Vergabe eines Auftrags über die S/4HANA-Transformation des bestehenden SAP-Systems

Was zu tun ist:

• Übernahme der fachlichen Projektleitung für die S/4HANA-Transformation
• Steuerung und Koordination aller Arbeitspakete (Konzeption → Migration → Go-Live → Hypercare)
• Berichterstattung und Abstimmung mit der SWE-Projektleitung
• Steuerung der Zusammenarbeit mit allen Unterauftragnehmern und Schnittstellenpartnern

Wichtig: Die Gesamtprojektleitung (Budget, Termin, Scope) bleibt bei der SWEHST.

Fachkonzepte für die Module:

• FI / FI-AA (Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung)
• CO (Controlling)
• MM (Materialwirtschaft)
• SD (Vertrieb/Faktura)

Querschnittsthemen:

• Berechtigungskonzept
• Basis-Daten-Konzept
• Archivierungskonzept
• Reporting
• Schnittstellenkonzept
• New GL (Neues Hauptbuch) mit Kontenplan, Belegsplitt, Profit-Center-Bilanz
• CVI (Customer Vendor Integration) – Geschäftspartner-Datenmodell, Stammdatenmigration

Qualität: prüfungstaugliche Dokumentation (für Wirtschaftsprüfer)

Technische Umsetzung:

• Installation und Konfiguration des Betriebssystems auf der bereitgestellten Infrastruktur
• Technisches Customizing im Dev-System
• Gap-Analyse (Soll-/Ist-Vergleich)
• Datenmigration aller Bestandsdaten aus SAP R/3 nach S/4HANA (Brownfield-System Conversion)
• Migration der FI-AA-Bewertungsbereiche (15 vorgesehen, davon 2 im Einsatz)
• Intrastat-, USt-Meldungen, Z4/Z5

Migrationsansatz: Brownfield (System Conversion)

Bestehende Schnittstellen, die für S/4HANA anzupassen sind:

• Schleupen (Energiewirtschaft)
• Kosy (HKS)
• Easy Archiv
• DirectInvoiceControl (AFI)

Leistungsumfang:

• Analyse und Konzept der Anpassungen
• Implementierung mit den jeweiligen Technologien (IDocs, BAPIs, Web-Services)
• End-to-End-Tests

Zu erbringende Testleistungen:

• Teststrategie (Unit-, Integrations-, UAT-, Regressions-, Performance-/Last-Tests)
• Durchführung der Integrationstests (März–April 2027)
• Unterstützung der User-Acceptance-Tests (UAT) durch die SWE (April–Mai 2027)
• Rollback-Strategie
• Active Quality Assurance

Go-Live-Vorbereitung:

• Dress-Rehearsal (Mai 2027)
• Produktivsetzung (Juni 2027)

Hypercare-Phase (nach Go-Live):

• Mindestdauer: 4 Wochen
• Reaktionszeit kritische Incidents: 2 Stunden
• Entstörungsgarantie kritisch: bis zum nächsten Arbeitstag
• Reaktionszeit hohe Priorität: 8 Stunden
• Reaktionszeit normale Priorität: 16 Stunden
• Tägliche Statusmeetings
• Schnittstellenmonitoring
• Unterstützung Periodenabschlüsse (auch deutlich nach Stabilisierungsphase, bis zum ersten vollständigen Jahresabschluss)

Option: Verlängerung als Application Management Services (AMS) bis zu 24 Monate nach Hypercare

Schulungskonzept für drei Zielgruppen:

• Key User (vertieftes Wissen)
• Endanwender (Bedienung)
• IT-Mitarbeitende (Administration/Technik)

Durchführung in Präsenz, remote oder hybrid nach Bedarf.

Vom Bieter zu erbringende Leistungen:

• HANA-Sizing (Dimensionierung der Datenbank)
• Architektur-Empfehlungen inkl. Datenvolumen-Prognose für die nächsten 5 Jahre
• Empfehlung Systemlandschaft (DEV / QS / PROD, ggf. DR)
• Backup- und Disaster-Recovery-Konzept
• Monitoring-Konzept

Abgrenzung: Hardware-Beschaffung und -Aufbau, Facility Management und Netzwerk-Infrastruktur (außerhalb SAP-spezifischer Aspekte) sind nicht Bestandteil – diese werden von der SWE erbracht. SAP-Lizenzen wurden bereits durch die SWE beschafft.

