Ausschreibungen Prozess- & Organisationsberatung

Organisationsuntersuchung zur Optimierung der Struktur und Anpassung der Prozesse im Bauhof der Landeshauptstadt Potsdam

Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement14469 Potsdam, BrandenburgVeröffentlicht: 21. Juni 2026

Angebotsfrist: 20. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Kurzbeschreibung

Die Landeshauptstadt Potsdam sucht einen externen Dienstleister, der den kommunalen Bauhof organisatorisch und prozessual untersucht und weiterentwickelt. Hintergrund: Der Bauhof soll von aktuell drei auf zwei Standorte (Norden und Süden) konsolidiert werden, wachstumsbedingte Anpassungen stehen an.

Was ist zu tun?

Aufbauorganisation des Bauhofs analysieren und ein neues Organisationsmodell entwickeln (inkl. Führungsspannen, Vertretungsregelungen, Musterstellenbeschreibungen)Ablauforganisation analysieren: Aufgabenkatalog erstellen, wesentliche Prozesse (u.a. Materialwirtschaft, Inventarisierung) als IST/SOLL-Modelle abbilden, Personalbedarf schätzenProjektbegleitende Leistungen: 10 Interviews sowie 4 Workshops vorbereiten, durchführen und nachbereiten

Projektrahmen:

Laufzeit ca. 6 Monate (Q4/2026 bis Q1/2027)Angebotsfrist: 20.07.2026, 09:00 Uhr (elektronisch über Vergabemarktplatz Brandenburg)Keine Losaufteilung – ein Gesamtauftrag

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 20. Juli 2026

Termin / FristJUN2026JULAUGSEPOKTNOVDEZJAN2027FEBMÄR

Bieterfragen-Fristca. 22. Juni – 13. Juli 2026

Angebotsfrist20. Juli 2026

Bindefrist20. Juli – 15. Sep. 2026

Zuschlagca. 15. Aug. – 31. Aug. 2026

Vertragsbeginnca. 1. Okt. 2026

Vertragslaufzeitca. 1. Okt. 2026 – 31. März 2027

Vertragsendeca. 31. März 2027

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität8 Kriterien

Preis30%
Bewertung des Bruttogesamtpreises gemäß Preisblatt. Niedrigster Preis erhält 30 Punkte, linearer Abfall bis 0 Punkte beim Doppelten des niedrigsten Preises.
Qualität des Konzeptes50%
Bewertung des eingereichten Konzepts (max. 10 DIN A4 Seiten) anhand von 5 Unterkriterien mit 0-4 Punkten. Mindestpunktzahl 2, sonst Ausschluss. Bieter mit höchster Wertung erhält 100 Leistungspunkte.
Qualifikation und Erfahrung20%
Bewertung der Berufserfahrung und Qualifikation des Projektleiters und Projektteams anhand von 2 Unterkriterien mit 0-4 Punkten. Bieter mit höchster Wertung erhält 100 Leistungspunkte.

Preispunkte = 30 - 30 × (Angebotssumme Bieter - Angebotssumme niedrigstes Angebot) / Angebotssumme niedrigstes Angebot. Niedrigster Preis erhält 30 Punkte, doppelter Preis 0 Punkte. Leistungspunkte: Bieter mit höchster Wertungspunktzahl erhält 100 Leistungspunkte, übrige werden ins Verhältnis gesetzt. Summenkennzahl Z = Preispunktzahl + Leistungspunktzahl (max. 100 Pkt.). Zuschlag auf höchste Summenkennzahl.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen und Bewertungsformeln sind vollständig in den Vergabeunterlagen angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Hintergrund und Zielsetzung

Der Bauhof der Landeshauptstadt Potsdam (Arbeitsgebiet 'Bauhof' mit 14 Beschäftigten) soll von aktuell drei Standorten auf zwei funktionsfähige Standorte (Norden und Süden) umstrukturiert werden.Anlass: Stadtwachstum, geplante Bauhofstandorte ab 2028, Konsolidierungsdruck (Personalwirtschaftskonzept, Modernisierungsagenda, Haushaltskonsolidierung).Ziel: Aufbauorganisation weiterentwickeln, Ablauforganisation anpassen, Personalbedarf realistisch schätzen, organisatorische Voraussetzungen für die künftige Zwei-Standort-Struktur schaffen.

Leistungsbaustein 1 – Optimierung der Aufbauorganisation

Durchführung eines Benchmarkings als Grundlage.Variantenbetrachtung für das Organisationsmodell und Ermittlung einer Vorzugsvariante.Empfehlungen für die künftige Gestaltung der Lagerplätze sowie der Technik.Konkretisierung des Organisationsmodells: Führungsspannen, Vertretungsregelungen, Musterstellenbeschreibungen (ggf. mit Spezialisierungen).Berücksichtigung des künftigen Standorts 'Am Buchhorst' und des neuen Stützpunkts Nord (voraussichtlich ab 2028).Lösungskonzept zur Umsetzung der vorgeschlagenen Aufbauorganisation.

Leistungsbaustein 2 – Optimierung der Ablauforganisation

Erstellung eines Aufgabenkatalogs für den AG Bauhof.Erhebung und Analyse der Prozesse zu Inventarisierung des Umlaufvermögens sowie Materialein- und -ausgänge (Berücksichtigung des Rechnungsprüfungsamtsberichts).Prozesssteckbriefe für die Prozesse des Auftraggebers und Definition von Kernprozessen.IST-/Analyse-/SOLL-Prozessmodelle für bis zu fünf weitere Kernprozesse.Prüfung der Rufbereitschaftsregelungen und entsprechende Empfehlung.Personalbedarfsschätzung für den Bauhof.

