Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) sucht externe Beratungsdienstleistungen zur Prozessanalyse, -gestaltung und -optimierung in der Verwaltung. Die Ausschreibung ist in drei Lose aufgeteilt: Los 1 – Vergabe und Beschaffung, Los 2 – Finanzen und Los 3 – Liegenschaftsmanagement. Bieter dürfen auf einzelne, mehrere oder alle Lose bieten. Die Leistung umfasst sechs Module: Ist-Analyse, Sollprozess-Konzeption, Tool-Vorbereitung, Change- und Stakeholder-Management, Schulung/Wissenstransfer sowie optional Folgebereiche. Die Beratung erfolgt herstellerneutral; die Beschaffung digitaler Werkzeuge ist nicht Teil dieses Verfahrens. Vertragsbeginn: 01.11.2026, feste Laufzeit 24 Monate, Verlängerungsoption bis 12 Monate. Höchstwerte je Los: 320.000 € / 280.000 € / 200.000 € (netto).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Z.1 Preis (Gesamtangebotspreis netto)30%
Gesamtangebotspreis netto gemäß Preisblatt (Anlage U.5). Lineare Interpolation: niedrigster Preis = 100 Punkte.
- Z.2 Fachliches Konzept (Beratungs- und Methodenkonzept)35%
Bewertung des einzureichenden Beratungs- und Methodenkonzepts (max. 20 Seiten, Vorlage U.13). Bezug zum Losschwerpunkt Liegenschaftsmanagement herzustellen.
- Z.3 Projektteam und Schlüsselpersonen25%
Bewertung der über die Eignungsmindestschwelle hinausgehenden Qualifikation und Erfahrung der namentlich benannten Schlüsselpersonen sowie der Rollen- und Verantwortungsstruktur im Projektteam, je beworbenem Los.
- Z.4 Referenzen (Tiefenwertung)10%
Bewertung der über die Eignungsmindestschwelle (E.4–E.7) hinausgehenden Referenzen; maximal 6 zusätzliche Referenzen.
Gesamtpunktzahl = 0,30 × Z.1 + 0,35 × Z.2 + 0,25 × Z.3 + 0,10 × Z.4. Z.1 = 100 × (niedrigster Preis / Angebotspreis). Qualitative Unterkriterien werden auf Skala 0/20/40/60/80/100 bewertet. Bei Punktegleichheit: höhere Punktzahl in Z.2, dann Z.3, dann niedrigerer Preis in Z.1.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenModulare Leistungsstruktur (gilt für alle Lose)
Die Beratung ist in sechs Module gegliedert, die je Los abgerufen werden:
Rollen, Vergütung und Mengengerüst
Vergütung erfolgt rollenbasiert auf Tagessatzbasis (All-inclusive, inkl. Reisekosten). 1 Personentag (PT) = 8 Stunden netto produktive Beratung; Anreise- und Wartezeiten zählen nicht.
Gesamtumfang über alle drei Lose: ca. 390 Personentage, Höchstwert 800.000 € netto.
Umverteilung der PT ist innerhalb eines Loses zwischen Modulen und Rollen zulässig (solange der Höchstwert des Loses nicht überschritten wird). Zwischen Losen ist keine Umverteilung möglich – jedes Los ist eigenständig.
Erbringungsform und Sprache
Workshops und Beratungstermine vor Ort in München sowie per Videokonferenz. Beratungsleistung und sämtliche Deliverables (Berichte, Dokumentationen, Konzepte) in deutscher Sprache. Eskalationswege und Berichtswesen an die Auftraggeberin sind einzurichten.
Wichtige Einschränkung
Die Beschaffung digitaler Werkzeuge (Software, Tools, Lizenzen) ist ausdrücklich NICHT Gegenstand dieses Verfahrens. Eingeschlossen ist nur die fachliche Vorbereitung einer späteren Tool-Vergabe (Lastenheft, Marktsondierung) im Rahmen von Modul C.
