SAP Basis Betrieb als Managed Service (2nd Level)

Der Betrieb umfasst folgende SAP-Landschaft und Werkzeuge:

• SAP ERP 6.0 (EhP 8) auf HANA-Datenbank
• Red Hat Enterprise Linux (RHEL) 9 als Betriebssystem
• SAP Cloud ALM für Application Lifecycle Management
• Avantra als zentrales Automatisierungs- und Monitoring-Tool (Application Lifecycle Management, Capacity Management, Patch Management)
• SAP BTP Public Cloud (Cloud Connector, Workspaces, Subaccounts, EntraID-Anbindung)
• Azure-Cloud-Umgebung der BEW (Subscription, VNet, NSG, Storage, Backup, Monitoring, Security Center) – wird vom AG bereitgestellt, der AN betreibt SAP-Komponenten auf den AG-VMs
• Auch Betrieb von SAP R/3 ECC mit HANA DB, SAP NetWeaver mit MaxDB und S/4HANA muss leistbar sein
• Einsatz komplexer Systemlandschaften mit zentralen Automatisierungstools auf Basis Avantra

Der AN übernimmt den vollständigen SAP-Basis-Betrieb als Managed Service. Dazu gehören:

• Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft (Störungsbeseitigung)
• Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft (vorbeugende Maßnahmen)
• Rufbereitschaft und Vor-Ort-Service (Berlin, ≤ 1 Arbeitstag Reaktionszeit)
• Datensicherungsservices (Backup-Strategie nach BEW-Vorgabe, Recovery)
• Besondere Serviceleistungen: Ab-/Wiederaufbau, Modifikation, Einrichtung von Systemkomponenten
• Beratungs- und Engineering-Leistungen (Servicemodule 9–10) auf Stundenbasis
• Optionale Leistungen (Servicemodul 8)
• Schulungen für das BEW IT-Team

Zu den täglichen Aufgaben gehören u. a.:

• SAP-Installation & Konfiguration, Sizing-Vorschläge für neue Systeme
• Kernel- und Support-Package-Stack-Updates in Abstimmung mit BEW
• Mandanten- und Transportmanagement, Mandant 000 vollständig durch AN
• Patch- und Upgrade-Management, Legal Change Packages für Deutschland
• Hintergrundverarbeitung (technische Umsetzung)
• Berechtigungsmanagement Mandant 000 (technisch)
• Monitoring (CCMS, Solution Manager, Azure Monitor) mit Integration in SAP Cloud ALM
• Datenbankadministration SAP HANA und MaxDB
• Systemkopien / Mandantenkopien nach Freigabe
• Datenimport/-export bei Migrationen
• Einrichtung/Pflege technischer Schnittstellen (RFC)
• Lizenzvermessung (SLAW, USMM)
• Erstellung EarlyWatch Reports und Systemoptimierungs-Empfehlungen

Operative Anforderungen an den AN:

• Verfügbarkeitsziel: 99,5 % pro Monat
• SLA-Reaktionszeiten (bedienter Betrieb Mo–Fr 08:00–16:30):
• Critical: Reaktion 15 Min, Remote-Login 60 Min, Störungsbehebung 4 Stunden
• Major: Reaktion 60 Min, Remote-Login 3 Std, Behebung 2 Werktage
• Minor: Reaktion 4 Std, Remote-Login 6 Std, Behebung 5 Werktage
• Außerhalb der Bedienzeit (Rufbereitschaft):
• Critical: Reaktion 2 Std, Lösung 8 Std
• Incident-Bearbeitung: max. 7 Werktage ohne Update, max. 20 Werktage Gesamtdauer
• Problem-Warning: Reaktion 1 Woche, Antwort 10 Wochen, Lösung 24 Wochen
• Sicherheitspatches (CVSS): Überschreitung 14 Tage = 20 % Abzug, 30 Tage = 40 % Abzug
• Verfügbarkeits-Pönalen: 99,5–98,5 % = 10 %, < 98,5–96,5 % = 20 %, < 96,5 % = 30 % Abzug vom Monatspreis
• Sonderkündigungsrecht bei 3 Monaten in Folge oder 5 Monaten/Jahr unter Verfügbarkeitsgrenze sowie bei 3 kritischen Störungen in 12 rollierenden Monaten

Der Auftrag startet mit einer strukturierten Übergabe:

