Rahmenvertrag: Digitale und technische Betreuung der Websysteme der MESSE ESSEN GmbH

Der Auftragnehmer übernimmt die kontinuierliche technische Betreuung, Pflege, Wartung und Weiterentwicklung der folgenden Systeme:

• Dachmarkenwebsite www.messe-essen.de (TYPO3, 2025 relauncht)
• Grugahalle www.grugahalle.de (FirstSpirit) – inkl. geplanter Relaunch
• Congress Center Essen www.cc-essen.de
• 16 Veranstaltungswebsites inkl. Einrichtung neuer Veranstaltungsseiten
• Geschlossener Ausstellerbereich (GAB) inkl. Login-Verwaltung (Auth0) und Admin-Backend
• Werbetool mit Werbeshop und Previewshop
• MEDIA CENTER
• Newsletter (Universal Messenger)
• Hallenplan (Leaflet, interaktiv)
• Intranet
• Adserver (Revive Adserver)
• Registrierungsformulare
• Black Edition Wallet Tool (geplant ab EMS 12/2027 rein digital)
• Consent Management (Usercentrics)
• Tracking und Statistik (etracker, wiredminds, Google Tag Manager, B2B Media Group)
• Domainstruktur, SSL-Zertifikate und DNS
• Microsites und Kampagnen-Landingpages
• Barrierefreiheit (BITV 2.0, EAA, WCAG 2.1 AA, EyeAble)
• Serververwaltung (web1, web2, cms, newsletter) inkl. Backupstrategien und Wiederherstellbarkeit
• Technischer Support (Telefon/E-Mail) – auch außerhalb der Geschäftszeiten für Prio 1

Im laufenden Betrieb sind insbesondere folgende Schnittstellen zu betreuen, weiterzuentwickeln und mit den Drittsystemen abzustimmen:

• SAP/Rubin (ERP/Materialwirtschaft)
• Auth0 (zentrale Login-/Rechteverwaltung)
• Universal Messenger (Newsletter)
• MEDIA CENTER
• Tracking- und Statistiktools (etracker, wiredminds, GTM, B2B Media Group)
• Revive Adserver
• Payment-/Dienste im Webshop
• Eigenständige API-Entwicklung (REST) bei neuen Anforderungen

Folgende Reaktions- und Servicezeiten sind vertraglich zugesichert:

• Support-Erreichbarkeit: Mo–Fr 9–18 Uhr; telefonische Erreichbarkeit auch außerhalb der Geschäftszeiten und am Wochenende; optional erweiterte Bereitschaftszeiten bei Releases; Rufbereitschaft zu Go-Live-Zeitpunkten größerer Releases.
• Reaktionszeit Prio 1 (Kritisch, System ausgefallen): max. 4 Stunden werktags, max. 12 Stunden außerhalb der Geschäftszeiten
• Reaktionszeit Prio 2 (Eingeschränkte Funktionalität): max. 12 Stunden werktags
• Reaktionszeit Prio 3 (Allgemeiner Support, Änderungswünsche): max. 24 Stunden werktags
• Sicherheitsvorfälle: max. 4 Stunden werktags, max. 12 Stunden außerhalb
• Domain/SSL (kritisch): unter 12 Stunden werktags
• Server – allgemeine Fehler: unter 24 Stunden werktags; sicherheitsrelevante Fehler unter 4 Stunden werktags / 12 Stunden außerhalb
• Mängelbeseitigung: 36 Stunden (normal) bzw. 12 Stunden (wesentliche Funktionen ausgefallen); Funktionsprüfung innerhalb von 3 Arbeitstagen
• DSGVO-Löschgesuche: Bearbeitung innerhalb von 3 Werktagen
• Backup- und Wiederherstellungsstrategien, Monitoring und Logging, Sicherheitsupdates und Patchmanagement sind sicherzustellen.

Für neue Seiten, Landingpages und Microsites sind vollständige Konzeptions- und Designleistungen zu erbringen:

• Konzeption/UX: Wireframes, Sitemap, Nutzerführung, Botschaften, Abstimmung mit dem Auftraggeber
• Design: responsive Screendesigns (Desktop/Mobile), CI-konforme Umsetzung (Figma/Adobe XD), Mailtemplate-Gestaltung (DE/EN)
• Frontend-Entwicklung: HTML5, CSS3, JavaScript, jQuery, Vue.js, Angular, barrierefrei
• Backend-Entwicklung: PHP/Java, Docker-Umgebung, REST-APIs, JSON/XML
• Content: Strukturierung und Einpflege der vom AG gelieferten Inhalte, ggf. Mehrsprachigkeit, Basis-SEO (Meta-Daten, Performance, Ladezeiten)
• Qualitätssicherung: Testing (Browser, Mobile, Devices), inhaltliche Abstimmung, Go-Live-Unterstützung

