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Ausschreibungen SAP-Beratung

Konsolidierung und Implementierung der HR-Core Prozesse in einer hybriden SAP-Lösung

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Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Was wird gesucht?

Die AOK-Gemeinschaft (11 regionale AOKs, AOK-Bundesverband, ITSCare und AOK Systems) sucht einen externen IT-Dienstleister, der die bisherigen HR-Personalprozesse aller AOKs in einer gemeinsamen, hybriden SAP-Landschaft aus SAP SuccessFactors (Cloud) und SAP HCM für S/4HANA (H4S4, On-Premise) zusammenführt und neu implementiert.

Worum geht es konkret?

Bestehende SAP-HR-Systeme der AOKs werden konsolidiert, vereinheitlicht und in einen gemeinsamen Mandanten / Tenant überführtNeue HR-Lösung umfasst: Personalstammdaten, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft, Gehaltsabrechnung, Versorgung, PersonalakteInkl. Pilotierung bei 2–3 AOKs und stufenweisem Roll-Out auf alle AOKsVoller Betrieb muss bis Ende 2030 stehen (Ende SAP Extended Maintenance)

Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (zweistufig). Max. 4 Bewerber werden zur Angebotsabgabe zugelassen. Zuschlag nach Qualität (70 %) und Preis (30 %).

Wichtig: Zuschlag steht unter Vorbehalt, dass die nötigen SAP-Lizenzverträge zustande kommen. Verfahren ist nicht für kleine/mittlere Unternehmen (KMU) geeignet.

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Zeitplan & Fristen

Die wichtigsten Termine im Überblick
Aktive Ausschreibung
  1. Veröffentlicht03. Juni 2026

    Bekanntmachung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen.

  2. Angebotsfrist—

    Letzter Termin für die elektronische Angebotsabgabe.

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität16 Kriterien
Preis 48.8%Qualität 51.2%
  • Preis30%

    Wertungsrelevante Angebotspreise (Tagessätze, Obergrenzen, Schulungen, Hypercare) werden nach Formel bewertet und zu einer Gesamtpunktzahl addiert.

  • Qualität des Angebots70%

    Bewertung der angebotenen Leistung anhand von 11 Kriterien (0-3 Punkte je Kriterium).

Gesamtwertung = (Preispunkte * 0,3) + (Qualitätspunkte * 0,7). Preispunkte werden für mehrere Wertungspreise (Tagessätze, Obergrenzen, Schulungen, Hypercare) einzeln nach der Formel 'Niedrigster Wertungspreis * maximale Punkte je Wertungspreis / Eigener Wertungspreis' berechnet und addiert. Qualitätspunkte werden für 11 Kriterien vergeben (0-3 Punkte je Kriterium).

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen und Bewertungsformel sind vollständig in Anlage B8 und B0 beschrieben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gesamtarchitektur & Zielbild

Was aufgebaut wird:

Ein gemeinsamer Mandant für alle 11 AOKs (1 SF Tenant + 1 H4S4 Mandant)SAP SuccessFactors Employee Central (Cloud, führend für Personalstammdaten & Organisationsmanagement)SAP SuccessFactors Time Tracking (Cloud, Zeitwirtschaft)SAP HCM für S/4HANA (H4S4) (On-Premise, führend für Payroll und Versorgung)SAP BW/4HANA und SAP Build als weitere PlattformkomponentenBerücksichtigung von Release-Management für SuccessFactors (nicht durch AN durchzuführen, aber in Planung)Optional vorzusehen: Fall-Back-Szenario ‚Multi-Instanz' – d. h. eine zweite, getrennte Instanz, falls Piloten fehlschlagen oder besondere Anforderungen dies erfordern

Projektphasen & Teilleistungen

Die Leistung umfasst alle Phasen von Analyse bis Gesamtabnahme:

1. Analyse: Bewertung der Ausgangssituation je Auftraggeberin, Dokumentation, Zuordnung zu Pilot-/Roll-Out-Clustern (durch AG)

2. Feinkonzeption: mind. 10 Teilkonzepte (Implementierung, Konsolidierung, Projektplan, Best-Practice, Pilot/Roll-Out, Integration, Instanzenstrategie, Rollen/Rechte, Archivierung/Löschung, QS/Test, Teststrategie)

3. Masterdefinition: Definition der Master-Prozesse, globale Systemeinstellungen, Schnittstellen, Validierung des Migrationskonzepts (Los 2), Workbooks, Admin-/Testerschulungen

