Einführung einer SaaS-Lösung für das Lieferantenmanagement

Die Stromnetz Berlin GmbH sucht einen Anbieter für eine unternehmensweite SaaS-Lösung (Software as a Service) für das Lieferantenmanagement. Sie löst das veraltete, selbst entwickelte VFM-Portal ab.

Das neue Tool soll den gesamten Lieferantenlebenszyklus abbilden: Registrierung, Qualifizierung, Bewertung, Entwicklung, Steuerung und Beendigung von Lieferantenbeziehungen. Es wird in mindestens den Bereichen Einkauf, IT, Arbeitssicherheit und technische Bereiche eingesetzt und muss eine durchgängige SAP-Anbindung bieten, sodass manuelle Datenpflege in Excel/SharePoint entfällt.

Das Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (zweistufig). Zunächst ist ein Teilnahmeantrag mit Eignungsnachweisen und Referenzen einzureichen. Geeignete Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert; Zuschlag erfolgt nach Verhandlung.

Vertragslaufzeit: 5 Jahre Grundlaufzeit (ab 01.01.2027) mit 2 Verlängerungsoptionen à 2 Jahre (max. 8 Jahre bis Ende 2035).

• Arbeitsprobe 1: Lebenszyklus Lieferant (Registrierung bis Beendigung)8%

  Durchgängige Demonstration des vollständigen Lieferanten-Lebenszyklus: Registrierung/Onboarding, automatisierte Prüfungen (Sanktion/Compliance/Plausibilität), Statusmodell (Neu/Prüfung/Freigegeben/Gesperrt/Beendet) mit protokollierten Wechseln, automatisierte Benachrichtigungen, Offboarding/Reaktivierung und Fehlerfallbehandlung (Dubletten). Bewertet werden manueller und maximal automatisierter Durchlauf, Nachvollziehbarkeit und Klickschau.

• Arbeitsprobe 2: 360°-Lieferantenprofil & Risikomanagement8%

  Demonstration des 360°-Lieferantenprofils mit konsolidierten Informationen (Stammdaten, Zertifikate, Audits, Verträge) und integriertem Risikomanagement: konfiguriertes Risikomodell mit Dimensionen/Gewichtungen/Schwellenwerten, automatisierte zeit-/ereignisbasierte Aktualisierung, Maßnahmen-/Eskalationssteuerung, Historien, Management-Reporting und Fehlerfallbehandlung.

• Arbeitsprobe 3: Vertragsmonitoring (Fristen, KPIs, Risiken, Maßnahmen)8%

  Demonstration des Vertragsmonitorings: Vertragsanlage mit Metadaten/Laufzeiten/Verlängerungslogik, automatisiertes Fristen- und Ereignismonitoring, SLA-/KPI-Überwachung mit Schwellenwerten, regelbasierte Maßnahmen-/Eskalationssteuerung, Historie/Reporting und Fehlerfallbehandlung.

• Arbeitsprobe 4: Formulare & Belege (Audits, Begehungen, Besprechungen, Bewertungen)8%

  Demonstration der Formularbearbeitung: Konfiguration einer Formularvorlage 'Lieferantenaudit' mit dynamischer Logik/Validierungen/Versionierung/Rollen, mobile/offline-fähige Durchführung mit Foto/Belegen/GPS, automatische Maßnahmenableitung, Scoring mit Rückfluss in Scorecard/360°-Profil, Berichte/Dashboards und Fehlerfallbehandlung.

• F-059: Konfigurierbare Prüfkataloge (externe Sicherheitskontrollen, Baustellenbegehung)7%

  Bereitstellung konfigurierbarer Prüfkataloge für Audits und Baustellenbegehungen. 7 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-060: Vollständige und zeitlich begrenzte Deaktivierung von Lieferanten9%

  Deaktivierung in Gewerken/Warengruppen bei Nichtnutzung (nur in Übereinstimmung mit SAP-Sperrungen). 9 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-061: Verhinderung der Auswahl deaktivierter Lieferanten für non-EU-Ausschreibungen9%

  Systemseitige Sperre deaktivierter Lieferanten für non-EU-Vergaben. 9 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-062: Kommunikation mit deaktivierten Lieferanten5%

