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Ausschreibungen SAP-Beratung

Hosting SAP-System

Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) | Vergabekammer des Bundes85764, Nordrhein-WestfalenFrist:

Zusammenfassung

Was wird beschafft?

Das Helmholtz Zentrum München sucht einen Dienstleister, der das SAP S/4HANA- und BW-System der Einrichtung betreibt (Hosting). Das System umfasst Produktiv-, Test- und Entwicklungsumgebung und wird beim Auftragnehmer betrieben.

Was muss der Bieter können?

  • SAP-zertifizierter Hosting-Anbieter mit SAP HANA-Operations-Zertifikat
  • Mindestens 3 Referenzen über produktiven SAP-Betrieb (inkl. HCM-Modul) aus den letzten 3 Jahren
  • ISO 27001 (oder vergleichbar)
  • Bestandsaufnahme, Übernahme, Betrieb, Wartung, Helpdesk, Datensicherung, Notfallwiederherstellung
  • Optional: Sandbox und SAP-Modulbetreuung

Wie läuft das Verfahren?

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb – zweistufig. Zunächst Teilnahmeantrag mit Eignungsnachweisen, danach Angebotsabgabe und Verhandlungsrunden (11.–13.08.2026 geplant). Vertragsbeginn: 01.11.2026, Mindestlaufzeit 24 Monate, automatische Verlängerung um jeweils 1 Jahr.

Einreichung: Ausschließlich elektronisch über www.evergabe.de bis 09.06.2026, 11:00 Uhr (Teilnahmefrist).

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Aktive Ausschreibung
Termin / Frist
2026202720282029
MAINOVMAINOVMAINOVMAINOV
Veröffentlichung
Bekanntmachungsdatum
Rügefrist
Teilnahmefrist
Bieterfragen-Frist
Beginn der Angebotsphase
Angebotsfrist
Einladung zur Verhandlung
Frist Präsentationsübermittlung
Angebotsöffnung
Verhandlungstermine
Zuschlag
Vertragsbeginn
Bestandsaufnahme
Mindestvertragsdauer
Vertragsverlängerung 1
Kündigungsfrist 1. Verlängerung
Vertragsverlängerung 2
bis 2030
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode5 Kriterien
  • Konzept: SAP-Betrieb1500%

    Konzept zur Ausgestaltung des SAP-Betriebs

  • Konzept: Datensicherheit1500%

    Konzept zur Datensicherheit und Wiederherstellung

  • Konzept: Kommunikation, Eskalation, Organisation500%

    Konzept zur Kommunikation und Organisation

  • Konzept: Übernahme & Übergabe1500%

    Konzept zur Übernahme und Übergabe

  • Verhandlungsrunde2500%

    Bewertung der Präsentation und Verhandlung

Bewertungsformel

Z = (Leistungspunkte / Preis) * 100000; Angebot mit höchstem Z-Wert erhält Zuschlag; bei Gleichstand preisgünstigstes Angebot

Richtwertmethode mit klaren GP-Gewichtungen für Qualitätskriterien; Preis fließt über Formel Z=L/P ein.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Hauptleistung: Hosting der SAP-Systeme

  • Hosting S/4HANA (monatliche Pauschale, Pflichtbestandteil)
  • Hosting BW (monatliche Pauschale, Pflichtbestandteil)
  • Bereitstellung von Produktiv-, Test- und Entwicklungssystem
  • IT-Infrastruktur (Hardware, Software, Betriebssysteme, Datenbanken) wird vom Auftragnehmer gestellt und betrieben
  • Standort des IT-Systems: beim Auftragnehmer
  • Helmholtz München nutzt SAP S/4HANA 2023 (SP02) seit 2025

Anbindung & Vernetzung

  • WAN-Anbindung Helmholtz München an das Hosting-System, mindestens 100 Mbit/s, mit Backup-Lösung über VPN-Tunnel
  • Bereitstellung eigener Router für die Anbindung, gemischte private/öffentliche IP-Adressen
  • Anbindungen an externe Stellen über Business-Connector/RFC, z. B. Elster, DEÜV
  • E-Mail-Server-Anbindung
  • Netzwerkverbindungen zu Saperion-Archiv-Server / d.velop DMS und xFlow-Server
  • Bereitstellung von 2 Cloud-Connectoren (Test und Produktiv)

