SAP S/4HANA – On-Premises-Migration, Hosting und Wartung

Medizinischer Dienst Berlin-Brandenburg, KdöR | Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Berlin, BerlinVeröffentlicht: 16. Juni 2026

Angebotsfrist: —

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Kurzbeschreibung

Der Medizinische Dienst Berlin-Brandenburg (MD BB) sucht einen IT-Dienstleister, der seine bestehende SAP-Landschaft auf SAP S/4HANA On-Premise migriert und die neue Umgebung anschließend hostet und wartet.

Was konkret zu tun ist:

Migration (Brownfield / System Conversion) der bestehenden SAP-Module FI/CO (Finanzen/Controlling) und HCM (Personal) auf den neuesten S/4HANA-StandBeschaffung und Einspielung neuer Lizenzen für SAP HCM for S/4HANA (H4S4); bestehende ERP-S4-Lizenzen werden weiter genutztHosting der Systeme auf virtuellen Maschinen des Auftragnehmers (Rechenzentrum inkl. Umzug vom bisherigen externen RZ)Customizing und Entwicklung (u.a. Berechtigungen, Schnittstellen, Fiori-Apps)Datenmigration, Testmanagement, Schulung der Anwender/innenWartung und Support über die gesamte VertragslaufzeitExit-Management inkl. Datenrückgabe und -löschung am Vertragsende

Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, keine Losaufteilung.

Wertung: 40 % Preis, 60 % Qualität.

Abgabefrist Teilnahmeanträge (1. Stufe): 16.07.2026, 10:00 Uhr.

Einreichung: Elektronisch über die Vergabeplattform evergabe.de.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Aktive Ausschreibung

HEUTE

Termin / FristJUN2026 SEP DEZ MÄR JUN SEP DEZ

Veröffentlichung16. Juni 2026

Bieterfragen-Frist16. Juni – 6. Juli 2026

Teilnahmefrist16. Juli 2026

Angebotsfristca. 16. Juli 2026

Bindefristca. 16. Juli 2026

Anforderungsworkshopca. 30. Juli 2026

Pflichtenheft Fertigstellungca. 13. Aug. 2026

Installation SAP-Systemca. 10. Sep. 2026

Anpassungen / Customizingca. 24. Sep. 2026

Datenmigration & Schulungca. 15. Okt. 2026

Stabilitätsphaseca. 17. Dez. 2026 – 14. Jan. 2027

Go Live / Abnahmeca. 14. Jan. 2027

Endgültige Abschaltung Alt-Systemca. 6. Jan. 2028

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität2 Kriterien

Preis 40%Qualität 60%

Preis (Angebotsgesamtpreis)40%
Angebotsgesamtpreis laut ausgefülltem Preisblatt
Qualität (Kriterienkatalog Zuschlagskriterien)60%
Technische Leistungsfähigkeit des Angebotes, bewertet anhand der Anlage 'Zuschlagskriterien' und der geforderten Konzepte. Die konkreten Unterkriterien und deren Gewichtung werden in der Anlage 'Zuschlagskriterien' der zweiten Verfahrensstufe definiert.

KI-Hinweis: Die konkreten Unterkriterien und deren Gewichtung innerhalb des Qualitätsbereichs (60%) sind in der Anlage 'Zuschlagskriterien' definiert, die erst in der zweiten Verfahrensstufe (Angebots-/Verhandlungsphase) zur Verfügung gestellt wird und im vorliegenden Kontext nicht enthalten ist.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Migration auf SAP S/4HANA

Umstellung als Brownfield-Migration (System Conversion).

Übernahme und Migration des bestehenden Datenbestands und CustomizingsRelease-Upgrade auf den neuesten SAP S/4HANA-StandMehrere Migrationszyklen inklusive TestmigrationenMapping der Migrationsobjekte und Definition der MigrationsstrategieVollständige Datenmigration inklusive WertgleichheitBeibehaltung bestehender ERP-S4-Lizenzen; Neubeschaffung von SAP HCM for S/4HANA On-Premise (H4S4) für den PersonalbereichEinspielen aller Lizenzen auf der Hosting-Plattform; Zertifikat für sap.mdk-bb.de

Betroffene SAP-Module:

FI/CO: Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling, ZahlungsverkehrHCM: Personaladministration, Personalabrechnung, Zeitwirtschaft, Organisationsmanagement, Reisekosten, ReportingESS/MSS in Fiori inkl. SuccessFactors-Anbindung

Hosting und Systembetrieb

Bereitstellung der Hosting-Kapazität auf virtuellen Maschinen des Auftragnehmers (Rechenzentrumsbetrieb inklusive Umzug vom bisherigen externen Rechenzentrum).

