ITV.SH Software für hybride Sitzungen (Software-as-a-Service)

Bereitstellung und Lizenzierung einer browserbasierten, deutschsprachigen SaaS-Lösung als Rahmenvereinbarung. Diese besteht aus zwei Teilen: einer Anwendung für Endnutzer (Sitzungsteilnehmende, Gremienmitglieder) und einem Backend für die Administration (fachliches Verfahrensmanagement durch die Kommunen). Hosting erfolgt ausschließlich in der EU. Pro Einzelabruf muss die Produktivnutzung spätestens 4 Wochen nach Abruf möglich sein. Es besteht keine Mindestabnahmepflicht, ein Höchstvolumen ist nicht festgelegt.

Die Software muss hybride Sitzungen vollständig abbilden: parallele Video- und Audioübertragung aller Teilnehmenden, Dokumentenanzeige, Moderationswerkzeuge (Mute, Raise Hand, Rechtesteuerung, Screen Sharing), Rednerlisten und Chat. Ausschluss von Teilnehmenden (Nichtöffentlichkeit, Befangenheit) muss durch Moderation möglich sein. Unterstützt werden digitale Antragsstellung, rechtskonforme Abstimmungen gemäß Gemeindeordnung/Amtsordnung/Kreisordnung (offen und namentlich) sowie digitale Protokollführung mit Export in XML. Geheime Wahlen und ein optionaler Livestream mit Moderations-Abschaltung sind Soll-Anforderungen.

Gefordert sind standardisierte, bidirektionale Schnittstellen (REST, SOAP) zu gängigen Ratsinformationssystemen (ALLRIS, More-Rubin, Regisafe, Session) und Dokumentenmanagementsystemen (ENAIO, VIS). Authentifizierung über OAuth2 oder SAML. Die Lösung muss multi-mandantenfähig sein (Eigenbetriebe, Zweckverbände), mit benutzerspezifischen Mandanten und sauber abgegrenzten Zugriffsrechten.

Barrierefreiheit nach EN 301 549 Kapitel 11 ist Pflicht. Die gesamte Benutzeroberfläche, Hilfe, Fehlermeldungen, Dokumentation, Schulungsunterlagen und der Support müssen in deutscher Sprache verfügbar sein. Unterstützte Browser sind Chrome, Safari und Firefox (ohne Betriebssystem-Einschränkungen). Skalierbarkeit bis 60 Teilnehmende und eine Verfügbarkeit von mindestens 99,9% sind gefordert.

Workflows, Benutzerrollen, Rechte, Datenfelder und Schnittstellen müssen über grafische oder deklarative Werkzeuge konfigurierbar sein – durch Fachanwender (Key User) ohne Programmierkenntnisse. Konfigurationsänderungen dürfen keinen Systemneustart erfordern. Versionierung und revisionssichere Speicherung der Konfiguration sind Pflicht. Es ist ein Rechte- und Rollenkonzept vorzulegen.

Verschlüsselung der Datenübertragung und -speicherung. ISMS nach ISO 27001, Erfüllung der BSI-C5-Basiskriterien und ein Notfallmanagement nach BSI-Standard 100-4 (bzw. 200-4 nach Inkrafttreten) sind geschuldet. Nachweise durch gültige Zertifizierungen (ISO 27001, BSI IT-Grundschutz). Revisionssichere Speicherung und Protokollaufbewahrung von mindestens 6 Monaten. Es ist ein Sicherheitskonzept (Datenflussplan, Architektur, Verschlüsselung) und ein Konzept zur dauerhaften Datenverfügbarkeit (Redundanz, Backup) einzureichen.

Zum Leistungsumfang gehören neben der Softwarebereitstellung auch: Beratung, Schulungen für drei Zielgruppen (Gremienmitglieder, Verwaltungsmitarbeitende, Fachadministratoren – online und vor Ort), Einführungsunterstützung inkl. Setup, fachliche und technische Betriebsunterstützung für die IT-Verwaltungen der Kommunen, laufende Pflege, Weiterentwicklung, Systemservice sowie Wartung. Die Kosten für Pflege und Wartung über die Vertragslaufzeit sind in den Betriebskosten einzukalkulieren.

Deutschsprachiger Support Montag bis Freitag von 08:00 bis 23:00 Uhr. Reaktionszeit bei Störungen: maximal 1 Stunde per Mail. First-Level-Notdienst per Telefon montags bis freitags ab 17:00 Uhr. Wartungsfenster ausschließlich werktags 00:00–08:00 Uhr oder am Wochenende; bei Auswirkungen auf die Sitzungsverfügbarkeit mindestens 24 Stunden Vorlauf. Vor Abruf: Vorabstimmung; nach Zuschlag: Testbetrieb bei 5 Pilotkommunen verschiedener Größenklassen, danach Rollout-Phase.