• Phase 1 – Initialisierung (Nov–Dez 2026, 1 Monat): Onboarding, Know-how-Transfer, Tool-Zugänge, Personalverpflichtungen. Meilensteine D1 (Onboarding) und D2 (Infrastruktur) zum 21.12.2026.
• Phase 2 – Transition (Dez 2026 – Feb 2027, 2 Monate): Übergabe vom bisherigen Dienstleister, Einarbeitung. Meilenstein D4 (Übergabe Betriebsverantwortung) zum 28.02.2027.
• Phase 3 – Regelbetrieb: ab 01.03.2027 (D5) für 3 Jahre Grundlaufzeit
• Vertragsbeginn formal: 01.11.2027, Ende: 31.10.2030
• Verlängerungsoption: bis zu 2-mal je 1 Jahr (insgesamt max. 5 Jahre)
• Wartungsfenster: Standard Mo 06:30–07:00 und Mi 18:00–Do 07:00; produktive Systeme mit 14 Tagen Vorlauf und CAB-Genehmigung
• Eskalationsstufen: ES1 = 3 Std, ES2 = 6 Std, ES3 = 12 Std Reaktion (24/7)

• SAP-Betrieb erfolgt ausschließlich innerhalb der EU
• Sicherheitskonzept mit Systemhärtung, Patch-Management, SIEM-Anbindung, Schwachstellen-Management
• Notfall- und Krisenmanagement (DR/BCM) gemäß ISO/IEC 22301 (Konzept) und BSI-IT-Grundschutz
• Datenschutzmanagementsystem (DSMS), DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung (AVV)
• Netzwerk-Security (NSG, Firewall, VPN) durch AN; Backup-Verschlüsselung/Key Vault durch AG
• Audit & Logging über Azure Policy & Log Analytics
• Sicherheitsüberprüfung SÜ 1/2/3 nach SÜG für eingesetztes Personal; SÜ2 wünschenswert
• Meldung Datenschutzvorfall/Cyber-Angriff an SOC der BEW innerhalb 1 Stunde
• Berücksichtigung BEW Verhaltenskodex, LkSG, Anti-Korruption

• Kommunikation in Deutsch (C1) schriftlich und mündlich; Dokumentation und ITSM-Einträge auf Deutsch
• Schlüsselpositionen mit definierten Qualifikationen:
• Senior SAP Basis Consultant (Lead): mind. 3 vergleichbare Betriebs-/Migrationsprojekte
• SAP HANA / Technology Architect: mind. 2 Performance-/Capacity-Assessments, mind. 1 Cloud/Hybrid-Architekturprojekt (z. B. Azure)
• SAP Basis Administrator: ≥ 2 produktive Landscape-Betriebe
• SAP Security / Berechtigungen: mind. 1 Audit/Hardening-Vorhaben
• Je mind. 1 Person mit Zertifikaten SAP S/4HANA System Administration und SAP HANA Operations
• ITIL-v4-Zertifizierung mind. eines Mitarbeiters
• Zertifikate ISO/IEC 27001, 20000-1, 9001 im Unternehmen
• Regelmäßige Schulungen, Rezertifizierungen, Wissensmanagement für Vertretungsfähigkeit
• Eignung von Subunternehmern nur mit Zustimmung des AG (mind. 4 Wochen Vorlauf)
• Mindeststundenentgelt 13,69 € brutto, Tarifvertrag Land Berlin, Weitergabe an Unterauftragnehmerkette ab 10.000 € / 50.000 €

• Erfüllungsort: Berlin (PLZ 10829); Workshops, Kick-offs, Eskalationen vor Ort, aber keine dauerhafte Vor-Ort-Präsenz erforderlich
• Monatlicher Report (Event/Performance/Kosten) bis 10. Werktag des Folgemonats
• EarlyWatch Report 4× jährlich je produktives SAP-System
• SOS-Report / CSA monatlich
• Dokumentation und Betriebshandbuch durch AN, deutschsprachig
• Lizenzmanagement (SAP & Azure) durch BEW; technische Lizenzvermessung durch AN

Folgende Nachweise und Eigenerklärungen sind zwingend einzureichen (sonst Ausschluss):

• Register A: Anschreiben und Darstellung des Unternehmens inkl. vollständiger Konzernstruktur und Besitzverhältnisse
• Register B: Erklärung zur Wettbewerbsregisterabfrage
• Register C: Eigenerklärung, dass keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen; zusätzlich: § 21 AentG, § 98c AufenthG, § 21 SchwarzArbG, § 19 MiLoG, § 22 LkSG
• Register D: Anerkennung des BEW Verhaltenskodex für Lieferanten und Partner
• Register E: Erklärung zur VO (EU) 2022/833 (Russland-Sanktionen)
• Register F: Erklärung zu Unterauftragnehmern (für jeden NU inkl. unterzeichnetem Register C)
• Vertraulichkeitserklärung unterzeichnet mit dem Teilnahmeantrag
• Keine Anforderung an eine bestimmte Rechtsform

Folgende Anforderungen sind Ausschlusskriterien:

