Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie MESSE ESSEN GmbH schreibt die digitale und technische Betreuung ihres gesamten Webportfolios (Dachmarkenwebsite, Grugahalle, 16 Veranstaltungswebsites, Intranet, Werbeshop, MEDIA CENTER, Newsletter, Hallenplan u.v.m.) als mehrjährigen Rahmenvertrag aus. Gesucht wird ein leistungsfähiger Partner für den laufenden Betrieb, Support, Pflege und Weiterentwicklung der Systeme (überwiegend CMS FirstSpirit und TYPO3, Docker/Ubuntu, APIs zu Drittsystemen) sowie für einmalige Projekte (neue Serverstruktur, Einladungsmanagement-Tool). Das Verfahren ist zweistufig: Phase 1 ist ein Teilnahmewettbewerb (max. 5 Bewerber), Phase 2 ein Verhandlungsverfahren mit Präsentation und Preiswertung. Vertragsbeginn: 01.04.2027, Laufzeit 4 Jahre, Verlängerungsoption 12 Monate. Die Ausschreibung ist KMU-geeignet.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertAktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristMAI2026 NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Teilnahmefrist
Beginn Einladungsphase 2
Präsentation vor Ort
Rahmenvertrag Laufzeit
Wallet Digital-Umstellung
Sonderkündigungsrecht (Ende)
Verlängerung max.bis 2032
Erste ordentliche Kündigung
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität8 Kriterien
Preis 89%Qualität 10.9%
- Qualität der auftragsbezogenen Präsentation30%
Bewertung des Konzepts für den Relaunch der Website basierend auf Analyse, Strategie und Umsetzung
- Präsentation vor Ort10%
Bewertung der Live-Präsentation des Teams
- Preis60%
Gesamtkosten für das Preisszenario (Konzeption, Design, Content, technische Umsetzung, Qualitätssicherung, Projektmanagement)
Preispunkte = max. Punktzahl - ((a - b) / b) * max. Punktzahl; a = zu bewertender Angebotspreis, b = günstigster Angebotspreis
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen und Bewertungsmethode sind vollständig in der Bewertungsmatrix für Phase 2 enthalten.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenLaufender Betrieb – zu betreuende Websysteme und Plattformen
Der Auftragnehmer übernimmt die kontinuierliche technische Betreuung, Pflege, Wartung und Weiterentwicklung der folgenden Systeme:
Dachmarkenwebsite www.messe-essen.de (TYPO3, 2025 relauncht)Grugahalle www.grugahalle.de (FirstSpirit) – inkl. geplanter RelaunchCongress Center Essen www.cc-essen.de16 Veranstaltungswebsites inkl. Einrichtung neuer VeranstaltungsseitenGeschlossener Ausstellerbereich (GAB) inkl. Login-Verwaltung (Auth0) und Admin-BackendWerbetool mit Werbeshop und PreviewshopMEDIA CENTERNewsletter (Universal Messenger)Hallenplan (Leaflet, interaktiv)IntranetAdserver (Revive Adserver)RegistrierungsformulareBlack Edition Wallet Tool (geplant ab EMS 12/2027 rein digital)Consent Management (Usercentrics)Tracking und Statistik (etracker, wiredminds, Google Tag Manager, B2B Media Group)Domainstruktur, SSL-Zertifikate und DNSMicrosites und Kampagnen-LandingpagesBarrierefreiheit (BITV 2.0, EAA, WCAG 2.1 AA, EyeAble)Serververwaltung (web1, web2, cms, newsletter) inkl. Backupstrategien und WiederherstellbarkeitTechnischer Support (Telefon/E-Mail) – auch außerhalb der Geschäftszeiten für Prio 1
Schnittstellen und Integrationen
Im laufenden Betrieb sind insbesondere folgende Schnittstellen zu betreuen, weiterzuentwickeln und mit den Drittsystemen abzustimmen:
SAP/Rubin (ERP/Materialwirtschaft)Auth0 (zentrale Login-/Rechteverwaltung)Universal Messenger (Newsletter)MEDIA CENTERTracking- und Statistiktools (etracker, wiredminds, GTM, B2B Media Group)Revive AdserverPayment-/Dienste im WebshopEigenständige API-Entwicklung (REST) bei neuen Anforderungen
Technischer Betrieb, Support und Service-Level
Folgende Reaktions- und Servicezeiten sind vertraglich zugesichert:
Support-Erreichbarkeit: Mo–Fr 9–18 Uhr; telefonische Erreichbarkeit auch außerhalb der Geschäftszeiten und am Wochenende; optional erweiterte Bereitschaftszeiten bei Releases; Rufbereitschaft zu Go-Live-Zeitpunkten größerer Releases.Reaktionszeit Prio 1 (Kritisch, System ausgefallen): max. 4 Stunden werktags, max. 12 Stunden außerhalb der GeschäftszeitenReaktionszeit Prio 2 (Eingeschränkte Funktionalität): max. 12 Stunden werktagsReaktionszeit Prio 3 (Allgemeiner Support, Änderungswünsche): max. 24 Stunden werktagsSicherheitsvorfälle: max. 4 Stunden werktags, max. 12 Stunden außerhalbDomain/SSL (kritisch): unter 12 Stunden werktagsServer – allgemeine Fehler: unter 24 Stunden werktags; sicherheitsrelevante Fehler unter 4 Stunden werktags / 12 Stunden außerhalbMängelbeseitigung: 36 Stunden (normal) bzw. 12 Stunden (wesentliche Funktionen ausgefallen); Funktionsprüfung innerhalb von 3 ArbeitstagenDSGVO-Löschgesuche: Bearbeitung innerhalb von 3 WerktagenBackup- und Wiederherstellungsstrategien, Monitoring und Logging, Sicherheitsupdates und Patchmanagement sind sicherzustellen.