Systemadministration und -monitoringVerfügbarkeit von mindestens 99,5 % innerhalb der Geschäftszeiten (Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr, ausgenommen Wochenenden und bundeseinheitliche Feiertage)Servicezeiten Support: Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr (außer bundeseinheitliche Feiertage)Backup- und Desaster-Recovery-KonzeptMandantentrennungBerechtigungs- und Rollenkonzept (standardnah, inkl. technischer Rollen wie Developer, Integration, Basis)

Customizing, Entwicklung und Schnittstellen

Customizing

Anpassung der SAP-Standardmodule (FI/CO und HCM-Module PA, PY, PT, OM, ESS/MSS/Fiori) an die Anforderungen des MD BBÜbernahme und Pflege kundeneigener Infotypen und ErweiterungenErstellung von Reports und MSS-Komponenten

Entwicklung / Schnittstellen (u.a. zu Active Directory, enaio, PowerBI/DWH, MDConnect, Visitour, Optimal Systems)

ABAP-Programme, BAdIs, Enhancements, Fiori-AppsSchnittstellenbeschreibungen und KonfigurationsdokumentationTransportaufträge und Quellcode der kundeneigenen Entwicklungen

Test, Schulung und Go-Live

Testmanagement

Testkonzeption, System Integration Test, Schnittstellentests, User Acceptance TestTestfallkatalog und Fehlermanagement

Schulung

User-, Key-User- und Administratoren-Schulungen (in deutscher Sprache)Schulungsmaterialien mindestens 14 Tage vor Schulungsbeginn bereitstellenAufzeichnung (MP4/AVI) auf AnforderungAlle Schulungen auf C1-Deutsch

Go-Live / Hypercare

Go-Live-Begleitung4-wöchige StabilisierungsphaseHypercare-Phase mit Remote-Support

Dokumentation, Support und Wartung

Dokumentation (editierbar in Word, Excel, PowerPoint, Visio, MS Project; Prozessdokumentation in Atlassian Confluence)

Technische Dokumentation, Konfigurationen, SchnittstellenbeschreibungenPflichtenheft nach Anforderungsworkshop (u.a. Projektplan, Migrations-/Test-/Cut-over-Plan, Schulungskonzept, Backup-/DR-Konzept, Abnahmebedingungen)Laufend aktualisierter ProjektplanProtokolle Auftaktworkshop mit KontaktmatrixLizenznachweis (Zertifizierungsurkunde / Lieferschein)

Wartung und Support

Zentraler Servicecenter-Ansprechpartner (SPOC)Störungsbehebung und Softwarepflege (Updates, Service Packs, Hotfixe)Reaktionszeiten gemäß vereinbarten PrioritätenStrukturierte Bearbeitung von Change Requests (Change Management)

Vertragslaufzeit, Projektablauf und Datenschutz

Projektablauf (grobe Zeitschiene ab Beauftragung):

Anforderungsworkshop (ca. 2 Wochen nach Beauftragung)Pflichtenheft-Fertigstellung (ca. +2 Wochen)Installation SAP-System (ca. +4 Wochen)Anpassungen / Customizing (ca. +2 Wochen)Datenmigration & Schulung (ca. +3 Wochen)Stabilitätsphase (4 Wochen)Go-Live / Abnahme / Übergabe Dokumentation (ca. +4 Wochen)Endgültige Abschaltung Altsystem (ca. +50 Wochen)Gesamtdauer ca. 75 Wochen (etwa 1,4 Jahre) ab Beauftragung

Vertragsgrundlagen:

EVB-IT DienstvertragEVB-IT Kaufvertrag

Datenschutz und Datensicherheit

Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß DS-GVOISO-27001-Zertifizierung des Auftragnehmers

Exit-Management

Exit-Management-Plan spätestens 6 Monate vor VertragsendeDatenrückgabe in CSV / XML / JSONÜbergangsphase von mindestens 6 MonatenRechtssichere Datenlöschung (DIN 66399 / NIST SP 800-88) und Löschprotokoll

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe und Sanktionen

Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (z. B. Insolvenz, Verurteilungen, schwerwiegende Pflichtverletzungen, Interessenkonflikte) – nachzuweisen über Anlage 05.