Vertragliche Eckpunkte
Geplanter Vertragsbeginn: 01.11.2026. Feste Laufzeit: 24 Monate. Einseitige Verlängerungsoption der Auftraggeberin um bis zu 12 Monate (Ausübung mindestens 3 Monate vor Ablauf der festen Laufzeit in Textform). Maximale Gesamtlaufzeit 36 Monate. Kein Mindestabnahmevolumen; die im Mengengerüst genannten PT sind Schätzwerte ohne Abnahmegarantie.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe (E.0)
Keine zwingenden Ausschlussgründe (z.B. Korruption, Geldwäsche, Steuerhinterziehung, kriminelle Vereinigung) und keine fakultativen Ausschlussgründe (z.B. erhebliche Mängel bei früheren öffentlichen Aufträgen, schwere Verfehlungen) gem. §§ 123, 124 GWB.
Nachweis: Eigenerklärung/EEE (Vorlage U.9). Auf Verlangen: Führungszeugnis, Auskunft Gewerbezentralregister, Unbedenklichkeitsbescheinigungen Finanzamt/Sozialversicherungsträger (Vorlage innerhalb 7 Werktagen).
Berufliche Befähigung (E.1)
Eintragung in einschlägigem Berufs-/Handelsregister (oder gleichwertige Zulassung des Sitzlandes). Bei juristischen Personen: Nachweis ordnungsgemäßer Eintragung. Auszug nicht älter als 6 Monate.
Nachweis: Handelsregisterauszug oder gleichwertig.
Hinweis: Eignungsleihe ist hier nicht zulässig.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (E.2)
Mindestumsatz mit Beratungsleistungen von 80.000 € netto pro Jahr in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025).
ODER bei alternativer Eignung (z.B. Neugründung ab 2026): Bruttoeinkommen ≥ 80.000 € p.a. aus leitender nichtselbständiger Tätigkeit in jedem der letzten 3 Jahre plus Geschäftsplan mit Liquiditätsnachweis für die ersten 12 Monate der Vertragslaufzeit.
Nachweis: Eigenerklärung zum Umsatz mit Bilanz-/GuV-Auszügen (oder testierter Jahresabschluss, Bestätigung Steuerberater) – bzw. Einkommensnachweise (Lohnsteuerbescheinigungen, Arbeitsverträge) + Geschäftsplan.
Berufshaftpflichtversicherung (E.3)
Mindestdeckung:
Nachweis: Versicherungsbestätigung oder verbindliche Bereitschaftserklärung des Versicherers zur Anpassung innerhalb von 14 Tagen nach Auftragserteilung. Versicherung muss während der gesamten Vertragslaufzeit bestehen.
Allgemeine Tätigkeitsreferenzen öffentlicher Sektor (E.4)
Mindestens 2 vergleichbare Tätigkeitsreferenzen zur Prozessoptimierung im öffentlichen Sektor (Hochschule, außeruniversitäre Forschungseinrichtung, Landes-/Bundesbehörde, Körperschaft des öffentlichen Rechts).
Nachweis: Strukturierte Referenzliste nach Vorlage U.10.
Schlüsselpersonen (E.8)
Je beworbenes Los:
Einschlägige Berufserfahrung umfasst gleichwertig selbständige Beratungstätigkeit und leitende Inhouse-Tätigkeit im öffentlichen Sektor. Eine Person darf in max. 2 Losen als Projektleitung benannt werden; Vertretungsperson kann losübergreifend dieselbe Person sein.
Nachweis: CVs nach Vorlage U.14 (max. 4 Seiten, deutsch, durchsuchbares PDF) + Verfügbarkeitszusage.
Hinweis: Eignungsleihe ist für E.8 nicht zulässig.
Technische Ausstattung und Sprachkompetenz (E.9)
Fähigkeit zur Durchführung von Workshops vor Ort in München und per Videokonferenz. Beratungsleistung und sämtliche Deliverables in deutscher Sprache. Bei Nicht-Muttersprachlern: Deutschkenntnisse mindestens Niveau C1 (GER).
Nachweis: Eigenerklärung; ggf. Deutschnachweis.
Tariftreue und Mindestlohn (E.10)
Verpflichtung zur Einhaltung gesetzlicher Mindestlohnregelungen und einschlägiger Tariftreueregelungen. Gleiche Verpflichtung bei Einsatz von Nachunternehmern.