Konzeption, Design und Entwicklung
Für neue Seiten, Landingpages und Microsites sind vollständige Konzeptions- und Designleistungen zu erbringen:
Konzeption/UX: Wireframes, Sitemap, Nutzerführung, Botschaften, Abstimmung mit dem AuftraggeberDesign: responsive Screendesigns (Desktop/Mobile), CI-konforme Umsetzung (Figma/Adobe XD), Mailtemplate-Gestaltung (DE/EN)Frontend-Entwicklung: HTML5, CSS3, JavaScript, jQuery, Vue.js, Angular, barrierefreiBackend-Entwicklung: PHP/Java, Docker-Umgebung, REST-APIs, JSON/XMLContent: Strukturierung und Einpflege der vom AG gelieferten Inhalte, ggf. Mehrsprachigkeit, Basis-SEO (Meta-Daten, Performance, Ladezeiten)Qualitätssicherung: Testing (Browser, Mobile, Devices), inhaltliche Abstimmung, Go-Live-Unterstützung
Projektmanagement, Dokumentation und Betriebsübergreifendes
Vom Auftragnehmer wird eine strukturierte Projektabwicklung erwartet:
Feste Ansprechperson (Projektleitung) plus benannter Vertreter mit Vertretungsregelung bei Krankheit/Abwesenheit; fortwährende ErreichbarkeitRegelmäßige Jour Fixes mit Protokoll, Ticketsystem (z. B. Jira, OTRS, Confluence, Asana)Dokumentation aller Systeme, Schnittstellen, Templates, Entscheidungen, Releases und To-dos (digital; auf Verlangen auch Papier)Jährliche Entwicklungsgespräche mit mündlicher und schriftlicher BerichterstattungEinweisung des Personals des Auftraggebers in neue Systeme/FunktionenBeratung des Auftraggebers zu technischen, konzeptionellen und organisatorischen ThemenArbeitssprache: Deutsch
Sicherheit, DSGVO und Barrierefreiheit
Sicherheits- und Datenschutzanforderungen sind zentraler Bestandteil der Leistung:
Sicherheitskonzept nach BSI-Grundschutz und OWASP Top 10, regelmäßige Schwachstellenanalysen/PenetrationstestsContainertechnologie (Docker) als zentrale Basis, eigene Server- und Hostingstruktur beim Auftragnehmer zu betreiben und aufzubauenDatenschutz/DSGVO: Benennung Datenschutzbeauftragter, Verpflichtung der Mitarbeiter nach § 5 BDSG, Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Anlage 3), Darlegung der Technischen und Organisatorischen Maßnahmen (TOMs), schlüssiges Löschkonzept, Bearbeitung von Auskunfts- und LöschgesuchenBarrierefreiheit: BITV 2.0, EAA, WCAG 2.1 AA; Einsatz EyeAbleCyber-Security: nach Stand der Technik
Einmalige Projekte
Im Rahmen des Rahmenvertrags sind zusätzlich folgende einmalige Leistungen zu erbringen:
Neue Serverstruktur: Migration zu einer virtualisierten/Container-basierten Infrastruktur (z. B. Proxmox/VMware, Docker/Kubernetes); Migrationskonzept und UmsetzungEinladungsmanagement-Tool: Konzeption und Entwicklung eines neuen Tools inkl. Wallet-Integration (für die 'Special Black Edition' – geplante Umstellung auf rein digitalen Versand ab EMS 12/2027)Relaunch der Website www.grugahalle.de inkl. Konzeption, Gestaltung und technischer UmsetzungDokumentation der neuen Architektur und aller neuen Komponenten
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche und finanzielle Eignung
Folgende Nachweise sind in Phase 1 (Teilnahmewettbewerb) verpflichtend einzureichen:
Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindest-Deckungssummen:Personenschäden: 5.000.000 EURSachschäden: 5.000.000 EURVermögensschäden: 5.000.000 EURSchlüssel/Codekarten: 250.000 EURObhuts- und Bearbeitungsschäden: 250.000 EURUmwelthaftpflichtschäden: 5.000.000 EURJahreshöchstsumme: mindestens das Zweifache der jeweiligen EinzelsummeOder: Zusicherung, dass eine entsprechende Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen und nachgewiesen wird.Umsatzangaben zu den Geschäftsjahren 2023, 2024 und 2025 – sowohl Gesamtumsatz als auch der mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Umsatz. Der höchste spezifische Jahresumsatz erhält die volle Punktzahl, lineare Interpolation (max. 10 Punkte).Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamts (nicht älter als 3 Monate).
