Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadtreinigung Hamburg AöR sucht einen Anbieter, der ein cloud-basiertes Lieferantenmanagementsystem (SRM-Tool) als SaaS-Lösung bereitstellt und in die bestehende IT-Landschaft (SAP, Microsoft 365) einführt.
Was zu tun ist:
Software bereitstellen, einrichten, mit den nötigen Schnittstellen anbinden und in den produktiven Betrieb überführenDen gesamten Lieferantenlebenszyklus abbilden (Stammdaten, Onboarding, Bewertung, Risikomanagement, Dokumentation)Support, Wartung und Datensicherheit über die Vertragslaufzeit von 4 Jahren sicherstellenZusammenarbeit mit den rd. 300 internen Anwender:innen und ca. 2.100 Lieferanten pro Jahr ermöglichen
Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (zweistufig: erst Teilnahmeantrag, dann Angebot). Geeignet auch für kleine und mittlere Unternehmen. Nachunternehmer sind nicht zugelassen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertAktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristMAI2026JUNJULAUGSEPOKTNOVDEZJAN2027
Veröffentlichung
Teilnahmefrist
Zuschlag
Vertragslaufzeitbis 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität3 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis40%
Bewertung des Angebotspreises (Nettopreis exkl. USt.) mit linearer Interpolation zwischen Bestpreis (80 Punkte) und dem Doppelten des Bestpreises (0 Punkte).
- Leistung50%
Bewertung der Leistungspunkte gemäß Anlage Bewertungskriterien Leistungspunkte (wird zur Angebotsphase bereitgestellt).
- Umweltaspekte10%
Klimaneutrale Erbringung des Cloud-Service (Treibhausgasemissionen bilanziert, reduziert und kompensiert). Nachweis via Bericht/Zertifikat.
Preisbewertung: Punkte = 80 - (Preisdifferenz zum Bestpreis * 80 / Bestpreis). Bei Angeboten über dem Doppelten des Bestpreises: 0 Punkte.
KI-Hinweis: Gewichtung der Leistungspunkte (Anlage Bewertungskriterien Leistungspunkte) ist nicht im Dokument enthalten; nur Gesamtgewichtung von 50% angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistung
Bereitstellung und Implementierung eines softwarebasierten Lieferantenmanagementsystems (SRM-Tool) als SaaS-Lösung.
Bereitstellung der Software inkl. Infrastruktur, Plattform und RechenzentrumskapazitätenImplementierung in die bestehende IT-Landschaft (SAP, Microsoft 365, Vertragsmanagementsystem)Support und Wartung über die gesamte VertragslaufzeitAlle erforderlichen Nutzungsrechte und Lizenzen (Benutzerlizenzen und Lieferantenzugänge)Klimaneutraler Betrieb des Cloud-Services (Reduktion und Kompensation, Nachweis durch unabhängige:n Bilanzierungsdienstleister:in)Skalierbarkeit: aktuell rd. 300 interne Anwender:innen (davon bis zu 50 Key User), spätere Erweiterung ohne grundlegende Systemanpassungen muss möglich sein
Funktionale Anforderungen
Zentrales Lieferantenmanagement: Stammdaten, Dokumente, Interaktionen an einem Ort; Ablösung fragmentierter Excel-/E-Mail-Strukturen; revisionssichere und auditfähige DokumentationOnboarding und Zusammenarbeit: standardisiertes, systemgestütztes Lieferanten-Onboarding; Verwaltung von Qualifikationen, Zertifikaten, Nachhaltigkeitsnachweisen und Vertragsunterlagen; automatisierte Workflows für Freigaben, Bewertungen, Eskalationen und Onboarding; zentrale Kommunikation und StatusdokumentationBewertung, Nachhaltigkeit und Risiko: objektive Lieferantenbewertung (Qualität, Termintreue, Kosten); Erfassung und Überwachung von ESG- und Compliance-Informationen; Risikoerfassung und -bewertung (Lieferverzögerungen, Qualitätsmängel, ESG-, finanzielle Risiken)**Berechtigungen, Transparenz
Technische Anforderungen
Systemintegration: Anbindung an die Microsoft-Serverlandschaft; zentrale Benutzer- und Identitätsverwaltung (On-Prem AD oder Azure AD); SSO; Lauffähigkeit in Standard-Webbrowsern; Beachtung des Microsoft-Zonenkonzepts und der KRITIS-Firewall; Kompatibilität mit SSL-/TLS-Inspection am Forward-Proxy mit unternehmenseigener Zwischen-CA (kein Certificate Pinning gegen öffentliche Root-CAs)Datenverarbeitung: im EWR, vorzugsweise in Deutschland; Mehrfaktor-Authentifizierung; Datenübertragung nach Stand der TechnikSAP-Integration: SAP bleibt Single Source of Truth für kreditorenrelevante Stammdaten; das SRM-Tool konsumiert SAP-Daten ausschließlich; automatisierter Datenaustausch und Rückmeldung von Status-/Prozessinformationen; eindeutige Lieferantenreferenzierung; sichere und erweiterbare Schnittstellen über gängige Middleware/IntegrationsplattformenMicrosoft-365-Anbindung: SSO und Benutzerverwaltung gemäß MS-Standards; Einbindung in MS-365-Gruppen- und Berechtigungskonzepte; Integration mit Dokumentenablage und Zusammenarbeit
