Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Universitätsklinikum Essen sucht für Los 2 einen IT-Dienstleister, der die bestehende SAP-HCM-Landschaft (Personalwirtschaft) auf eine moderne Plattform – SAP H4S4 und/oder SAP SuccessFactors – migriert.
Im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb wird ein Partner gesucht, der Konzeption, Systemkonfiguration, Datenmigration, Integration in die bestehende Systemlandschaft, Change-Management und Schulung bis zum Go-Live (inkl. Hypercare, Zieldatum Q2/2028) übernimmt.
Gefragt sind mindestens zwei Referenzprojekte: je eine erfolgreiche Migration von SAP HCM nach SAP SuccessFactors (mit Employee Central) und nach SAP H4S4 – jeweils aus der DACH-Region, mit über 1.000 Mitarbeitenden und produktivem Go-Live nach dem 01.01.2020.
Der Teilnahmeantrag ist elektronisch über die Vergabeplattform evergabe.nrw einzureichen; Abgabefrist ist der 20.07.2026 um 12:00 Uhr.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis30%
Angebotspreis. Die maximale erzielbare Punktzahl beträgt 300 (entspricht 30% Gewichtung). Bewertung über Verhältnis zum niedrigsten Preis: P = (Pmin / Pni) * Pmax. Der Bieter mit dem besten Wert erhält die volle Punktzahl.
- Umsetzungskonzept30%
Bewertet wird die Qualität der Ausarbeitung zum Umsetzungskonzept (max. 30 Seiten DIN A4, Schriftgröße 11). Maximale Punktzahl 300. Bewertet werden u.a. Fachlicher Ansatz, Technischer Ansatz, Organisatorischer Ansatz mit Bewertungsstufen 0/20/40/60/80/100 Punkte je Aspekt. Angebote unter der Hälfte der zugewiesenen Punktzahl werden ausgeschlossen.
- Angebotspräsentation und Fallstudie20%
Präsenzpräsentation (max. 60 Min. Präsentation + 30 Min. Fragen) mit Fallbeispiel. Bewertet werden Fachliche Präsentation/Problemlösungskompetenz, Kommunikationsfähigkeit/Überzeugungskraft sowie Teamzusammensetzung/-zusammenarbeit. Maximale Punktzahl 200. Bewertungsstufen 0/20/40/60/80/100. Mindestens 50% der Punktzahl erforderlich.
- Projektteam20%
Bewertung der Qualifikationsbögen des vorgesehenen Projektteams (Schlüsselpersonal) im Quervergleich zu anderen Bietern. Maximale Punktzahl 200. Gewichtung der einzelnen Qualifikationsbögen bleibt vorbehalten. Mindestens 50% der zugewiesenen Punktzahl erforderlich.
Preis: P = (Pmin / Pni) * Pmax. Qualitätskriterien: P = Punktzahl_max * (akt_Angebot / max_Angebot). Punkte werden kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenProjektorganisation, Methodik und Sprache
Projektorganisation (drei Ebenen): Lenkungsausschuss (strategisch, alle 6 Wochen), Projektleitung (fachlich/technisch, wöchentlich), operatives Projektteam.
Methodik: Hybridansatz aus klassischen Phasen/Meilensteinen und agilen Elementen (Sprints 2–4 Wochen), SAP Activate als Arbeitsmodell, monatlicher Freigabezyklus für Arbeitspakete.
Projektleitungsteam: Single Point of Contact (Projektleiter) plus Stellvertretung. Personalwechsel in Kernfunktionen nur mit Zustimmung des Auftraggebers; mindestens 2 Wochen kostenfreie Einarbeitung. Änderungsmanagement: schriftlicher Antrag mindestens 7 Tage vor Änderung; Entscheidung innerhalb 14 Kalendertagen.
Sprache: Deutsch als Hauptprojektsprache; für alle vor Ort tätigen Teammitglieder mindestens Sprachniveau C1 in Deutsch (Entwicklungsressourcen mit Genehmigung ausgenommen).
Standort: Essen, NRW, Deutschland – mindestens 50 % physische Anwesenheit, in besonderen Phasen bis 100 %.
Tools: Asana wird zur Projektsteuerung eingesetzt; weitere Tools werden in der Angebotsphase definiert. Nearshore-Entwicklung ist möglich, aber ausschließlich innerhalb der EU.
Leistungsphasen (Gesamtstruktur)
Phase 0 – Strategiedefinition: bereits abgeschlossen.
Phase 1 – Umsetzungsvorbereitung
Phase 2 – Implementierung, Rollout & Go-Live
Phase 3 (optional) – Weiterentwicklung: kontinuierliche Prozessverbesserung/Digitalisierung, Know-how-Transfer, Anbindung weiterer Geschäftsprozesse.
Personal des Auftragnehmers – geforderte Rollenprofile
Der Auftragnehmer stellt ein interdisziplinäres Expertenteam. Mit Ausnahme des Projektleiters dürfen Rollen in Personalunion besetzt werden, sofern Kompetenzprofile und Mindestanforderungen vollständig abgedeckt sind. Data-Engineer- und Entwickler-Ressourcen dürfen als Nearshore innerhalb der EU erbracht werden.