Fachliche Eignung (Referenzen, Unternehmensprofil)
Vom Bewerber werden konkrete Belege für die vergleichbare Leistungsfähigkeit verlangt:
3 vergleichbare Referenzprojekte der letzten 3 Jahre (max. 60 Punkte = 20 pro Referenz). Jede Referenz deckt eine andere Komponente des digitalen Systemportfolios ab (z. B. Dachmarkenwebsite, personalisierter Bereich einer Veranstaltungswebsite, Webshop mit Materialwirtschaftsanbindung und Admin-Backend). Bei mehr als 3 eingereichten Referenzen werden die 3 mit den niedrigsten Nummern gewertet. Bevorzugt werden Referenzgeber aus der Event-, Veranstaltungs- oder Messebranche.Kurzdarstellung des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft (max. 5 DIN-A4-Seiten, max. 30 Punkte) – Leistungsspektrum passend zum Vergabegegenstand, idealerweise mit NPS/Kundenzufriedenheits-Indikator.Unternehmensbezogene Darstellung zum Leistungsspektrum und zur Kundenzufriedenheit gemäß EU-Bekanntmachung.Implizite Fachanforderungen aus dem Lastenheft (für die Bewertung wichtig): nachgewiesene Expertise in CMS FirstSpirit (Crownpeak) und TYPO3, Programmiersprachen (Java, PHP, HTML5, CSS3, JavaScript, jQuery, Vue.js, Angular), REST/SOAP-APIs (JSON, XML), Auth0, Usercentrics, etracker, wiredminds, EyeAble, Revive Adserver, Universal Messenger, Docker-Containerisierung, Ubuntu LTS, Apache, Tomcat, MySQL, DSGVO-Kompetenz, Konzeption/UX/Design (Figma, XD), Projektmanagement (agil/klassisch, Jira/Confluence/Asana), Sicherheitskompetenz (BSI-Grundschutz, OWASP, Penetrationstests).
Zwingend erforderliche Eigenerklärungen und Nachweise (Phase 1)
Folgende Erklärungen/Nachweise sind verpflichtend einzureichen (bei Bewerbergemeinschaften/Eignungsleihe für jedes Mitglied bzw. jeden Eignungsleiher):
Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU) – keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB (u. a. Straftaten wie Betrug, Bestechung, Geldwäsche, Menschenhandel) und keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 2 GWB (z. B. schwere Verfehlungen, Insolvenz, Verstöße gegen AEntG, MiLoG, SchwarzArbG, LkSG). Ebenfalls: keine schweren Verstöße gegen Steuer-/Sozialversicherungspflichten.Eigenerklärung Russland-Sanktionen (Formular 523 EU) – weder der Bieter noch Unterauftragnehmer/Lieferanten (> 10 % Auftragswert) noch Eignungsleiher dürfen zu den sanktionierten Personen/Unternehmen mit Russland-Bezug gemäß Art. 5k Verordnung (EU) 833/2014 gehören. Gilt für die gesamte Vertragslaufzeit.Eigenerklärung Tariftreue (Formular 513 EU).Eigenerklärung drittstaatliche Subventionen (Formular 524 EU) – falls zutreffend.Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Formular 531 EU) – nur bei Bietergemeinschaft.Eignungsleihe-Erklärungen (Formulare 534a + 534b EU) – nur bei Eignungsleihe (gesamtschuldnerische Haftung gemäß § 47 VgV).Teilnahmeantrag (Formular 314 EU) mit Firmendaten, USt-IdNr., Ansprechperson und ggf. Präqualifizierungs-Zugriffscode/Registrierungsnummer.Bewerbungsbogen Phase 1 mit allen geforderten Angaben.Elektronische Einreichung verpflichtend über den Vergabemarktplatz NRW (gilt als Unterschrift gemäß § 126b BGB). Postwegeinreichung nur in Ausnahmefällen mit Originalunterschrift.