4. Masterimplementierung: technische Konfiguration (On-Premise + Cloud), Datenmigrationsunterstützung (eigentliche Migration in Los 2), Schnittstelleneinrichtung, Multiplikatorenschulungen, QS/Test, ggf. Einrichtung zusätzlicher Instanz (Multi-Instanz)

5. Pilotierung: 2–3 AOKs, Fit-to-Master-Workshops, lokale Anpassungen, Produktivsetzung, Admin-/Multiplikatorenschulungen, Cutover, Hypercare (3 Monate)

6. Roll-Out: alle weiteren AOKs in mehreren Wellen, möglichst jeweils zum 1. Januar, inkl. Hypercare (2 Monate je Welle)

7. Weitergehende Leistungen: alle zur Zielerreichung erforderlichen, auch nicht ausdrücklich beschriebenen Leistungen

8. Projektmanagement: führende Rolle in Planung/Steuerung, Abstimmung mit AG-Projektleitung und Solution Architects, Meilenstein-/Aktivitätenplanung, Kostencontrolling

Modul- und Komponenten-Implementierung

Inhaltlich abzudecken (Auszug):

Übergreifendes ID-Konzept: Personalnummern, Personen-IDs, technische IDs, SF-User-IDs inkl. MappingMitarbeiterstammdaten: Eintritt/Versetzung/Höhergruppierung/Mehrfachbeschäftigung/Langzeitabwesenheit/Austritt/Massenänderungen/Datenreplikation, Vorbelegungs-/AutomatisierungslogikOrganisationsmanagement: Position Management standardnah; O/S/C/AP-Son­der­fälle (Jobsharing, Doppelbesetzung etc.); Synchronisation Personen ↔ PlanstellenZeitwirtschaft (SF Time Tracking): tarif-, arbeitszeit- und fürsorgerechtliche Prämissen, Masterregelungen, AbwesenheitenH4S4 Personaladministration (PA): tarifliche/gesetzliche AnforderungenH4S4 Versorgungsadministration (VADM): 4 AOKs (BY, HE, NI, NW) mit länderspezifischen BerechnungenH4S4 Payroll (PY): BAT, DO, AT, Auszubildende, Werkstudenten, Versorgungsempfänger, Leiharbeiter, ATZ, Sonderzahlungen, 4 Abrechnungskreise mit unterschiedlichen Wertstellungen (1./15./letzter des Monats)Payroll Control Center: Analyse, Entscheidungsempfehlung, ggf. Einrichtung als KopiervorlageBetriebliche Altersvorsorge / AOK-Rente: kundeneigene Infotypen, Teilschema, MeldewesenElektronische Personalakte / Folders Management: Prüfung Weiterentwicklung, Lösungsoptionen, Mapping/KonvertierungRollen und Berechtigungen: einheitliches, modulübergreifendes Konzept (~45 bestehende Rollen)

Integration, Migration & Schnittstellen

Integrationskonzept für DrittanwendungenSF Outbound/Inbound und H4S4 Outbound/Inbound, u. a. zu S/4HANA Financials, SAP BW, Identity Management, oscare®, SAP Concur, BewerbermanagementStandard-Szenarien über SAP Integration SuiteDatenmigration: nur unterstützende Tätigkeit durch AN (Konzept, Datenfeldkataloge, Mapping, Abstimmung mit Los 2) – die eigentliche Migration ist Inhalt von Los 2Operatives Reporting (embedded SAC): nur Befähigung der Administratoren

Schulungen & Trainings

Vom Auftragnehmer zu konzipieren UND durchzuführen:

AdministratorenschulungenMultiplikatorenschulungen / Train-the-TrainerEndanwenderschulungen für Personalsachbearbeitung (nach Bedarf)TesterschulungenMax. 12 Teilnehmer pro Schulung

Testmanagement & QS

Teststrategie und Testkonzept (Unit-, Funktions-, Integrationstests)Muster-Testfälle; Testdaten- und Testbenutzer-KonzeptBereitstellung von Konzepten zur TestdatenbereitstellungFehlerkorrektur in Eigenverantwortung

