Konsolidierung und Implementierung der HR-Core Prozesse in einer hybriden SAP-Lösung

Was aufgebaut wird:

• Ein gemeinsamer Mandant für alle 11 AOKs (1 SF Tenant + 1 H4S4 Mandant)
• SAP SuccessFactors Employee Central (Cloud, führend für Personalstammdaten & Organisationsmanagement)
• SAP SuccessFactors Time Tracking (Cloud, Zeitwirtschaft)
• SAP HCM für S/4HANA (H4S4) (On-Premise, führend für Payroll und Versorgung)
• SAP BW/4HANA und SAP Build als weitere Plattformkomponenten
• Berücksichtigung von Release-Management für SuccessFactors (nicht durch AN durchzuführen, aber in Planung)
• Optional vorzusehen: Fall-Back-Szenario ‚Multi-Instanz' – d. h. eine zweite, getrennte Instanz, falls Piloten fehlschlagen oder besondere Anforderungen dies erfordern

Die Leistung umfasst alle Phasen von Analyse bis Gesamtabnahme:

1. Analyse: Bewertung der Ausgangssituation je Auftraggeberin, Dokumentation, Zuordnung zu Pilot-/Roll-Out-Clustern (durch AG)

2. Feinkonzeption: mind. 10 Teilkonzepte (Implementierung, Konsolidierung, Projektplan, Best-Practice, Pilot/Roll-Out, Integration, Instanzenstrategie, Rollen/Rechte, Archivierung/Löschung, QS/Test, Teststrategie)

3. Masterdefinition: Definition der Master-Prozesse, globale Systemeinstellungen, Schnittstellen, Validierung des Migrationskonzepts (Los 2), Workbooks, Admin-/Testerschulungen

4. Masterimplementierung: technische Konfiguration (On-Premise + Cloud), Datenmigrationsunterstützung (eigentliche Migration in Los 2), Schnittstelleneinrichtung, Multiplikatorenschulungen, QS/Test, ggf. Einrichtung zusätzlicher Instanz (Multi-Instanz)

5. Pilotierung: 2–3 AOKs, Fit-to-Master-Workshops, lokale Anpassungen, Produktivsetzung, Admin-/Multiplikatorenschulungen, Cutover, Hypercare (3 Monate)

6. Roll-Out: alle weiteren AOKs in mehreren Wellen, möglichst jeweils zum 1. Januar, inkl. Hypercare (2 Monate je Welle)

7. Weitergehende Leistungen: alle zur Zielerreichung erforderlichen, auch nicht ausdrücklich beschriebenen Leistungen

8. Projektmanagement: führende Rolle in Planung/Steuerung, Abstimmung mit AG-Projektleitung und Solution Architects, Meilenstein-/Aktivitätenplanung, Kostencontrolling

Inhaltlich abzudecken (Auszug):

• Übergreifendes ID-Konzept: Personalnummern, Personen-IDs, technische IDs, SF-User-IDs inkl. Mapping
• Mitarbeiterstammdaten: Eintritt/Versetzung/Höhergruppierung/Mehrfachbeschäftigung/Langzeitabwesenheit/Austritt/Massenänderungen/Datenreplikation, Vorbelegungs-/Automatisierungslogik
• Organisationsmanagement: Position Management standardnah; O/S/C/AP-Son­der­fälle (Jobsharing, Doppelbesetzung etc.); Synchronisation Personen ↔ Planstellen
• Zeitwirtschaft (SF Time Tracking): tarif-, arbeitszeit- und fürsorgerechtliche Prämissen, Masterregelungen, Abwesenheiten
• H4S4 Personaladministration (PA): tarifliche/gesetzliche Anforderungen
• H4S4 Versorgungsadministration (VADM): 4 AOKs (BY, HE, NI, NW) mit länderspezifischen Berechnungen
• H4S4 Payroll (PY): BAT, DO, AT, Auszubildende, Werkstudenten, Versorgungsempfänger, Leiharbeiter, ATZ, Sonderzahlungen, 4 Abrechnungskreise mit unterschiedlichen Wertstellungen (1./15./letzter des Monats)
• Payroll Control Center: Analyse, Entscheidungsempfehlung, ggf. Einrichtung als Kopiervorlage
• Betriebliche Altersvorsorge / AOK-Rente: kundeneigene Infotypen, Teilschema, Meldewesen
• Elektronische Personalakte / Folders Management: Prüfung Weiterentwicklung, Lösungsoptionen, Mapping/Konvertierung
• Rollen und Berechtigungen: einheitliches, modulübergreifendes Konzept (~45 bestehende Rollen)

