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Transformation auf SAP S/4HANA

Universitätsmedizin Rostock | Vergabekammern beim Ministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Tourismus und Arbeit Mecklenburg-VorpommernRostock, Mecklenburg-VorpommernFrist:

Zusammenfassung

Die Universitätsmedizin Rostock (UMR) und die Universitätsmedizin Greifswald (UMG) beschaffen gemeinsam die Umstellung ihrer SAP-ERP-Systeme auf SAP S/4HANA. Es geht um Konzeption, Implementierung, Datenmigration und Go-Live-Begleitung.

Die Ausschreibung umfasst drei Lose:

  • Los 1 (UMR): S/4HANA-Transformation in Rostock im RISE-Modell mit Shell Conversion und Side-by-Side-Betrieb des bestehenden IS-H.
  • Los 2a (UMG): S/4HANA-Transformation in Greifswald als Greenfield-Projekt für die Module FI, CO, MM, SD u. a.
  • Los 2b (UMG): Einführung einer Nachfolgelösung für das SAP-Modul IS-H (Krankenhauswesen) auf der neuen S/4HANA-Plattform.

Bewerber müssen sich bis zum 06.07.2026 um 10:00 Uhr elektronisch über den Vergabemarktplatz Mecklenburg-Vorpommern bewerben. Das Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, also eine zweistufige Vergabe mit vorgeschaltetem Bewerberauswahlverfahren.

Es handelt sich um ein anspruchsvolles IT-Großprojekt, das nur für leistungsfähige Bieter mit nachgewiesener SAP-Transformationserfahrung im Krankenhausumfeld infrage kommt (kein KMU-Los).

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Die wichtigsten Termine im Überblick

Aktive Ausschreibung
  1. Veröffentlicht03. Juni 2026

    Bekanntmachung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen.

  2. Angebotsfrist—

    Letzter Termin für die elektronische Angebotsabgabe.

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität12 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
  • Preis60%

    Bewertung des Preises anhand der wertungsrelevanten Gesamtpreise; höchste Wertung (60 Punkte) für niedrigsten Preis.

  • Umsetzungskonzept16%

    Bewertung der fachlichen Eignung und Stringenz des Konzepts basierend auf Anforderungen A1-A5.

  • Qualifizierung des Projektteams24%

    Bewertung der Projekterfahrung, SAP-Expertise und Branchenerfahrung der Projektleitung und des Teams.

Bewertungsformel

Gesamtpunktzahl = Summe der Punkte für Preis, Umsetzungskonzept und Qualifizierung des Projektteams (max. 100 Punkte). Preisbewertung: Niedrigster Angebotspreis dividiert durch zu wertenden Angebotspreis, multipliziert mit 60 (Gewichtung).

Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen und Bewertungsmethode sind vollständig im Dokument enthalten.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gemeinsame Rahmenbedingungen

Geltung für alle Lose:

  • Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (zweistufig) nach deutschem Vergaberecht; Vertragslaufzeit 18 Monate.
  • Projektsprache und Dokumentation sind verbindlich Deutsch.
  • Unterauftragnehmer sind namentlich mit Angebotsabgabe zu benennen.
  • Es besteht die Möglichkeit, ein Gesamtleistungsangebot für Los 1 + Los 2a abzugeben (Wertung = Summe der Einzelwerte).
  • Die Teilnahme an der Angebotsabgabe ist nicht für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet.

Methodik & Rollen

Für alle Lose verbindlich:

  • Anwendung der SAP Activate Methodik (Phasen: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy, Run & Hypercare).
  • Ein Gesamtprojektleiter des Auftragnehmers ist für die gesamte Projektdauer verbindlich zu benennen.
  • Schriftformerfordernis für Änderungen am Vertrag.
  • DSGVO-Konformität und Vertraulichkeit (NDA) sind zwingend; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) ist Vertragsbestandteil.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung zur Berufsausübung (alle Lose)

  • Eintragung im Handels- oder Berufsregister (oder vergleichbarer Nachweis der erlaubten Berufsausübung).
  • Auf Verlangen: Registerauszug, Gewerbeanmeldung oder vergleichbare Unterlagen.
  • Anzugeben über Formblatt 3.

