Los 1: Digitale Einsatzdokumentation inkl. Hosting/ Betrieb und MDM

Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement | Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Potsdam, BrandenburgVeröffentlicht: 17. Juni 2026

Angebotsfrist: 26. Juni 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Landeshauptstadt Potsdam beschafft für den Rettungsdienst (Fachbereich Feuerwehr) ein vollständiges digitales Einsatzdokumentationssystem als On-Premise-Lösung. Geboten werden müssen: Software für digitale Einsatz- und Patientendokumentation (nach DIVI/MIND 4.0), mobile App für 38 Rettungsmittel (26 RTW, 6 NEF, 4 KTW, 2 Reserve), Schnittstellen zu Leitstelle (Celios), IVENA, Reanimationsregister, Abrechnungssystemen (Cobra, InManSys) und Medizingeräten (Corpuls C3), Mobile Device Management (MDM) sowie Hosting/Betrieb auf der VMware-Umgebung des Auftraggebers. Vertragslaufzeit 6 Jahre; abzuschließende Verträge: EVB-IT-Systemlieferungsvertrag, EVB-IT-Pflegevertrag, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Fernwartungsvereinbarung. Angebote sind ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Brandenburg einzureichen. Angebot auf deutsch, mit vorgegebenen Formblättern, inkl. Referenzen (mind. 3 vergleichbare Projekte der letzten 3 Jahre), Datenschutz- und Mindestlohn-Erklärungen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 26. Juni 2026

Termin / FristMÄR2026 MAI JUL SEP NOV JAN2027

Veröffentlichung31. März 2026

Verlängerung Angebotsfrist (Bieterinformation Nr. 2)30. Apr. 2026

Verlängerung Angebotsfrist (Bieterinformation Nr. 3)12. Mai 2026

Verlängerung Angebotsfrist (Bieterinformation Nr. 4)19. Mai 2026

Bieterfragen-Frist5. Juni 2026

Verlängerung Angebotsfrist (Bieterinformation Nr. 5)11. Juni 2026

Angebotsfrist12. Juni 2026

Angebotsöffnung12. Juni 2026

Verlängerung Angebotsfrist (Bieterinformation Nr. 6)17. Juni 2026

Angebotsfrist (verlängert)18. Juni 2026

Angebotsöffnung (verlängert)18. Juni 2026

Bindefrist12. Juni – 25. Aug. 2026

Testgestellung (auf Anforderung)ca. 19. Juni – 17. Juli 2026

Versand Informationsschreiben nicht berücksichtigter Bieter14. Aug. 2026

Zuschlag25. Aug. 2026

Vertragsbeginnca. 25. Aug. 2026

Einführungszeitraumca. 25. Aug. 2026 – 25. Feb. 2027

Vertragslaufzeitca. 25. Feb. 2027 – 25. Feb. 2033bis 2033

Laufende Leistungen (24 Quartale)ca. 25. Feb. 2027 – 25. Feb. 2033bis 2033

Gewährleistung (Vertrag)ca. 25. Feb. 2027 – 25. Feb. 2029bis 2029

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
Angebotspreis als einziges Zuschlagskriterium; gewertet werden Bruttopreise inkl. Umsatzsteuer bzw. Versicherungssteuer, bei Reverse-Charge wird die abzuführende Steuer dem Nettopreis hinzugerechnet.

KI-Hinweis: Das einzige Zuschlagskriterium ist der Preis mit 100% Gewichtung, vollständig dokumentiert in Abschnitt 5.2.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Software – Einsatz- und Patientendokumentation

Vollständige digitale Einsatz- und Patientendokumentation nach MIND 4.0/DIVI-Standard (cABCDE, SAMPLERS).Rollen- und Rechtekonzept.Offline-Fähigkeit mit automatischer Synchronisation bei wiederhergestellter Verbindung.MANV-Dokumentation (Ereignisprotokoll).Telenotarzt-Funktionalität als vorbereitete Architektur (Datenmodell, Benutzerkonzept, Schnittstellen).Kombinierte RD/Feuerwehr-Dokumentation als Standardfunktionalität (Erweiterbarkeit).3D-Kartenansicht des Einsatzorts, Navigationsintegration.3D-Darstellung Traumamännchen mit automatischer Flächen-/Prozentberechnung für Verbrennungen.Fotodokumentation.OCR für eingescannte Medikamentenpläne bzw. Barcode-Auslesung bundeseinheitlicher Medikationspläne.Spracherkennung.Module: Checklisten-Designer, Berichte-Designer (Zusatzberichte), Mail (ereignisbasierte E-Mails), Reanimation (Schnittstelle Reanimationsregister), ZEK (Zwischenfälle/Ereignisse/Komplikationen).