Nachweis: Eigenerklärung nach Vorlage (gem. Bayerisches Tariftreuegesetz, MiLoG).
Datenschutz und Geheimhaltung (D.1, D.2)
DSGVO-/BayDSG-Konformität. Bei Auftragsverarbeitung: Abschluss eines AV-Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Meldung von Datenverletzungen innerhalb von 24 Stunden. Verpflichtung zur Vertraulichkeit auch über das Vertragsende hinaus.
Nachweis: Eigenerklärung; auf Anforderung Verpflichtungserklärungen der Mitarbeiter/Nachunternehmer.
Keine Interessenkonflikte / Vorbefassung (D.3)
Keine Vorbefassung im Sinne von §7 VgV. Frühere Beratungs- oder Inhouse-Tätigkeit für die LMU ist offenzulegen.
Kein Beschäftigungsverhältnis Freistaat Bayern (D.4)
Kein Beschäftigungsverhältnis mit dem Freistaat Bayern / der LMU München im relevanten Bereich.
EU-Russland-Sanktionen (G)
Erklärung gem. VO (EU) 833/2014: Kein Bezug zu Russland im Sinne der Sanktionsregelungen.
Zuschlagskriterien (Bewertung)
Die Auswahl unter den geeigneten Bewerbern und die Zuschlagsentscheidung richten sich nach folgenden gewichteten Kriterien:
Wertungsmethodik: gewichtete Punktbewertung gemäß Bewertungsmatrix (U.6 + U.7). Auswahlverfahren: Je Los werden genau 3 Bewerber zur Angebotsabgabe eingeladen (bei mehr als 3 geeigneten Bewerbern Auswahl nach objektivem Auswahlschema der Eignungsmatrix).
Eignungsleihe und Bewerbergemeinschaften
Eignungsleihe (§47 VgV): zulässig für E.2, E.3, E.4, E.5–E.7, E.9, E.10, D.1, D.2; nicht zulässig für E.0 (Ausschlussgründe), E.1 (berufliche Befähigung), E.8 (Schlüsselpersonen).
Bewerbergemeinschaften (§43 VgV): gesamtschuldnerische Haftung, Verpflichtungserklärung erforderlich.
Unterauftragnehmer: Einsatz nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Auftraggeberin; müssen alle Vertragsanforderungen (Geheimhaltung, Datenschutz, Tariftreue) einhalten; müssen E.0 und E.1 erfüllen.
Mindestens 2 vergleichbare Tätigkeitsreferenzen zur Prozessoptimierung im öffentlichen Sektor (Hochschule, Forschungseinrichtung, Landes-/Bundesbehörde, Körperschaft öffentlichen Rechts); je Referenz entweder externe Beratung mit Auftragswert ≥ 50.000 € netto oder leitende Inhouse-Tätigkeit ≥ 6 Monate
Strukturierte Referenzliste nach Vorlage U.10 mit Auftraggeber, Ansprechperson, Zeitraum, Funktion, Auftragswert/Dauer, Kurzbeschreibung; externe Beratung und leitende Inhouse-Tätigkeit werden gleichwertig anerkannt
Fachreferenz Prozessoptimierung im Bereich öffentliche Vergabe/Beschaffung (Bedarfsmeldung, Vergabewertschätzung, Verfahrenswahl, Vergabevermerk, Vertragsabschluss)
Detaillierte Projektbeschreibung max. 2 Seiten als Anlage R zur Vorlage U.10; Methodik, Modellierungssprache, Stakeholder, messbare Ergebnisse
Fachreferenz Prozessoptimierung Finanzen/Rechnungswesen in SAP-FI/CO-Umgebung (Standardprozesse, Schnittstellen, Customizing)
Detaillierte Projektbeschreibung max. 2 Seiten als Anlage R zur Vorlage U.10
Fachreferenz Liegenschafts-/Flächen-/Immobilienmanagement im öffentlichen Sektor (Flächen-/Raummanagement, Mietverträge/Pacht, Bauunterhalt, Schnittstellen Bauverwaltungen)
Detaillierte Projektbeschreibung max. 2 Seiten als Anlage R zur Vorlage U.10; eingebundene Stakeholder, messbare Ergebnisse