Leistungsbaustein 3 – Projektbegleitende Leistungen

Durchführung von 10 Interviews mit relevanten Akteuren.Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von 4 Workshops.Diese Bausteine dienen der Beteiligung der Beschäftigten und Stakeholder sowie der Validierung der Konzepte.

Dokumentation und Liefergegenstände

AufgabenkatalogProzessmodelle (IST/Analyse/SOLL)Vorbereitung einer OrganisationsverfügungMusterstellenbeschreibungenPersonalbedarfsschätzungAbschlussberichtDetaillierter Meilensteinplan (vom Auftragnehmer zu erstellen)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zuverlässigkeit / Ausschlussgründe

Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB (Formblatt 4.1).Erklärung betrifft Bieter und – auf Verlangen – auch Nachunternehmer.Bei Bietergemeinschaften: für jedes Mitglied separat.Erklärung u. a. zu: Gewerbeanmeldung, Steuer- und Sozialversicherungspflichten, Insolvenzfreiheit, Mindestlohnverstößen, Schwarzarbeit/illegale Beschäftigung, Arbeitsschutz.

Fachliche Eignung (Befähigung, Fachkunde, Leistungsfähigkeit)

Unternehmensdarstellung (Formblatt 4.5) mit Rechtsform, Registereintrag, Stammkapital, vertretungsberechtigten Personen, Geschäftsfeldern.Konzept zur Leistungsqualität (max. 10 DIN A4 Seiten) mit Darstellung von Zeit-/Ablaufplan, Methodik, Kommunikation mit Akteuren und Auftraggeber, Qualifikationen.Kurzprofile, Abschlüsse, Zertifikate für Projektleitung und Team (in Kopie).

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Referenzen)

Unternehmensreferenzen (4.6): mind. 2 vergleichbare Projekte aus den letzten 5 Jahren; Organisationen mit mind. 200 Beschäftigten.Referenzen Projektleitung (4.7): mind. 2 personenbezogene Referenzen aus den letzten 5 Jahren; Organisationen mit mind. 200 Beschäftigten.Referenzen Projektteam (4.8): mind. 1 personenbezogene Referenz pro Teammitglied aus den letzten 5 Jahren; Organisationen mit mind. 200 Beschäftigten.Projektleitung: nachweisbare Berufserfahrung von mindestens 5 Jahren in der ausgeschriebenen Leistung.Projektteam: fachliche Qualifikation und nachgewiesene Erfahrung für alle geforderten Leistungsbereiche; angemessene Teamgröße für termingerechte Bearbeitung.Klarstellung (Bieterinformation Nr. 1): Die 200-Beschäftigten-Schwelle bezieht sich auf die Gesamtorganisation, nicht nur auf den inspizierten Teilbereich (z. B. Straßenunterhaltung). Berufsfeuerwehren mit mind. 200 Beschäftigten gelten als vergleichbar.

Einsatz von Unterauftragnehmern und Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften sind zugelassen (Erklärung Formblatt 4.2, gesamtschuldnerische Haftung).Eignungsleihe / Nachunternehmer zulässig (Erklärung Formblatt 4.3, ggf. 4.4 und 4.1 für NU).Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Vertragsrechtliche und compliance-bezogene Anforderungen

Einhaltung des Brandenburgischen Vergabegesetzes (BbgVergG): Vereinbarung 5.3 vom Bieter; 5.4 von Nachunternehmern/Verleihern.Mindestentgelt 13,00 EUR brutto/Std. (Stand 01.05.2021), Lohnnachweispflicht, Duldung von Stichprobenkontrollen.Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO (Vereinbarung 3.6): technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs), Benennung Datenschutzbeauftragter, EU/EWR-Verarbeitungsort.Vertragspflichten (aus Formblatt 3.2): Betriebshaftpflicht mind. 5 Mio. EUR je Schadensfall / 10 Mio. EUR pro Jahr; Personaleinsatz über die gesamte Vertragsdauer; Teilnahme an projektbezogenen Besprechungen.

Referenzprojekte

mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre (rückwirkend ab Angebotsfrist)

Unternehmensbezogene Referenzen: vergleichbare Organisationsuntersuchungen (Aufbau- und Ablauforganisation) im öffentlichen oder gewerblichen Sektor

Organisationen mit mindestens 200 Beschäftigten (Gesamtorganisation); laufende Projekte zählen, sofern bereits wesentliche vergleichbare Leistungen erbracht wurden; Angaben zu Auftraggeber, Ansprechpartner, Auftragswert, Leistungszeitraum und -beschreibung erforderlich

mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre (rückwirkend ab Angebotsfrist)

Personenbezogene Referenzen Projektleitung: Leitung vergleichbarer Organisationsuntersuchungen

Organisationen mit mindestens 200 Beschäftigten; auch Berufsfeuerwehren mit mind. 200 Beschäftigten anerkannt; nur abgeschlossene Projekte oder solche mit bereits erbrachten wesentlichen Leistungen

mindestens 1 pro Teammitglied ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre (rückwirkend ab Angebotsfrist)

Personenbezogene Referenzen je Projektteammitglied: Mitarbeit in vergleichbaren Organisationsuntersuchungen

Organisationen mit mindestens 200 Beschäftigten; je Teammitglied separates Formblatt 4.8

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.