Russland-Sanktionen (Art. 5k Abs. 1 EU-VO 833/2014 i.V.m. Art. 1 Ziff. 23 EU 2022/576) – nachzuweisen über Anlage 12:

Keine Beteiligung russischer Staatsangehöriger oder in Russland niedergelassener Personen am AuftragKeine juristischen Personen, an denen unmittelbar oder mittelbar mehr als 50 % von solchen Personen gehalten werdenKeine Handlungen im Namen oder auf Anweisung solcher PersonenKein Einsatz von Unterauftragnehmern / Lieferanten aus diesem Personenkreis, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfallen

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Muss von jedem Bewerber / jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft separat nachgewiesen werden.

Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (HRB/HRA-Nummer und Registergericht angeben) oderAlternativnachweis, sofern keine Eintragungspflicht besteht (z. B. abhängig von der Rechtsform)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Muss für die Gemeinschaft insgesamt nachgewiesen werden (Eignungsleihe gemäß § 47 VgV möglich).

Gesamtumsatz (netto, in EUR) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der AngebotsfristMitarbeiterzahl / Personalentwicklung in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren vor Ablauf der AngebotsfristBetriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 10.000.000 EUR pro Schadensfall (Personen-, Sach- und Vermögensschäden); alternativ verbindliche Versichererklärung

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Muss für die Gemeinschaft insgesamt nachgewiesen werden (Eignungsleihe gemäß § 47 VgV möglich; bei beruflicher Leistungsfähigkeit muss das Drittunternehmen nach Zuschlag auch die Leistung erbringen).

Referenzen (alle aus den letzten 3 Jahren vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist):

3 Referenzen Migration einer SAP-Systemlandschaft auf SAP S/4HANA mit den Modulen FI/CO und HCM3 Referenzen Hosting und Wartung einer SAP-Systemlandschaft (bezogen auf den Vergabegegenstand)3 Referenzen Customizing einer SAP-Systemlandschaft (bezogen auf den Vergabegegenstand)1 Referenz mit einem öffentlichen Auftraggeber oder einem privatwirtschaftlichen Unternehmen aus dem Dienstleistungssektor, das SGB I und X anwendet1 Referenz auftragsbezogene Zusammenarbeit mit einem öffentlichen Auftraggeber1 Referenz Zusammenarbeit mit einem Medizinischen Dienst nach § 278 SGB VPro Referenz: Auftraggeber mit Kontaktdaten des Projektverantwortlichen, Projektbezeichnung, Auftragswert, Erbringungszeitraum und erbrachte Leistungen

Projektleiter

Hat mindestens 10 Migrationen auf SAP S/4HANA geleitetSkill-Profil / LebenslaufVerhandlungssichere Deutschkenntnisse (C1 GER) oder MuttersprachlerFachliche, methodische, verhaltens- und unternehmerische KompetenzVerfügbarkeit über die Projektlaufzeit (Ausnahmen nur bei Krankheit, geplanter Abwesenheit oder Ausscheiden)

Qualitätssicherung

ISO 27001-Zertifizierung des Unternehmens

Unteraufträge

Angabe beabsichtigter Nachunternehmer (falls zutreffend)

Weitere Anforderungen an Bieterpersonal

Qualifiziertes, zuverlässiges Servicepersonal für EntstörungVerhandlungssichere Deutschkenntnisse (C1 GER) für Projektleiter, administrativen Ansprechpartner und Servicepersonal

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist

Migration einer bestehenden SAP-Systemlandschaft auf SAP S/4HANA mit den Modulen FI/CO und HCM