Ausschlussgründe (alle Lose, jedes BG-Mitglied)

Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (bzw. Selbstreinigung nach § 125 GWB);

ordnungsgemäße Erfüllung der Steuer- und Sozialversicherungspflichten;

kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation;

keine Verstöße gegen § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 21 SchwarzArbG, § 19 MiLoG, §§ 5/6/8/9 TVgG M-V;

Einhaltung TVgG M-V (Mindestlohn, ILO-Kernarbeitsnormen);

Verpflichtung gemäß Verpflichtungsgesetz (VerpflG);

Einhaltung BDSG, LDSG M-V, DSGVO;

keine vergaberechtlich relevanten gesellschaftsrechtlichen/personellen/organisatorischen Verbindungen zu anderen Unternehmen;

Erklärung zu Art. 5k Abs. 1 EU-VO 2022/576 (Russland-Sanktionen) – auch für NU/Lieferanten > 10 % Auftragswert.

Anzugeben über Formblätter 4 und 4.1.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (alle Lose)

  • Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Police oder Eigenerklärung über Abschluss im Auftragsfall).
  • Anzugeben über Formblatt 5.2.
  • Umsatznachweise (Gesamt + bereichsspezifisch) für 2022, 2023, 2024 – je Mitglied der Bietergemeinschaft. Anzugeben über Formblatt 5.1.
  • Konkrete Mindestumsatzhöhen sind in den Bewerbungsbedingungen festgelegt.

Mindestanzahl Bewerber & Verfahrensregeln

  • Mindestens 5 Kandidaten werden zur Angebotsabgabe aufgefordert (für alle Lose); bei Bedarf sukzessive Reduzierung im Verfahren.
  • Eignung für KMU: nicht geeignet (eforms_sme_suitable = false).
  • Angebotssprache: Deutsch.
  • Elektronische Angebotsabgabe verpflichtend über vergabemarktplatz-mv.de.
  • Der Auftraggeber kann fehlende Erklärungen/Nachweise nach eigenem Ermessen nachfordern; kein Anspruch des Bieters darauf.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: Höchstens 3 Jahre vor Auftragsbekanntmachung (Stichtag: Tag der Gesamtabnahme)Volumen: Nicht beziffert; Angabe Projektgröße (Anzahl SAP-Nutzer, Module, Projektlaufzeit) erforderlich

3 Referenzprojekte zur SAP S/4HANA-Transformation (allgemein)

Je Referenz: Auftraggeber, Branche, Ort, Zielbild/Vorgehen, Datenmigration (Tools, Strategie Greenfield/Brownfield/SDT); Nachweis über Formblatt 6.1

1 ReferenzenZeitraum: Höchstens 3 Jahre vor AuftragsbekanntmachungVolumen: Nicht beziffert; Module mind. FI, CO, IS-H

1 zusätzliche Referenz einer S/4HANA-Transformation im Krankenhaus mit IS-H (darf nicht Teil der 3 Allgemein-Referenzen sein)

ECC → S/4HANA, IS-H im Side-by-Side/Sidecar, Migrationsstrategie Selective Data Transition mit vorgelagerter Shell Conversion; erfolgreich abgeschlossen; Nachweis über Formblatt 6.2

3 ReferenzenZeitraum: Höchstens 3 Jahre vor AuftragsbekanntmachungVolumen: Nicht beziffert; Module mind. FI, CO, MM, SD

3 Referenzprojekte zur SAP S/4HANA-Transformation (allgemein)

Wie Los 1; Nachweis über Formblatt 6.4

1 ReferenzenZeitraum: Höchstens 3 Jahre vor Auftragsbekanntmachung; abgeschlossen oder Fertigstellungsgrad > 70 %Volumen: Nicht beziffert; Module mind. FI, CO, MM, SD + Integration Patientenabrechnung

Mind. 1 Referenz aus medizinisch universitärem Umfeld mit KIS (aus den 3 Referenzen)

Universitätsklinikum mit KIS, Eigenimplementierung oder Integration der Patientenabrechnung; Nachweis über Formblatt 6.5

1 ReferenzenZeitraum: Höchstens 3 Jahre vor AuftragsbekanntmachungVolumen: Nicht beziffert; Module mind. FI, CO, MM, SD

Mind. 1 Referenz im Greenfield- oder Selektiven Greenfield-Ansatz (aus den 3 Referenzen)

