Auswahl einer neuen ERP-Lösung

Die neue ERP-Lösung muss folgende Bereiche des Pfalzklinikums vollständig abdecken:

• Finanzbuchhaltung
• Materialwirtschaft
• Apotheke (Krankenhausapotheke des Pfalzklinikums)
• Controlling

Zusätzlich sollte die Lösung Personalwirtschaft/HR-Funktionalitäten vorsehen können (zumindest als Schnittstelle oder Erweiterungsmodul), da dies in den Referenzanforderungen als typisches ERP-Modul genannt wird.

• Lieferung eines integrierten ERP-Systems (ein System oder mehrere verbundene Systeme)
• Implementierung und Customizing gemäß den Prozessen des Pfalzklinikums
• Datenmigration aus dem bestehenden SAP-System in die neue Lösung
• Schulung der Anwender (Key User und Endanwender)
• Inbetriebnahme bis Ende 2027 (Go-Live-Frist; Support-Ende des Altsystems SAP Ende 2027)

• Moderne, interoperable Systemlandschaft mit standardisierten Schnittstellen
• Einbindung in die bestehende Anwendungslandschaft über offene, bidirektionale Schnittstellen (insbesondere zu Finanzbuchhaltungs- und Materialwirtschaftssystemen)
• Austausch strukturierter Daten als Kernanforderung
• Nutzung bereits vorhandener Technologien muss ermöglicht und bestmöglich unterstützt werden
• Bereitstellung eines integrierten, revisionssicheren und gesetzeskonformen Systems

• Laufender Support und Wartung über die gesamte Vertragslaufzeit
• Laufende Betreuung inklusive Anpassungen, Updates und Fehlerbehebung
• Betrieb wahlweise als On-Premises-Lösung, in einem externen Rechenzentrum oder als Cloud-/SaaS-Lösung (Betriebsmodell flexibel wählbar)
• Vertragslaufzeit: 60 Monate (ab Inbetriebnahme)

• Vollständige Ablösung des SAP-Systems
• Prozessuale Standardisierung, Digitalisierung und Automatisierung
• Reduktion von Medienbrüchen
• Zukunftsfähiges, integriertes Berichtswesen
• Modernisierung fachlicher und technischer Prozesse

• Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 GWB (zwingende und fakultative Ausschlussgründe)
• Keine Verstöße gegen § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG
• Keine Bezüge zu Russland gemäß Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014 (Anlage C)
• Verpflichtung zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns nach LTTG Rheinland-Pfalz (Anlage A)
• Bei Vorliegen von Ausschlussgründen besteht eine Informationspflicht des Bewerbers gegenüber dem Auftraggeber; ggf. Selbstreinigung nach § 125 GWB möglich
• Bewerbergemeinschaften: jedes Mitglied muss die Erklärungen einzeln abgeben

• Durchschnittlicher Jahresumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2023–2025) im Tätigkeitsbereich „Einführung eines ERP-Systems“: mindestens 1,5 Mio. EUR netto
• Bewertung (bis 5 Punkte): 11–30 Fachkräfte = 1 Pkt., 31–60 = 3 Pkt., > 60 = 5 Pkt. (Umsatz wird in der Stufe 1 als Mindestanforderung geprüft, Punkte werden über die Fachkräfte vergeben)

• Mindestens 10 aktuell angestellte deutschsprachige Fachkräfte (VZÄ) mit einschlägiger ERP-Expertise
• Aufschlüsselung in 5 Bereiche:
• Wartung / Support
• Cloud- oder Systembetrieb
• Consulting / technische Einführung
• Consulting / Fachberatung
• Entwicklung / Programmierung
• Bewertet mit bis zu 5 Punkten (11–30 = 1 Pkt., 31–60 = 3 Pkt., > 60 = 5 Pkt.)

• Benennung einer Projektleitung, die während der gesamten Umsetzungsphase verfügbar ist
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Projektleitungsaufgaben
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Einführung von ERP-Systemen

• Mindestens 3 Referenzprojekte (bei weniger erfolgt Ausschluss), maximal 5 werden gewertet
• Pro Referenz kumulativ:
• Lieferung, Implementierung/Customizing, laufender Support/Wartung und laufende Betreuung eines integrierten ERP-Systems inkl. Datenmigration und Anwenderschulung
• Gesundheitswirtschaft im deutschsprachigen Raum (Krankenhaus, Klinikverbund, Reha-Klinik o. ä.)
• Referenzauftraggeber mit mindestens 500 Mitarbeitenden (VZÄ)
• Go-Live nach dem 01.01.2019
• ERP-System mindestens 24 Monate produktiv im Einsatz
• Wertung: bis zu 13 Punkte pro Referenz (max. 65 Punkte gesamt):
• Integriertes FiBu- und Materialwirtschaftsmodul: 6 Pkt. – oder alternativ bidirektionale Schnittstellen (FiBu 2 Pkt. + MW 2 Pkt.)
• Abbildung von Apothekenprozessen: 5 Pkt.
• Öffentlicher Auftraggeber der Gesundheitswirtschaft: 2 Pkt.

• Gültiges Zertifikat nach ISO/IEC 27001 (oder vergleichbar); Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft, die nur Dienstleistungen erbringen und keine Software bereitstellen, sind ausgenommen
• Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen pro Schadensereignis:
• 3.000.000 EUR für Personenschäden
• 1.000.000 EUR für sonstige Schäden
• Alternativ: schriftliche Erklärung, im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen. Von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen.

• Eignungsleihe grundsätzlich möglich: andere Unternehmen können Kapazitäten bereitstellen (Verpflichtungserklärung Anlage G)
• Nachunternehmer grundsätzlich nicht erlaubt (laut Bekanntmachung); bei Berufung auf Referenzen/Fachkunde eines NU ist die Verpflichtungserklärung Anlage E erforderlich
• Während des laufenden Vergabeverfahrens dürfen zur Eignungsprüfung herangezogene NU nicht ausgetauscht oder weggelassen werden