Prozessberatung (Vergabe und Beschaffung / Finanzen / Liegenschaftsmanagement)

Die Beratung ist in sechs Module gegliedert, die je Los abgerufen werden:

• Modul A – Prozessanalyse Ist: Aufnahme und Dokumentation der bestehenden Prozesse, Modellierung mit BPMN 2.0 (oder vergleichbar), Schwachstellenkatalog.
• Modul B – Sollprozess-Konzeption: Entwicklung optimierter End-to-End-Prozesse, RACI-Matrix, Service-Level-Definitionen, Migrationsfahrplan.
• Modul C – Anforderungsmanagement und Tool-Vorbereitung: Herstellerneutrale fachliche Anforderungen, Lastenheft, Marktsondierung als Vorbereitung einer späteren (separaten) Tool-Vergabe.
• Modul D – Change und Stakeholder: Kommunikationskonzepte, Einbezug von Personalrat, Gleichstellungsbeauftragter, Schwerbehindertenvertretung, Fakultäten und zentraler Verwaltung.
• Modul E – Schulung/Wissenstransfer: Schulungsunterlagen, Workshops, Train-the-Trainer, fortschreibbares Handbuch, Befähigung LMU-interner Multiplikatoren.
• Modul F – Folgebereiche (optional): Erweiterung auf weitere Verwaltungsprozesse (Wirtschafts- und Personalverwaltung).

Vergütung erfolgt rollenbasiert auf Tagessatzbasis (All-inclusive, inkl. Reisekosten). 1 Personentag (PT) = 8 Stunden netto produktive Beratung; Anreise- und Wartezeiten zählen nicht.

Gesamtumfang über alle drei Lose: ca. 390 Personentage, Höchstwert 800.000 € netto.

Umverteilung der PT ist innerhalb eines Loses zwischen Modulen und Rollen zulässig (solange der Höchstwert des Loses nicht überschritten wird). Zwischen Losen ist keine Umverteilung möglich – jedes Los ist eigenständig.

Workshops und Beratungstermine vor Ort in München sowie per Videokonferenz. Beratungsleistung und sämtliche Deliverables (Berichte, Dokumentationen, Konzepte) in deutscher Sprache. Eskalationswege und Berichtswesen an die Auftraggeberin sind einzurichten.

Die Beschaffung digitaler Werkzeuge (Software, Tools, Lizenzen) ist ausdrücklich NICHT Gegenstand dieses Verfahrens. Eingeschlossen ist nur die fachliche Vorbereitung einer späteren Tool-Vergabe (Lastenheft, Marktsondierung) im Rahmen von Modul C.

Geplanter Vertragsbeginn: 01.11.2026. Feste Laufzeit: 24 Monate. Einseitige Verlängerungsoption der Auftraggeberin um bis zu 12 Monate (Ausübung mindestens 3 Monate vor Ablauf der festen Laufzeit in Textform). Maximale Gesamtlaufzeit 36 Monate. Kein Mindestabnahmevolumen; die im Mengengerüst genannten PT sind Schätzwerte ohne Abnahmegarantie.

Keine zwingenden Ausschlussgründe (z.B. Korruption, Geldwäsche, Steuerhinterziehung, kriminelle Vereinigung) und keine fakultativen Ausschlussgründe (z.B. erhebliche Mängel bei früheren öffentlichen Aufträgen, schwere Verfehlungen) gem. §§ 123, 124 GWB.

Nachweis: Eigenerklärung/EEE (Vorlage U.9). Auf Verlangen: Führungszeugnis, Auskunft Gewerbezentralregister, Unbedenklichkeitsbescheinigungen Finanzamt/Sozialversicherungsträger (Vorlage innerhalb 7 Werktagen).

Eintragung in einschlägigem Berufs-/Handelsregister (oder gleichwertige Zulassung des Sitzlandes). Bei juristischen Personen: Nachweis ordnungsgemäßer Eintragung. Auszug nicht älter als 6 Monate.

Nachweis: Handelsregisterauszug oder gleichwertig.

Hinweis: Eignungsleihe ist hier nicht zulässig.

Mindestumsatz mit Beratungsleistungen von 80.000 € netto pro Jahr in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025).

ODER bei alternativer Eignung (z.B. Neugründung ab 2026): Bruttoeinkommen ≥ 80.000 € p.a. aus leitender nichtselbständiger Tätigkeit in jedem der letzten 3 Jahre plus Geschäftsplan mit Liquiditätsnachweis für die ersten 12 Monate der Vertragslaufzeit.

Nachweis: Eigenerklärung zum Umsatz mit Bilanz-/GuV-Auszügen (oder testierter Jahresabschluss, Bestätigung Steuerberater) – bzw. Einkommensnachweise (Lohnsteuerbescheinigungen, Arbeitsverträge) + Geschäftsplan.