Übergabe & Dokumentation

Vollumfängliche, fehlerfreie und betriebsbereite Übergabe des AOK HR-IT-MastersAnalyse und Bewertung der Ausgangssituation zu VertragsbeginnWorkbooks und Spezifikationen (z. B. Excel) inkl. Design-Begründungen, fachliche DefinitionenVollständige Dokumentation des AOK HR-IT-Masters bei ÜbergabeArchivierungs- und Löschkonzept für AltsystemeBeachtung der Barrierefreiheit nach BITV 2.0Berücksichtigung der Grundsätze der Standardisierung (Konsentprinzip)Vermeidung von Interessenkonflikten (keine parallele Tätigkeit auf AG-Seite)Vertragsziel: alle Auftraggeberinnen haben Hypercare-Phase erfolgreich abgeschlossenVoller Betrieb muss bis Ende 2030 (Ablauf SAP Extended Maintenance) sichergestellt sein

Erbringungsorte

Frankfurt am Main und Berlin.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe und Sanktionen

Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Anlage A3) – für Bewerber, jedes BG-Mitglied, jeden Eignungsverleiher:

Keine rechtskräftige Verurteilung wegen:

Beteiligung an krimineller Vereinigung, Korruption/Bestechung, Betrug, Terrorismus, Geldwäsche, Kinderarbeit/Menschenhandel (§ 123 GWB)Verstoß gegen Steuer- oder SV-Pflichten (§ 124 GWB)Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht, Insolvenz, wettbewerbsverzerrende Absprachen, schwere Verfehlung, Interessenkonflikt, vorzeitige Vertragsbeendigung, Täuschung (§ 124 GWB)

Bei Eintritt von Ausschlussgründen: Selbstreinigungsmaßnahmen gem. § 125 GWB darlegen.

Russlandsanktionen (Anlage A4) – gilt für alle Lose:

Eigenerklärung, dass weder der Bewerber noch BG-Mitglieder noch Unterauftragnehmer/Lieferanten (mit > 10 % Auftragswert) zu den sanktionierten Personen/Organisationen gem. Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014 gehören. Änderungen sind während der Vertragslaufzeit unverzüglich mitzuteilen.

Befähigung zur Berufsausübung

Eintragung im Handelsregister (oder vergleichbarer Registereintrag in deutscher beglaubigter Übersetzung bei Firmensitz außerhalb Deutschlands)Nachweis auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Mindestjahresumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren im Bereich SAP HR Implementierung: durchschnittlich mind. 3.500.000 € netto (Ausschlusskriterium, Anlage A8)Industriehaftpflichtversicherung: mind. 3 Mio. € pro Schadensereignis und Kalenderjahr, deckend Personen-, Sach-, Vermögensschäden inkl. Datenschutzschäden; Nachweis bei Zuschlag, Aufrechterhaltung bis zur Verjährung der Mängelansprüche (Anlage A8 / § 17.2 EVB-IT)Versicherungsnachweis bei Bietergemeinschaften: Erklärung vom bevollmächtigten Mitglied mit Teilnahmeantrag; Nachweis jedes Mitglieds spätestens nach VertragsschlussKeine Eintragungen im Wettbewerbsregister (Einverständniserklärung zur Anforderung erforderlich)

Personelle Leistungsfähigkeit (Anlage A9)

Mindestanforderungen – Nichterfüllung führt zum Ausschluss:

Mindestens 20 Fachkräfte mit Erfahrung in der SAP HCM Cloud Transformation (Erfahrung durch Mitarbeit oder Leitung eines entsprechenden Projekts) – Stichtag: Zeitpunkt der Abgabe des TeilnahmeantragsJeweils mindestens 3 Fachkräfte mit folgenden Zertifizierungen/Assessments (eine Person kann mehrere nachweisen):SAP Certified Associate – SAP SuccessFactors Succession ManagementSAP Certified Associate – SAP SuccessFactors Career Development Planning and MentoringSAP Certified Associate – SAP SuccessFactors Performance and GoalsSAP Certified Associate – SAP SuccessFactors LearningSAP Certified Associate – SAP SuccessFactors Time ManagementSAP Certified Associate – SAP SuccessFactors Employee Central CoreAssessment HRH98 – Integrating SAP SuccessFactors Employee Central with SAP HCM for SAP S/4HANA

Zusätzliche Punktebewertung (Anlage A11, Teil B):

