Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird beschafft?
Das Helmholtz Zentrum München sucht einen Dienstleister, der das SAP S/4HANA- und BW-System der Einrichtung betreibt (Hosting). Das System umfasst Produktiv-, Test- und Entwicklungsumgebung und wird beim Auftragnehmer betrieben.
Was muss der Bieter können?
SAP-zertifizierter Hosting-Anbieter mit SAP HANA-Operations-ZertifikatMindestens 3 Referenzen über produktiven SAP-Betrieb (inkl. HCM-Modul) aus den letzten 3 JahrenISO 27001 (oder vergleichbar)Bestandsaufnahme, Übernahme, Betrieb, Wartung, Helpdesk, Datensicherung, NotfallwiederherstellungOptional: Sandbox und SAP-Modulbetreuung
Wie läuft das Verfahren?
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb – zweistufig. Zunächst Teilnahmeantrag mit Eignungsnachweisen, danach Angebotsabgabe und Verhandlungsrunden (11.–13.08.2026 geplant). Vertragsbeginn: 01.11.2026, Mindestlaufzeit 24 Monate, automatische Verlängerung um jeweils 1 Jahr.
Einreichung: Ausschließlich elektronisch über www.evergabe.de bis 09.06.2026, 11:00 Uhr (Teilnahmefrist).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertAktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristMAI2026 NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV
Veröffentlichung
Bekanntmachungsdatum
Rügefrist
Teilnahmefrist
Bieterfragen-Frist
Beginn der Angebotsphase
Angebotsfrist
Einladung zur Verhandlung
Frist Präsentationsübermittlung
Angebotsöffnung
Verhandlungstermine
Zuschlag
Vertragsbeginn
Bestandsaufnahme
Mindestvertragsdauer
Vertragsverlängerung 1
Kündigungsfrist 1. Verlängerung
Vertragsverlängerung 2bis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode5 Kriterien
- Konzept: SAP-Betrieb1500%
Konzept zur Ausgestaltung des SAP-Betriebs
- Konzept: Datensicherheit1500%
Konzept zur Datensicherheit und Wiederherstellung
- Konzept: Kommunikation, Eskalation, Organisation500%
Konzept zur Kommunikation und Organisation
- Konzept: Übernahme & Übergabe1500%
Konzept zur Übernahme und Übergabe
- Verhandlungsrunde2500%
Bewertung der Präsentation und Verhandlung
Z = (Leistungspunkte / Preis) * 100000; Angebot mit höchstem Z-Wert erhält Zuschlag; bei Gleichstand preisgünstigstes Angebot
KI-Hinweis: Richtwertmethode mit klaren GP-Gewichtungen für Qualitätskriterien; Preis fließt über Formel Z=L/P ein.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenHauptleistung: Hosting der SAP-Systeme
Hosting S/4HANA (monatliche Pauschale, Pflichtbestandteil)Hosting BW (monatliche Pauschale, Pflichtbestandteil)Bereitstellung von Produktiv-, Test- und EntwicklungssystemIT-Infrastruktur (Hardware, Software, Betriebssysteme, Datenbanken) wird vom Auftragnehmer gestellt und betriebenStandort des IT-Systems: beim AuftragnehmerHelmholtz München nutzt SAP S/4HANA 2023 (SP02) seit 2025
Anbindung & Vernetzung
WAN-Anbindung Helmholtz München an das Hosting-System, mindestens 100 Mbit/s, mit Backup-Lösung über VPN-TunnelBereitstellung eigener Router für die Anbindung, gemischte private/öffentliche IP-AdressenAnbindungen an externe Stellen über Business-Connector/RFC, z. B. Elster, DEÜVE-Mail-Server-AnbindungNetzwerkverbindungen zu Saperion-Archiv-Server / d.velop DMS und xFlow-ServerBereitstellung von 2 Cloud-Connectoren (Test und Produktiv)
Service- und Supportleistungen