Informationssicherheit & Datenschutz
Hohes Niveau an Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit; regelmäßige Datensicherung; revisionssichere AufbewahrungZertifizierung nach ISO/IEC 27001 (oder gleichwertig, z. B. BSI C5 Typ 2, SOC 2 Typ II) – Scope muss die SaaS-Leistung umfassenCloud-spezifische Nachweise nach ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, BSI C5:2020 Typ 2 oder gleichwertigDatenschutzkonforme Verarbeitung nach DSGVO; Abschluss des AVV der Stadtreinigung Hamburg
Implementierung & Inbetriebnahme
Analyse der fachlichen und technischen AnforderungenSystemseitige Konfiguration und AnpassungDatenmigration aus BestandssystemenEinrichtung und Anbindung der Schnittstellen zu Vorsystemen (SAP, MS 365, ggf. Vertragsmanagement)Abbildung der Geschäfts- und FreigabeprozesseTestunterstützungSchulungs- und EinweisungsmaßnahmenÜbergabe in den produktiven Betrieb inkl. vollständiger DokumentationJederzeitiger Datenexport in gängigem, maschinenlesbarem FormatUnterstützung bei geordneter Datenübergabe und -migration bei Vertragsende; Zugriffssicherung im Übergangszeitraum
Lieferkettensorgfaltspflichten (LkSG)
LkSG-verpflichtete Auftragnehmer (§ 1 LkSG): Einhaltung der menschenrechts- und umweltbezogenen Verbote; Information bei (Verdacht auf) Verletzungen; Abhilfemaßnahmen; jährliches Kontrollrecht des AG (Vor-Ort-Kontrolle oder Audit) mit mindestens 2 Wochen Vorlauf; alternativ Beauftragung unabhängiger Dritter oder anerkanntes Zertifizierungssystem, Ergebnisse auf Anforderung jährlichNicht LkSG-verpflichtete Auftragnehmer: Mitwirkung und Unterstützung bei Risikoanalyse (§ 5 LkSG), Präventionsmaßnahmen (§ 6 LkSG), Abhilfemaßnahmen (§ 7 LkSG), Beschwerdeverfahren (§ 8 LkSG) und Pflichtenumsetzung bei ZulieferernHinweis auf das anonyme, onlinebasierte Hinweisgebersystem der Stadtreinigung Hamburg
Optionale Leistungen & Abgrenzung
Optionale Leistungen sind in Leistungsbeschreibung und Preisblatt als „optional" gekennzeichnet; keine Abnahmeverpflichtung des AG; Abruf nach Entscheidung des AGNicht im Leistungsumfang: Beschaffungs- bzw. Bestellplattform, Bestellabwicklung (bleibt über SAP), Vergabe- und Ausschreibungsprozesse (separate Plattform), Vertragsmanagementsystem
Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers
Bereitstellung der internen Projektorganisation (Rollen und Funktionen)Bereitstellung erforderlicher Informationen und UnterlagenBenennung von AnsprechpartnernReaktion auf Anfragen des Auftragnehmers innerhalb angemessener Fristen (Konkretisierung in der Angebotsphase)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung zur Berufsausübung
Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (inkl. Straftaten wie Terrorismus, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel; Schwarzarbeit/Mindestlohnverstöße; Insolvenz; schwere berufliche Verfehlung; wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen; Täuschung)Eigenerklärung zur Tariftreue und Mindestlohnzahlung gem. § 3 HmbVgG (inkl. Verpflichtung, Nachunternehmer ebenfalls zu verpflichten und zu kontrollieren)Eigenerklärung zur Eintragung im Handelsregister oder einem vergleichbaren Register (Registernummer und Amtsgericht)Eigenerklärung zu RUS-Sanktionen (keine Auftragserteilung an russische Staatsangehörige/Unternehmen/Lieferanten)Eigenerklärung, dass kein Ausschluss nach § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB durch die Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg vorliegt
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eigenerklärung zum Umsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren (2023–2025), insgesamt und im Bereich der angebotenen LeistungenMindestanforderung: Jahresumsatz im Bereich der angebotenen Leistungen ≥ 3 Mio. EUR netto in jedem der letzten 3 Geschäftsjahre (Ausnahme für Neugründungen)Bescheinigung einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen von jeweils mindestens 5 Mio. EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden (inkl. Datenschutzschäden); Deckungssumme mindestens 2-fach pro Jahr in Anspruch nehmbar
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Referenzen
