Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem (MUL-CT) in Cottbus sucht ein Softwareentwicklungsunternehmen, das die digitale akademische Verwaltung auf Basis des bestehenden koellisch-toolkit / koellisch-core-framework auf Microsoft Office 365 / SharePoint weiterentwickelt, einführt und betreut.
Im Mittelpunkt stehen:
Aufbau und Weiterentwicklung digitaler Verwaltungslösungen (z. B. Antrags- und Prüfverfahren, e-Akten, Workflows)Konzeption und Umsetzung eines akademischen Gremien- und Sitzungsmanagements (Sitzungsorganisation, Fristen- und Mandatsverwaltung, rechtssichere Dokumentation)Anbindung an hochschulweite Systeme (z. B. Forschungsinformationssysteme, Fördermitteldatenbanken)
Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (zweistufig), maximal 3 Bewerber für die Angebotsphase. Keine klassische Verhandlungsrunde – ggf. sukzessive Reduktion.
Vertragslaufzeit: 4 Jahre ab 01.10.2026, mit Option auf ein weiteres Jahr.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertAktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristMAI2026 NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist Stufe I
Teilnahmefrist
Nachforderungsfrist Unterlagen
Prüfung Teilnahmeanträge
Aufforderung zur Angebotsabgabe
Bieterfragen-Frist Stufe II
Angebotsfrist
Verhandlungsgespräche
Wartefrist / Benachrichtigung
Zuschlag
Bindefrist
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Vertragsende
Verlängerung 1bis 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität3 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
- niedrigster Wertungspreis50%
Preiswertung basierend auf dem Angebotspreis
- Konzept50%
Bewertung des Konzepts zur Umsetzung einer Gremienverwaltung und des Betreuungs- und Betriebskonzepts
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien für Stufe II (Verhandlungsverfahren) sind mit Gewichtungen vollständig angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenArchitektur, Konzeption und Weiterentwicklung
Entwicklung, Implementierung und Weiterentwicklung digitaler Verwaltungslösungen für die MUL-CT auf Basis des koellisch-toolkit / koellisch-core-framework in der Microsoft Office 365 / SharePoint-Umgebung.
Aufbau performanter Informationstechnologie und digitaler Plattformen für die akademische VerwaltungKonzeption, Implementierung und Anpassung von Lösungen mit Kompatibilität zu BestandssystemenSpezifikation und Realisierung von Schnittstellenanpassungen
Gremien- und Sitzungsmanagement
Konzeption, Umsetzung und Ausbau der Module eines akademischen Gremien- und Sitzungsmanagements:
Digitale Plattformen zur SitzungsorganisationElektronische EinladungssystemeFristen- und MandatsverwaltungAbstimmungs- und BeschlussdokumentationIntegration rechtssicherer Kommunikations- und DokumentationsprozesseNutzerzentrierte Portale für Gremienmitglieder, angebunden an die zentrale Hochschulverwaltung
Workflows, e-Akte und Dokumentation
Konzeption und Umsetzung komplexer Workflows, u. a.:
Digitalisierung und Automatisierung schlanker VerwaltungsprozesseElektronische Aktenführung im Zulassungs- und BetreuungsprozessRechtssichere Dokumentation von Fristen, Gutachten und GremienentscheidungenWorkflows für Antrags- und Prüfverfahren
Schnittstellen, Integration und Test
Design und Realisierung von Anbindungen an hochschulweite Plattformen (z. B. Forschungsinformationssysteme, Fördermitteldatenbanken, Berichtssysteme, externe Services)Fehleranalyse und -behebung im Ticketsystem inkl. EskalationsmanagementSteuerung von Test- und Rollout-Phasen, Qualitätssicherung und technische DokumentationenFunktionales Testing, Abnahmetests, Regressionstests
Projektleitung, Schulung und Betrieb