Schnittstellen

Pflicht-Schnittstellen zu folgenden Systemen/Standards:

Einsatzleitsystem Celios (CKS GmbH) – bidirektional über Celios-Mobile-Schnittstelle (auch als Rückübermittlung).IVENA eHealth – integrierte Oberfläche für Klinikanmeldung und Zuweisung.Deutsches Reanimationsregister (RTW, NEF, RTH) – automatisierter, zertifizierter Export gemäß Spezifikation (Datensatz EV 3.0).Abrechnungssysteme: ISE Cobra V4 (Aachen) und InManSys (QS-Rettungsdienst).Krankenhausinformationssysteme (KIS): strukturierte/dokumentenbasierte Exportformate (CSV, XLSX, XML, JSON oder vergleichbar) – keine individuelle KIS-Einzelschnittstelle geschuldet.Medizingeräte: Corpuls C3 via BLE (Übernahme eGK-Daten).Kartenleser: eGK/KVK.Drucker: Brother PJ-883, Thermodrucker (BLE, WLAN, AirPrint).E-Mail-Schnittstelle (ereignisbasierte E-Mails).Optionale Lager-/Logistikschnittstelle (strukturierter Export).Eindeutige, nachvollziehbare Beschreibung der Systemvoraussetzungen sowie ggf. proprietärer Schnittstellen (Funktionen/Daten, Protokolle, Authentifizierung/Verschlüsselung, Dokumentation/Versionierung, Gleichwertigkeitskriterien).Eigenverantwortliche Klärung der Schnittstellenanbindung mit CKS GmbH.Einmalige Drittkosten für Schnittstellenherstellung im Angebot kalkulieren; laufende Lizenzkosten der Drittsysteme nicht im Auftragsumfang.

Hardware – mobile Endgeräte und Fahrzeugausstattung

Einsatz auf 38 mobilen Endgeräten (Tablets inkl. Schutzhülle): 26 RTW, 6 NEF, 4 KTW, 2 Reserve.Rahmenanforderungen an die Tablets (mit Schutzhülle): max. 300×220×25 mm, Display 10,5–11 Zoll, max. 1,0 kg, Schutzart IP67, WLAN und 5G, 128 GB Speicher, 12 MP Kamera, Frontkamera für Videotelefonie, internes Mikrofon, Aktivhalterung für Fahrzeugeinbau.Mindestens zwei beispielhafte, handelsübliche Hardwarekonfigurationen (Tablet + Schutzhülle) im Angebot benennen (Hersteller- und Typenbezeichnung).Hersteller-Garantie: mindestens 5 Jahre OS-Pflege ab Markteinführung des Geräts.MDM-Fähigkeit: zentrale, seriennummernbezogene Registrierung, erzwungene Bindung an das zentrale MDM, automatische Over-the-Air-Provisionierung.

Hosting und Betrieb (On-Premise)

On-Premise-Betrieb in der virtuellen Serverumgebung des Auftraggebers (VMware ESXi 8).Auftraggeber stellt Virtualisierung, Netzwerk und Storage; Auftragnehmer stellt Anwendung, Patches, Updates, Lizenzen und Support bereit.Bereitstellung einer Produktiv- und einer Test-/Schulungsumgebung.Aufbewahrungsfrist Einsatzdaten: 10 Jahre nach Einsatzabschluss.SLA mit Reaktions- und Behebungszeiten; Patching/Updates inkl. Major- und Minor-Releases während der gesamten Vertragslaufzeit (6 Jahre).

Projektleistungen und Einführung

Einführungszeitraum: 3–6 Monate ab Zuschlag.Implementierung, Parametrisierung, Datenmigration (nur für Go-Live notwendige Stammdaten, Benutzerstrukturen, keine historische Altdatenübernahme).Schulungen (deutschsprachig, Präsenz beim AG):Multiplikatorenschulung (bis 30 Teilnehmende) – Systemübersicht, Einsatzerfassung, Datenaustausch, Druck, Fehlerfall.Administratorenschulung (bis 12 Teilnehmende) – Server, Datenbank, Benutzerverwaltung, Datensicherung, Notfallhandbuch.Anwendungssystembetreuerschulung (bis 10 Teilnehmende) – Administration, Konfiguration, Stammdaten, FAQ.Datenanalyseschulung (bis 6 Teilnehmende) – Recherche, Statistik, Export, Berichtsversand.Go-Live-Begleitung.Bereitstellung deutschsprachiger Dokumentation (Bedienung, Administration, Integration), fortlaufende Aktualisierung.Vorzulegende Konzepte nach Zuschlag: Projekt- und Rolloutkonzept, Rollen- und Rechtekonzept, Schulungskonzept, Betriebskonzept (inkl. Update- und Datensicherungskonzept).