• Integrationskonzept für Drittanwendungen
• SF Outbound/Inbound und H4S4 Outbound/Inbound, u. a. zu S/4HANA Financials, SAP BW, Identity Management, oscare®, SAP Concur, Bewerbermanagement
• Standard-Szenarien über SAP Integration Suite
• Datenmigration: nur unterstützende Tätigkeit durch AN (Konzept, Datenfeldkataloge, Mapping, Abstimmung mit Los 2) – die eigentliche Migration ist Inhalt von Los 2
• Operatives Reporting (embedded SAC): nur Befähigung der Administratoren

Vom Auftragnehmer zu konzipieren UND durchzuführen:

• Administratorenschulungen
• Multiplikatorenschulungen / Train-the-Trainer
• Endanwenderschulungen für Personalsachbearbeitung (nach Bedarf)
• Testerschulungen
• Max. 12 Teilnehmer pro Schulung

• Teststrategie und Testkonzept (Unit-, Funktions-, Integrationstests)
• Muster-Testfälle; Testdaten- und Testbenutzer-Konzept
• Bereitstellung von Konzepten zur Testdatenbereitstellung
• Fehlerkorrektur in Eigenverantwortung

• Vollumfängliche, fehlerfreie und betriebsbereite Übergabe des AOK HR-IT-Masters
• Analyse und Bewertung der Ausgangssituation zu Vertragsbeginn
• Workbooks und Spezifikationen (z. B. Excel) inkl. Design-Begründungen, fachliche Definitionen
• Vollständige Dokumentation des AOK HR-IT-Masters bei Übergabe
• Archivierungs- und Löschkonzept für Altsysteme
• Beachtung der Barrierefreiheit nach BITV 2.0
• Berücksichtigung der Grundsätze der Standardisierung (Konsentprinzip)
• Vermeidung von Interessenkonflikten (keine parallele Tätigkeit auf AG-Seite)
• Vertragsziel: alle Auftraggeberinnen haben Hypercare-Phase erfolgreich abgeschlossen
• Voller Betrieb muss bis Ende 2030 (Ablauf SAP Extended Maintenance) sichergestellt sein

Frankfurt am Main und Berlin.

Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Anlage A3) – für Bewerber, jedes BG-Mitglied, jeden Eignungsverleiher:

Keine rechtskräftige Verurteilung wegen:

• Beteiligung an krimineller Vereinigung, Korruption/Bestechung, Betrug, Terrorismus, Geldwäsche, Kinderarbeit/Menschenhandel (§ 123 GWB)
• Verstoß gegen Steuer- oder SV-Pflichten (§ 124 GWB)
• Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht, Insolvenz, wettbewerbsverzerrende Absprachen, schwere Verfehlung, Interessenkonflikt, vorzeitige Vertragsbeendigung, Täuschung (§ 124 GWB)

Bei Eintritt von Ausschlussgründen: Selbstreinigungsmaßnahmen gem. § 125 GWB darlegen.

Russlandsanktionen (Anlage A4) – gilt für alle Lose:

Eigenerklärung, dass weder der Bewerber noch BG-Mitglieder noch Unterauftragnehmer/Lieferanten (mit > 10 % Auftragswert) zu den sanktionierten Personen/Organisationen gem. Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014 gehören. Änderungen sind während der Vertragslaufzeit unverzüglich mitzuteilen.

