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Los 1 - ERP-Transformation

Universitätsklinikum Essen, AöR | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Essen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Universitätsklinikum Essen (UK Essen) sucht für Los 1 einen IT-Dienstleister für die Transformation seiner ERP-Landschaft auf SAP S/4HANA. Die bestehende SAP-ECC-Landschaft wird im Greenfield-Mix-and-Match-Verfahren neu aufgebaut, inklusive der Module Finanzwesen, Controlling, Materialwirtschaft, Instandhaltung und Projektsteuerung. Hinzu kommen Anbindung von über 30 Umsystemen, Datenmigration, Change-Management und Schulung bis zum geplanten Go-Live im Januar 2029.

Bewerber müssen sich im Teilnahmewettbewerb qualifizieren und unter anderem nachweisen: durchschnittlicher Jahresumsatz von mind. 5 Mio. EUR aus S/4HANA-Projekten und/oder Gesundheitssektor, mind. 50 festangestellte Mitarbeitende in Deutschland mit Deutsch C1, Betriebshaftpflichtversicherung und mindestens zwei passende S/4HANA-Referenzen. Es handelt sich um ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb; es sollen bis zu 3 Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL JAN2031 JUL JAN2032 JUL JAN2033
Veröffentlichung6. Juli 2026
Bieterfragen-Frist13. Juli 2026
Teilnahmefrist20. Juli 2026
Bindefristca. 20. Juli – 20. Okt. 2026
Wartefrist Information Nichtberücksichtigungca. 20. Juli – 4. Aug. 2026
Rügefristca. 20. Juli – 30. Juli 2026
Nachprüfungsantragca. 20. Juli – 4. Aug. 2026
Vertragsbeginnca. 1. Jan. 2027
Rahmenvertrag Laufzeitca. 1. Jan. 2027 – 1. Jan. 2031
Kündigungsfrist Einzelabrufeca. 1. Jan. 2027 – 1. Jan. 2033
Go-Liveca. 1. Jan. – 31. Jan. 2029
Hypercareca. 1. Feb. – 30. Apr. 2029
Verlängerung 1ca. 1. Jan. 2031 – 1. Jan. 2033
Verlängerung max.ca. 1. Jan. 2033
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität8 Kriterien
Preis 13.6%Qualität 86.4%
  • Preis30%

    Der Bieter erhält die maximale Leistungspunktzahl (300), dessen Angaben den besten Wert darstellen; übrige Bieter erhalten Punkte nach Verhältnis P = (Pmin / Pni) * Pmax.

  • Umsetzungskonzept30%

    Bewertet wird Inhalt und Qualität der eingereichten Ausarbeitung zu fachlichem, technischem und organisatorischem Ansatz (jew. 100 Punkte, Stufen 0/20/40/60/80/100); max. 300 Punkte.

  • Angebotspräsentation und Fallstudie20%

    Präsenzpräsentation (max. 60 Min. + 30 Min. Fragen) mit Projektansatz, Fallbeispiel (Ende-zu-Ende-Finanzverwaltungsprozess) und Teamvorstellung; Bewertung von fachlicher Präsentation/Problemlösungskompetenz, Kommunikationsfähigkeit und Teamzusammenarbeit; max. 200 Punkte (Bewertungsstufen 0/20/40/60/80/100).

  • Projektteam20%

    Wertung anhand einzureichender Qualifikationsbögen (vom Auftraggeber bereitgestellt) im Quervergleich mit anderen Bietern (relativ); max. 200 Punkte.

Preis-Formel: P = (Pmin / Pni) * Pmax. Qualitätskriterien-Formel: P = Punktzahl_max * (akt_Angebot / max_Angebot). Ergebnisse werden mit Gewichtungsfaktor gewichtet und addiert; kaufmännische Rundung auf zwei Nachkommastellen. Mindestschwelle: Angebote, die nicht mindestens die Hälfte der dem Kriterium zugewiesenen Punktzahl erhalten, werden ausgeschlossen.