  Ermöglichung der Kommunikation mit deaktivierten Lieferanten. 5 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-063: Ablehnung einer Lieferantenregistrierung bei fehlenden Registrierungsmerkmalen9%

  Automatische oder manuelle Ablehnung bei fehlenden Pflichtangaben. 9 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-064: Begründungspflicht bei Ablehnung7%

  Begründung als Pflichtfeld bei Registrierungsablehnung. 7 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-065: Systemseitig eingeschränkter schreibender Zugriff für Lieferanten7%

  Konfigurierbarer, eingeschränkter Schreibzugriff für Lieferanten. 7 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-066: Erstellung und Versand von Registrierungseinladungen7%

  Funktion zur Einladung von Lieferanten zur Registrierung. 7 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-067: Individueller Registrierungslink je Einladung9%

  Generierung individueller, integrierter Registrierungslinks (mit Gültigkeitsdauer und Mehrfacheinladungsfunktion). 9 P: alle drei / 7 P: zwei / 5 P: ein Kriterium erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-068: Vollständigkeits- und Inhaltsprüfung von Dokumenten und Anlagen9%

  Inhaltliche Prüfung hochgeladener Dokumente (Dokumentart, Aktualität, Ablaufdatum, Dateiformat, Pflichtbezüge) und Hinweis auf fehlende Nachweise. 9 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-069: Anzeige Status 'vollständig'/'unvollständig' für Registrierung9%

  Systemseitige Anzeige beider Statusoptionen. 9 P: beide Status / 5 P: ein Status / 0 P: nicht erfüllt.

• F-070: Automatische Nachforderungen bei unvollständigen Registrierungen7%

  E-Mail-Benachrichtigungen zu fehlenden Informationen/Dokumenten. 7 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-071: Funktionale Vorauswahl geeigneter Lieferanten für Ausschreibungen9%

  Vorauswahl anhand definierter Eignungskriterien (Gewerkzuordnung, Qualifikationen, Zertifikate). 9 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-072: Automatische Analyse und Vergleich mehrerer Angebote7%

  Vergleich von Preisen, Mengen, Lieferfristen. 7 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-073: Konfiguration von Bewertungsmodellen für Vergabeverfahren7%

  Festlegung/Gewichtung preislicher, qualitativer, technischer Kriterien mit Fixierung nach Verfahrensstart. 7 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-074: Berücksichtigung externer Einflussfaktoren im Risikoergebnis9%

  Politische, geografische, wirtschaftliche, Umwelt- und Sicherheitsfaktoren als externe Risikosignale. 9 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-075: Strukturierte Darstellung der Risikoergebnisse nach Risikokategorien9%

  Aufschlüsselung der Risiken nach Kategorien. 9 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-076: Integration externer Risikomanagement-Tools7%

  Automatisierte Übernahme risikorelevanter Informationen aus Drittsystemen. 7 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-077: Mobile App-Version für Lieferantenverwaltung1%

  App/mobile Version für Bewertung, Registrierung und Kommunikation. 1 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-078: KI-gestützte Vorschläge geeigneter Lieferanten5%

  KI analysiert Lieferantendaten, Leistungsmerkmale, Risikoindikatoren und historische Bewertungen. 5 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-079: Meldung von Unfällen, Beinaheunfällen und Unfallschwerpunkten durch Lieferanten5%

  Drei Meldungsoptionen inkl. Verlinkung. 5 P: drei / 3 P: zwei / 1 P: eine Option / 0 P: nicht erfüllt.

• F-080: Dokumentation bei Bau- und Arbeitsstellenbegehungen (auch mobil)7%

  Gewerke-/lieferantenbezogene Dokumentation mit Upload, mobil nutzbar. 7 P: inkl. mobil / 5 P: ohne mobil / 0 P: nicht erfüllt.