Greenfield- oder Selektive Greenfield-Implementierung; Nachweis über Formblatt 6.6

3 ReferenzenZeitraum: Höchstens 3 Jahre vor AuftragsbekanntmachungVolumen: Nicht beziffert

Mind. 3 Referenzprojekte zur SAP S/4HANA-Transformation in Krankenhäusern mit IS-H

Alle in Deutschland, mind. 2 als Greenfield mit Selective Data Transition, mind. 1 im medizinisch universitären Umfeld, mind. 1 abgeschlossen; Nachweis über Formblatt 6.7

1 ReferenzenZeitraum: Produktivstart in den letzten 5 Jahren, in DeutschlandVolumen: Bewertung nach Komplexität und Rolle des Anbieters

1 abgeschlossene SAP IS-H-Einführung mit Produktivstart

Erfolgreiche Produktivsetzung; Nachweis über Formblatt 6.8

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet
Geringe Konkurrenz

Median rund 2 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 50%4–10 · 28%11+ · 22%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Fristen & Kommunikation im Verfahren3
  • Kostenlose Registrierung auf vergabemarktplatz-mv.de (zwingend für Einreichung)Pflicht
    Ohne Registrierung ist keine elektronische Einreichung möglich.
  • Bewerberfragen bis 26.06.2026 über die Plattform einreichenoptional
    Nur über die Vergabeplattform, nicht per E-Mail.
  • Teilnahmeantrag fristgereicht bis 06.07.2026, 10:00 Uhr einreichenPflicht
    Ausschließlich elektronisch über das Bietertool.
Angaben zum Bewerber / zur Bietergemeinschaft4
  • Formblatt 1: Angaben zum Bewerber (Name, Adresse, Ansprechpartner, Gesellschaftsform)Pflicht
  • Formblatt 1.1.1: Unterauftragnehmer und/oder eignungsverleihende Unternehmen benennenPflicht
    Teilleistungen angeben, ggf. Eignungsleihe begründen.
  • Formblätter 1.2–1.4: Angaben zu weiteren Mitgliedern der Bietergemeinschaft (falls zutreffend)optional
  • Formblätter 2.1 + 2.2: Erklärung der Bietergemeinschaft + Vollmacht des Vertreters (bei BG)optional
    Rechtsverbindliche Unterschrift aller Mitglieder.
Eignungsnachweise – Befähigung, Ausschlussgründe, wirtschaftliche Lage6
  • Formblatt 3: Eigenerklärung Handels-/BerufsregisterPflicht
  • Formblatt 4: Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (10 Punkte, u. a. §§ 123/124 GWB, Steuern, Sozialversicherung, Insolvenz, Russland-Sanktionen, TVgG M-V, VerpflG, DSGVO)Pflicht
    Für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft separat abzugeben.
  • Formblatt 4.1: Erklärung Russland-Bezug gemäß Art. 5k EU-VO 2022/576Pflicht
    Auch für NU und Lieferanten > 10 % Auftragswert.
  • Formblatt 5.1: Umsatznachweise Gesamt + bereichsspezifisch (S/4HANA-Transformation bzw. ISH-Nachfolgelösung) für 2022, 2023, 2024Pflicht
    Für jedes BG-Mitglied.
  • Formblatt 5.2: Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung (Police oder Eigenerklärung)Pflicht
  • Alternativ: Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) als vorläufiger Eignungsbelegoptional
    Zulässig statt der Einzelformulare.
Technische / berufliche Leistungsfähigkeit – Referenzen & Zertifikate6
  • Formblatt 6.1 (Los 1 UMR): 3 Referenzprojekte SAP S/4HANA-TransformationPflicht
    Pro Referenz: Auftraggeber, Branche, Ort, Vorgehen, Projektgröße, Datenmigration.
  • Formblatt 6.2 (Los 1 UMR): 1 zusätzliche Referenz S/4HANA-Transformation im Krankenhaus mit IS-HPflicht
    Darf nicht Teil der 3 Allgemein-Referenzen sein; Module FI/CO/IS-H, Side-by-Side, Shell Conversion + Selective Data Transition.