Support, Wartung und Pflege

Servicezeiten: Montag–Freitag 09:00–17:00 Uhr (werktags).Störungsbearbeitung 24/7/365 per Ticketsystem für kritische Störungen.Reaktions- und Behebungszeiten gemäß SLA (z. B. Reaktion betriebsverhindernd: 4 Std., Wiederherstellung: 8 Std.; betriebsbehindernd: 8/24 Std.; leicht: 24/36 Std.).Kompatibilitätsfreigabe bei neuer OS-Hauptversion: innerhalb 3 Wochen nach Veröffentlichung.Sicherheitsrelevante Softwareupdates: innerhalb 3 Wochen nach Hersteller-Veröffentlichung.Sicherheitsupdates MDM: spätestens 8 Wochen nach Veröffentlichung.Anpassung Stammdaten durch AN: innerhalb 4 Werktagen nach Beantragung.Ankündigungsfrist planbare Wartungen: mindestens 5 Arbeitstage vorab.Vertragslaufzeit Pflege/Wartung: 6 Jahre ab Abnahme (24 Quartale).

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe und Erklärungen

Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (nachzuweisen mit Formular 4.1 EU).Bei Bietergemeinschaften: Erklärung je Mitglied.Erklärung zu restriktiven Maßnahmen Russland/Ukraine (Formular 4.12) – keine Beteiligung sanktionierter Personen/Unternehmen, auch nicht über Unterauftragnehmer oder Eignungsleihen > 10 % des Auftragswerts.

Mindestanforderungen BbgVergG (Mindestlohn)

Verpflichtung zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns (13,00 EUR/Std. brutto) an alle Beschäftigten (Formular 5.3 – Bieter, Formular 5.4 – Nachunternehmer/Verleiher).Nachunternehmer und Verleiher müssen dieselbe Verpflichtung eingehen.Bereitschaft zur Duldung von Stichprobenkontrollen und Vorlage pseudonymisierter/anonymisierter Entgeltnachweise.Akzeptanz von Vertragsstrafen, Preisgleitklausel und Kündigungsrecht bei Pflichtverletzungen.

Fachliche Eignung – Marktverfügbarkeit und Funktionsumfang

Serienreife, im Echtbetrieb erprobte Software; keine Prototypen, Entwicklungszusagen oder reine Roadmap-Funktionen.Alle Muss-Anforderungen (Leistungsverzeichnis) zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe vollständig implementiert und produktiv verfügbar.DIVI/MIND 4.0 implementiert.Alle geforderten Schnittstellen (Celios, IVENA, Cobra, InManSys, Reanimationsregister, Corpuls C3, eGK/KVK) funktionsfähig, getestet, dokumentiert und abnahmefähig.Vollständige MDM-Integration.Telenotarzt-Architektur im angebotenen System vorhanden (nicht erst zukünftig).Nachweis von mind. 2 geeigneten Tablet-Konfigurationen (handelsüblich, alle Rahmenvorgaben erfüllend).

Fachliche Eignung – Datenschutz, IT-Sicherheit, Vertragsmodelle

Bereitschaft zum Abschluss: EVB-IT-Systemlieferungsvertrag, EVB-IT-Pflegevertrag, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Fernwartungsvereinbarung.Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 38, 39 DSGVO (sofern gesetzlich verpflichtet); Kontaktdaten mitteilen.Erfüllung aller technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Anhang A (Art. 32 DSGVO) – Pflicht, sonst Ausschluss.Verarbeitung personenbezogener Daten (Patienten-/Bürgerdaten) ausschließlich in EU/EWR; Drittland-Verlagerung nur mit vorheriger Zustimmung des AG.IT-Sicherheitskonzept gemäß BSI-Empfehlungen, EU-DSGVO, BDSG, BbgDSG.

Bietergemeinschaften, Nachunternehmer und Eignungsleihe

Bietergemeinschaften zulässig; bevollmächtigter Vertreter zu benennen (Formular 4.2 EU); Eignung kann gebündelt nachgewiesen werden, Mindestanforderungen durch mindestens ein Mitglied.Nachunternehmer uneingeschränkt zulässig (§ 36 VgV); im Angebot benennen, soweit bekannt (Formular 4.3 EU).Eignungsleihe nach § 47 VgV möglich: Formulare 4.3 EU, 4.4 EU und 4.1 EU.Bei wirtschaftlicher/finanzieller Eignungsleihe: gesamtschuldnerische Haftung mit dem Bieter.Unterauftragnehmer bei Eignungsleihe müssen dieselben Pflichten (z. B. Mindestlohn) übernehmen.