Helpdesk mit Ticket-System, erreichbar Mo–Fr 07:00–19:00 Uhr (außer Feiertage am Erfüllungsort)Servicezeiten Mo–Fr 07:00–17:00 Uhr (außer Feiertage am Erfüllungsort)Reaktionszeiten gestaffelt nach Priorität:P1 (Systemstillstand Produktiv): 30 MinutenP2 (Arbeit aller Anwender beeinträchtigt): 2 StundenP3 (Arbeit einiger Anwender beeinträchtigt): 4 StundenP4 (allgemeine Anfragen): nächster ArbeitstagErledigungszeiten: P1 = 10 Std, P2 = 20 Std, P3 = 40 StdEinspielen von Support-Packages, SAP-Hinweisen und UpdatesEarly Watch AlertsSystem- und Mandantenkopien (1× pro Jahr je System)Systemüberwachung (z. B. SAP Solution Manager)Regelmäßige Wartung (Ankündigung mind. 5 Arbeitstage im Voraus)
Datensicherung & Notfall
Backup Produktivsysteme: 3× wöchentlich Full-Backup, wochentäglich inkrementellBackup Test-/Entwicklungssystem: 1× wöchentlich Full-Backup, wochentäglich inkrementellDesaster Recovery: Wiederherstellung innerhalb von 8 Stunden nach TotalausfallNotfallhandbuch: innerhalb 1 Monat ab Vertragsbeginn erstellen, jährlich aktualisierenBetriebshandbuch: innerhalb 1 Monat ab Vertragsbeginn erstellen, jährlich aktualisieren
Übernahme und Übergabe
Übergabe bei Vertragsbeginn: Übergangsphase 1 Monat, in Ausnahmefällen bis 2 Monate verlängerbar; Mitarbeit des Auftragnehmers gefordertÜbergabe bei Vertragsende: 1 Monat vor bis 1 Monat nach Vertragsende (2 Monate gesamt)Übergangsverlängerung: Helmholtz München kann zweimal um je 1 Monat verlängern (mind. 1 Monat vor Vertragsende zu erklären)
Bestandsaufnahme
Dauer: 4 Wochen ab Vertragsbeginn (01.11.2026)Abschluss inkl. Bericht bis 30.11.2026Vergütung als einmaliger Pauschalfestpreis
Optionale Leistungen
Sandbox-Implementierung (Pauschale, einmalig)Hosting Sandbox (monatliche Pauschale)Beratung / SAP-Modulbetreuung nach Aufwand (Stundensatz remote):Weitere Unterstützung allgemein (Pos. 4)SAP-Modulbetreuung (Pos. 5) für Module FI, FI-AA, FI-CO, MM, CO-PS, PM, PSM, BI, SD, BTPOptionale Positionen sind im Preisblatt zu befüllen (Preisangabe oder '0,00 EUR')
Vergütung
Monatliche Servicepauschale für Hosting S/4HANA und BW (Pos. 2 und 3)Einmaliger Pauschalfestpreis für die Bestandsaufnahme (Pos. 1)Optional: Vergütung nach Aufwand für Beratung/Modulbetreuung (Pos. 4 und 5)Reisekosten, Nebenkosten und Materialkosten werden nicht gesondert vergütet
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende Ausschlusskriterien – Zuverlässigkeit und Recht
A 1.1.1 Eintrag im Handelsregister (oder Befreiungserklärung)A 1.1.2 Kein Insolvenzverfahren, kein Antrag mangels Masse, keine LiquidationA 1.1.3 Keine schweren Verfehlungen (umfangreicher StGB-Katalog, SchwarzarbeitsbekämpfungsG, AEntG – Berufsverbote, Straftaten > 3 Monate Freiheitsstrafe / > 90 Tagessätze Geldstrafe)A 1.1.4 Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenA 1.1.5 Scientology-Erklärung: keine Anwendung/Verbreitung der Hubbard-Technologie, auch nicht durch Subunternehmer (Verstoß = Kündigungsrecht)A 1.1.6 Erklärung Art. 5k VO (EU) 833/2014 (Russland-Sanktionen), auch für Sub-/Lieferanten > 10 % Auftragswert; zusätzlich keine EU-Sanktionen (z. B. VO 269/2014)
Ausschlusskriterien – Fachliche Eignung
A 1.1.10 Nachweis 'SAP certified provider of Hosting Services' (gültig)A 1.1.11 Nachweis 'SAP Certified in SAP HANA Operations' (gültig)A 1.1.12 Nachweis ISO/IEC 27001 oder vergleichbare UnternehmenszertifizierungA 1.1.9 Mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Leistungen (sonst Ausschluss): produktiver SAP-Betrieb inkl. HCM, volles System, letzte 3 Jahre
Vorzulegende Unterlagen und Konzepte
