81314863-DBS Facility Management Beratung

Das DBS ist ein EU-weiter, elektronischer Bieterpool, in den geeignete Büros für die Vertragsdauer aufgenommen werden. Bei konkretem Bedarf ruft die GIZ einzelne Aufträge (sog. *Miniwettbewerbe*) ab und fordert alle zugelassenen Büros zur Angebotsabgabe auf. Die GIZ ist nicht verpflichtet, eine bestimmte Anzahl an Miniwettbewerben durchzuführen – Pflichten entstehen erst mit Zuschlag eines konkreten Einzelauftrags.

• Laufzeit des DBS: ca. 5 Jahre (05.03.2025 bis 05.03.2030)
• Geschätztes Gesamtvolumen: rund 253.000 EUR netto (über die gesamte Laufzeit)
• Leistungsorte: überwiegend Deutschland, einzelne Aufträge auch weltweit möglich
• Verfahrenssprache: Deutsch
• Nebenangebote: unzulässig – nur ein Hauptangebot pro Miniwettbewerb zulässig
• Zuschlag: auf das wirtschaftlichste Angebot, ausschließlich elektronisch

Die FM-Beratung umfasst – je nach Bedarf im Einzelfall – Leistungen zu:

• einzelnen Beratungsstufen der FM-Beratung (z. B. Vorplanung, Entwurfsplanung, Ausführungsplanung, Ausführungs- und Realisierungsphase)
• einzelnen Baukomponenten oder kleinen Baumaßnahmen
• nutzerspezifischen Fragestellungen
• allen notwendigen Beratungsstufen für eine Baukomponente oder eine komplette Baumaßnahme

Im Bedarfsfall unterstützt der Berater die GIZ auch beim Prozess der Ausschreibung der FM-Gewerke für die Zeit nach Ablauf der Gewährleistungsphase sowie während der gesamten Gebäudebetriebsphase.

Eine zentrale Aufgabe ist das Erstellen standardisierter Vergabeunterlagen für FM-Dienstleistungen. Diese bestehen typischerweise aus:

• Zeitplan
• Leistungsbeschreibung
• Leistungsverzeichnis
• Kostenschätzung
• Wertungsmatrix
• Preisspiegel
• Beantwortung von Bieterfragen
• Dokumentation des Vergabevorschlags

Ziel ist eine nachhaltige Gebäudekonzeption mit reduzierten Lebenszykluskosten (Energie, Wartung, Inspektion, Störungsbeseitigung, Instandhaltung, Ersatzteile, Sachverständigenprüfungen, Versicherungsprämien).

Im DBS werden parallel zwei Fachschwerpunkte ausgeschrieben, die der Berater abdecken können muss:

• Instandhaltungen: Beratung zu Instandhaltungs- und Wartungsstrategien, Erstellung zugehöriger Vergabeunterlagen
• Umzugsmanagement: Beratung und Vergabeunterlagen für die Planung und Durchführung von Umzügen

Je nach Anforderung im Einzelfall können auch folgende FM-Themen Gegenstand der Beratung sein:

• Betreiben, Warten, Inspizieren
• Instandsetzung, Bauwerks-, Revisionsakten und Dokumentation
• Kennzeichnung, Kabel- und Netzwerkmanagement
• Energiemanagement, Informationsmanagement
• Modernisieren, Sanieren, Umbauen
• Verpflegungsdienste / Kantine (inkl. Automaten)
• Datenverarbeitungsdienste
• Außenanlagen, Pflanzen, Winterdienst, Parkraummanagement
• Reinigungskonzept und Reinigungsdienste
• Gebäudesicherheit, Zugang, Schlüssel- und Schließanlagen, Sicherheitsdienste
• Betreiberverantwortungsanalyse
• Organisatorische und strategische Konzepte, Due Diligence
• Zertifizierungen, Prozessanalysen
• BIM (Building Information Modeling)
• Erstellen von Leistungsbeschreibungen und Leistungsverzeichnissen

Der Auftragnehmer stellt einen verantwortlichen FM-Planer, der alle Leistungen koordiniert und erbringt. Zu seinen Aufgaben gehört:

• Sicherstellung, dass alle Anforderungen der GIZ rechtzeitig an beteiligte Planer kommuniziert, überprüft, eingehalten und umgesetzt werden
• Prüfung von Dritt-Planunterlagen auf FM-spezifische Belange
• Klärung und Definition aller Schnittstellen
• Sicherstellung eines nachhaltig wirtschaftlichen und reibungslosen Gebäudebetriebs in jeder Phase
• Sicherstellung, dass die vereinbarten Qualitäten umgesetzt werden

Zusätzlich gelten folgende Bereitschaften:

• Fortlaufende, proaktive und eigenverantwortliche Zusammenarbeit mit der GIZ
• Regelmäßige, umfassende Information der GIZ über den Projektverlauf
• Teilnahme an allen für die Leistungserbringung notwendigen Projektbesprechungen
• Selbständige Beschaffung der für die Planung erforderlichen Unterlagen in Abstimmung mit der GIZ
• Vorlage sämtlicher erarbeiteter Leistungen an die GIZ vor Weitergabe an Dritte

