Dienstleister für EU-Melde- und Registrierungspflichten - PR1232155-2800-I

Fraunhofer-Gesellschaft - Einkauf B12 | Vergabekammern des Bundes | Fraunhofer Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)München, BayernVeröffentlicht: 29. Juni 2026

Angebotsfrist: 03. August 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Fraunhofer-Gesellschaft sucht einen externen Dienstleister, der die EU-Melde- und Registrierungspflichten für ihre rund 70 Institute übernimmt – also Meldungen und Registrierungen für Mitarbeitende, die ins EU-Ausland sowie in die Schweiz, Norwegen, Island und Liechtenstein entsendet werden.

Es handelt sich um eine offene, elektronische Ausschreibung mit einem Los. Der Vertrag läuft ab dem 01.05.2027 zunächst 24 Monate und kann zweimal um je ein Jahr verlängert werden (maximal bis 30.04.2031).

Gefordert werden u. a.:

Beratung der Personalstellen mit festen persönlichen AnsprechpartnernEin webbasiertes Portal mit institutsbezogenen Informationen und EntscheidungshilfenPrüfung meldepflichtiger Sachverhalte, Registrierung im Einsatzland und Durchführung der Meldungen (Standard-, Eil-, Sofortmeldung)Stellung eines Repräsentanten vor Ort, wenn gesetzlich vorgeschriebenPrüfung von Mindestarbeitsbedingungen (Equal Pay, Mindestlohn etc.) über eine Partnerkanzlei24/7-Erreichbarkeit, ISO-27001-Zertifizierung, Datenhosting in Deutschland/EUDrei vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren

Angebotsfrist: 03.08.2026, 11:00 Uhr. Bewertet wird nach Preis (60 %) und Service-/Betreuungskonzept (40 %).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 03. August 2026

Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB

Angebotsfrist3. Aug. 2026

Vertragsbeginn1. Mai 2027

Rahmenvertrag Laufzeit1. Mai 2027 – 30. Apr. 2029

Bindefrist31. Mai 2027

Verlängerung 11. Mai 2029 – 30. Apr. 2030

Verlängerung 21. Mai 2030 – 30. Apr. 2031

Vertragsende30. Apr. 2031

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität8 Kriterien

Preis60%
Niedrigster Gesamtpreis auf Basis aller summierten Kosten gemäß Preisbildungsmodell (5 Dienstleistungsgruppen). Bewertung durch lineare Interpolation: niedrigster Preis = 100 Punkte, doppelt so hoher Preis = 0 Punkte.
Service- und Betreuungskonzept40%
Beschreibung des Servicekonzepts auf maximal 3 DIN A4 Seiten: feste Ansprechpartner, 24/7 Erreichbarkeit sowie Übergangskonzept im Falle eines Dienstleisterwechsels (sichere Übernahme und Übergabe von Zugangsdaten zu nationalen Meldeportalen). Bewertung auf Skala 0-100 Punkte nach relativer Güte.

Metrisches Kriterium (Preis): Niedrigster Preis erhält 100 Punkte, ein fiktiver doppelt so teurer Preis erhält 0 Punkte, dazwischen lineare Interpolation. Nicht-metrisches Kriterium: Bewertung auf Skala 0-100 Punkte nach relativer Güte.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen (Preis 60%, Service- und Betreuungskonzept 40%) und Bewertungsmethoden (lineare Interpolation für Preis, Punkteskala 0-100 für nicht-metrisches Kriterium) sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Beratung & persönliche Betreuung der Personalstellen

Benennung eines entscheidungsbefugten Kernansprechpartners und eines festen persönlichen Ansprechpartners pro Auftrag (kein anonymes Call-Center).Fachliche Unterstützung bei Kontrollen und länderspezifische Beratung.Kontinuierliche Prüfung rechtlicher und regulatorischer Änderungen.Kostenfreie Online-Seminare zur Wissensvermittlung.

Webbasiertes Portal

Institutsbezogene Informationen, kundenspezifisches Unternehmensadressbuch und anpassbare Entscheidungsbäume.Für die Schweiz: Schweizer Bruttostundenlohnrechner, Equal-Pay-Berechnung, Verwaltung 90-Tage-Kontingente, 120-Tage-Bewilligungsprozess, Reisetagekalender mit Kontingent-Vorbelegung.Nutzbar über Notebook, Tablet und Smartphone.