Vom Auftragnehmer wird eine strukturierte Projektabwicklung erwartet:

• Feste Ansprechperson (Projektleitung) plus benannter Vertreter mit Vertretungsregelung bei Krankheit/Abwesenheit; fortwährende Erreichbarkeit
• Regelmäßige Jour Fixes mit Protokoll, Ticketsystem (z. B. Jira, OTRS, Confluence, Asana)
• Dokumentation aller Systeme, Schnittstellen, Templates, Entscheidungen, Releases und To-dos (digital; auf Verlangen auch Papier)
• Jährliche Entwicklungsgespräche mit mündlicher und schriftlicher Berichterstattung
• Einweisung des Personals des Auftraggebers in neue Systeme/Funktionen
• Beratung des Auftraggebers zu technischen, konzeptionellen und organisatorischen Themen
• Arbeitssprache: Deutsch

Sicherheits- und Datenschutzanforderungen sind zentraler Bestandteil der Leistung:

• Sicherheitskonzept nach BSI-Grundschutz und OWASP Top 10, regelmäßige Schwachstellenanalysen/Penetrationstests
• Containertechnologie (Docker) als zentrale Basis, eigene Server- und Hostingstruktur beim Auftragnehmer zu betreiben und aufzubauen
• Datenschutz/DSGVO: Benennung Datenschutzbeauftragter, Verpflichtung der Mitarbeiter nach § 5 BDSG, Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Anlage 3), Darlegung der Technischen und Organisatorischen Maßnahmen (TOMs), schlüssiges Löschkonzept, Bearbeitung von Auskunfts- und Löschgesuchen
• Barrierefreiheit: BITV 2.0, EAA, WCAG 2.1 AA; Einsatz EyeAble
• Cyber-Security: nach Stand der Technik

Im Rahmen des Rahmenvertrags sind zusätzlich folgende einmalige Leistungen zu erbringen:

• Neue Serverstruktur: Migration zu einer virtualisierten/Container-basierten Infrastruktur (z. B. Proxmox/VMware, Docker/Kubernetes); Migrationskonzept und Umsetzung
• Einladungsmanagement-Tool: Konzeption und Entwicklung eines neuen Tools inkl. Wallet-Integration (für die 'Special Black Edition' – geplante Umstellung auf rein digitalen Versand ab EMS 12/2027)
• Relaunch der Website www.grugahalle.de inkl. Konzeption, Gestaltung und technischer Umsetzung
• Dokumentation der neuen Architektur und aller neuen Komponenten

Folgende Nachweise sind in Phase 1 (Teilnahmewettbewerb) verpflichtend einzureichen:

• Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindest-Deckungssummen:
• Personenschäden: 5.000.000 EUR
• Sachschäden: 5.000.000 EUR
• Vermögensschäden: 5.000.000 EUR
• Schlüssel/Codekarten: 250.000 EUR
• Obhuts- und Bearbeitungsschäden: 250.000 EUR
• Umwelthaftpflichtschäden: 5.000.000 EUR
• Jahreshöchstsumme: mindestens das Zweifache der jeweiligen Einzelsumme
• Oder: Zusicherung, dass eine entsprechende Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen und nachgewiesen wird.
• Umsatzangaben zu den Geschäftsjahren 2023, 2024 und 2025 – sowohl Gesamtumsatz als auch der mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Umsatz. Der höchste spezifische Jahresumsatz erhält die volle Punktzahl, lineare Interpolation (max. 10 Punkte).
• Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamts (nicht älter als 3 Monate).

Vom Bewerber werden konkrete Belege für die vergleichbare Leistungsfähigkeit verlangt:

• 3 vergleichbare Referenzprojekte der letzten 3 Jahre (max. 60 Punkte = 20 pro Referenz). Jede Referenz deckt eine andere Komponente des digitalen Systemportfolios ab (z. B. Dachmarkenwebsite, personalisierter Bereich einer Veranstaltungswebsite, Webshop mit Materialwirtschaftsanbindung und Admin-Backend). Bei mehr als 3 eingereichten Referenzen werden die 3 mit den niedrigsten Nummern gewertet. Bevorzugt werden Referenzgeber aus der Event-, Veranstaltungs- oder Messebranche.
• Kurzdarstellung des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft (max. 5 DIN-A4-Seiten, max. 30 Punkte) – Leistungsspektrum passend zum Vergabegegenstand, idealerweise mit NPS/Kundenzufriedenheits-Indikator.
• Unternehmensbezogene Darstellung zum Leistungsspektrum und zur Kundenzufriedenheit gemäß EU-Bekanntmachung.
• Implizite Fachanforderungen aus dem Lastenheft (für die Bewertung wichtig): nachgewiesene Expertise in CMS FirstSpirit (Crownpeak) und TYPO3, Programmiersprachen (Java, PHP, HTML5, CSS3, JavaScript, jQuery, Vue.js, Angular), REST/SOAP-APIs (JSON, XML), Auth0, Usercentrics, etracker, wiredminds, EyeAble, Revive Adserver, Universal Messenger, Docker-Containerisierung, Ubuntu LTS, Apache, Tomcat, MySQL, DSGVO-Kompetenz, Konzeption/UX/Design (Figma, XD), Projektmanagement (agil/klassisch, Jira/Confluence/Asana), Sicherheitskompetenz (BSI-Grundschutz, OWASP, Penetrationstests).

