Los 1: Digitale Einsatzdokumentation inkl. Hosting/ Betrieb und MDM

Bereitstellung einer marktverfügbaren, serienreifen und im Echtbetrieb erprobten Software für die digitale Einsatz- und Patientendokumentation im Rettungsdienst.

• Abbildung des DIVI-/MIND-Datensatzes 4.0
• Mobile Patientendokumentation auf Tablets (Touch-optimiert, Querformat, offline-fähig mit automatischer Synchronisation)
• MANV-Lagen-Dokumentation
• Telenotarzt-Funktionalität (Architektur vorbereitet, Nachlizenzierung möglich)
• Rollen- und Rechtekonzept
• Module: Checklisten-Designer, ereignisbasierte E-Mails, Berichte/globale Zusatzberichte, ZEK (Zwischenfälle/Ereignisse/Komplikationen)
• Revisionssichere Protokollierung
• Datenverschlüsselung (TLS ≥ 1.2)
• Datenaufbewahrung 10 Jahre revisionssicher
• Datenmigration: vollständiger Import der Bestandsdaten über definierte Schnittstellen

Die Software muss produktiv an folgende Systeme angebunden werden:

• Einsatzleitsystem Celios (CKS GmbH) – bidirektional über Celios-Mobile
• IVENA eHealth (Klinikanmeldung, interdisziplinärer Versorgungsnachweis)
• Cobra 4-Abrechnung (ISE Aachen GmbH)
• Deutsches Reanimationsregister
• InManSys (Statistik/QS Rettungsdienst)
• E-Mail (ereignisbasiert)
• Krankenhausinformationssystem (KIS)
• Medizingeräte Corpuls C3 (über BLE)

Proprietäre Schnittstellen sind gesondert zu beschreiben und zu begründen (Funktionen/Daten, Protokolle, Authentifizierung/Verschlüsselung, Dokumentation, Versionierung).

Die Software wird als On-Premise-Lösung in der virtuellen Serverumgebung des Auftraggebers (VMware ESXi 8) betrieben.

• Zwei Server-Systeme: Produktiv-System + separates Test-/Schulungssystem
• Auftragnehmer liefert/betreibt die Anwendungssoftware inkl. Lizenzen
• Auftraggeber stellt Hypervisor, Betriebssystem, Backup und Plattform bereit
• Die Server-Infrastruktur muss mindestens 20 parallel kommunizierende Tablets unterstützen
• Eigenhosting auf Produktiv- und Test-Server des Auftraggebers (Erstinstallation inklusive)

Vollständig integriertes MDM für 38 Geräte:

• Gerätefixe Supervision, zentrale seriennummernbezogene Registrierung
• Automatisierte Ersteinrichtung der Tablets
• Sicherheitsupdates für MDM/Endgeräte: Übernahme in den Betrieb innerhalb von max. 8 Wochen nach Veröffentlichung
• Kompatibilitätsfreigabe für neue Betriebssystem-Hauptversionen innerhalb von 3 Wochen
• Sicherheitsrelevante OS-Updates: Berücksichtigung im Software-Update innerhalb von 3 Wochen

Die Tablets selbst werden NICHT beschafft. Der Bieter muss aber mindestens zwei geeignete Hardwarekonfigurationen (Tablet + Schutzhülle, mit Hersteller- und Typenbezeichnung) benennen, auf denen die Software lauffähig ist und die den Rettungsdienst-Alltag bestehen.

Anforderungen an die Beispielkonfigurationen:

• Max. Maße inkl. Schutzhülle: 300 × 220 × 25 mm
• Display: 10,5–11 Zoll
• Max. Gewicht inkl. Schutzhülle: 1,0 kg
• Schutzart IP67
• WLAN und 5G
• Aktivhalterung für Fahrzeugeinbau
• Interner Speicher: 128 GB
• Kamera: 12 MP, Frontkamera für Videotelefonie, internes Mikrofon

• 38 Produktivlizenzen, zeitlich unbefristet (26 RTW, 6 NEF, 4 KTW, 2 Reserve)
• Zusätzliche Test-, Schulungs- und Administrationslizenzen ohne Nutzerzahlbegrenzung, zeitlich unbefristet
• Master-Lizenzschlüssel für alle Geräte

• Erstinstallation, Konfiguration und Übergabe einer Installations-/Erstkonfigurationsdokumentation
• Datenmigration aus Bestandssystem
• Implementierung/Parametrisierung aller Module und Schnittstellen
• Konfiguration MDM
• Schulungen (Details siehe unten)
• Go-Live-Begleitung
• Einführungszeitraum: 3–6 Monate nach Zuschlag

• Multiplikatorenschulung: bis 30 Teilnehmende
• Administratorenschulung: bis 12 Teilnehmende
• Anwendungssystembetreuerschulung: bis 10 Teilnehmende
• Datenanalyseschulung: bis 6 Teilnehmende
• Schulungsunterlagen: Online-Hilfen (Foto/Video), Handouts, Präsentationen, Fragenkataloge/FAQs, Erklärvideo zur Einweisung
• Schulungen als Gruppen-Präsenzschulungen inkl. Reisekosten, Vorbereitung und Organisation

