Beschaffung von Entwicklungsleistungen für die Digitalisierung der akademischen Verwaltung auf Basis des koellisch-toolkit/koellisch-core-framework auf Microsoft Office365/Sharepoint

Entwicklung, Implementierung und Weiterentwicklung digitaler Verwaltungslösungen für die MUL-CT auf Basis des koellisch-toolkit / koellisch-core-framework in der Microsoft Office 365 / SharePoint-Umgebung.

• Aufbau performanter Informationstechnologie und digitaler Plattformen für die akademische Verwaltung
• Konzeption, Implementierung und Anpassung von Lösungen mit Kompatibilität zu Bestandssystemen
• Spezifikation und Realisierung von Schnittstellenanpassungen

Konzeption, Umsetzung und Ausbau der Module eines akademischen Gremien- und Sitzungsmanagements:

• Digitale Plattformen zur Sitzungsorganisation
• Elektronische Einladungssysteme
• Fristen- und Mandatsverwaltung
• Abstimmungs- und Beschlussdokumentation
• Integration rechtssicherer Kommunikations- und Dokumentationsprozesse
• Nutzerzentrierte Portale für Gremienmitglieder, angebunden an die zentrale Hochschulverwaltung

Konzeption und Umsetzung komplexer Workflows, u. a.:

• Digitalisierung und Automatisierung schlanker Verwaltungsprozesse
• Elektronische Aktenführung im Zulassungs- und Betreuungsprozess
• Rechtssichere Dokumentation von Fristen, Gutachten und Gremienentscheidungen
• Workflows für Antrags- und Prüfverfahren

• Design und Realisierung von Anbindungen an hochschulweite Plattformen (z. B. Forschungsinformationssysteme, Fördermitteldatenbanken, Berichtssysteme, externe Services)
• Fehleranalyse und -behebung im Ticketsystem inkl. Eskalationsmanagement
• Steuerung von Test- und Rollout-Phasen, Qualitätssicherung und technische Dokumentationen
• Funktionales Testing, Abnahmetests, Regressionstests

• Übernahme von (Teil-)Projektleitungen in Digitalisierungsprojekten
• Schulungen und Workshops für Key-User, Gremienmitglieder, Verwaltung und interne IT
• Coaching und Training interner IT-Mitarbeitender (nachhaltiger Kompetenzaufbau)
• Mitwirkung beim Übergang in den Regelbetrieb
• Erwartet: angrenzende Kompetenzen in Prozessoptimierung, Systemintegration, Trainings

• Abrechnungsmodell: Tagessätze (1 Tagessatz = 8 Zeitstunden, angebrochene anteilig)
• Tagessätze gelten über die gesamte Vertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoption
• Keine Mindestabnahme
• Keine Vergütung interner Steuerungsfunktionen (Teamleitung, stellv. Teamleitung, Managing Partner), interner Abstimmungen und Vertretungen
• Rechnungsstellung monatlich als Sammelrechnung mit Leistungsnachweis
• Rechnungen ausschließlich als PDF/PDF-A per E-Mail an finanzbuchhaltung@mul-ct.de unter Angabe der MUL-CT-Bestellnummer, mit Leistungsbestätigung als Anhang
• Erfüllungsort: Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem, Thiemstraße 111, 03048 Cottbus

• Handelsregistereintrag (juristische Personen) bzw. vergleichbarer Berufsregister-Nachweis – Nachweis gültig im laufenden Kalenderjahr
• Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (keine rechtskräftigen Verurteilungen, keine Insolvenz, keine schweren beruflichen Verfehlungen, keine Verstöße gegen AEntG, MiLoG, SchwarzArbG, AufenthG, LkSG; Steuern/Sozialversicherungen ordnungsgemäß entrichtet)
• Masernschutz-/IfSG-Bescheinigung für Vor-Ort-Mitarbeitende (Eigenerklärung im Bewerbungsverfahren, Nachweis im Auftragsfall) – fehlt diese, droht Ausschluss

• Berufshaftpflicht- und Vermögensschadenshaftpflichtversicherung
• Mindestdeckungssumme 1.000.000 EUR für Vermögensschäden
• Versicherer mit Zulassung in EU/EWR
• Ersatzleistung des Versicherers mind. das 2-fache der Deckungssumme pro Jahr
• Deckung über die gesamte Vertragslaufzeit uneingeschränkt
• Alternativ: Eigenerklärung über Abschluss im Auftragsfall
• Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023–2025) – Eigenerklärung
• Auf Verlangen: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (max. 6 Monate alt, gültig am Tag der Angebotsfrist)