Folgende Erklärungen/Nachweise sind verpflichtend einzureichen (bei Bewerbergemeinschaften/Eignungsleihe für jedes Mitglied bzw. jeden Eignungsleiher):

• Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU) – keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB (u. a. Straftaten wie Betrug, Bestechung, Geldwäsche, Menschenhandel) und keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 2 GWB (z. B. schwere Verfehlungen, Insolvenz, Verstöße gegen AEntG, MiLoG, SchwarzArbG, LkSG). Ebenfalls: keine schweren Verstöße gegen Steuer-/Sozialversicherungspflichten.
• Eigenerklärung Russland-Sanktionen (Formular 523 EU) – weder der Bieter noch Unterauftragnehmer/Lieferanten (> 10 % Auftragswert) noch Eignungsleiher dürfen zu den sanktionierten Personen/Unternehmen mit Russland-Bezug gemäß Art. 5k Verordnung (EU) 833/2014 gehören. Gilt für die gesamte Vertragslaufzeit.
• Eigenerklärung Tariftreue (Formular 513 EU).
• Eigenerklärung drittstaatliche Subventionen (Formular 524 EU) – falls zutreffend.
• Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Formular 531 EU) – nur bei Bietergemeinschaft.
• Eignungsleihe-Erklärungen (Formulare 534a + 534b EU) – nur bei Eignungsleihe (gesamtschuldnerische Haftung gemäß § 47 VgV).
• Teilnahmeantrag (Formular 314 EU) mit Firmendaten, USt-IdNr., Ansprechperson und ggf. Präqualifizierungs-Zugriffscode/Registrierungsnummer.
• Bewerbungsbogen Phase 1 mit allen geforderten Angaben.
• Elektronische Einreichung verpflichtend über den Vergabemarktplatz NRW (gilt als Unterschrift gemäß § 126b BGB). Postwegeinreichung nur in Ausnahmefällen mit Originalunterschrift.

Das Verfahren läuft zweistufig:

• Phase 1 (Teilnahmewettbewerb): Bewertung anhand einer 100-Punkte-Matrix (Kurzdarstellung max. 30 Pkt., spezifischer Umsatz max. 10 Pkt., 3 Referenzen max. 60 Pkt.). Maximal 5 Bewerber werden zur Phase 2 zugelassen.
• Phase 2 (Verhandlungsverfahren): Aufforderung zur Angebotsabgabe und zu einer Vor-Ort-Präsentation; Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot anhand folgender Kriterien:
• Qualität der auftragsbezogenen Präsentation – 30 % (Analyse, Strategie, Umsetzung; je 1–5 Punkte × Faktor 6)
• Präsentation vor Ort – 10 % (Gesamteindruck, Zeitmanagement, Umgang mit Fragen, Teampräsentation/Zusammenarbeit; je 1–5 Punkte × Faktor 5)
• Preis – 60 % (lineare Bewertung; max. 100 Punkte für günstigsten wertbaren Preis, 0 Punkte ab dem 2-fachen des günstigsten Preises)
• Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (2-stufig) gemäß VgV.
• Nachreichung fehlender/unvollständiger leistungsbezogener Unterlagen ist nach § 56 Abs. 2 S. 1 VgV möglich.

Aus dem Vertragswerk ergeben sich weitere Anforderungen, die der Auftragnehmer erfüllen muss:

• Hinreichend qualifizierte und zuverlässige Arbeitnehmer in ausreichender Zahl
• Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten (Sozialversicherung, Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz, Tarifrecht)
• Benennung Projektleiter + Vertreter mit Vertretungsregelung und fortwährender Erreichbarkeit
• Benennung Datenschutzbeauftragter und Verpflichtung der Mitarbeiter nach § 5 BDSG
• Verschwiegenheits-/Geheimhaltungsverpflichtung
• Konto bei einer Großbank in Europa (für Zahlungsverkehr)
• Keine AGB des Auftragnehmers im Vertrag
• Keine Drittbeauftragung ohne schriftliche Zustimmung des AG
• Open-Book-Verpflichtung: Einsicht in Verträge, Rechnungen etc.
• Konzerntransparenz: Information bei Änderung der Gesellschafterstruktur; außerordentliches Kündigungsrecht des AG bei wesentlicher Änderung
• KMU-Eignung: ja – Ausschreibung ist ausdrücklich für kleine und mittlere Unternehmen geeignet.