Sprache, Form, Verfahrensregeln

Angebotsabgabe ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Brandenburg (Bietertool) – keine Einreichung per E-Mail oder über den Kommunikationsbereich.Angebot in deutscher Sprache.Verwendung der vorgegebenen Formblätter zwingend; keine eigenen AGB/Liefer-/Zahlungsbedingungen (sonst Ausschluss).Vollständige Angebote; unvollständige Angebote können ausgeschlossen werden.Zulässige Formate: xls, xlsx, docx, doc, odt, pdf, jpg, png, d84, x84, p84.Keine wettbewerbsbeschränkenden Absprachen.Nebenangebote nicht zugelassen.

Referenzen (Fachliche Eignung)

Mindestens 3 unternehmensbezogene Referenzen über Einsatzdokumentationssysteme im öffentlichen Rettungsdienst.Referenzzeitraum: letzte 3 Jahre rückwirkend ab Ende der Angebotsfrist.Pro Referenz mindestens 24 zusammenhängende Monate produktiver Echtbetrieb inkl. Wartung/Support durch den Auftragnehmer.Angaben je Referenz: Auftragsgegenstand, Leistungszeitraum, Vergleichbarkeitsanforderungen, Medizinprodukt-Status, Systemgröße, Auftraggeber mit Kontaktdaten, Vorgangsnummer.Vergleichbarkeit: Rettungsdienst-Struktur mit arztgestützter Notfallversorgung/Notarzt-/Rendezvous-System und integrierter Leitstelle; MIND/DIVI-Standard; produktive Leitstellen- und KIS-Anbindung; DSGVO-/Medizinprodukte-konform; Systemgröße über mind. 2 von 4 Parametern nachgewiesen.

Referenzprojekte

mindestens 3 Referenzen ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 3 Jahre rückwirkend ab Ende der Angebotsfrist; pro Referenz mindestens 24 zusammenhängende Monate produktiver EchtbetriebVolumen: vergleichbar mit der ausgeschriebenen Systemgröße – Nachweis über mind. 2 von 4 Parametern: Anzahl mobiler Endgeräte, Anzahl Nutzer/Accounts, Anzahl Einsätze pro Jahr, Anzahl Rettungsmittel im Regelbetrieb

Unternehmensreferenz über Einsatzdokumentationssystem im öffentlichen Rettungsdienst (Einführung + produktiver Echtbetrieb inkl. Wartung/Support)

kumulativ pro Referenz: (1) Rettungsdienst mit arztgestütztem Notfallversorgungssystem, Notarzt-/Rendezvous-Strukturen und integrierter Feuerwehr-/Rettungsleitstelle; (2) MIND/DIVI-Standard und Reanimationsregister-Datensätze (oder funktional gleichwertig); (3) produktive Integration in Leitstellen-IT UND Krankenhausanmeldung/Transportziel-Anbindung (keine reinen Datei-Exporte/Importe); (4) DSGVO-konformes Niveau + ggf. Medizinprodukte-Niveau. Medizinprodukt-Status angeben (ja/nein)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 46%4–10 · 28%11+ · 27%

Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen

Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

1ZTM Bad Kissingen GmbH6 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗2medDV GmbH2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗3Dedalus HealthCare GmbH2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗4Thieme DokuForm GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗5CGM Clinical Deutschland GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 25 erledigt

Verpflichtende Angebotsformulare

Preise und Mengen

Technische Unterlagen und Konzepte

Datenschutz / Auftragsverarbeitung

Vertragswerke und Unterlagen nach Zuschlag

Sprache / Form

Verlauf dieser Vergabe

6 Bekanntmachungen

17.06.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 13.05.2026 → 26.06.2026
- Frist für Fragen: 29.04.2026 → 05.06.2026
30.03.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 12.06.2026 → 13.05.2026
- Frist für Fragen: 05.06.2026 → 29.04.2026
30.03.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 06.05.2026 → 12.06.2026
- Frist für Fragen: 29.04.2026 → 05.06.2026
30.03.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 12.06.2026 → 06.05.2026
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- Abgabefrist: 18.06.2026 → 12.06.2026
- Frist für Fragen: 05.06.2026 → 29.04.2026
30.03.2026Ausschreibung