1599-JR-Personalvermittlungsleistungen

BWI GmbH | Vergabekammer des Bundes beim BundeskartellamtBonn, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 27. April 2026

Angebotsfrist: —

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Worum es geht: Die BWI GmbH (IT-Dienstleister des Bundes) sucht Personalvermittler, die ihr dabei helfen, qualifizierte Fachkräfte in unbefristete Festanstellung zu vermitteln. Die Vermittler suchen passende Kandidaten am Markt, sprechen sie an, führen Vorauswahlgespräche und übergeben geeignete Profile an die BWI.

Was gefordert wird:

5 Lose mit unterschiedlichen fachlichen Schwerpunkten: IT/IT-Services, IT-Security, SAP, Cloud und Künstliche Intelligenz (KI)Pro Los werden 1–3 Vermittler als Rahmenvertragspartner bezuschlagtBeauftragung erfolgt bedarfsbezogen über Einzelaufträge nach dem Kaskadenprinzip (Reihenfolge je nach Ranking)Vergütung: prozentuale Vermittlungsprovision auf das Brutto-Jahresgehalt des vermittelten KandidatenVertragslaufzeit: bis zu 4 Jahre (1 Jahr Grundlaufzeit + 3 Optionsjahre)

Wichtige Regeln für Bieter:

Pro Bieter darf nur ein Los angeboten werdenTeilnahmeantrag bis 09.06.2026, 12:00 Uhr über die BWI-VergabeplattformNur Einzelbewerber oder Bietergemeinschaft, keine Unterauftragnehmer erlaubtErfolgsbasierte Vermittlung: keine Vermittlung von Freelancern, externen Ressourcen oder in Arbeitnehmerüberlassung

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Aktive Ausschreibung

HEUTE

Termin / FristAPR2026 OKT APR OKT APR OKT APR

Veröffentlichung27. Apr. 2026

Veröffentlichung29. Mai 2026

Bieterfragen-Fristca. 30. Mai 2026

Teilnahmefrist9. Juni 2026

Rügefrist9. Juni 2026

Angebotsaufforderungca. 16. Juni 2026

Angebotsfristca. 20. Juli 2026

Bindefristca. 20. Juli – 18. Sep. 2026

Vertragsbeginn1. Sep. 2026

Rahmenvertrag Laufzeit1. Sep. 2026 – 31. Aug. 2027

Verlängerung 11. Sep. 2027 – 31. Aug. 2028

Verlängerung 21. Sep. 2028 – 31. Aug. 2029

Verlängerung 31. Sep. 2029 – 31. Aug. 2030bis 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität4 Kriterien

Recruitingkanäle allgemein20%
Beschreibung der Recruitingstrategie und genutzter Sourcing-Kanäle
Direkt-Ansprache20%
Beschreibung des Einsatzes und Vorgehens bei der Direkt-Ansprache
Musterstellen30%
Exemplarisches Vorgehen zur Identifizierung qualifizierter Bewerber für Musterstellen
Vorauswahl30%
Beschreibung der professionellen Vorauswahl durch qualifiziertes Personal

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien und Gewichtungen vollständig im Dokument für LOT-0004 beschrieben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gemeinsamer Leistungsrahmen für alle 5 Lose

Gegenstand der Vermittlung:

Erfolgsbasierte Vermittlung von Kandidaten in unbefristete Festanstellung beim Auftraggeber (BWI GmbH)Ausschließlich künftige interne Mitarbeiter (m/w/d) der BWIVermittelte Kandidaten werden in den Fachbereichen der BWI (z.B. für Bundeswehr und Bundesverwaltung) eingesetzt

Was die Vermittler konkret tun:

1. Kandidaten suchen und identifizieren – z.B. über Direct Search, eigene Datenbanken, Social Media, Business-Netzwerke, telefonische Direktansprache

2. Briefing mit dem Auftraggeber – Anforderungsprofil gemeinsam konkretisieren

3. Erstansprache und Interview – Kandidaten kontaktieren, Qualifikation und Eignung prüfen (Sprache, Standort, Gehaltsvorstellung)

4. Vorauswahl – fachliche und qualitative Ersteinschätzung, ggf. Prüfung ob Kandidat in letzten 6 Monaten bereits beim AG war (Ausschluss)

5. Kandidatenprofile aufbereiten und übermitteln – Lebenslauf, Begründung der Eignung, Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit, Zeugnisse – Upload ins Bewerbermanagementsystem (BMS) der BWI