Mindestdeckung:

• Personen-/Sachschäden: 2.000.000 € pro Schadensfall
• Vermögensschäden: 1.000.000 € pro Schadensfall
• jeweils zweifach maximiert pro Versicherungsjahr

Nachweis: Versicherungsbestätigung oder verbindliche Bereitschaftserklärung des Versicherers zur Anpassung innerhalb von 14 Tagen nach Auftragserteilung. Versicherung muss während der gesamten Vertragslaufzeit bestehen.

Mindestens 2 vergleichbare Tätigkeitsreferenzen zur Prozessoptimierung im öffentlichen Sektor (Hochschule, außeruniversitäre Forschungseinrichtung, Landes-/Bundesbehörde, Körperschaft des öffentlichen Rechts).

• Zeitraum: letzte 3 Jahre (laufend oder abgeschlossen)
• Externe Beratung: Auftragswert ≥ 50.000 € netto je Projekt
• ODER leitende Inhouse-Tätigkeit: ≥ 6 Monate je Referenz

Nachweis: Strukturierte Referenzliste nach Vorlage U.10.

Je beworbenes Los:

• Projektleitung: mind. 7 Jahre einschlägige Berufserfahrung, davon mind. 5 Jahre im öffentlichen Sektor
• Vertretungsperson: mind. 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung

Einschlägige Berufserfahrung umfasst gleichwertig selbständige Beratungstätigkeit und leitende Inhouse-Tätigkeit im öffentlichen Sektor. Eine Person darf in max. 2 Losen als Projektleitung benannt werden; Vertretungsperson kann losübergreifend dieselbe Person sein.

Nachweis: CVs nach Vorlage U.14 (max. 4 Seiten, deutsch, durchsuchbares PDF) + Verfügbarkeitszusage.

Hinweis: Eignungsleihe ist für E.8 nicht zulässig.

Fähigkeit zur Durchführung von Workshops vor Ort in München und per Videokonferenz. Beratungsleistung und sämtliche Deliverables in deutscher Sprache. Bei Nicht-Muttersprachlern: Deutschkenntnisse mindestens Niveau C1 (GER).

Nachweis: Eigenerklärung; ggf. Deutschnachweis.

Verpflichtung zur Einhaltung gesetzlicher Mindestlohnregelungen und einschlägiger Tariftreueregelungen. Gleiche Verpflichtung bei Einsatz von Nachunternehmern.

Nachweis: Eigenerklärung nach Vorlage (gem. Bayerisches Tariftreuegesetz, MiLoG).

DSGVO-/BayDSG-Konformität. Bei Auftragsverarbeitung: Abschluss eines AV-Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Meldung von Datenverletzungen innerhalb von 24 Stunden. Verpflichtung zur Vertraulichkeit auch über das Vertragsende hinaus.

Nachweis: Eigenerklärung; auf Anforderung Verpflichtungserklärungen der Mitarbeiter/Nachunternehmer.

Keine Vorbefassung im Sinne von §7 VgV. Frühere Beratungs- oder Inhouse-Tätigkeit für die LMU ist offenzulegen.

Kein Beschäftigungsverhältnis mit dem Freistaat Bayern / der LMU München im relevanten Bereich.

Erklärung gem. VO (EU) 833/2014: Kein Bezug zu Russland im Sinne der Sanktionsregelungen.

Die Auswahl unter den geeigneten Bewerbern und die Zuschlagsentscheidung richten sich nach folgenden gewichteten Kriterien:

• Fachliches Konzept (Z.2): 35 %
• Preis (Z.1): 30 %
• Projektteam und Schlüsselpersonen (Z.3): 25 %
• Referenzen über Mindestschwelle hinaus (Z.4): 10 % (bis zu 6 zusätzliche Referenzen, je 2 Punkte, max. 6 Punkte)

Wertungsmethodik: gewichtete Punktbewertung gemäß Bewertungsmatrix (U.6 + U.7). Auswahlverfahren: Je Los werden genau 3 Bewerber zur Angebotsabgabe eingeladen (bei mehr als 3 geeigneten Bewerbern Auswahl nach objektivem Auswahlschema der Eignungsmatrix).

Eignungsleihe (§47 VgV): zulässig für E.2, E.3, E.4, E.5–E.7, E.9, E.10, D.1, D.2; nicht zulässig für E.0 (Ausschlussgründe), E.1 (berufliche Befähigung), E.8 (Schlüsselpersonen).

Bewerbergemeinschaften (§43 VgV): gesamtschuldnerische Haftung, Verpflichtungserklärung erforderlich.

Unterauftragnehmer: Einsatz nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Auftraggeberin; müssen alle Vertragsanforderungen (Geheimhaltung, Datenschutz, Tariftreue) einhalten; müssen E.0 und E.1 erfüllen.