Diese Leistungen sind ausdrücklich nicht Teil des Auftrags:

• Gesamtprojektleitung (Budget, Termin, Scope) – bleibt bei SWE
• Hardware-Beschaffung und -Aufbau
• Facility Management, Netzwerk-Infrastruktur (außer SAP-spezifisch)
• Datenqualität im Quellsystem
• organisatorische Änderungen / Geschäftsentscheidungen
• Migration von Parallelsystemen oder Drittsystemen (z. B. BI)
• SAP-Lizenzen (bereits durch SWE beschafft)

Der Bieter darf nicht von den Ausschlussgründen betroffen sein:

• Keine rechtskräftigen Verurteilungen wegen schwerer Straftaten (u. a. Bestechung, Geldwäsche, Betrug, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel)
• Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß gezahlt
• Keine Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen bei früheren öffentlichen Aufträgen
• Keine Zahlungsunfähigkeit, kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation
• Keine schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
• Keine Ausschlussgründe nach Schwarzarbeits-, Arbeitnehmer-Entsendungs- und Mindestlohngesetz
• EU-Sanktionspaket (Russland/Ukraine): Weder der Bieter noch Unterauftragnehmer/Lieferanten mit > 10% Auftragswert dürfen einen Russland-Bezug im Sinne von Art. 5k Abs. 1 EU-VO 833/2014 aufweisen – auch nicht während der Vertragslaufzeit

Nachweis: Eigenerklärung (Anlage T.6 + T.13)

Aktueller Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister:

• zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist (02.07.2026) nicht älter als 6 Monate
• Kopie genügt
• ausländische Unternehmen: gleichwertige Bescheinigung mit deutscher Übersetzung

Eigenerklärung zu Umsätzen (Anlage T.7):

• Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
• Umsatz im vergleichbaren Bereich (SAP S/4HANA Brownfield/Mix-and-Match mit deutsch-spezifischen Anforderungen, On-Premise) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre

Versicherungsnachweis:

• Betriebshaftpflichtversicherung mit mind. 3 Mio. EUR Pauschaldeckung (Personen-, Sach- und sonstige Schäden je Schadensereignis und Versicherungsjahr)
• Police-Kopie oder Erklärung des Versicherers

Mitarbeiteranzahl (Anlage T.8):

• Anzahl der Mitarbeiter im vergleichbaren Bereich, bezogen auf 2023, 2024 und 2025

Projektteam (Anlage T.9):

• Benennung von Projektleiter und Projektpersonal
• Je Person: Name, Funktion, Berufserfahrung in Jahren

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus 2023–2025.

Vergleichbar sind Aufträge, die folgende Leistungen abdecken:

• Koordination, Beratung, Implementierung, Migration, Einführung und Schulung
• bei der Umstellung auf SAP S/4HANA
• im Rahmen eines Brownfield- oder Mix-and-Match-Migrationsansatzes
• auf Basis einer On-Premise-Struktur
• mit deutsch-spezifischen Anforderungen (HGB, Steuern, Compliance)

Fehlen von 3 Referenzen führt zwingend zum Ausschluss.

Pro Referenz anzugeben: Auftragssumme, Leistungszeitraum, Auftraggeber, Auftragsgegenstand, Ansprechpartner (Telefon + E-Mail), Eigenleistungsanteil.

Leistungsspektrum und Kerngeschäft sind darzustellen. Bei Konzernverbundenheit: ausführliche Darstellung der Zugehörigkeit.

Es gelten die Mindestanforderungen des Brandenburgischen Vergabegesetzes:

• Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen (Formular 5.3 EU) muss dem Angebot rechtsverbindlich unterzeichnet beigefügt werden
• Bei Einschaltung von Nachunternehmern/Verleihern: Formular 5.4 EU kaskadierend weitergeben
• Mindestentgelt nach § 6 Abs. 2 BbgVergG (derzeit 13,00 €/h, ab 01.01.2026: 13,90 €/h)
• Vertragsstrafen bei Verstößen: 1 % / max. 25.000 € je Fall, max. 5 % / 250.000 € gesamt
• Möglichkeit des Wettbewerbsausschlusses bis zu 3 Jahre