ITV.SH Software für hybride Sitzungen (Software-as-a-Service)

Browserbasierte, deutschsprachige Anwendung, die folgende Funktionen abdeckt:

• Teilnahme wahlweise in Präsenz, per Video oder Audio
• Gleichzeitige Teilnahme aller angemeldeten Gremiumsmitglieder
• Moderationswerkzeuge: Stummschalten, Wortmeldung, Rechtesteuerung, Bildschirmfreigabe
• Hybride Tools: Rednerlisten und Chat
• Nichtöffentlichkeit von Sitzungsteilen sicherstellen
• Befangenheitsausschluss abbilden
• Digitale Antragsstellung (z. B. Antrag zur Geschäftsordnung im Chat)
• Rechtskonforme digitale Abstimmungen (offen und namentlich)
• Dokumentation der Abstimmungsergebnisse, exportierbar als XML
• Digitale Protokollführung inkl. An-/Abmeldungen und Moderationseingriffen, revisionssicher
• REST-API zur Anbindung an Ratsinformationssysteme (z. B. ALLRIS, More-Rubin, Regisafe, Session) und Dokumentenmanagement (z. B. ENAIO, VIS)
• Mehr-Mandanten-Fähigkeit (ca. 1.510 Mandanten)
• Barrierefrei nach EN 301 549 Kapitel 11

• Unterstützte Browser: Chrome, Safari, Firefox (weitere möglich, mind. Chrome, Firefox, Edge, Safari)
• Keine Einschränkung auf bestimmte Betriebssysteme
• Skalierbarkeit bis 60 Teilnehmende pro Sitzung
• Verfügbarkeit mindestens 99,9 % (in den Ausschlusskriterien gefordert: 99,5 %)
• Wartungsfenster werktags 00:00–08:00 Uhr oder am Wochenende, Ankündigung mindestens 24 Stunden im Voraus
• Konfigurationen ohne Systemneustart möglich
• Hosting innerhalb der EU (in den Ausschlusskriterien gefordert: in Deutschland)
• Schnittstellen und APIs dokumentiert

• Initiale Einrichtung (Setup) bis zur Betriebsbereitschaft
• Testbetrieb bei 5 Pilotkommunen unterschiedlicher Größenklassen
• Produktivbetrieb spätestens 4 Wochen nach Abruf durch eine Kommune
• Laufender SaaS-Betrieb mit Hochverfügbarkeit, Monitoring und Incident-Management
• Datensicherung, Datenimport und -export
• Verfügbarkeitsanforderungen mit Gutschriften bei Nichtverfügbarkeit
• Lieferantendialog bzw. Statusgespräche zweimal jährlich
• Reporting bei Erreichen von 75 % des Höchstvolumens

• Schulungsmaterialien zum Download (1 Paket)
• Online-Schulungen für Gremienmitglieder, 1× jährlich je Kommune
• Einführungsschulungen für Fachadministratoren der Verwaltung: 12 Schulungen pro Jahr, mind. 15 Teilnehmende je Schulung
• Einführungsschulungen für Gremienbetreuung der Verwaltung: 12 Schulungen pro Jahr, mind. 15 Teilnehmende je Schulung
• Zentrale Hotline und Remoteservice auf Deutsch
• Supportzeiten: Montag bis Freitag 08:00–23:00 Uhr, Reaktionszeit 1 Stunde, First-Level-Notdienst ab 17:00 Uhr
• Ticketsystem für Störungsmeldungen und Anfragen

• Mindestjahresumsatz: 1.500.000 € in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren im Bereich IT-/SaaS-Lösungen. Bei Bietergemeinschaften oder privilegierten Unterauftragnehmern werden die Umsätze addiert.
• Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungen (doppelte Jahreshöchstleistung):
• 3 Mio. € Personenschäden je Schadensfall
• 2 Mio. € Sachschäden je Schadensfall
• 1 Mio. € Vermögens- und Datenschutzschäden je Schadensfall
• Versicherung muss für die gesamte Vertragsdauer aufrechterhalten werden; Nachweis spätestens 14 Tage nach Zuschlag.

• Mindestens 2 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren: Einführung und/oder Betrieb einer Softwarelösung für Gremienarbeit/Sitzungsmanagement oder Videokonferenz-/Hybridlösungen.
• Davon mindestens 1 Referenz für einen öffentlichen Auftraggeber (Kommune, Land, Verband) und mindestens 1 Referenz mit ≥30 parallelen aktiven Nutzenden oder Nutzung durch ≥5 Organisationseinheiten.
• Qualifikation des Projektteams mit 3 Personen (eine Person darf nicht mehrere Rollen abdecken):
• Projektleitung: mind. 3 Jahre Erfahrung in IT-Einführungsprojekten
• Technische Verantwortlichkeit: Erfahrung im Betrieb von SaaS-Systemen
• Support Verantwortlichkeit: Erfahrung im Anwendersupport
• Bei Bietergemeinschaften oder privilegierten Unterauftragnehmern werden die Referenzen und Qualifikationen insgesamt betrachtet.

• Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB und keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB.
• Alle 10 Pflicht-Eigenerklärungen müssen mit 'Ja' bestätigt werden (Kenntnisnahme Vergabeunterlagen, unabhängige Angebotserstellung, deutsche Gesetze, Deutschkenntnisse, keine Hubbard-Technologie, kein Interessenkonflikt, Vertraulichkeit, Fremdfirmenordnung Dataport, LkSG, EU-Sanktionsverordnung).
• DSGVO-Konformität und ggf. ausgefüllte Anhänge zu den Standardvertragsklauseln (Datenübertragung innerhalb der EU bzw. in Drittländer).
• Angebote, die geänderte Vergabeunterlagen enthalten (z. B. verändertes Preisblatt), werden ausgeschlossen.