• Bonitätsnachweis einer akkreditierten Ratingagentur, max. 3 Monate alt (z. B. Creditreform < 300, SCHUFA < 300, Creditsafe < 3,0)
• Betriebshaftpflichtversicherung (Police max. 6 Monate alt): mind. 500.000 € Sachschäden, 2.500.000 € Personenschäden
• Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (Police max. 6 Monate alt): mind. 500.000 € Vermögensschäden
• Gesamtumsatz letzte 2 Geschäftsjahre: je mind. 1.500.000 €
• Umsatz im Geschäftsfeld 'SAP Basis Betrieb' letzte 2 Jahre: je mind. 4.000.000 €

Folgende Nachweise sind Ausschlusskriterien (A-Kriterien), soweit nicht ausdrücklich als bewertet (B-Kriterien) gekennzeichnet:

• Zertifikat ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit) oder gleichwertig – Ausschluss
• Zertifikat ISO/IEC 20000 (IT-Service-Management) oder gleichwertig – Ausschluss
• Zertifikat ISO 9001 (Qualitätsmanagement) oder gleichwertig – Ausschluss
• Aktueller Betrieb mind. einer HANA-DB mit 1.500 GB – Ausschluss
• Integriertes End-to-End-Dienstleistungsportfolio (Strategie, Beratung, SI, Cloud, Security, Betrieb) – Ausschluss
• Kommunikation in Deutsch C1 (schriftlich, mündlich); Dokumentation, Reports und ITSM-Tool auf Deutsch – Ausschluss
• Referenzen (mind. 2, je mind. 2.000.000 € p.a.) – bewertet mit 0/60 Punkten (Pflichtangabe)
• IT-Services aus einer Hand – 5 Punkte (Konzern + Partner) bzw. 10 Punkte (komplett im Konzern)
• Innovationsstrategie / KI-Einsatz / Avantra als zentrales ALM-Tool / SAP-Partnerschaft – bewertet

• Support-Mitarbeiter (Anzahl):
• 5–20 MA = 10 Pkt.
• 21–50 MA = 20 Pkt.
• > 50 MA = 30 Pkt.
• Anforderungen an Support-Mitarbeiter: mehrjährige Projekt- und Supporterfahrung in großen/komplexen SAP-Umgebungen; mind. 3 Jahre Praxis in mehreren der Bereiche SAP R/3 ECC/HANA, NetWeaver/MAXDB, S/4HANA, Avantra
• Ersatz-/Nachbesetzung Schlüsselpersonal innerhalb 10 Arbeitstagen
• Sicherheitsüberprüfungen (SÜ1/2/3 nach SÜG) erforderlich; SÜ2 wünschenswert
• ITIL-v4-Zertifizierung mindestens eines Mitarbeiters
• Mindestzertifikate je 1 Person: SAP S/4HANA System Administration, SAP HANA Operations
• Deutsch C1 für die gesamte Kommunikation

Mind. 2 aktuelle Referenzkunden für SAP-Basis-Betriebsleistungen als Managed Service:

• Zeitraum: Vertragsende der Referenz darf nicht vor Mai 2023 liegen
• Auftragsvolumen: mind. 2.000.000 € pro Geschäftsjahr
• Inhalt der Referenz: Aussagekräftige Beschreibung der Betriebsaktivitäten, eingesetzte SAP-Versionen (mind. R/3 + ERP + HR), Managed-Service-Ansatz, ITSM-Tools, Rolle des Bieters, betreuter Bereich
• Mindeststandards je Referenz: mind. 1.500 named User
• Branchenvorteil: Referenzen aus Energieerzeuger-Infrastruktur erhalten Bonuspunkte (+15 Pkt. je Referenz, max. +30)
• Referenzkundenkontakt: vollständiger Name, Telefon, E-Mail eines Kunden-Ansprechpartners (KEIN Bieter-interner Account-/Vertriebskontakt – sonst Ausschluss)
• Einzureichen in der Anlage 'TNW_Referenzkunden.xlsx'

• Ausschließlich elektronische Einreichung über https://root.deutsche-evergabe.de
• Sprache: Deutsch
• Dateinamen: beginnen mit 'Reg_', max. 60 Zeichen, max. 20 MB
• Gliederung gemäß Ziffer 5.1.9 der Vergabeunterlagen
• Bieterfragen ausschließlich über den eVergabe-Bieterassistenten, spätestens bis 30.06.2026 12:00 Uhr
• Nebenangebote nicht zugelassen, mehrere Hauptangebote nicht zulässig
• Nachlass zulässig, Skonto nicht zulässig
• Drittbescheinigungen max. 6 Monate alt
• KMU-Eignung: nicht geeignet (explizit ausgeschlossen)
• Eignungsprüfung: 'late-all' (erst nach Angebotsabgabe, für alle Bieter)