Rahmenvereinbarung über den Druck und Versand von Geschäftsbriefen

Gemeinsame Kommunale Datenzentrale Recklinghausen | Bezirksregierung MünsterRecklinghausen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 08. Juni 2026

Angebotsfrist: 10. Juli 2026abgelaufen

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die GKD Recklinghausen schreibt für 4 Jahre eine Hybridpostlösung aus. Gesucht wird ein Dienstleister, der Geschäftsbriefe elektronisch entgegennimmt, druckt, falzt, kuvertiert, frankiert und an die Deutsche Post (oder einen vergleichbaren Universaldienstleister) übergibt. Die Lösung soll webbasiert funktionieren, den täglichen Postversand aus Fachanwendungen ebenso abdecken wie Massensendungen (z. B. Steuerbescheide, Wahlbenachrichtigungen) und höchste Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllen.

Angebote sind bis 10.07.2026 um 10:00 Uhr rein elektronisch über die Vergabeplattform metropoleruhr.de einzureichen. Der Zuschlag erfolgt nach dem Preis.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Die Angebotsfrist ist abgelaufen.

HEUTE

Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN

Veröffentlichung9. Juni 2026

Bieterfragen-Frist3. Juli 2026

Angebotsfrist10. Juli 2026

Angebotsöffnung10. Juli 2026

Bindefristca. 10. Juli – 4. Sep. 2026

Vertragsbeginn1. Okt. 2026

Vertragslaufzeitca. 1. Okt. 2026 – 1. Okt. 2030

Einzelaufträge Vorlaufzeitca. 1. Okt. 2026 – 1. Okt. 2030

Preisänderung erstmalig möglichca. 1. Okt. 2027

Vertragsendeca. 1. Okt. 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode5 Kriterien

Qualität70%
Bewertung des Qualitätskonzepts, maximal 100 Leistungspunkte, gewichtet über L_Angebot/L_Median in der Richtwertformel

Z_Angebot = 70 × (L_Angebot / L_Median) − 30 × (P_Angebot / P_Median)

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien, Gewichtungen, Unterkriterien und die Formel der gewichteten Richtwertmethode (Median) nach UfAB VI sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Lösung und Funktionsumfang

Bereitstellung einer webbasierten Softwarelösung (kein lokales Vollsetup). Funktionen:

Elektronische Übernahme und gesicherte Übergabe von Druckdaten (SFTP/Hotfolder, virtueller Druckertreiber)Aufbereitung und Steuerung der DokumenteDokumentenvorschauFormale Adressprüfung und SichtfensterprüfungSteuerung der Druckparameter (ein-/zweiseitig, s/w oder farbig)Serienbrieftrennung und KonsolidierungUnterstützung der Dateiformate PDF und DOCXCitrix- und Terminalserver-Tauglichkeit, Windows-UnterstützungBenutzer-, Rollen- und Freigabekonzept, Zwei-Faktor-Authentifizierung

Physische Produktion und Versand

Druck, Falzung, Kuvertierung und Frankierung der GeschäftsbriefeFrankierung ohne feste SperrbereicheÜbergabe der Sendungen an einen postrechtlich zugelassenen Zustelldienst (Deutsche Post AG oder vergleichbarer Universaldienstleister)Versand von Standard- und Kompaktbriefen, Großbriefen, Auslandssendungen und förmlichen Zustellungen (Postzustellungsaufträge)Taggleiche Verarbeitung werktags bis zur angegebenen Freigabe-UhrzeitZustellquote mindestens 95 % nach E+3 Werktagen und 99 % nach E+4 WerktagenRückläuferverarbeitungDruckdaten sind spätestens 24 Stunden nach physischer Produktion zu löschen

Sendungsarten und Mengengerüst (Schätzung)

Richtwerte für die jährlichen Sendungsmengen:

Standardbriefe Tagespost: ca. 350.000Kompaktbriefe Tagespost: ca. 70.000Großbriefe Tagespost: ca. 20.000Postzustellungsaufträge Tagespost: ca. 100.000Standardbriefe SCOwi: ca. 350.000Postzustellungsaufträge SCOwi: ca. 90.000Standardbriefe Steuerbescheide: ca. 120.000Kompaktbriefe Steuerbescheide: ca. 25.000Großbriefe Steuerbescheide: ca. 2.500Wahlbenachrichtigungen: ca. 430.000 je WahlEinzelaufträge Standardbriefe: ca. 50.000

SCOwi-Bescheide werden 2× wöchentlich geliefert. Steuerbescheide gehen jährlich im Januar in Produktion (max. 150.000 Sendungen).