KI-Hinweis: Die konkrete interne Gewichtung der einzelnen Qualifikationsbögen im Kriterium 'Projektteam' bleibt ausdrücklich vorbehalten; die Untergliederung des Präsentationskriteriums in drei Unterkriterien (jew. max. 100 Punkte) ergibt rechnerisch 300 Punkte, während das Gesamtkriterium mit max. 200 Punkten ausgewiesen ist – diese Diskrepanz ist nicht vollständig aufgelöst.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Zielarchitektur & Betriebsmodell

Ablösung der bestehenden SAP-ECC-Landschaft durch eine neue SAP S/4HANA-Systemlandschaft im Greenfield-Mix-and-Match-Verfahren: vollständiger Neuaufbau, einzelne bewährte Prozesse, Konfigurationen und Stammdaten werden gezielt aus dem Altsystem übernommen.Mitgestaltung des Betriebsmodells durch den Auftragnehmer (On-Premise, RISE with SAP Private Cloud oder hybride Variante); Entscheidung wird in der Angebotsphase einheitlich an alle Bieter kommuniziert.Konzeption und Aufbau der Zielinfrastruktur inkl. SAP BTP-Komponenten, Buchungskreisstruktur (rd. 24 Buchungskreise zu berücksichtigen), Sandbox/Dev/Test/Prod-Landschaft.Erstellung Transportkonzept, Entwicklungsrichtlinien, BTP-Architekturkonzept.

Module im Scope

Einführung und Customizing folgender SAP-Module für das UK Essen:

FI (Finanzwesen/externe Rechnungslegung)CO (Kosten-/Erlös-/Ergebnisrechnung)MM (Materialwirtschaft, Beschaffung, Bestands- und Lagermanagement)PM (Instandhaltung, Medizintechnik – Geräteverwaltung/Wartung; ggf. Ablösung CAFM-Lösung)PS (Projektsystem, Drittmittelverwaltung)GTS (Compliance, Zoll, Außenhandel)

Nicht im Scope Los 1: HCM (Personal) – wird in Los 2 separat vergeben.

Hinzu kommen 8 SAP-Add-ons (z. B. InvoiceLine, EasyFaktura, ServiceFaktura, MFPlus, GoPus, Cerner Add-on, Digitale Personalakte, eAU/eEL).

Systemintegration & Umsysteme

Integration der S/4HANA-Landschaft mit über 30 bestehenden und künftigen Umsystemen (u. a. KIS Medico, GHX Procure, Mediio, Ontego, CATO, Axon, TIP HCe, IDL Konsis, Celonis, Zammad, RIB FM, SP-Expert, SAP Concur, Amondis, SHIP).Erstellung Integrationskonzept (Schnittstellenentwurf, API-Strategie, Anbindung KIS).Berücksichtigung paralleler Projekte (z. B. Smart Hospital Information Platform SHIP, Aufbau Versorgungszentrum) als Abhängigkeiten.

Datenmigration

Planung, Vorbereitung und Durchführung der Migration von Stamm- und Bewegungsdaten.Schritte: Data Cleansing, Harmonisierung, Qualitätsbewertung, Archivierung (Archivierungskonzept).Mix-and-Match-Datenmigrationsstrategie und Migrationsdesign inkl. Custom-Code-Impact-Analyse.

Prozesse, Reporting & Regulatorik

Konzeption und Umsetzung optimierter administrativer und unterstützender Kernprozesse nach SAP-/Krankenhaus-Best Practices.Dokumentation Soll-Geschäftsprozesse (z. B. SAP Signavio), Fit-to-Standard/Gap-Analyse, Zielprozesse auf Level 5 (Transaktionsebene).Organisationsstruktur-Design.Analytics- und Reporting-Konzept inkl. Data-Warehouse-Strategie (u. a. DRG-Qualitätssicherung, Aufsichtsbehörden, Krankenkassen).Berücksichtigung regulatorischer Vorgaben: LKrHG NRW, KHEntgG, KHBV, GoBD, krankenhausspezifische Compliance.