Fachkräfte-Anzahl (21–25 = 1P / 26–30 = 2P / ab 31 = 3P)Zusätzliche Zertifizierungen (4 / 5 / ab 6 Mitarbeitende je Modul = 1/2/3 P)Bei Bietergemeinschaften: Anforderungen müssen insgesamt erfüllt werden (gemeinsame Erbringung)Vergabestelle kann Nachweise zu Qualifikationen anfordern

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Referenzen (Anlage A10)

Mindestens 5 prüfbare Referenzen zu folgenden Themengebieten (je 1 Mindest-Referenz pro Gebiet, sonst Ausschluss):

1. Konsolidierung mehrerer SAP HCM-Systeme in ein harmonisiertes Zielsystem

2. Implementierung SAP SuccessFactors Employee Central

3. Implementierung SAP SuccessFactors Time Tracking für ein tarifgebundenes Unternehmen in Deutschland

4. Implementierung SAP HCM Payroll im öffentlichen Dienst

5. Core Hybrid Integration

Bonuspunkte (Anlage A11, Teil B):

Themengebiet 6: Integration SuccessFactors EC in bestehende Talentsuite (1P je zusätzliche Ref., max. 3)Themengebiete 1–5: je max. 3 zusätzliche Referenzen (1P je Ref., max. 3P je Gebiet)Kombinatorik: 3 Referenzen mit höchster Themenabdeckung (2 Gebiete=1P / 3=2P / 4=3P je Ref.)

Allgemeine Anforderungen an jede Referenz:

Leistung hauptverantwortlich und in wesentlichen Teilen selbst erbrachtLeistungszeitraum (Monat/Jahr bis Monat/Jahr)Auftragsvolumen in € und PersonentageAuskunftsfähige Organisationseinheit des Referenzauftraggebers (Bezeichnung, Anschrift, Telefon, E-Mail) – ansonsten keine WertungAnonyme / nicht prüfbare Referenzen werden nicht berücksichtigtBei Eignungsleihe: Drittunternehmer muss die Leistung später auch tatsächlich erbringen (§ 47 VgV)Referenzen der letzten 5 Jahre (Stichtag: Teilnahmefrist)

Projektteam-Anforderungen (Anlage B4 – Angebotsphase)

Verbindlich namentlich zu benennende Rollen (Mindestqualifikation, sonst Ausschluss):

Projektleitung + stellv. Projektleitung: mind. 5 Jahre Erfahrung in Leitung komplexer HR-IT-Projekte; Deutsch mind. B2; mind. 3 persönliche Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität; mind. 1 davon mit Systemkonsolidierung oder Prozessharmonisierung in dezentraler OrganisationTeilprojektleitungen (je Teilprojekt, mind. 1 Person): mind. 5 Jahre Erfahrung in jeweiliger Spezialisierung; mind. 3 persönliche Referenzprojekte in Rolle Senior/Lead Berater oder TeilprojektleitungSenior/Lead Berater: mind. 5 Jahre Erfahrung in SpezialisierungBerater: mind. 3 Jahre ErfahrungJunior Berater: mind. 1 Jahr ErfahrungAssistenz: mind. 1 Jahr ErfahrungEntwickler: mind. 3 Jahre Erfahrung in Implementierungs-/Migrationsprojekten mit SuccessFactors EC und/oder H4S4

Abzudeckende Spezialisierungen (im Team insgesamt): Gehaltsabrechnung, Stammdaten & OrgManagement, Zeitwirtschaft, Migration, Elektronische Personalakte.

SAP-Zertifizierungen im Team – Mindestanforderung (sonst Ausschluss): Jede der 7 oben genannten Zertifizierungen/Assessments muss mindestens zweimal im Projektteam vorhanden sein.

Bietergemeinschaften & Unterauftragnehmer

Bietergemeinschaften zugelassen: gesamtschuldnerische Haftung, Benennung bevollmächtigter Vertreter (Anlage A5)Anerkennung eines außerordentlichen fristlosen Kündigungsrechts bei wettbewerbsbeschränkenden VerhaltensweisenEignungsleihe gem. § 47 VgV möglich (bei Referenzen nur, wenn Drittunternehmer die Leistung später auch erbringt)Unterauftragnehmer: vorherige schriftliche Zustimmung der AG erforderlich; Bewerber haftet als GeneralunternehmerVerzeichnis Drittunternehmer/Unterauftragnehmer (Anlage A6) + Verpflichtungserklärung (Anlage A7) erforderlichWechsel von BG-Mitgliedern oder Dritt-/Unterauftragnehmern nur aus wichtigem Grund und mit vorheriger schriftlicher ZustimmungMitteilungspflicht bei Änderungen an EigenerklärungenVorbehalt jederzeitiger Nachforderung von Eignungsunterlagen (§ 50 Abs. 2 VgV)