Steuerung, Archiv, Reporting und Support

Organisationsbezogene Steuerung (Ämter, Fachbereiche, Gruppen, Kostenstellen)Zentrales Archiv mit BerechtigungskonzeptReporting und Export (CSV, PDF)Mehrstufiger Rollout innerhalb der Auftraggeber-OrganisationDeutschsprachiger Support: Mo–Do 08:00–16:00 Uhr, Fr 08:00–14:00 Uhr

Datenschutz, Sicherheit und Nachhaltigkeit

Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVODatenstandort und -verarbeitung ausschließlich in DeutschlandTransportverschlüsselung TLS 1.3 oder gleichwertigInformationssicherheits- und Qualitätsmanagement, redundante SystemeRechenzentrumszertifizierung (C5 wünschenswert)Papier mit 100 % Altpapieranteil, zertifiziert (PEFC, FSC oder gleichwertig)Konzept zu emissionsarmer Leistungserbringung, energieeffizienter Infrastruktur und CO₂-Kompensation

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Pflichtnachweise (A-Kriterien)

Vollständige Unternehmensdarstellung (Organisation, Leistungserbringung, Ansprechpartner)Mindestens 3 vergleichbare Referenzen, vorzugsweise aus dem öffentlichen Sektor oder aus regulierten UmfeldernEintragung im Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur (postrechtliche Erlaubnis)Zertifizierungen: ISO 9001, ISO 14001 und ISO 27001Eigenerklärung AusschlussgründeEigenerklärung SanktionenEigenerklärung Informationen zum Bieter (csx 59)Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO)Nachweis Datenstandort ausschließlich DeutschlandNachweis Transportverschlüsselung TLS 1.3 oder gleichwertigDokumentiertes Informationssicherheits- und QualitätsmanagementRechenzentrumszertifizierung (möglichst BSI C5)Redundante System- und ProduktionsstrukturenBackup-, Wiederherstellungs- und NotfallverfahrenEigenerklärung Subventionen (524 EU), sofern drittstaatliche Zuwendungen erhalten wurden

Wertungsrelevante Kriterien (B-Kriterien)

Aus dem Kriterienkatalog ergeben sich optionale Soll-Kriterien, die mit Punkten (typisch 20–60 Punkte je Kriterium) bewertet werden. Dazu gehören u. a.:

Erfüllungsgrad der Soll-KriterienLogistik- und QualitätssicherungskonzeptImplementierungs-, Schulungs- und SupportkonzeptPersonaleinsatz- und SozialkonzeptUmweltmanagementReporting-MöglichkeitenKonzept zu emissionsarmer Leistungserbringung, Energieeffizienz und CO₂-Kompensation

Verfahrenshinweise

Verfahrensart: offenes VerfahrenZuschlagskriterium: PreisNachforderung von Unterlagen vorbehaltenKeine Sicherheitsleistung gefordertBindefrist: 56 Tage nach AngebotsabgabeVertragslaufzeit: 4 Jahre ab Vertragsbeginn (voraussichtlich 01.10.2026 bis 01.10.2030)

Referenzprojekte

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: nicht näher spezifiziertVolumen: nicht näher spezifiziert

Vergleichbare Referenzen über die Erbringung von Hybridpost-/Druck- und Versandleistungen

vorzugsweise aus öffentlichem Sektor oder regulierten Umfeldern; Nachweis über Referenzblätter mit Auftraggeber, Leistungsgegenstand und Zeitraum

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.