Folgende Mindestanforderungen müssen erfüllt werden (Ausschlusskriterien):

• Durchschnittlicher Jahresumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre: mindestens 100.000 EUR
• Durchschnittliche Beschäftigtenzahl (ohne Führungskräfte) der letzten 3 Kalenderjahre: mindestens 1 Person
• Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen:
• Personenschäden: 1.500.000 EUR
• Sonstige Schäden: 500.000 EUR
• Die Versicherung muss über die gesamte Projektlaufzeit aufrechterhalten werden

Als Ausschlusskriterium sind mindestens 3 Referenzprojekte aus dem Bereich Facility Management Beratung vorzulegen. Diese müssen:

• laufen oder in den letzten 5 Jahren beendet worden sein
• jeweils ein Mindestauftragsvolumen von 7.000 EUR aufweisen
• die Erstellung von Vergabeunterlagen (Zeitplan, Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis, Kostenschätzung, Wertungsmatrix, Preisspiegel, Beantwortung von Bieterfragen, Dokumentation des Vergabevorschlags) beinhalten

Zusätzlich muss mindestens 1 Referenz die FM-Beratung im Bereich Instandhaltungsleistungen und mindestens 1 Referenz die FM-Beratung im Bereich Umzugsmanagement abdecken.

Pro Referenz sind anzugeben: fachliche Anforderungen, Beschreibung der erstellten Vergabeunterlagen, Vertragszeitraum, Auftragswert und Kontaktdaten der Referenzkund*innen. Die GIZ behält sich vor, die Referenzkund*innen zu kontaktieren. Maximal sind 10 Referenzen möglich.

Die Bewerber müssen – in der Regel über Referenzen und Personaleinsatz nachgewiesen – insbesondere über folgende Fachkenntnisse verfügen:

• Fundiertes Know-how in Planung und Ausführung der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA)
• Fachkenntnisse in Betriebs- und Instandhaltungskosten nach DIN 18960 und GEFMA
• Fachkenntnisse in Gebäudebetrieb und Facility Management nach EN 15221 / DIN 32736
• Verantwortlicher FM-Planer, der alle Leistungen koordiniert und erbringt

Im Teilnahmeantrag ist zu erklären, dass folgende Ausschlussgründe nicht vorliegen:

• Zwingende Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB
• Fakultative Ausschlussgründe gemäß § 124 Abs. 1 GWB
• Fakultative Ausschlussgründe gemäß § 124 Abs. 2 GWB (z. B. Wettbewerbsregistereinträge der letzten 3 Jahre)
• Ausschlussgründe gemäß § 22 LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz)
• EU-Russland-Sanktionen gemäß Art. 5 k) Abs. 1 VO (EU) 833/2014 (keine Staatsangehörigkeit / Niederlassung / > 50 %-Beteiligung / Anweisung durch Russland)

Bei Eignungsleihe oder Unterauftragnehmern > 10 % Auftragswert sind die entsprechenden Erklärungen auch für diese abzugeben. Falls ein Ausschlussgrund vorliegt, können Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB / § 22 LkSG erklärt werden (positiv bewertet). Während des Vergabeverfahrens neu auftretende Ausschlussgründe sind unverzüglich anzuzeigen.

Zusätzlich zu den Eigenerklärungen sind einzureichen:

• Handelsregisterauszug (max. 6 Monate alt, in Deutsch oder mit deutscher Übersetzung)
• Kurzes Firmenprofil (max. 20 Zeilen)
• Erklärung wirtschaftlich Berechtigter (≥ 25 % Anteil) gemäß § 3 Geldwäschegesetz (GWG)
• Unternehmenskennzahlen der letzten 3 Geschäftsjahre
• Eigenerklärung Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (Nachweis auf Anforderung)
• Anerkennung GIZ-Klauseln (Vorrang der GIZ-Vertragsbedingungen, keine eigenen AGB)
• KMU-Status / Unternehmensgröße nach EU-Definition bzw. Statistischem Bundesamt (zur Information)

Die Eignung muss während der gesamten DBS-Laufzeit aufrechterhalten werden. Änderungen sind unverzüglich mitzuteilen. Vor Zulassung prüft die GIZ zudem eine Sanktionslisten-Prüfung (UN- und EU-Sanktionslisten) sowie ein mögliches Scheinselbständigkeits-Risiko.

• Es ist ein federführendes Mitglied zu bestimmen und zu bevollmächtigen
• Von allen Mitgliedern unterschriebene Vereinbarung (GIZ-Muster) ist beizufügen
• Eigenerklärung zur Eignung ist für jedes Mitglied beizubringen
• Handelsregisterauszug für alle Mitglieder
• Referenzen aller Mitglieder sind zusammengefasst maximal 10 (gemeinsam)