Gemeinsame Anforderungen: einschlägige SAP-Zertifizierungen; Kenntnisse der besonderen Anforderungen eines Klinikums (idealerweise Maximalversorger/Universitätsklinikum).
Krankenhausspezifische Schwerpunkte
Tarifkomplexität: Abbildung mehrerer Tarifwerke (TV-Ärzte, TVöD-K, TV-L, AVR) mit eigenständigen Entgeltgruppen, Zulagenregelungen und Bereitschaftsdienstmodellen.
Leistungsadaptierte Personalsteuerung: technisch und automatisiert untersetzte Lösung zur leistungsadaptierten Steuerung von Erlösen und Personalaufwänden untertägig.
Komplexe Arbeitszeitmodelle: Schicht-, Bereitschaftsdienst- und Rufbereitschaftssystematiken mit medizin- und arbeitszeitrechtlichen Anforderungen (ArbZG, MBO-Ä), differenziert nach Berufsgruppen.
Payroll-Internalisierung: Überführung des bisher beim Landesbesoldungsamt angesiedelten Payrollprozesses ins Haus; Gestaltung digitaler Schnittstellen (u.a. SP-Expert, Landesbesoldungsamt).
Reporting: erweiterte interne und externe Statistiken/Berichte (Aufsichtsbehörden, Kostenträger).
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAllgemeine Hinweise zu Eignung und Ausschluss
Die Bewerbung erfolgt zweistufig. Zunächst wird die Eignung im Teilnahmewettbewerb geprüft; danach werden ausgewählte Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Ausschlussgründe: Es dürfen keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB (zwingende) oder § 124 GWB (fakultative) vorliegen. Die Bewerber/Bieter erklären dies mit dem Formular 521 EU, das in den Anlagen 2F2.1–2F2.4 bereits enthalten ist. Ergänzend sind die Eigenerklärungen zu Mindestlohn (522), EU-Sanktionspaket (523) sowie die Anerkennung der Antikorruptionserklärung und Scientology-Schutzklausel (526) abzugeben.
Auswahlprinzip: Das Referenzkriterium ist bewusst branchenoffen ausgestaltet (Mindestanforderungen in Ziffer 5.2.3); kein Bewerber wird wegen fehlender branchenspezifischer Erfahrung ausgeschlossen. Maximal 3 Referenzen können eingereicht werden; davon werden maximal 2 (HCM→SuccessFactors und HCM→H4S4) zwingend gefordert. Die Branchenstufe dient ausschließlich der Qualitätsdifferenzierung nach Punkten.
Elektronische Einreichung: ausschließlich über die Vergabeplattform evergabe.nrw. Eine Nachforderung von Unterlagen erfolgt nur, soweit vergaberechtlich zulässig (Late-all-Prinzip).
Eignungsleihe: Verpflichtungs- und Haftungserklärungen (533 EU, 534a/b EU) nur erforderlich, sofern Unterauftragnehmer eingesetzt oder Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch genommen werden.
Auswahlkriterien (qualitätsbezogen, B-Kriterien)
Innerhalb der Auswahl der Bewerber werden drei Auswahlkriterien gewichtet:
Referenzen aus anderen Sektoren (z.B. Universitäten, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Behörden) können in den Kriterien 3.2 und 3.3 berücksichtigt werden.
Nachweismethoden und Präqualifikation
Eignungsnachweise können auch über Präqualifizierungsdatenbanken erbracht werden (z.B. pq-vol.de, pq-verein.de). Bei Bietergemeinschaften ist die Bewerbergemeinschaftserklärung (531 EU) und ggf. die Eignungsleihe-Haftung (534b EU) einzureichen. Bei Unteraufträgen/Eignungsleihe sind 532 EU und 533 EU erforderlich; die konkreten Pflichtangaben richten sich nach dem tatsächlichen Bieter-Setup.
Mindestens 1 Referenz: Migration SAP HCM → SAP SuccessFactors (mind. Modul Employee Central); Referenzkunde >1.000 Mitarbeitende, DACH-Region, produktiver Go-Live nach 01.01.2020; kritische Aufgaben eigenverantwortlich (Projektleitung, Fachkonzept, Migration, Testmanagement, Hypercare)
Anlage 2F4 (Referenzbeschreibung). Referenzen für SuccessFactors und H4S4 können über dieselbe oder unterschiedliche Referenzen nachgewiesen werden. Maximal 3 Referenzen einreichbar.
Mindestens 1 Referenz: erfolgreiche Migration SAP HCM → SAP H4S4; alle Migrationsansätze und Deployment-Varianten (On-Premise & Cloud) zulässig; Referenzkunde >1.000 Mitarbeitende, DACH-Region, Go-Live nach 01.01.2020
Anlage 2F4 (Referenzbeschreibung). Gilt auch für Maximalversorger/Krankenhaus/Öffentlicher Sektor (qualitätsgewichtete Auswahl).