Service- und Supportleistungen

  • Helpdesk mit Ticket-System, erreichbar Mo–Fr 07:00–19:00 Uhr (außer Feiertage am Erfüllungsort)
  • Servicezeiten Mo–Fr 07:00–17:00 Uhr (außer Feiertage am Erfüllungsort)
  • Reaktionszeiten gestaffelt nach Priorität:
  • P1 (Systemstillstand Produktiv): 30 Minuten
  • P2 (Arbeit aller Anwender beeinträchtigt): 2 Stunden
  • P3 (Arbeit einiger Anwender beeinträchtigt): 4 Stunden
  • P4 (allgemeine Anfragen): nächster Arbeitstag
  • Erledigungszeiten: P1 = 10 Std, P2 = 20 Std, P3 = 40 Std
  • Einspielen von Support-Packages, SAP-Hinweisen und Updates
  • Early Watch Alerts
  • System- und Mandantenkopien (1× pro Jahr je System)
  • Systemüberwachung (z. B. SAP Solution Manager)
  • Regelmäßige Wartung (Ankündigung mind. 5 Arbeitstage im Voraus)

Datensicherung & Notfall

  • Backup Produktivsysteme: 3× wöchentlich Full-Backup, wochentäglich inkrementell
  • Backup Test-/Entwicklungssystem: 1× wöchentlich Full-Backup, wochentäglich inkrementell
  • Desaster Recovery: Wiederherstellung innerhalb von 8 Stunden nach Totalausfall
  • Notfallhandbuch: innerhalb 1 Monat ab Vertragsbeginn erstellen, jährlich aktualisieren
  • Betriebshandbuch: innerhalb 1 Monat ab Vertragsbeginn erstellen, jährlich aktualisieren

Übernahme und Übergabe

  • Übergabe bei Vertragsbeginn: Übergangsphase 1 Monat, in Ausnahmefällen bis 2 Monate verlängerbar; Mitarbeit des Auftragnehmers gefordert
  • Übergabe bei Vertragsende: 1 Monat vor bis 1 Monat nach Vertragsende (2 Monate gesamt)
  • Übergangsverlängerung: Helmholtz München kann zweimal um je 1 Monat verlängern (mind. 1 Monat vor Vertragsende zu erklären)

Bestandsaufnahme

  • Dauer: 4 Wochen ab Vertragsbeginn (01.11.2026)
  • Abschluss inkl. Bericht bis 30.11.2026
  • Vergütung als einmaliger Pauschalfestpreis

Optionale Leistungen

  • Sandbox-Implementierung (Pauschale, einmalig)
  • Hosting Sandbox (monatliche Pauschale)
  • Beratung / SAP-Modulbetreuung nach Aufwand (Stundensatz remote):
  • Weitere Unterstützung allgemein (Pos. 4)
  • SAP-Modulbetreuung (Pos. 5) für Module FI, FI-AA, FI-CO, MM, CO-PS, PM, PSM, BI, SD, BTP
  • Optionale Positionen sind im Preisblatt zu befüllen (Preisangabe oder '0,00 EUR')

Vergütung

  • Monatliche Servicepauschale für Hosting S/4HANA und BW (Pos. 2 und 3)
  • Einmaliger Pauschalfestpreis für die Bestandsaufnahme (Pos. 1)
  • Optional: Vergütung nach Aufwand für Beratung/Modulbetreuung (Pos. 4 und 5)
  • Reisekosten, Nebenkosten und Materialkosten werden nicht gesondert vergütet

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Ausschlusskriterien – Zuverlässigkeit und Recht

  • A 1.1.1 Eintrag im Handelsregister (oder Befreiungserklärung)
  • A 1.1.2 Kein Insolvenzverfahren, kein Antrag mangels Masse, keine Liquidation
  • A 1.1.3 Keine schweren Verfehlungen (umfangreicher StGB-Katalog, SchwarzarbeitsbekämpfungsG, AEntG – Berufsverbote, Straftaten > 3 Monate Freiheitsstrafe / > 90 Tagessätze Geldstrafe)
  • A 1.1.4 Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen
  • A 1.1.5 Scientology-Erklärung: keine Anwendung/Verbreitung der Hubbard-Technologie, auch nicht durch Subunternehmer (Verstoß = Kündigungsrecht)
  • A 1.1.6 Erklärung Art. 5k VO (EU) 833/2014 (Russland-Sanktionen), auch für Sub-/Lieferanten > 10 % Auftragswert; zusätzlich keine EU-Sanktionen (z. B. VO 269/2014)

Ausschlusskriterien – Fachliche Eignung

  • A 1.1.10 Nachweis 'SAP certified provider of Hosting Services' (gültig)
  • A 1.1.11 Nachweis 'SAP Certified in SAP HANA Operations' (gültig)
  • A 1.1.12 Nachweis ISO/IEC 27001 oder vergleichbare Unternehmenszertifizierung
  • A 1.1.9 Mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Leistungen (sonst Ausschluss): produktiver SAP-Betrieb inkl. HCM, volles System, letzte 3 Jahre

