auftragsvolumen mindestens 200.000 EUR netto

Eintrag im Unternehmerbogen (Anhang 02); außerdem mindestens eine Non-Profit-Referenz

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
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Wertungskonzepte (mit Seitenlimits je Los)
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Auf einen Blick

Auftraggeber
AWO Landesverband Berlin e.V. | AWO Bundesverband e.V. | AWO pro:mensch gGmbH | Vergabekammer des Landes Berlin
Anschrift
10963 Berlin
Ort
10963 Berlin
Kategorie
IT-Dienstleistungen (allgemein)
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.awoberlin.de/ ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
10963 Berlin
Berlin

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