Change-Management, Schulung & Kommunikation

Strukturiertes Change-Management, Stakeholder-Analyse, Kommunikationsmaßnahmen.Zielgruppenspezifisches Schulungskonzept inkl. Lernbedarfsanalyse.Durchführung der Endanwenderschulungen vor Go-Live inkl. Schulungsdokumentation.

Projektmethodik & Steuerung

Hybride Methodik: klassische Phasen/Meilensteine + agile Sprints (2–4 Wochen Sprint-Zyklus).Toolgestützte Planung (SAP Cloud ALM, Jira, Asana).Monatlicher Freigabezyklus mit Arbeitspaketen und Liefergegenständen, Lenkungsausschuss alle 6 Wochen.Risiko-, Änderungs-, Stakeholder-Management. Änderungsanträge mit 7 Tagen Vorlauf, Entscheidung innerhalb 14 Tagen.Lückenlose Projektdokumentation, monatliche Fortschrittsberichte, Meilensteinberichte, Projektabschlussbericht.Kooperative Zusammenarbeit mit Bieter von Los 2 (HCM) und weiteren Dienstleistern des UK Essen.

Phasen & Liefergegenstände

Leistungsphasen nach SAP Activate (Phase 1+2 verpflichtend, Phase 3 optional):

1. Prepare-/Explore-Phase (Umsetzungsvorbereitung)

Detaillierter Projektplan, Projekthandbuch, Ressourcen-/Rollenzuweisung, Kick-off, Stakeholder-Analyse, Risk-/Issue-Framework, Quality-Gate-Definition, initiale Systemlandschaft, BTP-Architektur, Datenmigrationsstrategie.

2. Realize-Phase (Feinkonzept & Implementierung)

Soll-Prozesse, Fit-to-Standard, Zielprozesse, Organisationsdesign, Reporting-Konzept, Archivierungskonzept, Migrationskatalog, WRICEF/Extension-Backlog, Custom-Code-Analyse, Integrations-/Security-/Testkonzept, Schulungskonzept.Technische Implementierung: Greenfield-Aktivierung, SAP BTP, iterative Konfigurationssprints, WRICEF-Umsetzung, Migrationstests, UAT, SIT, Performancetest, Cutover-Plan und Mock-Cutovers.

3. Deploy-Phase (Rollout & Go-Live)

Finaler Cutover-Plan inkl. Rollback, Go-Live-Readiness, Produktivsetzung, Endanwenderschulungen, finales Betriebs-/Supportkonzept, Bereitstellung Produktionsumgebung.

4. Hypercare (ab Go-Live, ~3 Monate)

Hypercare-Berichte, Fehlerprotokolle, stabiler Supportbetrieb, finaler Projektabschlussbericht, Lessons Learned.

5. Optional: Phase 3 – Run & Weiterentwicklung

Kontinuierliche Prozessoptimierung, Know-how-Transfer, Einführung neuer SAP-Module/Features, Eingliederung weiterer Prozesse (separates Budget).

Go-Live-Ziel: Januar 2029.

Rahmenbedingungen Team & Sprache

Projektsprache Deutsch.Vor-Ort-Einsatz am Standort UK Essen (Hufelandstr. 55, 45147 Essen): mindestens 50 % der Wochenarbeitszeit; in besonderen Phasen (Projektstart, Go-Live) bis zu 100 %.Alle vor Ort tätigen Teammitglieder mindestens Sprachniveau C1 Deutsch; Ausnahmen nur für Entwickler/Data Engineer und nur nach Genehmigung durch UK Essen.Nearshore-Einsatz für Entwickler/Data Engineer möglich, ausschließlich innerhalb der EU.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche/Legalistische Voraussetzungen