Vorzulegende Unterlagen und Konzepte

  • A 1.1.7 Unternehmensdarstellung: Name, GF, Sitz, Niederlassungen, Gesellschaftsform, Gründungsdatum, Geschäftsfokus, Anzahl deutschsprachiger Supportmitarbeiter (nach Level), Anzahl vergleichbarer gehosteter SAP-Systeme, Anzahl Berater für FI, FI-AA, FI-CO, MM, CO-PS, PM, PSM, BI, SD, BTP
  • A 1.1.8 Profil Servicemanager: Name, Ausbildung, Werdegang/Berufserfahrung in dieser Rolle, Zertifizierungen, Weiterbildungen, verhandlungssichere Deutschkenntnisse
  • Konzepte (max. 10 DIN-A4-Seiten, mind. 12 pt): IT-Infrastruktur, Anbindung & Absicherung, Datensicherheit, Kommunikation/Eskalation/Organisation, Übernahme & Übergabe
  • A 1.1.13 Formblatt 'VgV_2024-034 Formblatt AVV' inkl. TOM (ab Seite 7 befüllt) hochladen

Ausschlusskriterien – Technische/organisatorische Anforderungen

  • A1 Integration in bestehende IT-Infrastruktur von Helmholtz München gewährleistet
  • A2 Bereitstellung und Verfügbarkeit der Systeme (Hardware + Software inkl. OS, DB) gewährleistet; Stichprobenrecht des Auftraggebers
  • A9, A10, A11, A13, A15, A16, A19 Weitere technische/organisatorische Anforderungen (im Leistungsverzeichnis detailliert)
  • A18 Eskalationsprozedur inkl. Zuständigkeiten als Konzept beifügen

Hinweise zu Bewerbergemeinschaften und Unteraufträgen

  • Nachunternehmer laut Bekanntmachung nicht zugelassen (not allowed)
  • Für Bietergemeinschaften gilt gesondertes Formblatt (sämtliche Mitglieder, bevollmächtigter Vertreter, gesamtschuldnerische Haftung, Unterzeichnung aller Mitglieder)
  • Für Eignungsleihe und Unterauftragsvergabe gilt Verpflichtungserklärung (soweit einschlägig)

Sonstige Anforderungen und Hinweise

  • Sprache für Nachweise: Deutsch (oder mit Übersetzung)
  • Keine Nebenangebote zugelassen
  • Keine eigenen AGB beifügen
  • Keine Änderungen an vorgegebenen Angaben (führt zum Ausschluss)
  • Einreichung verschlüsselt über www.evergabe.de (nicht telefonisch/E-Mail/mündlich kommunizieren)
  • Empfehlung: Einreichung spätestens 2 Arbeitstage vor Fristablauf
  • Ab Auftragssumme ≥ 30.000 € fordert der Auftraggeber für den Zuschlagsbieter einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister (§ 150a GewO) beim Bundesamt für Justiz an
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (bezogen auf Ende der Angebotsfrist)Volumen: nicht beziffert (PT oder Euro anzugeben)

Produktiver SAP-Betrieb inkl. Modul HCM, volles System (nicht nur Teilmodule); Auftraggeber (öffentlich oder privatrechtlich), Ansprechpartner mit Telefon/E-Mail/Funktion, Art der Leistung, Volumen (PT oder Euro), Zeitraum

Referenzprojekt muss vergleichbar mit dem ausgeschriebenen Hosting eines SAP-Systems sein; je Referenz ist der Ansprechpartner zu benennen, damit der Auftraggeber die Angaben verifizieren kann

