ITV.SH Software für hybride Sitzungen (Software-as-a-Service)

IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITV.SH) AöR | Vergabekammer Schleswig-HolsteinSchleswig-Holstein, Schleswig-HolsteinVeröffentlicht: 06. Mai 2026

Angebotsfrist: 29. Juni 2026abgelaufen

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Beschafft wird eine cloudbasierte SaaS-Lösung, mit der Kommunen in Schleswig-Holstein ihre Gremiensitzungen hybrid durchführen können – also mit Teilnehmenden vor Ort und per Video zugeschaltet.

Die Lösung muss Abstimmungen, Anträge und Protokolle rechtssicher abbilden, mit Ratsinformationssystemen verknüpfbar sein und in deutscher Sprache barrierefrei funktionieren. Zum Auftrag gehören auch Ersteinrichtung, Schulungen, Support und Wartung.

Bezugsberechtigt sind alle Kommunen in Schleswig-Holstein (ca. 1.510 Mandanten, ca. 6.000 Sitzungen pro Jahr). Die Laufzeit geht bis Ende 2028, mit Option auf Verlängerung bis Ende 2030.

Abgewickelt wird das Ganze über den Bieterassistenten eVergabe von Dataport.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Die Angebotsfrist ist abgelaufen.

HEUTE

Termin / FristMAI2026 NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV

Bieterfragen-Frist27. Mai 2026

Veröffentlichung Fragen und Antworten3. Juni 2026

Veröffentlichung19. Juni 2026

Angebotsfrist29. Juni 2026

Angebotsöffnungca. 29. Juni 2026

Bindefrist29. Juni – 31. Aug. 2026

Zuschlagca. 1. Juli – 30. Sep. 2026

Vertragsbeginnca. 1. Juli 2026

Test- und Abnahmephaseca. 1. Juli – 30. Sep. 2026

Rahmenvertrag Laufzeitca. 1. Juli 2026 – 31. Dez. 2028

Einzelabruf Produktivbetriebca. 1. Juli 2026 – 31. Dez. 2028

Rechnungsstellung jährlich1. Juli 2026

Zahlungsziel1. Juli 2026

Schlussrechnung Vorbehalt1. Juli 2026

Lieferantendialogca. 1. Juli 2026 – 31. Dez. 2028

Versicherungsnachweisca. 15. Juli 2026

Sicherheitsleistungca. 1. Aug. 2026

Verlängerung 11. Jan. – 31. Dez. 2029

Verlängerung 21. Jan. – 31. Dez. 2030bis 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode9 Kriterien

B - Soll-Kriterien300%
Soll-Kriterien zur funktionalen Anforderungserfüllung, bewertet nach Erfüllungsgrad (0/5/10 Punkte) multipliziert mit Gewichtung. Maximal 300 Leistungspunkte.
C - Konzepte3750%
Sechs einzureichende Konzepte, bewertet nach Notensystem (0/2/4/6/8/10) multipliziert mit Gewichtungspunkten. Maximal 3.750 Leistungspunkte.

Z = L / P, wobei L = Leistungspunkte (B-Soll-Kriterien + C-Konzepte, max. 4050) und P = Angebotspreis (Gesamtbetrag). Mindestpunktzahl: 2.025 Leistungspunkte müssen erreicht werden, sonst Ausschluss. Maximale Leistungspunkte: 300 (B-Soll) + 3.750 (C-Konzepte) = 4.050. Bewertung Konzepte: Noten 'Sehr gut' (10), 'Gut' (8), 'Befriedigend' (6), 'Ausreichend' (4), 'Mangelhaft' (2), 'Ungenügend' (0) multipliziert mit Gewichtungspunkten. Bewertung Soll-Kriterien: Erfüllungsgrade 'hoch' (10), 'mittel' (5), 'nicht erfüllt' (0) multipliziert mit Gewichtung.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (B-Soll-Kriterien mit Gewichtungen, C-Konzepte mit Gewichtungspunkten), die Bewertungsmethode (Richtwertmethode Z=L/P), das Notensystem und die Mindestpunktzahl sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Software für hybride Gremiensitzungen (Kernfunktionen)

Browserbasierte, deutschsprachige Anwendung, die folgende Funktionen abdeckt:

Teilnahme wahlweise in Präsenz, per Video oder AudioGleichzeitige Teilnahme aller angemeldeten GremiumsmitgliederModerationswerkzeuge: Stummschalten, Wortmeldung, Rechtesteuerung, BildschirmfreigabeHybride Tools: Rednerlisten und ChatNichtöffentlichkeit von Sitzungsteilen sicherstellenBefangenheitsausschluss abbildenDigitale Antragsstellung (z. B. Antrag zur Geschäftsordnung im Chat)Rechtskonforme digitale Abstimmungen (offen und namentlich)Dokumentation der Abstimmungsergebnisse, exportierbar als XMLDigitale Protokollführung inkl. An-/Abmeldungen und Moderationseingriffen, revisionssicherREST-API zur Anbindung an Ratsinformationssysteme (z. B. ALLRIS, More-Rubin, Regisafe, Session) und Dokumentenmanagement (z. B. ENAIO, VIS)Mehr-Mandanten-Fähigkeit (ca. 1.510 Mandanten)Barrierefrei nach EN 301 549 Kapitel 11