• F-081: Mobile Fotodokumentation mit Kommentaren9%

  Aufnahme und Upload von Bildern mit Kommentaren vor Ort. 9 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-082: Hinterlegung relevanter Nachweise/Dokumente/Zertifikate (z. B. Ersteinweisungen)7%

  Hinterlegung im System durch User. 7 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-083: Zugriff auf ein vom Auftraggeber bereitgestelltes Glossar5%

  Lieferant kann Glossar im Tool einsehen. 5 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-084: Nachverfolgung gemeldeter Mängel mit Benachrichtigung und Durchlaufzeitdokumentation9%

  Automatische Benachrichtigung nach Beseitigung, Dokumentation der Durchlaufzeiten. 9 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-085: Abruf allgemein gültiger Vertragsanlagen und Benachrichtigung bei Änderungen3%

  z. B. Verschwiegenheitsverpflichtungen, ZB AGU. 3 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-086: Automatische Sperr-/Freigabelogiken mit SAP-Synchronisation9%

  Sperren bei Budget-/KPI-Überschreitung oder fehlenden Nachweisen, Spiegelung in/aus SAP. 9 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-087: Prognose-/Trendfunktion für Verträge7%

  Hochrechnung Budgetverbrauch, voraussichtlicher Abrufzeitpunkt kritischer Auslastungen. 7 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-088: Unterstützung von EU- und non-EU-Vergabeverfahren5%

  Erstellung, Veröffentlichung, Kommunikation und Dokumentation. 5 P: EU+non-EU / 3 P: ein Verfahren / 0 P: nicht erfüllt.

• F-089: GPS-Daten-Erfassung bei Baustellen/Begehungen/Beurteilungen3%

  Aufnahme aktueller Standortdaten. 3 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-090: Personalisierte Favoritenlisten3%

  z. B. häufig genutzte Lieferanten schneller finden. 3 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-091: Automatische Übernahme von Entra-ID-Daten3%

  Mindestens OKZ, Name, Mail. 3 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-092: Vermeidung externer Doppelregistrierungen mit Abgleich7%

  Abgleich mit registrierten Lieferanten. 7 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-093: Ergänzende Lieferantenbezeichnungen/alternative Suchnamen5%

  Alternative Suchnamen zum ERP-Namen. 5 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-094: Drilldown bis zur Einzel-Erfassung in Auswertungen7%

  Aufschlüsselung zusammfassender Auswertungen. 7 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-095: Kategorisierung von Mängeln nach Status9%

  z. B. vor/nach Abnahme, in Bearbeitung, beseitigt. 9 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-096: Automatisierte Workflow-Unterstützung (regelbasiert)3%

  Regelbasiertes Auslösen, Protokollieren, Überwachen von Prozessschritten. 3 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-097: Erweiterte Workflows mit frei konfigurierbaren Logiken3%

  Prüf-, Genehmigungs- und Eskalationslogiken konfigurierbar. 3 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-098: Ableitung und Nachverfolgung von Maßnahmen aus Gesprächsprotokollen3%

  Direkte Maßnahmenableitung mit Nachverfolgung. 3 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-099: Rollenbasierte Dashboards mit unterschiedlichen Sichten9%

  z. B. Sichten für Einkauf, IT. 9 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-100: Individuelle Reports und Dashboards ohne externe BI-Software5%

  Eigenständige Reporterstellung. 5 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-101: KI-gestützte Scoring-Mechanismen für Risikobewertung/-klassifizierung5%

  Aggregation zu nachvollziehbaren Risikoscores/Stufen (z. B. niedrig/mittel/hoch). 5 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-102: Automatische Zuordnung des direkten Vertragspartners als Ansprechpartner bei Subunternehmer-Mängeln5%

  5 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-103: Zuordnung von Mängelberichten bei Subunternehmern zum Vertragspartner5%

  5 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-104: Markierung von Subunternehmern als potenzielle zukünftige direkte Lieferanten5%

  5 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-105: KI/Scoring zur Unterstützung von Risikobewertungen und -klassifizierungen7%

  7 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-106: Erweiterte Workflows mit konfigurierbaren Prüf-, Genehmigungs- und Eskalationslogiken7%

  7 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.

• F-107: Anbindung externer KI- oder Automatisierungsdienste (z. B. REST-APIs)9%

  Technologieoffene, skalierbare Erweiterung des Funktionsumfangs. 9 P: erfüllt / 0 P: nicht erfüllt.