Mindestens 3, höchstens 6 vergleichbare Referenzaufträge aus den letzten 3 Jahren vor Angebotsabgabe (2023–2025)Vergleichbarkeit nur, wenn kumulativ vorliegen:Bereitstellung und Implementierung eines Lieferantenmanagementsystems als SaaSKunde mit ISO-9001-ZertifizierungEinsatz bei Auftraggeber mit mindestens zwei rechtlich eigenständigen Konzerngesellschaften, die das System gemeinsam nutzenMindestens 50 lizenzierte UserÄhnliche Systemumgebung/-struktur wie AG: SAP, Microsoft 365, VertragsmanagementsystemPro Referenz: Auftraggeber, Ort der Leistungserbringung, Zeitraum, Leistungsbeschreibung, Begründung der Vergleichbarkeit, Ansprechpartner (vom AG verifizierbar)Auswahlkriterium (bei > 3 geeigneten Bewerbern): zusätzlich Projektlaufzeit > 3 Jahre; Referenzen mit öffentlichen Auftraggebern (§ 99 GWB) werden besonders berücksichtigt
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Personal, Qualität & Nachhaltigkeit
Eigenerklärung zur Beschäftigtenzahl zum Zeitpunkt der Anfrage und im Jahresdurchschnitt 2025 (insgesamt und im Bereich SaaS-Bereitstellung/Implementierung)Mindestanforderung: ≥ 20 Mitarbeitende im Bereich Bereitstellung/Implementierung von SaaS zum Zeitpunkt der Anfrage und im JD 2025Nachweis eines Qualitätsmanagementsystems (z. B. ISO 9001 oder gleichwertig)Nachweis eines Energiemanagementsystems (z. B. ISO 50001 oder gleichwertig)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Informationssicherheit & Cloud
Nachweis ISO/IEC 27001 (aktuell 27001:2022), gültig, ausgestellt von nach ISO/IEC 17021 akkreditierter Stelle; Scope muss die ausgeschriebene SaaS-Leistung sowie die Prozesse, Standorte und Systeme ausdrücklich umfassen. Aufrechterhaltung über die gesamte Vertragslaufzeit mit jährlichem Nachweis. Einzureichen: Zertifikatskopie, Scope-Statement, ausstellende Stelle, Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum. Gleichwertig akzeptiert: BSI C5 Typ 2 Testat, SOC 2 Typ II Report (mit dargelegter Gleichwertigkeit)Nachweis Cloud-Sicherheit: mindestens einer der Nachweise ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, BSI C5:2020 Typ 2 oder gleichwertig. Bei Cloud-/RZ-Infrastruktur durch Unterauftragnehmer (z. B. Hyperscaler): Nachweis, dass diese ihrerseits gültige ISO/IEC-27001-Zertifizierung sowie mindestens einen cloud-spezifischen Nachweis besitzen. Einzureichen: Zertifikats-/Testatskopien, Liste der NU mit Rolle, Standort und Zertifikaten, Scope-DarstellungEigenerklärung zum Standort der eingesetzten Rechenzentren (Datenverarbeitung im EWR, vorzugsweise Deutschland)Eigenerklärung zur datenschutzkonformen Verarbeitung personenbezogener Daten (DSGVO) und zu technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs)
Hinweise zur Form und Wiederverwendung von Unterlagen
Formblätter des Auftraggebers verwenden, soweit vorhanden; sonst Eigenerklärung oder NachweisdokumentBereits früher eingereichte Unterlagen können nur berufen werden, wenn das vorherige Verfahren (mit SRH-Vergabenummer) und das Datum der Einreichung genau angegeben werden; SRH empfiehlt dennoch die erneute VorlageBewerbergemeinschaften: Nachweise für jedes Mitglied einzeln (außer Vollmacht)Inhaltliche Aktualität wiederverwendeter Unterlagen muss sichergestellt sein
Referenzprojekte
mindestens 3, höchstens 6 ReferenzenZeitraum: 2023 bis 2025 (letzte 3 Jahre vor Angebotsabgabe)Volumen: nicht beziffert; Bezugspunkt: mind. 50 lizenzierte User
Vergleichbare Referenzen über Bereitstellung und Implementierung eines Lieferantenmanagementsystems als SaaS-Lösung
Kunde mit ISO 9001-Zertifizierung, mind. 2 rechtlich eigenständige Konzerngesellschaften, die das System gemeinsam nutzen, Systemumgebung SAP / Microsoft 365 / Vertragsmanagementsystem. Pro Referenz: Auftraggeber, Zeitraum, Leistungsbeschreibung, Vergleichbarkeit, Ansprechpartner (vom AG verifizierbar). Pro Referenz zusätzlich: Projektlaufzeit > 3 Jahre (für Auswahlkriterium).
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 41%4–10 · 30%11+ · 29%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 28 erledigt
Teilnahmeantrag – Formelle Nachweise
Teilnahmeantrag – Wirtschaftliche & finanzielle Eignung
Teilnahmeantrag – Technische & berufliche Eignung
Angebot – Inhaltliche Unterlagen
Sprache & Form
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Stadtreinigung Hamburg AöR | Vergabekammer Hamburg bei der Finanzbehörde
Anschrift
20537 hamburg
Ort
20537 Hamburg
Kategorie
SAP-Beratung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Auftraggeber-Website
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