Betrieb SAP S/4HANA und ERP-Systeme 2027 bis 2031: Hosting, Wartung und Weiterentwicklung unserer SAP-Umgebung für 4 Jahre

Zu betreibende Systeme (S/4HANA): 1 Entwicklungssystem, 1 Testsystem, 1 Produktivsystem – S/4HANA 2021 (S4CORE 106), Module FI, CO, PS, SD, MM, CATS, HR-Ministamm, Datenbank SAP HANA 2.0, 3 Buchungskreise (GmbH).

Altsystem (Archiv, nur lesender Zugriff): SAP ERP 6.0 (APPL 600 SP 0028), Module FI, CO, AA, Oracle 10.2, ca. 100–150 GB, 5 Buchungskreise + 18 Buchungskreise Treuhänderschaften.

Hosting der SAP-Umgebung in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers in einem Rechenzentrum in Deutschland oder mit vergleichbarer Sicherheitsbasis im EWR.

Infrastruktur: ausfallsichere Internetverbindung, Bereitstellung und Betrieb der Server-/Storage-Systeme, Speicherwachstum 5–8 % p.a. (aktuell ca. 4,5 TB).

Datensicherung nach SAP-Vorgaben:

• Online-/Offline-Sicherung max. 6 Std.
• Tagessicherung Produktiv-DB: 30 Tage; Wochensicherung: 30 Tage; Monatssicherung: 1 Jahr; Jahressicherung: 10 Jahre
• Tagessicherung aktive Filesysteme: 32 Tage; nicht aktive Filesysteme: 60 Tage
• Konsolidierungssystem wöchentlich: 30 Tage
• Sicherung Entwicklungssystem täglich: 30 Tage
• Sicherung vor Releasewechsel: 10 Jahre
• Logfiles mind. 30 Tage

Backup und Infrastrukturerweiterungen sind im Basisbetrieb enthalten.

Wartungsfenster: jedes 3. Wochenende im Monat (ggf. vorausgehender Freitagabend); Datenbankreorganisation mind. alle 14 Tage am Wochenende.

Servicezeiten: Hotline Mo–Fr 08:00–18:00 Uhr; bedienter Produktivbetrieb Mo–Fr 06:00–20:00 Uhr; unbedienter Betrieb Mo–Fr 20:00–06:00 Uhr und Sa/So/Feiertage 24 h.

Reaktionszeiten (Service Level):

• Eingangsbestätigung Request: 1 Werktag
• Notfall-Eskalation: Information an AG spätestens 15 Min nach Bekanntwerden, Statusbericht 1 Std. nach Eskalation
• Wiederherstellung Produktionssystem im Katastrophenfall: max. 8 Std.
• Wiederherstellung Entwicklungs-/Konsolidierungssysteme: max. 24 Std.

Change-Management: Emergency Changes ohne Vorlauf; Minor Changes 1 Woche; Major/Medium Changes 2 Wochen.

Sonderkündigungsrecht des AG bei <95 % mittlerer monatlicher Verfügbarkeit an 3 aufeinanderfolgenden Monaten oder 6 Monaten/Jahr.

• Information über neue Support-Packages, Security Patches sowie Major-/Minor Releases zeitnah nach Verfügbarkeit
• Jährliche Systemaktualisierung (Support-Packages) in Absprache mit dem AG; im Basisbetrieb sind bis zu 2 Personentage Customizing je Aktualisierung enthalten
• Releasewechsel: Durchführung nur auf gesonderte schriftliche Beauftragung (gesonderte Vergütung)

Falls eine Migration vom bisherigen Dienstleister erforderlich ist:

• Systemkopie SAP S/4HANA und SAP ERP 6.0 vom bisherigen Anbieter auf Zielserver des Auftragnehmers
• Terminplan in Abstimmung mit dem AG; voraussichtlicher Migrationstermin 28.03.2027
• AG stellt Personal Mo–Fr 08:00–18:00 Uhr zur Unterstützung bereit
• Vergütung: einmalig nach Aufwand; Zahlung 4 Wochen nach Fertigstellung
• Andernfalls keine Migration erforderlich (dieser Fall wird positiv gewertet)

Umfang (u.a.):

• Stammdatenanpassungen in FI, CO, PS, SD, MM, CATS, HR
• Kontenfindungen, Steuerschlüssel
• Schnittstellenprogrammierungen
• Elektronische Kontoauszugsverarbeitung
• Wirtschaftsplanung Plan-Ist (Stammdaten, Umlagen, Versionen)
• Gemeinkostenberechnung auf Kostenstellenebene (Stammdaten, Dokumentation)
• Fehlerbehebung im Zusammenhang mit Customizing
• SAP Workflows
• Einrichtung neuer Buchungskreise auf Anforderung

Kapazitäten: bis max. 20 Personentage p.a. (keine Abnahmepflicht des AG).

Vergütung: nach tatsächlich abgerufenen Leistungszeiten gegen Rechnung; Tagessätze (8 Std.) Remote und Vor-Ort (inkl. Reisekosten) nach Preisblatt.