Wirksame Gründung und Eintragung im Handelsregister (oder Erklärung, dass keine Eintragungspflicht besteht); Nachweis nur auf Anforderung.Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft.Keine Insolvenz/Liquidation (bzw. rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan).Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen.Eigenerklärung Mindestlohngesetz (Anlage 522 – § 19 Abs. 3 MiLoG).Keine Ausschlussgründe § 123 GWB (schwere Straftaten wie Terrorismus, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel etc.).Keine Ausschlussgründe § 124 GWB (Verstöße gegen Umwelt-/Sozial-/Arbeitsrecht, schwere Verfehlung, Wettbewerbsverzerrung, Interessenkonflikt, LkSG etc.).Wettbewerbsregister wird bei Zuschlag vom Auftraggeber direkt angefordert.EU-Sanktionspaket (Anlage 523 EU): keine russische Beteiligung >50 %, keine Beauftragung russisch sanktionierter Personen/Unternehmen.Antikorruptionserklärung + Scientology-Schutzklausel (Anlage 2F2.2 + 526 EU).Sanktionsprüfung Selbstreinigung möglich (Nachweis Schadensausgleich/Prävention).

Wirtschaftliche & finanzielle Eignung

Durchschnittlicher Netto-Jahresumsatz von mind. 5 Mio. EUR in den letzten 3 Geschäftsjahren aus Leistungen im Bereich S/4HANA-Projekte und/oder Gesundheitssektor (bei Bietergemeinschaft kumuliert).Betriebshaftpflichtversicherung (EU-zugelassener Versicherer, Nachweis durch Eigenerklärung):Personenschäden: mind. 10 Mio. EUR pro Schadensfall (zweifach maximiert p.a.)Sach- und Umweltschäden: mind. 10 Mio. EUR pro Schadensfall (zweifach maximiert p.a.)Vermögensschäden: mind. 5 Mio. EUR pro Schadensfall (zweifach maximiert p.a.)Nachweise (Wirtschaftsprüfer/Steuerberater, Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Freistellungsbescheinigung § 48b EStG) sind erst auf Aufforderung der Vergabestelle vorzulegen.

Fachliche Eignung (Referenzen)

Mindest-Anforderungen (Ausschlusskriterien):

Mindestens 2 S/4HANA-Umsetzungsreferenzen.Pro Referenzkunde: >1.000 Mitarbeitende, ansässig in DACH.Produktiver Go-Live nach 01.01.2020.Bei Maximalversorger-Kliniken: Explore-Phase gemäß SAP Activate mit mind. 2.000 Personentagen.Mindestens eine Referenz mit Greenfield-Ansatz.

In den Referenzen müssen folgende kritische Aufgaben abgedeckt sein:

1. Projektleitungsverantwortung für die Gesamttransformation,

2. S/4HANA-Fachkonzept für die Mehrheit der Prozesse in FI, CO und MM,

3. Migration SAP ECC → S/4HANA für FI, CO und MM,

4. Testmanagement und QS (System- und Integrationstests) für FI, CO und MM,

5. Hypercare-Phase für FI, CO und MM.

Auswahlkriterien (B-Kriterien, max. 100 Punkte):

2.1 Referenzen Gesundheitssektor: max. 15 Punkte (je Referenz 5, max. 3),2.2 Referenzen Maximalversorger: max. 45 Punkte (je Referenz 15, max. 3),2.3 Greenfield bei Maximalversorger: einmalig 10 Punkte,2.4 Wesentliche Prozessveränderung: einmalig 15 Punkte,2.5 Qualität der Referenzdarstellung: 0/5/10/15 Punkte.

Max. 3 zusätzliche Referenzen über die zwei Mindestreferenzen hinaus einreichbar. Eine Referenz kann mehrere Kriterien erfüllen. Maximalversorger-Erfahrung dient nur der Qualitätsdifferenzierung – sie schließt niemanden aus.

Personelle Leistungsfähigkeit

Durchschnittlich mindestens 50 festangestellte Beschäftigte mit Arbeitsort Deutschland in den letzten 3 Geschäftsjahren (2023–2025).Diese Mitarbeitenden müssen über Sprachniveau C1 (oder höher) Deutsch verfügen.Bei Bietergemeinschaft kumuliert zu erfüllen.

