Beratungsleistungen SAP FI/CO

Umfassende technische und funktionale Unterstützung im Bereich SAP Financial Accounting / Controlling:

• Umsetzung von Neu- und Änderungsanforderungen
• Aufzeigen geeigneter Implementierungsoptionen für geplante Maßnahmen
• Fachliche Begleitung bei der Realisierung
• Gemeinsames Bearbeiten priorisierter Themen (z. B. Einführung eines neuen Benutzerkonzepts)
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Fehlertickets
• Beratung und Unterstützung bei der Vorbereitung von Anträgen an die IT zur Umsetzung von Änderungen und Erweiterungen des SAP-Systems

Neben dem Kernmodul FI/CO sind folgende Module/Bereiche einzubeziehen:

• VIM (Vendor Invoice Management)
• TRM (Treasury Management)
• MM (Materials Management)
• SAC (SAP Analytics Cloud) – Reporting und Planung
• SAP Ariba
• Benutzerverwaltung (Erstellung von Benutzerkonzepten)
• Schnittstellen zu angebundenen Systemen

• Coaching- und Trainingsmaßnahmen zur gezielten Wissensvermittlung im Team
• Training-on-the-Job-Maßnahmen für einzelne Teammitglieder durch qualifizierte Berater
• Aufbau und Stärkung der Eigenkompetenz des VBG-internen Teams

Es ist ein schlagkräftiges Team zu stellen, das in der Summe alle geforderten Themen und Qualifikationen abdeckt. Gefordert sind vier Rollen mit definierten Mindestqualifikationen:

• Teamverantwortlicher / zentraler Ansprechpartner (inkl. Stellvertretung) – koordiniert das Team, ist zentraler Ansprechpartner für die VBG
• Principal Consultant – Senior-Experte für FI/CO mit tiefem betriebswirtschaftlichem Wissen
• Senior Consultant – erfahrener Berater für S/4HANA-Themen
• Consultant – Berater für operative Umsetzungsaufgaben

Alle Teammitglieder benötigen einen Hochschulabschluss (Informatik, Wirtschaftsinformatik oder BWL mit IT-Anteil) und fließende Deutschkenntnisse mindestens auf C1-Niveau. Erfahrung mit Microsoft Azure DevOps und Jira ist erforderlich.

• Geschätzter Gesamtumfang: rund 2.240 Stunden über maximal 4 Jahre
• Stundenverteilung (Richtwerte): Teamverantwortlicher ca. 224 Std., Principal Consultant ca. 828 Std., Senior Consultant ca. 828 Std., Consultant ca. 360 Std.
• Phasenweise parallele Bearbeitung von bis zu drei Arbeitseinheiten (Aufgabenpakete, Fehlertickets oder Kombinationen)
• Rund 30 Prozent der Leistung vor Ort am Standort Hamburg, der Rest remote
• IT-Ausstattung wird von der VBG gestellt; ein separater räumlicher Arbeitsbereich wird bereitgestellt
• Abrechnung in 0,25-Stunden-Schritten (kleinste Einheit 15 Minuten)
• Reisekosten sind in den Stundensätzen einzurechnen, Reisezeiten werden nicht vergütet

• Leistungsort: 22305 Hamburg, Massaquoipassage 1 (VBG-Hauptverwaltung)
• Vertragsform: Rahmenvereinbarung mit einem Anbieter (keine Aufteilung in Lose)
• Beauftragung über Einzelabrufe mittels EVB-IT Dienstvertrag
• Keine Abrufverpflichtung; Höchstwert der Abrufe: 336.000 EUR netto
• Vertragslaufzeit: 15.09.2026 bis 14.09.2029 (Mindestlaufzeit 3 Jahre), zwei Verlängerungsoptionen à 6 Monate bis maximal 14.09.2030

• Eintragung im Handels- oder Berufsregister (bzw. vergleichbarer Existenznachweis, etwa Gewerbeanmeldung)
• Nachweis wird mit dem Teilnahmeantrag als Kopie/Auszug eingereicht
• Bei Bewerbergemeinschaften: Handelsregisterauszug des geschäftsführenden Mitglieds

• Mindestjahresumsatz: 3.400.000 EUR netto im Bereich des Ausschreibungsgegenstands (Softwareentwicklung und Beratung) in jedem der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025)
• Personal: Mindestens 30 festangestellte zertifizierte SAP-Berater in jedem der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
• Bestehende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, Nachweis mit dem Teilnahmeantrag, Aufrechterhaltung während der gesamten Vertragsdauer
• Erklärung zur Zahlung von mindestens Tarif- oder Mindestlohn
• Erklärung zur wirtschaftlichen Verknüpfung (Einzelunternehmer, Konzernunternehmen oder sonstige Verknüpfung); ggf. Anlage mit aussagekräftigen Angaben

• Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte der letzten 3 Jahre im Bereich SAP-Beratung/Umsetzung (inkl. funktionaler Systemanalyse, Training/Coaching, Benutzerverwaltung), wobei mindestens zwei der Module FI/CO, VIM, TRM, MM oder SAC enthalten sein müssen; über alle Referenzen hinweg müssen alle fünf Module mindestens einmal abgedeckt sein
• Mindestens ein Referenzprojekt aus dem öffentlichen Dienst
• Formularzwang: ausschließlich Formblatt 'Anlage Referenz Nr. _' verwenden
• Wertung: bei mehr als 5 geeigneten Teilnahmeanträgen werden die 5 besten Bewerber ausgewählt; Bewertung mit max. 20 Punkten pro Referenz (10 Pkt. Projektdauer, 10 Pkt. inhaltliche Vergleichbarkeit); bei > 3 Referenzen arithmetische Mittelung

Die nachstehenden Mindestqualifikationen gelten für die vier vorgesehenen Teamrollen. Nachweise/Referenzen zu den Qualifikationen sind mit dem Angebot einzureichen.