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet
Geringe Konkurrenz

Median rund 2 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 43%4–10 · 32%11+ · 25%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Formale Pflichtangaben & Identität6
  • Bewerberdaten (Name, Anschrift, USt-ID) angebenPflicht
    im Teilnahmeantrag-Formblatt
  • Datum der Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb eintragenPflicht
    auf dem Formblatt vorgesehenes Feld
  • Erklärung zur Leistungserbringung (eigener Betrieb vs. Unterauftragnehmer) abgebenPflicht
    zutreffende Option ankreuzen
  • Erklärung zur Kenntnisnahme von Änderungen der Vergabeunterlagen abgebenPflicht
  • Angabe Handelsregisternummer und Amtsgericht (oder Befreiung)Pflicht
    A 1.1.1
  • Ort, Datum, Unterschrift/FirmenstempelPflicht
    bei elektronischem Antrag Textform mit Name der natürlichen Person erforderlich
Ausschlusskriterien / Erklärungen zur Zuverlässigkeit6
  • Bestätigung: kein Insolvenzverfahren, kein Antrag mangels Masse, keine LiquidationPflicht
    A 1.1.2
  • Bestätigung: keine schweren Verfehlungen gemäß StGB-/GewO-/SchwarzarbG-/AEntG-KatalogPflicht
    A 1.1.3
  • Bestätigung: ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben, SozialversicherungsbeiträgenPflicht
    A 1.1.4
  • Scientology-Erklärung abgeben (keine Hubbard-Technologie, auch nicht durch Subunternehmer)Pflicht
    A 1.1.5 – Verstoß = Kündigungsrecht
  • Erklärung zu Art. 5k VO (EU) 833/2014 (Russland-Sanktionen) abgebenPflicht
    A 1.1.6 – gilt auch für Unterauftragnehmer/Lieferanten >10 % Auftragswert
  • Antworten zu allen Ausschlusskriterien A1–A19 im Leistungsverzeichnis (Ja/Nein)Pflicht
    KHG A; fehlende Angabe = Ausschluss
Fachliche Eignung & Zertifikate6
  • Unternehmensdarstellung hochladenPflicht
    A 1.1.7 – inkl. Anzahl Berater für FI, FI-AA, FI-CO, MM, CO-PS, PM, PSM, BI, SD, BTP und Supportmitarbeiter nach Level
  • Profil Servicemanager hochladenPflicht
    A 1.1.8 – Name, Ausbildung, Berufserfahrung, Zertifizierungen, verhandlungssichere Deutschkenntnisse
  • Mindestens 3 Referenzen über vergleichbare SAP-Leistungen hochladenPflicht
    A 1.1.9 – produktiver SAP-Betrieb inkl. HCM, volles System, letzte 3 Jahre
  • Nachweis 'SAP certified provider of Hosting Services' vorlegenPflicht
    A 1.1.10
  • Nachweis 'SAP Certified in SAP HANA Operations' vorlegenPflicht
    A 1.1.11
  • Nachweis ISO/IEC 27001 oder vergleichbares Zertifikat vorlegenPflicht
    A 1.1.12
Konzepte & Bewertung7
  • Konzept IT-Infrastruktur erstellen und beifügenPflicht
    B35 – max. 10 DIN-A4-Seiten, mind. 12 pt, keine PowerPoint, keine Preisangaben
  • Konzept Anbindung & Absicherung erstellen und beifügenPflicht
    B36
  • Konzept Datensicherheit erstellen und beifügenPflicht
    B37
  • Konzept Kommunikation, Eskalation, Organisation erstellen und beifügenPflicht
    B38
  • Konzept Übernahme & Übergabe erstellen und beifügenPflicht
    B39
  • Eskalationsprozedur mit Zuständigkeiten beifügenPflicht
    gemäß A18
  • Antworten zu Bewertungskriterien B20–B34 eintragenPflicht
    KHG B/C
Preisblatt & Leistungsverzeichnis3
  • Preisblatt vollständig ausfüllen (Pflicht- und Optionalpositionen)Pflicht
    Pos. 1–7 – bei kostenfreien Positionen '0,00 EUR' eintragen, fehlende Zahl = Ausschluss
  • Alle farbig unterlegten und unterstrichenen Pflichtfelder befüllenPflicht
  • Preise ohne gesetzliche USt. angebenPflicht
Datenschutz, Vertrag & Personal5
  • Formblatt AVV (Auftragsverarbeitung) inkl. TOM ab Seite 7 befüllt hochladenPflicht
    A 1.1.13 – 'VgV_2024-034 Formblatt AVV'
  • Projektleiter, Hauptansprechpartner, Service Manager und Projektmitarbeiter benennen (mit Qualifikationsnachweis)Pflicht
  • Präsentation vorbereiten und 2 Stunden vor Verhandlungsbeginn über die Plattform hochladenoptional
    PowerPoint – erst für Verhandlungsrunde ab 11.08.2026 relevant
  • Nachweis Haftpflichtversicherung bereithaltenPflicht
    gemäß EVB-IT Service-AGB Ziff. 24
  • E-Rechnungs-Fähigkeit sicherstellenPflicht
    E-Rech-VO beachten
Falls zutreffend: Bewerbergemeinschaft / Unterauftragnehmer2
  • Formblatt Erklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft ausfüllen und beifügen (nur bei Bietergemeinschaft)optional
    alle Mitglieder, USt-ID, bevollmächtigter Vertreter, Leistungszuordnung, Unterzeichnung aller Mitglieder, gescannte PDF
  • Formblatt Verpflichtungserklärung Unteraufträge/Eignungsleihe ausfüllen und beifügen (nur bei NU/Eignungsleihe)optional
    verpflichtetes Unternehmen, Art der bereitgestellten Mittel, gescannte PDF

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Frist:

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Frist:

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Frist:

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