1599-JR-Personalvermittlungsleistungen

Gegenstand der Vermittlung:

• Erfolgsbasierte Vermittlung von Kandidaten in unbefristete Festanstellung beim Auftraggeber (BWI GmbH)
• Ausschließlich künftige interne Mitarbeiter (m/w/d) der BWI
• Vermittelte Kandidaten werden in den Fachbereichen der BWI (z.B. für Bundeswehr und Bundesverwaltung) eingesetzt

Was die Vermittler konkret tun:

1. Kandidaten suchen und identifizieren – z.B. über Direct Search, eigene Datenbanken, Social Media, Business-Netzwerke, telefonische Direktansprache

2. Briefing mit dem Auftraggeber – Anforderungsprofil gemeinsam konkretisieren

3. Erstansprache und Interview – Kandidaten kontaktieren, Qualifikation und Eignung prüfen (Sprache, Standort, Gehaltsvorstellung)

4. Vorauswahl – fachliche und qualitative Ersteinschätzung, ggf. Prüfung ob Kandidat in letzten 6 Monaten bereits beim AG war (Ausschluss)

5. Kandidatenprofile aufbereiten und übermitteln – Lebenslauf, Begründung der Eignung, Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit, Zeugnisse – Upload ins Bewerbermanagementsystem (BMS) der BWI

6. Auswahlprozess begleiten – Termine koordinieren, auf Wunsch an Bewerbungsgesprächen teilnehmen, Absagen kommunizieren

7. Reporting und Abstimmung – zweiwöchentliche Statusberichte mit Kennzahlen (Antwortquoten, Longlists/Shortlists, Absagegründe); virtuelle Termine alle zwei Wochen

Wichtige Ausschlüsse (gelten für alle Lose):

• Keine Vermittlung von Freelancern, externen Ressourcen oder Personal anderer Unternehmen
• Keine Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ)
• Keine Vermittlung eigener angestellter Consultants des Vermittlers
• Leistung endet mit Abschluss des Arbeitsvertrags zwischen BWI und Kandidat

Vergütung:

• Erfolgsabhängige Provision: Prozentsatz des Brutto-Jahreszieleinkommens (12 Monatsgehälter + 13. Monatsgehalt) des vermittelten Kandidaten
• 2 Meilensteine: 20% bei qualifiziertem Vorstellungsgespräch, Restbetrag bei Einstellung
• Keine Bereitstellungskosten, Nebenkosten oder Reisekostenerstattung

Sicherheits- und Datenschutzanforderungen:

• Eingesetzte Dienstleister dürfen nicht die Staatsangehörigkeit von Staaten der 'Staatenliste' (§ 13 Abs. 1 Nr. 17 SÜG) besitzen
• Verpflichtung zur Einhaltung der Informationssicherheits-Anforderungen (Anlage 5 zum Rahmenvertrag, ISO 27002:2013 TOMs)
• Nutzung des Bewerbermanagementsystems (BMS) der BWI
• Datenschutz nach DSGVO; Vorlage 'Informationen zum Datenschutz gem. Art. 14 DSGVO' (Anhang 2 zur Leistungsbeschreibung) verbindlich verwenden
• Kommunikation und sämtliche Unterlagen ausschließlich in deutscher Sprache

Rahmenvereinbarung mit Einzelabrufen:

• 1 Jahr Grundlaufzeit + 3 Optionsjahre (Verlängerung um jeweils 1 Jahr, sofern BWI nicht 1 Monat vor Ablauf widerspricht)
• Maximale Gesamtlaufzeit: 4 Jahre (01.09.2026 – 31.08.2030)
• Beauftragung erfolgt bedarfsbezogen über Einzelaufträge nach dem Kaskadenprinzip (Rang 1 zuerst, dann Rang 2 usw.)
• Geschätzte Abnahmemengen (unverbindlich):
• Los 1: ca. 80 Vermittlungen pro Jahr (geschätzt)
• Lose 2–5: ca. 20 Vermittlungen pro Jahr (geschätzt)
• Geschätztes Bruttojahresgehalt je vermittelter Position: ca. 90.000 € (unverbindlicher Schätzwert)
• Keine Mindestabnahme; tatsächliche Mengen und Gehälter können abweichen

Weitere Vertragsleistungen (gilt für alle Lose):

• Auftragsbestätigung innerhalb 3 Kalendertagen nach Leistungsanfrage
• Bestelleingangsbestätigung am nächsten Arbeitstag
• Leistungsbeginn innerhalb 14 Kalendertagen nach Einzelauftragsabschluss
• Kandidatensuche unverzüglich nach Auftragsbestätigung
• Kontaktaufnahme mit Hiring Manager der BWI innerhalb 3 Arbeitstagen
• Koordination und Kommunikation mit Kandidaten im Auswahlprozess
• Reporting und Dokumentation
• Verpflichtung zur Bereitstellung der Vertragsleistungen über die Gesamtlaufzeit – keine Garantie für tatsächliche Stellenbesetzung
• Kostenfreie Nachbesetzung bei Rücktritt/Kündigung des vermittelten Kandidaten innerhalb 6 Monaten nach Einstellung (gilt nur für Los 1 explizit dokumentiert; sinngemäß für alle Lose)
• Rückerstattung der Vermittlungsprovision, wenn Nachbesetzung nicht innerhalb 3 Monaten erfolgreich

Diese Erklärung (Anlage 7) muss von Bewerber, allen Bietergemeinschaftsmitgliedern und Unterauftragnehmern separat eingereicht werden.

Zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB):

• Keine rechtskräftige Verurteilung/Geldbuße wegen Straftaten: kriminelle/terroristische Vereinigungen (§§ 129, 129a, 129b StGB), Terrorismusfinanzierung (§ 89c), Geldwäsche (§ 261), Betrug/Subventionsbetrug gegen EU-Haushalt (§§ 263, 264), Bestechung/Bestechlichkeit (§§ 299, 299a, 299b, 108e, 108f, 333, 334, 335a StGB), Bestechung ausländischer Abgeordneter, Menschenhandel/Zwangsarbeit (§§ 232 ff.)
• Verstoß gegen Pflichten zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen

Fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB):

• Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen
• Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz, Liquidation, Tätigkeitseinstellung
• Schwere berufliche Verfehlung, Integritätsverletzung
• Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen
• Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung durch Vorbereitungseinbindung
• Wesentliche mangelhafte Erfüllung früherer öffentlicher Aufträge
• Schwerwiegende Täuschung, Zurückhalten von Auskünften
• Unzulässige Beeinflussungsversuche

Selbstreinigung (§ 125 GWB): Trotz vorliegendem Ausschlussgrund kann rehabilitiert werden durch Schadensausgleich, aktive Zusammenarbeit mit Ermittlungsbehörden und konkrete technische/organisatorische/personelle Maßnahmen – Nachweise sind mit dem Angebot einzureichen.

Sanktionsverordnung (Anlage 2):

• Bewerber darf nicht zu Personen/Unternehmen mit Russland-Bezug gehören (Art. 5k VO (EU) 833/2014): keine russische Staatsangehörigkeit, kein Sitz in Russland, keine Beteiligung >50%, kein Handeln im Namen solcher Personen
• Unterauftragnehmer/Lieferanten mit >10% Auftragswert müssen ebenfalls sanktionskonform sein (auch während Vertragslaufzeit)
• Bewerber darf nicht Gegenstand von EU-Sanktionen (Anhang I VO (EU) 269/2014) sein und sich nicht im Eigentum oder unter Kontrolle gelisteter Personen befinden

Mindestlohn (Anlage 8):

• Zahlung des gesetzlichen Mindeststundenlohns (§§ 1, 20 MiLoG)
• Verpflichtung auch von Unterauftragnehmern/Verleihern einholen
• Nachweispflicht auf Anfrage des AG; Schadloshaltung bei Verstößen
• Vorbehalt: Gewerbezentralregisterauskunft und Ausschluss nach § 19 MiLoG

Rechtsform und Beteiligung:

• Jede Rechtsform zugelassen (auch Limited)
• Loslimitierung: Pro Bewerber nur 1 Los (auch nicht parallel als Einzel + Bietergemeinschaft); Verstöße führen zum Ausschluss beider Bewerbungen
• Bietergemeinschaften möglich (Anlage 5) – gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder, vertreten durch geschäftsführendes Mitglied
• Unterauftragnehmer möglich (Anlage 6 + 9) – aber gemäß Stammdaten nicht erlaubt (no)
• Eignungsleihe möglich (Anlagen 13 + 14) – bei wirtschaftlicher/finanzieller Eignungsleihe gesamtschuldnerische Haftung

Vertraulichkeit und Information:

• Vertraulichkeitserklärung (Anlage 4) von Bewerber und allen UAN
• Verschwiegenheit auch nach Verfahrensende
• Konzernverbundene Unternehmen und freie Mitarbeiter als Dritte zu behandeln

Verfahrenssprache und Form:

• Ausschließlich Deutsch (technische Fachbegriffe dürfen englisch sein)
• Fremdsprachige Unterlagen mit deutscher Übersetzung
• Elektronische Einreichung über BWI-Vergabeplattform (AI Bietercockpit) – max. 900 MB
• Signatur: mindestens Textform (§ 126b BGB), fortgeschrittene/qualifizierte e-Signatur oder DocuSign zulässig

Verfügbarkeit und Erreichbarkeit (Anlagen 15, 16):

• Verfügbarkeit des vom Auftragnehmer eingesetzten Recruiting-Teams über die Projektlaufzeit inkl. Vorgehen bei geplanten/ungeplanten Abwesenheiten
• Erreichbarkeit werktags 9:00–18:00 Uhr zur Störungsannahme
• Wichtig: Diese Anforderungen betreffen das eigene Personal des Vermittlers – NICHT die vermittelten Kandidaten nach Vertragsschluss

Qualitätsmanagement (Anlage 14):

• Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertige Norm
• Gültig zur Abgabefrist des Teilnahmeantrags
• Bei Bietergemeinschaft: alle Mitglieder; bei Eignungsleihe: auch für verleihendes Unternehmen

Mitarbeiterqualifikation:

• Eingesetzte Mitarbeiter müssen qualifiziert und autorisiert sein
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (soweit Kommunikation mit AG umfasst)
• Ansprechpartner müssen die in der Leistungsbeschreibung geforderten Qualifikationen erfüllen

Informationssicherheit (Anlage 5 zum Rahmenvertrag):

• ISMS nach anerkanntem Standard (z.B. ISO 27001, NIST 800-53, IT-Grundschutz)
• TOMs nach ISO 27002:2013
• Ansprechpartner für Informationssicherheit benennen
• Verpflichtung der Mitarbeiter und Sub-Dienstleister
• Audit-Rechte der BWI
• 10 Jahre Vertraulichkeitspflicht nach Vertragsende