Übernahme von (Teil-)Projektleitungen in DigitalisierungsprojektenSchulungen und Workshops für Key-User, Gremienmitglieder, Verwaltung und interne ITCoaching und Training interner IT-Mitarbeitender (nachhaltiger Kompetenzaufbau)Mitwirkung beim Übergang in den RegelbetriebErwartet: angrenzende Kompetenzen in Prozessoptimierung, Systemintegration, Trainings
Abrechnung und Rahmenbedingungen
Abrechnungsmodell: Tagessätze (1 Tagessatz = 8 Zeitstunden, angebrochene anteilig)Tagessätze gelten über die gesamte Vertragslaufzeit inkl. VerlängerungsoptionKeine MindestabnahmeKeine Vergütung interner Steuerungsfunktionen (Teamleitung, stellv. Teamleitung, Managing Partner), interner Abstimmungen und VertretungenRechnungsstellung monatlich als Sammelrechnung mit LeistungsnachweisRechnungen ausschließlich als PDF/PDF-A per E-Mail an finanzbuchhaltung@mul-ct.de unter Angabe der MUL-CT-Bestellnummer, mit Leistungsbestätigung als AnhangErfüllungsort: Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem, Thiemstraße 111, 03048 Cottbus
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung zur Berufsausübung
Handelsregistereintrag (juristische Personen) bzw. vergleichbarer Berufsregister-Nachweis – Nachweis gültig im laufenden KalenderjahrEigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (keine rechtskräftigen Verurteilungen, keine Insolvenz, keine schweren beruflichen Verfehlungen, keine Verstöße gegen AEntG, MiLoG, SchwarzArbG, AufenthG, LkSG; Steuern/Sozialversicherungen ordnungsgemäß entrichtet)Masernschutz-/IfSG-Bescheinigung für Vor-Ort-Mitarbeitende (Eigenerklärung im Bewerbungsverfahren, Nachweis im Auftragsfall) – fehlt diese, droht Ausschluss
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Berufshaftpflicht- und VermögensschadenshaftpflichtversicherungMindestdeckungssumme 1.000.000 EUR für VermögensschädenVersicherer mit Zulassung in EU/EWRErsatzleistung des Versicherers mind. das 2-fache der Deckungssumme pro JahrDeckung über die gesamte Vertragslaufzeit uneingeschränktAlternativ: Eigenerklärung über Abschluss im AuftragsfallUmsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023–2025) – EigenerklärungAuf Verlangen: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (max. 6 Monate alt, gültig am Tag der Angebotsfrist)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Zertifizierung DIN EN ISO 27001 oder gleichwertigMindestens 2 Projektreferenzen (max. 5 wertbar), je eine aus:Kategorie 1: (Akademische) Verwaltung, digitales VorgangsmanagementKategorie 2: Akademisches Gremien- und SitzungsmanagementReferenzen aus Zeitraum 2020–2025, durchgeführt an einer Universität/Hochschule als öffentlichem Auftraggeber (§ 98 GWB)Pflichtnutzung des bereitgestellten Referenzformulars (Kurzbeschreibung max. 1 Seite A4 Arial 11; ausführliche Projektbeschreibung max. 2 Seiten A4 Arial 11)Vergleichbare Leistung = Leitung und Unterstützung von Digitalisierungs- und Strukturprojekten an deutschen Universitäten/Hochschulen
Personelle Anforderungen
4 unterschiedliche Profile zwingend durch jeweils verschiedene qualifizierte Personen zu besetzen (Mehrfachbesetzung ausgeschlossen)Profil 1: Entwickler:in koellisch-toolkit / koellisch-core-frameworkSprachkenntnisse: Deutsch Level C1 oder höher (Nachweis erforderlich) – Projektsprache DeutschMindeststandard Personal (Durchschnitt 2023–2025):15 fest angestellte Mitarbeitendedavon mindestens 5 mit Berufsbezeichnung „Entwickler:in koellisch-toolkit / koellisch-core-framework"Nachweis in der Anlage „Eigenerklärung Umsatz / Mitarbeitende"
Auswahlkriterien & Bonus-Punkte (bei mehr als 3 geeigneten Bewerbern)
Bei Überschreitung der Maximalzahl von 3 Bewerbern erfolgt eine Auswahl anhand gewichteter Kriterien:
Anzahl eingereichter Referenzen:
2 Referenzen = 10 Punkte3 Referenzen = 20 Punkte4 Referenzen = 30 Punkte5 Referenzen = 50 Punkte
Gesamtpersonal (Durchschnitt 2023–2025):
> 20 MA = 10 Punkte15–20 MA = 5 Punkte
Entwickler:innen koellisch (Durchschnitt 2023–2025):
> 6 = 10 Punkte5–6 = 5 Punkte