Auswahlverfahren (Phase 1 → Phase 2)
Das Verfahren läuft zweistufig:
Phase 1 (Teilnahmewettbewerb): Bewertung anhand einer 100-Punkte-Matrix (Kurzdarstellung max. 30 Pkt., spezifischer Umsatz max. 10 Pkt., 3 Referenzen max. 60 Pkt.). Maximal 5 Bewerber werden zur Phase 2 zugelassen.Phase 2 (Verhandlungsverfahren): Aufforderung zur Angebotsabgabe und zu einer Vor-Ort-Präsentation; Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot anhand folgender Kriterien:Qualität der auftragsbezogenen Präsentation – 30 % (Analyse, Strategie, Umsetzung; je 1–5 Punkte × Faktor 6)Präsentation vor Ort – 10 % (Gesamteindruck, Zeitmanagement, Umgang mit Fragen, Teampräsentation/Zusammenarbeit; je 1–5 Punkte × Faktor 5)Preis – 60 % (lineare Bewertung; max. 100 Punkte für günstigsten wertbaren Preis, 0 Punkte ab dem 2-fachen des günstigsten Preises)Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (2-stufig) gemäß VgV.Nachreichung fehlender/unvollständiger leistungsbezogener Unterlagen ist nach § 56 Abs. 2 S. 1 VgV möglich.
Sonstige vertragliche Eignungsanforderungen
Aus dem Vertragswerk ergeben sich weitere Anforderungen, die der Auftragnehmer erfüllen muss:
Hinreichend qualifizierte und zuverlässige Arbeitnehmer in ausreichender ZahlErfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten (Sozialversicherung, Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz, Tarifrecht)Benennung Projektleiter + Vertreter mit Vertretungsregelung und fortwährender ErreichbarkeitBenennung Datenschutzbeauftragter und Verpflichtung der Mitarbeiter nach § 5 BDSGVerschwiegenheits-/GeheimhaltungsverpflichtungKonto bei einer Großbank in Europa (für Zahlungsverkehr)Keine AGB des Auftragnehmers im VertragKeine Drittbeauftragung ohne schriftliche Zustimmung des AGOpen-Book-Verpflichtung: Einsicht in Verträge, Rechnungen etc.Konzerntransparenz: Information bei Änderung der Gesellschafterstruktur; außerordentliches Kündigungsrecht des AG bei wesentlicher ÄnderungKMU-Eignung: ja – Ausschreibung ist ausdrücklich für kleine und mittlere Unternehmen geeignet.
Referenzprojekte
3 (bei mehr eingereichten Referenzen werden die 3 mit den niedrigsten Nummern gewertet) ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (bezogen auf den Bewerbungszeitpunkt)Volumen: Auftragssumme/Projektvolumen ist netto/Jahr oder als Gesamtvolumen/Jahr anzugeben
3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren, die die Begleitung vergleichbarer Projekte und Tätigkeiten entsprechend der Auftragsbekanntmachung belegen. Jede Referenz muss eine ANDERE Komponente des digitalen Systemportfolios abdecken (z. B. Dachmarkenwebsite, personalisierter Bereich innerhalb einer Veranstaltungswebsite, Webshop mit Anbindung an ein Materialwirtschaftssystem und Admin-Backend).
Pro Referenz: Bezeichnung, Auftraggeber (mit Adresse), Ansprechpartner beim Auftraggeber (Telefon + E-Mail), Leistungszeitraum (begonnen, abgeschlossen), Auftragssumme, ausführliche Leistungsbeschreibung (Art und Umfang) sowie Darstellung der Vergleichbarkeit mit dem Ausschreibungsgegenstand. Referenzgeber vorzugsweise aus Event-, Veranstaltungs- oder Messebranche. Bewertet wird die Vergleichbarkeit: identisch = 20 Pkt., ähnlich = bis zu 25 % Abzug, kaum vergleichbar = bis zu 50 % Abzug, nicht vergleichbar = bis zu 100 % Abzug.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 54%4–10 · 29%11+ · 17%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 20 erledigt
Formale Eigenerklärungen (Pflicht für jedes Mitglied / jeden Bewerber)
Eignungsnachweise – wirtschaftlich/finanziell
Eignungsnachweise – fachlich (Referenzen & Unternehmensdarstellung)
Formulare & Bewerbungsbogen Phase 1 (Teilnahmewettbewerb)
Angebotsunterlagen Phase 2 (Verhandlungsverfahren) – nur nach Einladung
Neue passende Ausschreibungen per E-Mail
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Messe Essen GmbH | Vergabekammer Rheinland
Anschrift
45131 Essen
Ort
45131 Essen
Kategorie
SAP-Beratung
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