• Teamverantwortlicher: Hochschulstudium; mind. 10 Jahre S/4HANA-Erfahrung; mind. 7 Jahre in einem der Themen (FI/CO, VIM, TRM, Benutzerkonzepte, SAC-Reporting/-Planung, SAP Ariba, MM); betriebswirtschaftliche Kenntnisse Finanzen/Controlling; mind. 7 Jahre IT-Projektmanagement im SAP-Umfeld
• Principal Consultant: Hochschulstudium; mind. 15 Jahre Erfahrung in SAP FI/CO-Projekten; umfangreiche betriebswirtschaftliche Kenntnisse; mind. 12 Jahre Testszenarien/-methoden, Optimierungsstrategien und IT-Projektmanagement im SAP-Umfeld; Erfahrung mit Microsoft Azure DevOps und Jira
• Senior Consultant: Hochschulstudium; mind. 7 Jahre S/4HANA-Erfahrung; mind. 5 Jahre in einem der genannten Themen; mind. 5 Jahre Testszenarien, Optimierungsstrategien und IT-Projektmanagement; Erfahrung mit Azure DevOps und Jira
• Consultant: Hochschulstudium; mind. 5 Jahre S/4HANA-Erfahrung; mind. 3 Jahre in einem der genannten Themen; mind. 3 Jahre Testszenarien/-methoden; Erfahrung mit Azure DevOps und Jira; optional Microsoft Visio
• Alle Teammitglieder: Deutsch fließend in Wort und Schrift, mindestens Niveau C1

• Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (keine Tatsachen gem. §§ 123, 124 GWB; kein Interessenkonflikt mit der VBG; keine Verstöße gegen §§ 22, 24 LkSG); ggf. Nachweis von Selbstreinigungsmaßnahmen gem. § 125 GWB
• Eigenerklärung Sanktionen 5k (keine Zugehörigkeit zu sanktionierten russischen Personen/Organisationen; keine Beteiligung solcher Unternehmen als UAN/Eignungsleiher/Lieferant oberhalb 10 % des Auftragswerts)
• Verpflichtung auf das Daten- und Sozialgeheimnis – verpflichtend, weil die VBG Sozialversicherungsträger ist (DS-GVO, BDSG, SGB I, SGB X); Geltung zeitlich unbegrenzt, auch nach Vertragsende; Rückgabe bzw. Vernichtung von Unterlagen mit Sozialdaten innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Aufforderung oder Vertragsbeendigung
• Verpflichtung zur Anerkennung der VOL/B in der bei Bereitstellung geltenden Fassung
• Eigene Preisermittlung und keine wettbewerbswidrigen Absprachen mit Mitbietern (auch nicht nach Angebotsabgabe)

• Bietergemeinschaften sind möglich: Benennung eines geschäftsführenden Mitglieds mit Vertretungsbefugnis und Annahmeberechtigung für Zahlungen; gesamtschuldnerische Haftung; Beachtung von § 1 GWB (keine wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen)
• Eignungsleihe gem. § 47 VgV ist möglich: Benennung eines Drittunternehmens, das die fehlenden Eignungskriterien erfüllt; Nachweis der tatsächlichen Verfügbarkeit der Ressourcen; keine Ausschlusstatbestände beim Drittunternehmen; Verpflichtungserklärung ist beizufügen oder spätestens nach Aufforderung vor Zuschlagserteilung einzureichen. Bei Eignungsleihe müssen die Dritten die Referenzen im Umfang der Eignungsleihe nachweisen und tatsächlich als Unterauftragnehmer eingesetzt werden
• Unterauftragnehmer sind nur nach vorheriger ausdrücklicher Zustimmung der VBG zulässig; Leistungen sind grundsätzlich im eigenen Unternehmen zu erbringen; Namen der UAN sind mit dem Teilnahmeantrag anzugeben; Verpflichtungserklärung UAN ist vor Zuschlagserteilung einzureichen

Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der Preis-Quotient-Methode:

• Preis: 40 %
• Bewertungskriterien gesamt: 60 %
• 50 % Qualifikation des eingesetzten Teams (Aufstellung, Qualifikation, Nachweise/Referenzen, Abdeckung der geforderten Themen)
• 25 % Auftragsdurchführungskonzept (Verfügbarkeit, Vertretung, Kommunikation, Ressourcenplanung, Skalierung, Umgang mit Leistungsstörungen, Personalgewinnung)
• 25 % Angebotspräsentation (Videokonferenz: Motivation, Organisation, Kompetenzen, Auftritt, Aufgabenverständnis, Gesamteindruck)

Punkteskala je Kriterium: 0–2 (mangelhaft), 3–6 (gut), 7–10 (sehr gut). Höchstzahl der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerber: 5 (Mindest 5).