Abwicklung der EU-Melde- und Registrierungspflichten

Prüfung meldepflichtiger Sachverhalte und Registrierung bei der zuständigen Behörde im Einsatzland, falls erforderlich.Meldung des Entsendefalls: Standard-, Eil- und Sofortmeldung, Mengenrabatt, Änderungen und Stornierungen.Stellung eines Repräsentanten vor Ort, sofern gesetzlich zwingend erforderlich (durch den Dienstleister selbst oder Partnerkanzleien).Prüfung von Mindestarbeits- und Beschäftigungsbedingungen (Equal Pay, Arbeitszeit, Mindestlohn, Mindesturlaub, Mindestruhezeiten) durch eine qualifizierte Stelle bzw. Partnerkanzlei.Ggf. Beratung und Erstellung eines Zusatzvertrags für den Entsendungszeitraum.

Sonstige Pflicht-Themen & Aktualisierung

Bearbeitung von Zulassungspflichten, Anerkennung von Berufsqualifikationen und Baustellenkarten.Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.Pflicht zur laufenden Aktualisierung des Leistungsspektrums auf den jeweils aktuellen Gesetzesstand während der gesamten Vertragslaufzeit.

Vertragsrahmen & Preisstruktur

Leistungsabruf durch Fraunhofer-Zentrale und alle Institute (auch nachträglich hinzukommende); keine Abrufverpflichtung, keine Mindestvergütung.Preisstruktur für alle 27 EU-Staaten sowie Island, Liechtenstein, Norwegen und Schweiz identisch, länderspezifische Abweichungen sind in den Länderspalten des Preisblatts Z-A1 einzutragen.Preisbestandteile jeweils für drei Phasen: Grundlaufzeit, 1. Verlängerung, 2. Verlängerung.Geschätztes jährliches Volumen ca. 300.000 € netto (unverbindlich, keine Garantie).

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Rechtliche & persönliche Eignung

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB vorliegen (inkl. Straftaten, Steuer-/Sozialversicherungspflichten, arbeitsrechtliche Verfehlungen, Insolvenzfreiheit, Wettbewerbsverstöße, Interessenkonflikte).Einhaltung spezialgesetzlicher Ausschlüsse: SchwarzArbG, AEntG, AufenthG, MiLoG, LkSG und BTTG.Eigenerklärung EU-Sanktionen (EU) Nr. 833/2014: kein Russlandbezug bei Bewerber/Bieter und – bei Einsatz – auch nicht bei Subunternehmern > 10 % des Auftragswerts.Eigenerklärung Tariftreueversprechen nach BTTG.Erklärung zur Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (Registergericht + Registernummer).

Fachliche & technische Eignung

Mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Dienstleistungen (insbesondere mit vergleichbaren Volumina) aus den letzten 3 Jahren.Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung des eingesetzten Personals im ausgeschriebenen Bereich (nachzuweisen durch Lebenslauf).24/7-Bereitschaftsdienst muss nachgewiesen werden.Belastbares Netzwerk von Repräsentanzen in allen EU- und EFTA-Staaten, physische Standorte in Deutschland.

Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

Ab Auftragswert > 500.000 € wird eine Bonitätsauskunft über Creditreform (Score 100–306 gut, 307–359 fraglich, 360–600 Ausschluss möglich) oder Coface (Score 6–10 gut, 4–5 fraglich, 0–3 Ausschluss möglich) eingeholt.Ab Auftragssumme > 30.000 € wird ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister angefordert.

Datenschutz & Informationssicherheit

ISO-27001-Zertifizierung als Nachweis.Datenhosting innerhalb Deutschlands oder der EU/EWR (oder Nachweis eines adäquaten Schutzniveaus).Vorlage technisch-organisatorischer Maßnahmen (TOMs).

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 3 JahreVolumen: vergleichbare Volumina

Vergleichbare Dienstleistungen im Bereich EU-Melde- und Registrierungspflichten, insbesondere mit vergleichbaren Volumina

Darstellung der angebotenen Leistungen je Referenz

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.