Technische Anforderungen

Unterstützte Browser: Chrome, Safari, Firefox (weitere möglich, mind. Chrome, Firefox, Edge, Safari)Keine Einschränkung auf bestimmte BetriebssystemeSkalierbarkeit bis 60 Teilnehmende pro SitzungVerfügbarkeit mindestens 99,9 % (in den Ausschlusskriterien gefordert: 99,5 %)Wartungsfenster werktags 00:00–08:00 Uhr oder am Wochenende, Ankündigung mindestens 24 Stunden im VorausKonfigurationen ohne Systemneustart möglichHosting innerhalb der EU (in den Ausschlusskriterien gefordert: in Deutschland)Schnittstellen und APIs dokumentiert

Ersteinrichtung, Rollout und Betrieb

Initiale Einrichtung (Setup) bis zur BetriebsbereitschaftTestbetrieb bei 5 Pilotkommunen unterschiedlicher GrößenklassenProduktivbetrieb spätestens 4 Wochen nach Abruf durch eine KommuneLaufender SaaS-Betrieb mit Hochverfügbarkeit, Monitoring und Incident-ManagementDatensicherung, Datenimport und -exportVerfügbarkeitsanforderungen mit Gutschriften bei NichtverfügbarkeitLieferantendialog bzw. Statusgespräche zweimal jährlichReporting bei Erreichen von 75 % des Höchstvolumens

Schulungen und Support

Schulungsmaterialien zum Download (1 Paket)Online-Schulungen für Gremienmitglieder, 1× jährlich je KommuneEinführungsschulungen für Fachadministratoren der Verwaltung: 12 Schulungen pro Jahr, mind. 15 Teilnehmende je SchulungEinführungsschulungen für Gremienbetreuung der Verwaltung: 12 Schulungen pro Jahr, mind. 15 Teilnehmende je SchulungZentrale Hotline und Remoteservice auf DeutschSupportzeiten: Montag bis Freitag 08:00–23:00 Uhr, Reaktionszeit 1 Stunde, First-Level-Notdienst ab 17:00 UhrTicketsystem für Störungsmeldungen und Anfragen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Mindestjahresumsatz: 1.500.000 € in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren im Bereich IT-/SaaS-Lösungen. Bei Bietergemeinschaften oder privilegierten Unterauftragnehmern werden die Umsätze addiert.Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungen (doppelte Jahreshöchstleistung):3 Mio. € Personenschäden je Schadensfall2 Mio. € Sachschäden je Schadensfall1 Mio. € Vermögens- und Datenschutzschäden je SchadensfallVersicherung muss für die gesamte Vertragsdauer aufrechterhalten werden; Nachweis spätestens 14 Tage nach Zuschlag.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 2 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren: Einführung und/oder Betrieb einer Softwarelösung für Gremienarbeit/Sitzungsmanagement oder Videokonferenz-/Hybridlösungen.Davon mindestens 1 Referenz für einen öffentlichen Auftraggeber (Kommune, Land, Verband) und mindestens 1 Referenz mit ≥30 parallelen aktiven Nutzenden oder Nutzung durch ≥5 Organisationseinheiten.Qualifikation des Projektteams mit 3 Personen (eine Person darf nicht mehrere Rollen abdecken):Projektleitung: mind. 3 Jahre Erfahrung in IT-EinführungsprojektenTechnische Verantwortlichkeit: Erfahrung im Betrieb von SaaS-SystemenSupport Verantwortlichkeit: Erfahrung im AnwendersupportBei Bietergemeinschaften oder privilegierten Unterauftragnehmern werden die Referenzen und Qualifikationen insgesamt betrachtet.

Ausschlussgründe und Pflicht-Erklärungen

Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB und keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB.Alle 10 Pflicht-Eigenerklärungen müssen mit 'Ja' bestätigt werden (Kenntnisnahme Vergabeunterlagen, unabhängige Angebotserstellung, deutsche Gesetze, Deutschkenntnisse, keine Hubbard-Technologie, kein Interessenkonflikt, Vertraulichkeit, Fremdfirmenordnung Dataport, LkSG, EU-Sanktionsverordnung).DSGVO-Konformität und ggf. ausgefüllte Anhänge zu den Standardvertragsklauseln (Datenübertragung innerhalb der EU bzw. in Drittländer).Angebote, die geänderte Vergabeunterlagen enthalten (z. B. verändertes Preisblatt), werden ausgeschlossen.

Referenzprojekte

mindestens 2 ReferenzenZeitraum: in den letzten 3 Jahren, erfolgreich abgeschlossen (gerechnet ab/bis 29.06.2026); Projektbeginn nach Stichtag + mind. 3 Monate produktive NutzungVolumen: mind. 1 Referenz mit ≥30 parallelen aktiven Nutzenden ODER Nutzung durch ≥5 Organisationseinheiten (z. B. Gemeinden)

Einführung und/oder Betrieb einer Softwarelösung für Gremienarbeit/Sitzungsmanagement oder Videokonferenz-/Hybridlösungen

mind. 1 Referenz für einen öffentlichen Auftraggeber (Kommune, Land, Verband); Nachweis je Referenz in eigener Anlage 'Referenzbeschreibung' mit Ansprechpartner (Telefon + E-Mail); bei BG/UN werden Referenzen addiert

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.