6. Auswahlprozess begleiten – Termine koordinieren, auf Wunsch an Bewerbungsgesprächen teilnehmen, Absagen kommunizieren

7. Reporting und Abstimmung – zweiwöchentliche Statusberichte mit Kennzahlen (Antwortquoten, Longlists/Shortlists, Absagegründe); virtuelle Termine alle zwei Wochen

Wichtige Ausschlüsse (gelten für alle Lose):

Keine Vermittlung von Freelancern, externen Ressourcen oder Personal anderer UnternehmenKeine Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ)Keine Vermittlung eigener angestellter Consultants des VermittlersLeistung endet mit Abschluss des Arbeitsvertrags zwischen BWI und Kandidat

Vergütung:

Erfolgsabhängige Provision: Prozentsatz des Brutto-Jahreszieleinkommens (12 Monatsgehälter + 13. Monatsgehalt) des vermittelten Kandidaten2 Meilensteine: 20% bei qualifiziertem Vorstellungsgespräch, Restbetrag bei EinstellungKeine Bereitstellungskosten, Nebenkosten oder Reisekostenerstattung

Sicherheits- und Datenschutzanforderungen:

Eingesetzte Dienstleister dürfen nicht die Staatsangehörigkeit von Staaten der 'Staatenliste' (§ 13 Abs. 1 Nr. 17 SÜG) besitzenVerpflichtung zur Einhaltung der Informationssicherheits-Anforderungen (Anlage 5 zum Rahmenvertrag, ISO 27002:2013 TOMs)Nutzung des Bewerbermanagementsystems (BMS) der BWIDatenschutz nach DSGVO; Vorlage 'Informationen zum Datenschutz gem. Art. 14 DSGVO' (Anhang 2 zur Leistungsbeschreibung) verbindlich verwendenKommunikation und sämtliche Unterlagen ausschließlich in deutscher Sprache

Vertragsstruktur und Abruf

Rahmenvereinbarung mit Einzelabrufen:

1 Jahr Grundlaufzeit + 3 Optionsjahre (Verlängerung um jeweils 1 Jahr, sofern BWI nicht 1 Monat vor Ablauf widerspricht)Maximale Gesamtlaufzeit: 4 Jahre (01.09.2026 – 31.08.2030)Beauftragung erfolgt bedarfsbezogen über Einzelaufträge nach dem Kaskadenprinzip (Rang 1 zuerst, dann Rang 2 usw.)Geschätzte Abnahmemengen (unverbindlich):Los 1: ca. 80 Vermittlungen pro Jahr (geschätzt)Lose 2–5: ca. 20 Vermittlungen pro Jahr (geschätzt)Geschätztes Bruttojahresgehalt je vermittelter Position: ca. 90.000 € (unverbindlicher Schätzwert)Keine Mindestabnahme; tatsächliche Mengen und Gehälter können abweichen

Weitere Vertragsleistungen (gilt für alle Lose):

Auftragsbestätigung innerhalb 3 Kalendertagen nach LeistungsanfrageBestelleingangsbestätigung am nächsten ArbeitstagLeistungsbeginn innerhalb 14 Kalendertagen nach EinzelauftragsabschlussKandidatensuche unverzüglich nach AuftragsbestätigungKontaktaufnahme mit Hiring Manager der BWI innerhalb 3 ArbeitstagenKoordination und Kommunikation mit Kandidaten im AuswahlprozessReporting und DokumentationVerpflichtung zur Bereitstellung der Vertragsleistungen über die Gesamtlaufzeit – keine Garantie für tatsächliche StellenbesetzungKostenfreie Nachbesetzung bei Rücktritt/Kündigung des vermittelten Kandidaten innerhalb 6 Monaten nach Einstellung (gilt nur für Los 1 explizit dokumentiert; sinngemäß für alle Lose)Rückerstattung der Vermittlungsprovision, wenn Nachbesetzung nicht innerhalb 3 Monaten erfolgreich

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Ausschlusskriterien (§§ 123, 124 GWB)

Diese Erklärung (Anlage 7) muss von Bewerber, allen Bietergemeinschaftsmitgliedern und Unterauftragnehmern separat eingereicht werden.

Zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB):

Keine rechtskräftige Verurteilung/Geldbuße wegen Straftaten: kriminelle/terroristische Vereinigungen (§§ 129, 129a, 129b StGB), Terrorismusfinanzierung (§ 89c), Geldwäsche (§ 261), Betrug/Subventionsbetrug gegen EU-Haushalt (§§ 263, 264), Bestechung/Bestechlichkeit (§§ 299, 299a, 299b, 108e, 108f, 333, 334, 335a StGB), Bestechung ausländischer Abgeordneter, Menschenhandel/Zwangsarbeit (§§ 232 ff.)Verstoß gegen Pflichten zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen

Fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB):

Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche VerpflichtungenZahlungsunfähigkeit, Insolvenz, Liquidation, TätigkeitseinstellungSchwere berufliche Verfehlung, IntegritätsverletzungWettbewerbsbeschränkende VereinbarungenInteressenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung durch VorbereitungseinbindungWesentliche mangelhafte Erfüllung früherer öffentlicher AufträgeSchwerwiegende Täuschung, Zurückhalten von AuskünftenUnzulässige Beeinflussungsversuche

Selbstreinigung (§ 125 GWB): Trotz vorliegendem Ausschlussgrund kann rehabilitiert werden durch Schadensausgleich, aktive Zusammenarbeit mit Ermittlungsbehörden und konkrete technische/organisatorische/personelle Maßnahmen – Nachweise sind mit dem Angebot einzureichen.

Sanktions- und Compliance-Anforderungen

Sanktionsverordnung (Anlage 2):

Bewerber darf nicht zu Personen/Unternehmen mit Russland-Bezug gehören (Art. 5k VO (EU) 833/2014): keine russische Staatsangehörigkeit, kein Sitz in Russland, keine Beteiligung >50%, kein Handeln im Namen solcher PersonenUnterauftragnehmer/Lieferanten mit >10% Auftragswert müssen ebenfalls sanktionskonform sein (auch während Vertragslaufzeit)Bewerber darf nicht Gegenstand von EU-Sanktionen (Anhang I VO (EU) 269/2014) sein und sich nicht im Eigentum oder unter Kontrolle gelisteter Personen befinden

Mindestlohn (Anlage 8):

Zahlung des gesetzlichen Mindeststundenlohns (§§ 1, 20 MiLoG)Verpflichtung auch von Unterauftragnehmern/Verleihern einholenNachweispflicht auf Anfrage des AG; Schadloshaltung bei VerstößenVorbehalt: Gewerbezentralregisterauskunft und Ausschluss nach § 19 MiLoG

Formale Anforderungen und Verfahrensregeln

Rechtsform und Beteiligung:

Jede Rechtsform zugelassen (auch Limited)Loslimitierung: Pro Bewerber nur 1 Los (auch nicht parallel als Einzel + Bietergemeinschaft); Verstöße führen zum Ausschluss beider BewerbungenBietergemeinschaften möglich (Anlage 5) – gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder, vertreten durch geschäftsführendes MitgliedUnterauftragnehmer möglich (Anlage 6 + 9) – aber gemäß Stammdaten nicht erlaubt (no)Eignungsleihe möglich (Anlagen 13 + 14) – bei wirtschaftlicher/finanzieller Eignungsleihe gesamtschuldnerische Haftung

Vertraulichkeit und Information:

Vertraulichkeitserklärung (Anlage 4) von Bewerber und allen UANVerschwiegenheit auch nach VerfahrensendeKonzernverbundene Unternehmen und freie Mitarbeiter als Dritte zu behandeln

Verfahrenssprache und Form:

Ausschließlich Deutsch (technische Fachbegriffe dürfen englisch sein)Fremdsprachige Unterlagen mit deutscher ÜbersetzungElektronische Einreichung über BWI-Vergabeplattform (AI Bietercockpit) – max. 900 MBSignatur: mindestens Textform (§ 126b BGB), fortgeschrittene/qualifizierte e-Signatur oder DocuSign zulässig

Allgemeine personelle und organisatorische Eignung

Verfügbarkeit und Erreichbarkeit (Anlagen 15, 16):

Verfügbarkeit des vom Auftragnehmer eingesetzten Recruiting-Teams über die Projektlaufzeit inkl. Vorgehen bei geplanten/ungeplanten AbwesenheitenErreichbarkeit werktags 9:00–18:00 Uhr zur StörungsannahmeWichtig: Diese Anforderungen betreffen das eigene Personal des Vermittlers – NICHT die vermittelten Kandidaten nach Vertragsschluss

Qualitätsmanagement (Anlage 14):

Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertige NormGültig zur Abgabefrist des TeilnahmeantragsBei Bietergemeinschaft: alle Mitglieder; bei Eignungsleihe: auch für verleihendes Unternehmen

Mitarbeiterqualifikation:

Eingesetzte Mitarbeiter müssen qualifiziert und autorisiert seinFließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (soweit Kommunikation mit AG umfasst)Ansprechpartner müssen die in der Leistungsbeschreibung geforderten Qualifikationen erfüllen

Informationssicherheit (Anlage 5 zum Rahmenvertrag):

ISMS nach anerkanntem Standard (z.B. ISO 27001, NIST 800-53, IT-Grundschutz)TOMs nach ISO 27002:2013Ansprechpartner für Informationssicherheit benennenVerpflichtung der Mitarbeiter und Sub-DienstleisterAudit-Rechte der BWI10 Jahre Vertraulichkeitspflicht nach Vertragsende

Referenzprojekte

Mind. 30 (Pflicht); max. 90 (inkl. Bepreisung) ReferenzenZeitraum: Letzte 36 Monate vor Veröffentlichung der EU-BekanntmachungVolumen: Umfang je Referenz in Euro (Summe der Provisionserlöse für Vermittlungsleistungen Los 1)

Mindestens 30 erfolgreich besetzte IT- und IT-Services-Stellen in Festanstellung, verteilt auf mindestens 5 unterschiedliche Auftraggeber (in den letzten 36 Monaten vor EU-Bekanntmachung). Bis zu 60 weitere Referenzen für Bepreisung möglich (B 1.1.2.1).

Pro Referenz: Auftraggeber (Größe, Branche, Mitarbeiterzahl), Ansprechpartner beim Kunden (zwingend, kein Verzicht möglich), Leistungsbeginn/-ende, Positionstitel, fachliche Anforderungen, Aufgaben, Standort, Gehaltsrange, verwendete Methoden, ausführliche nachvollziehbare Darstellung (Seite 3 des Templates). EU-Referenzen zulässig. Übergang aus Arbeitnehmerüberlassung in Festanstellung zählt. Anlage 11 (ggf. vervielfältigt bei >10 Referenzen).

Mind. 30 ReferenzenZeitraum: Letzte 36 Monate vor EU-BekanntmachungVolumen: Summe der Vermittlungsprovisionen je Referenz (im Los IT-Security)

Mindestens 30 erfolgreich besetzte IT-Security-Positionen in Festanstellung, verteilt auf mindestens 5 unterschiedliche Auftraggeber (in den letzten 36 Monaten).

Inhalt wie Los 1 (Auftraggeber, Ansprechpartner, Position, Methoden, ausführliche Darstellung) – Schwerpunkt IT-Security. Übergang aus ANÜ in Festanstellung zählt. Anlage 11.

Mind. 30 ReferenzenZeitraum: Letzte 36 Monate vor EU-BekanntmachungVolumen: Summe der Vermittlungsprovisionen je Referenz (im Los SAP)

Mindestens 30 erfolgreich besetzte SAP-Positionen in Festanstellung, verteilt auf mindestens 5 unterschiedliche Auftraggeber (in den letzten 36 Monaten).

Inhalt wie Los 1 – Schwerpunkt SAP. Übergang aus ANÜ in Festanstellung zählt. Anlage 11.

Mind. 30 ReferenzenZeitraum: Letzte 36 Monate vor EU-BekanntmachungVolumen: Summe der Vermittlungsprovisionen je Referenz (im Los Cloud)

Mindestens 30 erfolgreich besetzte Cloud-Positionen in Festanstellung, verteilt auf mindestens 5 unterschiedliche Auftraggeber (in den letzten 36 Monaten).

Inhalt wie Los 1 – Schwerpunkt Cloud-Technologien. Übergang aus ANÜ in Festanstellung zählt. Anlage 11.

Mind. 30 ReferenzenZeitraum: Letzte 36 Monate vor EU-BekanntmachungVolumen: Summe der Vermittlungsprovisionen je Referenz (im Los KI)

Mindestens 30 erfolgreich besetzte KI-Positionen in Festanstellung, verteilt auf mindestens 5 unterschiedliche Auftraggeber (in den letzten 36 Monaten).

Inhalt wie Los 1 – Schwerpunkt Künstliche Intelligenz. Übergang aus ANÜ in Festanstellung zählt. Anlage 11.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.