• Zertifizierung DIN EN ISO 27001 oder gleichwertig
• Mindestens 2 Projektreferenzen (max. 5 wertbar), je eine aus:
• Kategorie 1: (Akademische) Verwaltung, digitales Vorgangsmanagement
• Kategorie 2: Akademisches Gremien- und Sitzungsmanagement
• Referenzen aus Zeitraum 2020–2025, durchgeführt an einer Universität/Hochschule als öffentlichem Auftraggeber (§ 98 GWB)
• Pflichtnutzung des bereitgestellten Referenzformulars (Kurzbeschreibung max. 1 Seite A4 Arial 11; ausführliche Projektbeschreibung max. 2 Seiten A4 Arial 11)
• Vergleichbare Leistung = Leitung und Unterstützung von Digitalisierungs- und Strukturprojekten an deutschen Universitäten/Hochschulen

• 4 unterschiedliche Profile zwingend durch jeweils verschiedene qualifizierte Personen zu besetzen (Mehrfachbesetzung ausgeschlossen)
• Profil 1: Entwickler:in koellisch-toolkit / koellisch-core-framework
• Sprachkenntnisse: Deutsch Level C1 oder höher (Nachweis erforderlich) – Projektsprache Deutsch
• Mindeststandard Personal (Durchschnitt 2023–2025):
• 15 fest angestellte Mitarbeitende
• davon mindestens 5 mit Berufsbezeichnung „Entwickler:in koellisch-toolkit / koellisch-core-framework"
• Nachweis in der Anlage „Eigenerklärung Umsatz / Mitarbeitende"

Bei Überschreitung der Maximalzahl von 3 Bewerbern erfolgt eine Auswahl anhand gewichteter Kriterien:

Anzahl eingereichter Referenzen:

• 2 Referenzen = 10 Punkte
• 3 Referenzen = 20 Punkte
• 4 Referenzen = 30 Punkte
• 5 Referenzen = 50 Punkte

Gesamtpersonal (Durchschnitt 2023–2025):

• > 20 MA = 10 Punkte
• 15–20 MA = 5 Punkte

Entwickler:innen koellisch (Durchschnitt 2023–2025):

• > 6 = 10 Punkte
• 5–6 = 5 Punkte

Höchster durchschnittlicher Jahresumsatz (vergleichbar, 2023–2025):

• Höchster = 10 Punkte
• Zweithöchster = 5 Punkte

• Verpflichtungserklärung BbgVergG (Formular 5.3 EU, rechtsverbindlich unterzeichnet) – ohne diese ist das Angebot unvollständig
• Bei Nachunternehmern/Verleihern: Vereinbarung Formular 5.4 EU entlang der gesamten NU-Kette
• Eigenerklärung Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) inkl. Anerkennung der Grundsatzerklärung des AG
• Sonderformular Russland-Embargo (Art. 5k1 VO (EU) 833/2014 i. d. F. VO (EU) 2022/576)
• Zahlung des Mindestarbeitsentgelts von 13,00 € brutto/Stunde (BbgVergG) an alle eingesetzten Beschäftigten; Duldung von Stichprobenkontrollen; Vorlage anonymisierter Lohn-/Gehaltsunterlagen
• Ausschluss bei LkSG-Verstößen ab bestimmten Bußgeld-Schwellen (§ 24 LkSG) bis zur nachgewiesenen Selbstreinigung (§ 125 GWB)

• Bietergemeinschaften sind zugelassen (gesamtschuldnerische Haftung, benannter bevollmächtigter Vertreter, Aufteilung der Leistungen, rechtsverbindliche Unterzeichnung)
• Eignungsleihe über andere Unternehmen möglich (Verpflichtungserklärung Formular 4.4 EU); bei wirtschaftlicher/finanzieller Eignungsleihe gesamtschuldnerische Haftung mit dem Bieter
• Unteraufträge: Art, Umfang und Benennung der weiterzugebenen Leistungen sind anzugeben
• Strategische Beschaffung: Soziale Beschaffung (soc-obj) – Kriterien siehe Vergabeunterlagen