• Vertragslaufzeit: 6 Jahre ab Abnahme (gemäß Abnahmeprotokoll), keine automatische Verlängerung
• Laufende Leistungen werden quartalsweise abgerechnet (24 Quartale)
• Service/Wartung umfasst: Fahrzeuglizenzen, Schnittstellen, MDM, Server On-Prem, Checklisten, Module, ereignisbasierte E-Mails, Reanimationsregister, IVENA
• Support-Erreichbarkeit: werktags 09:00–17:00 Uhr (technische Ansprechpartner)
• Bedarfsposition: Support außerhalb der Servicezeiten (Aufwandsätze pro Stunde)
• Patches/Updates, Major- und Minor-Releases
• Fernwartung (eigene Fernwartungsvereinbarung)
• Update-Garantie mobiles Betriebssystem: mind. 5 Jahre ab Markteinführung des Geräts
• Datenpflege: Anpassung von Stammdaten innerhalb von 4 Werktagen nach Antrag
• Ankündigung planbarer Wartungen: mindestens 5 Arbeitstage im Voraus
• Vertragsmuster: EVB-IT-Systemlieferungsvertrag, EVB-IT-Pflegevertrag

• Dokumentierte Funktions- und Integrationstests
• Systemabnahme nach definierten Abnahmeszenarien (inkl. Offline-Tests, Registerexport)
• Testläufe unter Realbedingungen
• Ausführliche Dokumentation der Installation und Erstkonfiguration
• Betriebs- und Administrationshandbuch (deutsch)
• Notfallhandbuch mit RTO und RPO

• Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB – Nachweis durch Eigenerklärung (Formular 4.1 EU)
• Bei Bietergemeinschaften: Erklärung von jedem Mitglied
• Bei Eignungsleihe: Formulare 4.3 EU, 4.4 EU und 4.1 EU beifügen

Bieter und Nachunternehmen dürfen nicht sein:

• Russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene Personen/Organisationen
• Unternehmen mit mehr als 50 % russischem Anteilsbesitz
• Personen/Organisationen, die im Auftrag Russlands handeln
• Unterauftragnehmer/Lieferanten mit > 10 % Auftragswert, die unter die Sanktionsregelung fallen

Nachweis: Erklärung zu restriktiven Maßnahmen (Formular 4.12).

• Kann durch eigene Mittel oder durch Eignungsleihe (Kapazitäten Dritter, § 47 VgV) nachgewiesen werden
• Bei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung (Formular 4.4 EU) und Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 4.1 EU) des Drittunternehmens
• Drittunternehmen haftet für die Auftragsausführung im Umfang der Eignungsleihe

• Nachweis über Referenzen Unternehmen (Formular 4.6): mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren
• Jede Referenz: Einführung + mindestens 24 zusammenhängende Monate produktiver Betrieb (inkl. Wartung/Support durch den Bieter) eines elektronischen Einsatzdokumentationssystems im öffentlichen Rettungsdienst
• Vergleichbarkeit: deutsches Rettungsdienstsystem mit arztgestützter Notfallversorgung, Notarzt-/Rendezvous-Strukturen, integrierter Leitstelle; DIVI-/MIND-Standard und Reanimationsregister-Datensätze; produktive Integration in Leitstellen-IT und KIS; DSGVO-Konformität, ggf. Medizinprodukterecht-Nachweis
• Systemgröße über mindestens 2 Parameter (z.B. Endgeräte, Nutzer, Einsätze/Jahr, Rettungsmittel)
• Pro Referenz: Auftraggeber inkl. Abteilung, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Auftragsgegenstand, Leistungszeitraum, ggf. Vorgangsnummer
• Die angebotene Software muss zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe marktverfügbar, serienreif und im Echtbetrieb erprobt sein (keine Prototypen, keine Roadmaps)

• Bietergemeinschaften sind zugelassen; jedes Mitglied muss Eigenerklärung Ausschlussgründe abgeben, ein bevollmächtigter Vertreter ist zu benennen
• Bietergemeinschaften können Eignung insgesamt nachweisen (Bündelung der Kapazitäten)
• Nachunternehmer und Eignungsleihe sind uneingeschränkt zulässig
• Beabsichtigte Unteraufträge sind über Formular 4.3 EU zu erklären

• Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach BbgVergG (Formular 5.3) – Verpflichtung zur Zahlung von mindestens 13,00 € brutto pro Stunde, Lohnnachweise, Duldung von Stichprobenkontrollen, Vertragsstrafen bei Verstößen, Preisgleitklausel
• Bei Nachunternehmern/Verleihern zusätzlich Formular 5.4 (Mindestlohn-Vereinbarung)
• Antikorruptionsverpflichtung (Anlage zum Vertrag)
• Datenschutz: Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (Anlage 6 inkl. Anhang A TOM)
• Antidiskriminierungsverpflichtung