Verfahrensrahmen & Hinweise

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gem. §§ 14 Abs. 3 Nr. 2/3 VgVMax. 4 Bewerber werden zur Angebotsabgabe und Verhandlung zugelassen; bei Punktegleichstand auf Platz 4 Erweiterung des BieterkreisesBewertung Teilnahmewettbewerb (Anlage A11): Ausschlusskriterien (Teil A, Ja/Nein) + 13 bewertete Kriterien (Teil B, je 0–3 Punkte, max. 39 Punkte)Zuschlagskriterien Angebote (Anlage B8): Qualität 70 % / Preis 30 %Vorbehalt: Zuschlag nur bei Zustandekommen der SAP-Lizenzverträge mit SAP Deutschland SE & Co. KG; sonst Aufhebung vorbehaltenNicht für KMU geeignetVerhandlungsrunde voraussichtlich 06.–16.10.2026 in Präsenz (Berlin); persönliche Anwesenheit von PL, stellv. PL und tragenden Teammitgliedern erforderlichSprache: Deutsch, Textform (§ 126b BGB), keine Nebenangebote, keine eigenen AGB, keine Änderungen an Vertragsunterlagen (führt zum Ausschluss)
Referenzprojekte
mind. 1 (für Eignung); weitere 3 zählbar für Punktebewertung ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 5 Jahre (Stichtag: Teilnahmefrist)Volumen: nicht beziffert; Auftragsvolumen und Personentage in Anlage A10 je Referenz anzugeben

Konsolidierung mehrerer SAP HCM-Systeme in ein harmonisiertes Zielsystem

Hauptverantwortlich und in wesentlichen Teilen selbst erbracht; auskunftsfähige Organisationseinheit des Auftraggebers zwingend (sonst keine Wertung)

mind. 1 (Eignung); weitere 3 zählbar für Punktebewertung ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 5 JahreVolumen: anzugeben in € und Personentagen

Implementierung SAP SuccessFactors Employee Central

Hauptverantwortliche eigene Leistung erforderlich; prüfbarer Ansprechpartner beim Referenzauftraggeber nötig

mind. 1 (Eignung); weitere 3 zählbar für Punktebewertung ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 5 JahreVolumen: anzugeben in € und Personentagen

Implementierung SAP SuccessFactors Time Tracking für ein tarifgebundenes Unternehmen in Deutschland

Tarifbezug in Deutschland zwingend; prüfbarer Ansprechpartner erforderlich

mind. 1 (Eignung); weitere 3 zählbar für Punktebewertung ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 5 JahreVolumen: anzugeben in € und Personentagen

Implementierung SAP HCM Payroll öD (öffentlicher Dienst)

Öffentlicher-Dienst-Bezug (z. B. BAT, TVöD) zwingend; prüfbarer Ansprechpartner erforderlich

mind. 1 (Eignung); weitere 3 zählbar für Punktebewertung ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 5 JahreVolumen: anzugeben in € und Personentagen

Core Hybrid Integration (Verzahnung SAP SuccessFactors mit SAP HCM / H4S4)

Hauptverantwortliche eigene Leistung; auskunftsfähige Organisationseinheit zwingend

max. 3 zusätzliche ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 5 JahreVolumen: anzugeben in € und Personentagen

Integration SAP SuccessFactors Employee Central in bestehende SAP SuccessFactors Talentsuite (Bonus-Referenz)

1 Zusatzpunkt je Referenz, max. 3 Punkte; für Bewertung Teil B Kriterium 3

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 54%4–10 · 36%11+ · 10%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Formblatt & Antragsdokumente (Phase 1 – Teilnahmewettbewerb)
Wirtschaftliche & finanzielle Eignung
Personelle Eignung (Mindestanforderungen)
Referenzen (Phase 1)
Angebotsbestandteile (Phase 2 – nach Aufforderung)
Sonstige Pflichten & Hinweise
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Auftraggeber
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Anschrift
10178 Berlin
Ort
10178 Frankfurt
Kategorie
SAP-Beratung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.aok.de ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
10178 Frankfurt
Hessen

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