• Eintragung im Handelsregister (oder vergleichbarer Registereintrag in deutscher beglaubigter Übersetzung bei Firmensitz außerhalb Deutschlands)
• Nachweis auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle

• Mindestjahresumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren im Bereich SAP HR Implementierung: durchschnittlich mind. 3.500.000 € netto (Ausschlusskriterium, Anlage A8)
• Industriehaftpflichtversicherung: mind. 3 Mio. € pro Schadensereignis und Kalenderjahr, deckend Personen-, Sach-, Vermögensschäden inkl. Datenschutzschäden; Nachweis bei Zuschlag, Aufrechterhaltung bis zur Verjährung der Mängelansprüche (Anlage A8 / § 17.2 EVB-IT)
• Versicherungsnachweis bei Bietergemeinschaften: Erklärung vom bevollmächtigten Mitglied mit Teilnahmeantrag; Nachweis jedes Mitglieds spätestens nach Vertragsschluss
• Keine Eintragungen im Wettbewerbsregister (Einverständniserklärung zur Anforderung erforderlich)

Mindestanforderungen – Nichterfüllung führt zum Ausschluss:

• Mindestens 20 Fachkräfte mit Erfahrung in der SAP HCM Cloud Transformation (Erfahrung durch Mitarbeit oder Leitung eines entsprechenden Projekts) – Stichtag: Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags
• Jeweils mindestens 3 Fachkräfte mit folgenden Zertifizierungen/Assessments (eine Person kann mehrere nachweisen):
• SAP Certified Associate – SAP SuccessFactors Succession Management
• SAP Certified Associate – SAP SuccessFactors Career Development Planning and Mentoring
• SAP Certified Associate – SAP SuccessFactors Performance and Goals
• SAP Certified Associate – SAP SuccessFactors Learning
• SAP Certified Associate – SAP SuccessFactors Time Management
• SAP Certified Associate – SAP SuccessFactors Employee Central Core
• Assessment HRH98 – Integrating SAP SuccessFactors Employee Central with SAP HCM for SAP S/4HANA

Zusätzliche Punktebewertung (Anlage A11, Teil B):

• Fachkräfte-Anzahl (21–25 = 1P / 26–30 = 2P / ab 31 = 3P)
• Zusätzliche Zertifizierungen (4 / 5 / ab 6 Mitarbeitende je Modul = 1/2/3 P)
• Bei Bietergemeinschaften: Anforderungen müssen insgesamt erfüllt werden (gemeinsame Erbringung)
• Vergabestelle kann Nachweise zu Qualifikationen anfordern

Mindestens 5 prüfbare Referenzen zu folgenden Themengebieten (je 1 Mindest-Referenz pro Gebiet, sonst Ausschluss):

1. Konsolidierung mehrerer SAP HCM-Systeme in ein harmonisiertes Zielsystem

2. Implementierung SAP SuccessFactors Employee Central

3. Implementierung SAP SuccessFactors Time Tracking für ein tarifgebundenes Unternehmen in Deutschland

4. Implementierung SAP HCM Payroll im öffentlichen Dienst

5. Core Hybrid Integration

Bonuspunkte (Anlage A11, Teil B):

• Themengebiet 6: Integration SuccessFactors EC in bestehende Talentsuite (1P je zusätzliche Ref., max. 3)
• Themengebiete 1–5: je max. 3 zusätzliche Referenzen (1P je Ref., max. 3P je Gebiet)
• Kombinatorik: 3 Referenzen mit höchster Themenabdeckung (2 Gebiete=1P / 3=2P / 4=3P je Ref.)