Bietergemeinschaft / Unteraufträge / Eignungsleihe

Bietergemeinschaften sind möglich (Erklärung 531 EU; jedes Mitglied muss 521 EU einzeln in Textform signieren).Unterauftragnehmer sind möglich: Anlage 532 EU + Verpflichtungserklärung 533 EU + Eigenerklärung 521 EU.Eignungsleihe ist möglich: Anlage 534a + 534b (Haftung) zuzüglich 521 EU des Eignungsleihers. Achtung: Anlage 534b (Eignungsleihe Haftung) nur einreichen, wenn die Eignungsleihe zur wirtschaftlichen/finanziellen Leistungsfähigkeit genutzt wird.Nachunternehmer-Einsatz und Eignungsleihe müssen im Teilnahmewettbewerb erklärt werden.

Verfahrensspezifische Regelungen

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach VgV.Mindest-/Maximalanzahl Bieter: 3 Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.Keine Verhandlungen erforderlich (zweite Stufe ohne weitere Verhandlungen).Nachforderung fehlender Unterlagen möglich, soweit vergaberechtlich zulässig – angemessene Nachfrist nach Ermessen der Vergabestelle.Projektsprache Deutsch, verbindliche Vor-Ort-Präsenz in Essen (≥ 50 %).Zuschlagswertung (spätere Phase): 30 % Preis, 30 % Umsetzungskonzept, 20 % Angebotspräsentation & Fallstudie, 20 % Projektteam – Wirtschaftlichstes Angebot.KMU-geeignet.
Referenzprojekte
2 (Mindest) / bis zu 5 insgesamt (max. 3 zusätzliche) ReferenzenZeitraum: Projektabschluss (produktiver Go-Live) nach 01.01.2020Volumen: Nicht beziffert; bei Maximalversorgern: Explore-Phase mit mind. 2.000 Personentagen

Mindestens 2 S/4HANA-Umsetzungsreferenzen; pro Referenzkunde >1.000 Mitarbeitende in DACH; Go-Live nach 01.01.2020; mind. eine mit Greenfield-Ansatz

Kritische Aufgaben müssen abgedeckt sein: Projektleitung, S/4HANA-Fachkonzept FI/CO/MM, Migration ECC → S/4HANA, Testmanagement/QS, Hypercare für FI/CO/MM. Vorlage über Anlage 2F5 Referenzformular.

Je Referenz 5 Punkte, max. 3 Referenzen / 15 Punkte ReferenzenZeitraum: wie oben (Go-Live nach 01.01.2020)Volumen: —

Referenzen im Gesundheitssektor (z. B. Krankenhaus/Klinik)

Anlage 2F5 (Leistungsart: 'Gesundheitssektor')

Je Referenz 15 Punkte, max. 3 / 45 Punkte (Auswahlkriterium, nicht Ausschluss) ReferenzenZeitraum: wie obenVolumen: Mind. 2.000 Personentage in der Explore-Phase

Referenzen bei Maximalversorger-Kliniken

Anlage 2F5 (Leistungsart: 'Maximalversorger'); universitäre Maximalversorgung wegen KIS-Integration, Drittmittel, Regulierung

1 (einmalig 10 Punkte) ReferenzenZeitraum: —Volumen: —

Greenfield-Referenz bei einem Maximalversorger

Anlage 2F5 (Leistungsart: 'Greenfield bei Maximalversorger')

1 (einmalig 15 Punkte) ReferenzenZeitraum: —Volumen: —

Wesentliche Prozessveränderung in einer Referenz

Über Referenzbeschreibung (Anlage 2F5)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 35%4–10 · 39%11+ · 26%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 26 erledigt
Pflichtformulare (Eigenerklärungen & Anlagen)
Referenzen & Fachliche Eignung
Unterauftragnehmer & Eignungsleihe
Angebotskonzept (Phase Angebotsabgabe)
Einreichung & Formales
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Universitätsklinikum Essen, AöR | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
45147 Essen
Ort
45147 Essen
Kategorie
SAP-Beratung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.uk-essen.de/ ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
45147 Essen
Nordrhein-Westfalen

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