  • Formblatt 6.3 (Los 1 UMR): Gültiges Zertifikat SAP-Partnerstatus Gold oder SAP Competency Level AdvancedPflicht
  • Formblätter 6.4/6.5/6.6 (Los 2a UMG): 3 S/4HANA-Referenzen, davon mind. 1 med. universitär mit KIS, mind. 1 Greenfield/Selektiver Greenfield + SAP-Partnerstatus-ZertifikatPflicht
  • Formblätter 6.7/6.8/6.9 (Los 2b UMG): 3 IS-H-Referenzen in deutschen Krankenhäusern + 1 IS-H-Einführung (letzte 5 Jahre) + PCOE-ZertifikatPflicht
    Mind. 2 als Greenfield mit SDT, mind. 1 im universitären Umfeld, mind. 1 abgeschlossen.
  • Alle Formblätter rechtsverbindlich unterschreiben (Ort, Datum, Firmenstempel)Pflicht
    Gilt für jedes ausgefüllte Formblatt.
Konzeptunterlagen & Angebotsabgabe (Phase 2)5
  • Umsetzungskonzept mit Phasen, Methoden, ALM/Test/Defect/Deployment-Werkzeug, RACI-Matrix (RISE-konform) – Los 1Pflicht
    Detailliert je nach Leistungsverzeichnis Los 1.
  • Projektplan, Migrationskonzept, Cut-Over-/Go-Live-PlanungPflicht
    Los 1: Shell Conversion + SDT, IS-H Sidecar.
  • Steckbrief Anbieter, Tabellenblatt 'Anforderungen' und 'Preisblatt' je Los ausfüllenPflicht
    Preisblatt in € netto, nur grün hinterlegte Felder befüllen.
  • Projektteam namentlich benennen + gültige SAP-Zertifikate (E_S4HCON, C_TS4FI, C_TS4CO) beifügen – Los 1Pflicht
    KO-Kriterium: mind. ein Mitarbeiter je Zertifikat.
  • Angebotsvordruck FB 4a mit Angebotspreis je Los, rechtsverbindlich unterschriebenPflicht
    Festpreise netto, Skonto optional (mind. 30 Tage).
Vertragliche & rechtliche Erklärungen5
  • Verpflichtungserklärung zum Abschluss eines EVB-IT-Vertrages abgebenPflicht
    Formular der UMG; nach Zuschlag Unterzeichnung des EVB-IT.
  • LkSG-Erklärung abgeben (Menschenrechte & Umwelt in der Lieferkette)Pflicht
    Zusätzlich: Ergänzung UMG zu umweltbezogenen Sorgfaltspflichten beachten.
  • Erklärungen TVgG M-V (Mindestarbeitsbedingungen, Tariftreue) abgebenPflicht
    Gilt für Aufträge ab 10.000 €.
  • AV-Vertrag (Auftragsdatenverarbeitung) als Bestandteil des Vertrags vorbereitenPflicht
    Da personenbezogene Daten verarbeitet werden (Art. 28 DSGVO).
  • XRechnung-Fähigkeit bestätigen – Rechnungen im XML-Format an XRechnung@med.uni-rostock.dePflicht
    Leitweg-ID UMR: 13-X73130001000-61; UMG: 13-X19111018-22.

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Beratungsleistungen SAP FI/CO

Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) - Hauptverwaltung Hamburg | Vergabekammern des Bundes | Deutsches Vergabeportal "www.dtvp.de" (Bietertool im Projektraum zur Ausschreibung)

Frist:

Vergabe eines Auftrags über die S/4HANA-Transformation des bestehenden SAP-Systems

Stadtwerke Eisenhüttenstadt GmbH | Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Energie, Klimaschutz und Europa

Frist:

Hosting SAP-System

Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) | Vergabekammer des Bundes

Frist:

ITDZ Berlin: RV Unterstützungs- und Beratungsleistungen SAP

IT-Dienstleistungszentrum Berlin (AöR) | Vergabekammer des Landes Berlin

Frist:

Beratungs- und Implementierungsleistungen SAP Analytics Cloud (SAC) Planung und Reporting

Universität Bielefeld

Frist:

Rahmenvertrag SAP BW BPC SAC (Los 1)

NRW.BANK AöR | Vergabekammer Westfalen C/O Bezirksregierung Münster

Frist:

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