A 1.1.7 Unternehmensdarstellung: Name, GF, Sitz, Niederlassungen, Gesellschaftsform, Gründungsdatum, Geschäftsfokus, Anzahl deutschsprachiger Supportmitarbeiter (nach Level), Anzahl vergleichbarer gehosteter SAP-Systeme, Anzahl Berater für FI, FI-AA, FI-CO, MM, CO-PS, PM, PSM, BI, SD, BTPA 1.1.8 Profil Servicemanager: Name, Ausbildung, Werdegang/Berufserfahrung in dieser Rolle, Zertifizierungen, Weiterbildungen, verhandlungssichere DeutschkenntnisseKonzepte (max. 10 DIN-A4-Seiten, mind. 12 pt): IT-Infrastruktur, Anbindung & Absicherung, Datensicherheit, Kommunikation/Eskalation/Organisation, Übernahme & ÜbergabeA 1.1.13 Formblatt 'VgV_2024-034 Formblatt AVV' inkl. TOM (ab Seite 7 befüllt) hochladen
Ausschlusskriterien – Technische/organisatorische Anforderungen
A1 Integration in bestehende IT-Infrastruktur von Helmholtz München gewährleistetA2 Bereitstellung und Verfügbarkeit der Systeme (Hardware + Software inkl. OS, DB) gewährleistet; Stichprobenrecht des AuftraggebersA9, A10, A11, A13, A15, A16, A19 Weitere technische/organisatorische Anforderungen (im Leistungsverzeichnis detailliert)A18 Eskalationsprozedur inkl. Zuständigkeiten als Konzept beifügen
Hinweise zu Bewerbergemeinschaften und Unteraufträgen
Nachunternehmer laut Bekanntmachung nicht zugelassen (not allowed)Für Bietergemeinschaften gilt gesondertes Formblatt (sämtliche Mitglieder, bevollmächtigter Vertreter, gesamtschuldnerische Haftung, Unterzeichnung aller Mitglieder)Für Eignungsleihe und Unterauftragsvergabe gilt Verpflichtungserklärung (soweit einschlägig)
Sonstige Anforderungen und Hinweise
Sprache für Nachweise: Deutsch (oder mit Übersetzung)Keine Nebenangebote zugelassenKeine eigenen AGB beifügenKeine Änderungen an vorgegebenen Angaben (führt zum Ausschluss)Einreichung verschlüsselt über www.evergabe.de (nicht telefonisch/E-Mail/mündlich kommunizieren)Empfehlung: Einreichung spätestens 2 Arbeitstage vor FristablaufAb Auftragssumme ≥ 30.000 € fordert der Auftraggeber für den Zuschlagsbieter einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister (§ 150a GewO) beim Bundesamt für Justiz an
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (bezogen auf Ende der Angebotsfrist)Volumen: nicht beziffert (PT oder Euro anzugeben)
Produktiver SAP-Betrieb inkl. Modul HCM, volles System (nicht nur Teilmodule); Auftraggeber (öffentlich oder privatrechtlich), Ansprechpartner mit Telefon/E-Mail/Funktion, Art der Leistung, Volumen (PT oder Euro), Zeitraum
Referenzprojekt muss vergleichbar mit dem ausgeschriebenen Hosting eines SAP-Systems sein; je Referenz ist der Ansprechpartner zu benennen, damit der Auftraggeber die Angaben verifizieren kann
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 43%4–10 · 32%11+ · 25%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 35 erledigt
Formale Pflichtangaben & Identität
Ausschlusskriterien / Erklärungen zur Zuverlässigkeit
Fachliche Eignung & Zertifikate
Konzepte & Bewertung
Preisblatt & Leistungsverzeichnis
Datenschutz, Vertrag & Personal
Falls zutreffend: Bewerbergemeinschaft / Unterauftragnehmer
Neue passende Ausschreibungen per E-Mail
Erhalten Sie ähnliche Vergabeverfahren, sobald sie veröffentlicht werden.
Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) | Vergabekammer des Bundes
Anschrift
85764 Neuherberg
Ort
Neuherberg 85764
Kategorie
SAP-Beratung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.bundeskartellamt.de ↗Weitere Ausschreibungen SAP-Beratung
Alle anzeigen →SAP-Beratung