Allgemeine Anforderungen an jede Referenz:

• Leistung hauptverantwortlich und in wesentlichen Teilen selbst erbracht
• Leistungszeitraum (Monat/Jahr bis Monat/Jahr)
• Auftragsvolumen in € und Personentage
• Auskunftsfähige Organisationseinheit des Referenzauftraggebers (Bezeichnung, Anschrift, Telefon, E-Mail) – ansonsten keine Wertung
• Anonyme / nicht prüfbare Referenzen werden nicht berücksichtigt
• Bei Eignungsleihe: Drittunternehmer muss die Leistung später auch tatsächlich erbringen (§ 47 VgV)
• Referenzen der letzten 5 Jahre (Stichtag: Teilnahmefrist)

Verbindlich namentlich zu benennende Rollen (Mindestqualifikation, sonst Ausschluss):

• Projektleitung + stellv. Projektleitung: mind. 5 Jahre Erfahrung in Leitung komplexer HR-IT-Projekte; Deutsch mind. B2; mind. 3 persönliche Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität; mind. 1 davon mit Systemkonsolidierung oder Prozessharmonisierung in dezentraler Organisation
• Teilprojektleitungen (je Teilprojekt, mind. 1 Person): mind. 5 Jahre Erfahrung in jeweiliger Spezialisierung; mind. 3 persönliche Referenzprojekte in Rolle Senior/Lead Berater oder Teilprojektleitung
• Senior/Lead Berater: mind. 5 Jahre Erfahrung in Spezialisierung
• Berater: mind. 3 Jahre Erfahrung
• Junior Berater: mind. 1 Jahr Erfahrung
• Assistenz: mind. 1 Jahr Erfahrung
• Entwickler: mind. 3 Jahre Erfahrung in Implementierungs-/Migrationsprojekten mit SuccessFactors EC und/oder H4S4

Abzudeckende Spezialisierungen (im Team insgesamt): Gehaltsabrechnung, Stammdaten & OrgManagement, Zeitwirtschaft, Migration, Elektronische Personalakte.

SAP-Zertifizierungen im Team – Mindestanforderung (sonst Ausschluss): Jede der 7 oben genannten Zertifizierungen/Assessments muss mindestens zweimal im Projektteam vorhanden sein.

• Bietergemeinschaften zugelassen: gesamtschuldnerische Haftung, Benennung bevollmächtigter Vertreter (Anlage A5)
• Anerkennung eines außerordentlichen fristlosen Kündigungsrechts bei wettbewerbsbeschränkenden Verhaltensweisen
• Eignungsleihe gem. § 47 VgV möglich (bei Referenzen nur, wenn Drittunternehmer die Leistung später auch erbringt)
• Unterauftragnehmer: vorherige schriftliche Zustimmung der AG erforderlich; Bewerber haftet als Generalunternehmer
• Verzeichnis Drittunternehmer/Unterauftragnehmer (Anlage A6) + Verpflichtungserklärung (Anlage A7) erforderlich
• Wechsel von BG-Mitgliedern oder Dritt-/Unterauftragnehmern nur aus wichtigem Grund und mit vorheriger schriftlicher Zustimmung
• Mitteilungspflicht bei Änderungen an Eigenerklärungen
• Vorbehalt jederzeitiger Nachforderung von Eignungsunterlagen (§ 50 Abs. 2 VgV)

• Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gem. §§ 14 Abs. 3 Nr. 2/3 VgV
• Max. 4 Bewerber werden zur Angebotsabgabe und Verhandlung zugelassen; bei Punktegleichstand auf Platz 4 Erweiterung des Bieterkreises
• Bewertung Teilnahmewettbewerb (Anlage A11): Ausschlusskriterien (Teil A, Ja/Nein) + 13 bewertete Kriterien (Teil B, je 0–3 Punkte, max. 39 Punkte)
• Zuschlagskriterien Angebote (Anlage B8): Qualität 70 % / Preis 30 %
• Vorbehalt: Zuschlag nur bei Zustandekommen der SAP-Lizenzverträge mit SAP Deutschland SE & Co. KG; sonst Aufhebung vorbehalten
• Nicht für KMU geeignet
• Verhandlungsrunde voraussichtlich 06.–16.10.2026 in Präsenz (Berlin); persönliche Anwesenheit von PL, stellv. PL und tragenden Teammitgliedern erforderlich
• Sprache: Deutsch, Textform (§ 126b BGB), keine Nebenangebote, keine eigenen AGB, keine Änderungen an Vertragsunterlagen (führt zum Ausschluss)