Höchster durchschnittlicher Jahresumsatz (vergleichbar, 2023–2025):
Höchster = 10 PunkteZweithöchster = 5 Punkte
Auftragsausführungsbedingungen & Pflichtformulare
Verpflichtungserklärung BbgVergG (Formular 5.3 EU, rechtsverbindlich unterzeichnet) – ohne diese ist das Angebot unvollständigBei Nachunternehmern/Verleihern: Vereinbarung Formular 5.4 EU entlang der gesamten NU-KetteEigenerklärung Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) inkl. Anerkennung der Grundsatzerklärung des AGSonderformular Russland-Embargo (Art. 5k1 VO (EU) 833/2014 i. d. F. VO (EU) 2022/576)Zahlung des Mindestarbeitsentgelts von 13,00 € brutto/Stunde (BbgVergG) an alle eingesetzten Beschäftigten; Duldung von Stichprobenkontrollen; Vorlage anonymisierter Lohn-/GehaltsunterlagenAusschluss bei LkSG-Verstößen ab bestimmten Bußgeld-Schwellen (§ 24 LkSG) bis zur nachgewiesenen Selbstreinigung (§ 125 GWB)
Bietergemeinschaften, Unteraufträge & Eignungsleihe
Bietergemeinschaften sind zugelassen (gesamtschuldnerische Haftung, benannter bevollmächtigter Vertreter, Aufteilung der Leistungen, rechtsverbindliche Unterzeichnung)Eignungsleihe über andere Unternehmen möglich (Verpflichtungserklärung Formular 4.4 EU); bei wirtschaftlicher/finanzieller Eignungsleihe gesamtschuldnerische Haftung mit dem BieterUnteraufträge: Art, Umfang und Benennung der weiterzugebenen Leistungen sind anzugebenStrategische Beschaffung: Soziale Beschaffung (soc-obj) – Kriterien siehe Vergabeunterlagen
Referenzprojekte
mind. 1 (max. 5 insgesamt werden gewertet) ReferenzenZeitraum: 2020–2025, abgeschlossen oder in fortgeschrittener BearbeitungVolumen: k. A. (Auftragsvolumen in EUR als Pflichtangabe im Referenzformular)
Kategorie 1: Erfahrung mit Digitalisierung/Weiterentwicklung von Prozessen und Systemen in der akademischen Verwaltung (z. B. digitale Antrags-/Prüfverfahren, elektronische Aktenführung, Workflow-Automatisierung, rechtssichere Dokumentation von Fristen/Gutachten/Gremienentscheidungen, Schnittstellen zu Forschungsinformationssystemen/Fördermitteldatenbanken/Berichtssystemen)
An einer Universität/Hochschule, die öffentlicher Auftraggeber i. S. v. § 98 GWB ist. Pflichtnutzung des bereitgestellten Referenzformulars (Kurzbeschreibung max. 1 Seite A4 Arial 11, ausführliche Projektbeschreibung max. 2 Seiten A4 Arial 11).
mind. 1 (max. 5 insgesamt werden gewertet) ReferenzenZeitraum: 2020–2025, abgeschlossen oder in fortgeschrittener BearbeitungVolumen: k. A. (Auftragsvolumen in EUR als Pflichtangabe im Referenzformular)
Kategorie 2: Erfahrung mit digitalen Lösungen für Organisation, Durchführung und Dokumentation akademischer Gremien- und Sitzungsarbeit (z. B. Plattformen zur Sitzungsorganisation, elektronische Einladungssysteme, Fristen- und Mandatsverwaltung, Abstimmungs- und Beschlussdokumentation, rechtssichere Kommunikations- und Dokumentationsprozesse, nutzerzentrierte Portale für Gremienmitglieder, Anbindung an zentrale Hochschulverwaltung, Schulungs-/Change-Maßnahmen)
An einer Universität/Hochschule, die öffentlicher Auftraggeber i. S. v. § 98 GWB ist. Pflichtnutzung des bereitgestellten Referenzformulars.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 42%4–10 · 30%11+ · 27%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Formale Nachweise & Eigenerklärungen
Eignung – Befähigung, Finanzen, Personal
Eignung – Referenzen (mindestens 2, je eine pro Kategorie)
Bietergemeinschaften, Unteraufträge & Eignungsleihe
Angebotsinhalte Stufe II (zweite Verfahrensstufe)
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem KdöR | Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Anschrift
03048 Cottbus
Ort
03048 Cottbus
Kategorie
SAP-Beratung
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Angebotsfrist
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Auftraggeber-Website
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