• Dauerhaft funktionierende Firewall-VPN-Verbindung für SAP-GUI, Fiori-Apps, Datentransfers (RFC, SQL)
• Zuordnung und Anpassung von Berechtigungen nach AG-Vorgabe
• Wöchentliche Berichte (Fehlerverfolgungsliste, Service Requests, Change Requests) bis 09:00 Uhr am 1. Werktag der Folgewoche
• Monatliche Berichte (Management Summary, SLA-Statistik, IT-Security, kaufmännisches Reporting) bis 10. Kalendertag des Folgemonats
• Anpassung Betriebsführungshandbuch (BHB) bei Änderungen max. 4 Wochen nach Änderung

Eigenes, geschultes Personal für den Basisbetrieb; deutschsprachige, kompetente Ansprechpartner Mo–Fr 08:00–18:00 Uhr per Telefon und E-Mail; verbindliche Benennung von Projektleiter, Stellvertreter und Ansprechpartner für Reklamationen.

• Eintragung im Handelsregister oder Eigenerklärung mit HR-Nummer (bzw. vergleichbarer Nachweis)
• Keine Verurteilungen / Ausschlussgründe nach §§ 123 Abs. 1–4 und 124 Abs. 1 GWB
• Kein Ausschluss nach § 19 Abs. 1 und 3 MiLoG (kein Bußgeld ≥ 2.500 € nach § 21 MiLoG)
• Keine Ausschlussgründe nach Art. 5k VO (EU) 2022/576 (Russland-Sanktionen) – auch für Unterauftragnehmer/Lieferanten mit >10 % Auftragswert
• Verpflichtungserklärung § 20 Mindestlohngesetz (Tariftreue/Mindestlohn, auch für Nachunternehmer und Verleihunternehmen)
• Eigenerklärung Berufsgenossenschafts-Mitgliedschaft
• Eigenerklärung Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (landes-/regionsübliche Deckungssumme)

Angaben zu den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren:

• Gesamtumsatz (netto, je Jahr)
• Umsatz mit entsprechenden Dienstleistungen (Tätigkeitsbereich der ausgeschriebenen Leistung, netto, je Jahr)
• Gesamtpersonal (Anzahl)
• Personal für entsprechende Dienstleistungen (Anzahl)
• Bereitschaft/Erklärung, dass eine Haftpflichtversicherung gemäß den Anforderungen im Auftragsfall vorliegt

Ausschlusskriterien (mit Ja/Nein zu beantworten):

• Hostet der Bieter mehr als 4 SAP-Systeme (R/3 und S/4HANA)?
• Hostet der Bieter vergleichbare SAP-Systeme für öffentliche Auftraggeber?
• Hostet der Bieter seit mehr als 3 Jahren mind. 2 öffentliche Auftraggeber?
• Verfügt der Bieter über eine ausfallsichere Internetverbindung?
• Werden Daten auf Servern/Storage ausschließlich in einem Rechenzentrum in Deutschland oder mit vergleichbarer Sicherheitsbasis im EWR verarbeitet und gespeichert?
• Werden EU/DS-GVO, deutsche und hessische Datenschutzvorgaben eingehalten?
• Erfolgt die Datensicherung gemäß den Vorgaben und Richtlinien von SAP?
• Kann der Bieter eigenes, geschultes Personal für den Basisbetrieb bereitstellen?
• Kann der Bieter deutschsprachige Ansprechpartner Mo–Fr 08:00–18:00 Uhr bereitstellen?

Migration:

• Falls eine Migration erforderlich ist: hat der Bieter in den letzten 3 Jahren eine oder mehrere Migrationen durchgeführt?
• Wird die Migration anhand der SAP-Vorgaben durchgeführt?
• Wird die Migration von zertifiziertem Fachpersonal durchgeführt?
• (Ist keine Migration erforderlich, führt „Nein" nicht zum Ausschluss.)

Customizing:

• Verfügt der Bieter/Bietet der Bieter Experten mit Kenntnissen in FI, CO, PS, SD, MM, CATS, HR?
• Sind betriebswirtschaftliche und finanzmathematische Kenntnisse vorhanden?
• Sind Kenntnisse in Projektarbeit/-leitung vorhanden?
• Ist der dauerhafte Einsatz qualifizierter Mitarbeiter für SAP-Services sichergestellt?

Zusätzlich:

• Vorlage von Kurzprofilen Projektleiter und Stellvertreter
• Verbindliche Benennung von Projektleiter, Stellvertreter und Ansprechpartner für Reklamationen mit Kontaktdaten

• Mindestens 3 verschiedene Referenzaufträge (Anhänge Dok-Nr. 15)
• Bezugszeitraum: nicht älter als 3 Jahre vor Versendung der Bekanntmachung (Projektstart darf davor liegen)
• Drei Anforderungen (1: Basisbetrieb

• Eignung zur 2. Verfahrensstufe (Auswahl von 3–5 Bewerbern)
• Eignung auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
• Elektronische Angebotsabgabe verpflichtend über eHAD
• Verhandlungen in der 2. Stufe nicht zwingend erforderlich
• Sprache: Deutsch
• Nachforderung fehlender Unterlagen: 6 Kalendertage

Wertung 2. Stufe: 50 % Preis, 50 % Qualität der Konzeptskizze.

Wettbewerbsbegrenzung 2. Stufe: max. 5 Bewerber, min. 3 Bewerber; sukzessive Reduzierung möglich.

Bindefrist des Angebots: 31.10.2026.

Zuschlag (geplant): 27.10.2026.