Transformationsprojekt H4S4

Ziel: Konsolidierung der beiden SAP-HR-Systeme Sx2 (SP2) und Hx1 in eine mandantenfähige Systeminstanz HP1 mit 10 logisch getrennten Mandanten und 37 Buchungskreisen.

• Mandant 970 (SP2) wird als Mandantenkopie vollständig nach HP1 übernommen
• Mandant 802 (SP2) wird in 6 separate Mandanten gesplittet (gruppiert nach Buchungskreisen / Organisationseinheiten)
• Mehrstufiges Mandantenkopie-Verfahren je Zielmandant
• Konzept zur Datenbereinigung (insb. Altlasten aus dem Mandantensplitting)
• Tests, Abnahme und Go-Live der Systemzusammenführung inkl. Hypercare-Phase (4–6 Wochen nach Go-Live)
• Buchungskreis 9100 / Mandant 802 ist ausdrücklich ausgeschlossen

Brownfield-Migration des konsolidierten SAP-HCM-Systems auf SAP HCM for S/4HANA.

• Übernahme aller Stamm-, Bewegungs- und Abrechnungsdaten aus den Quellsystemen
• Sicherstellung aller HR-Kernprozesse: PA (Personaladministration), OM (Organisationsmanagement), PY (Payroll / Entgeltabrechnung inkl. PY-DE-PS-VA/VADM), PT (Zeitwirtschaft), LSO, VM
• Abarbeitung von ca. 1.614 obligatorischen + 759 empfohlenen Custom-Code-Findings aus der Vorstudie 2025
• Umstellung auf Geschäftspartner-Modell inkl. Customer-Vendor-Integration (CVI)
• Einführung Business-Benutzerverwaltung (Synchronisation PA ↔ Business User)
• Migration / Neukonzeption aller relevanten Schnittstellen (Datei, Easy-Archiv, B2A-Manager, ALE SAP-to-SAP / SAP-to-nonSAP, RFC, IDoc, Webservices, OData) – inkl. Ablösung SAP PI/PO durch SAP BTP / CPI
• Workflow-Anpassungen (WF-BATCH → SAP_WFRT; Berechtigungen S_PROGRAM → S_WF_ADM)
• Migration / Ablösung veralteter HCM-Pakete (PDEL, PZ1R, PBAS_BPO)
• Bereinigung obsoleter Custom-Fields und „orphaned objects"
• Anpassung ICM-Konfiguration, System-Flavor SIMPLE
• Testmanagement (Unit, Integration, System, Regression, Abnahme, End-to-End)
• Cutover-Planung, Go-Live-Begleitung und Hypercare (4–6 Wochen)

Alle SAP-HCM-Vereinfachungselemente sind mandantenübergreifend (soweit relevant für Mandanten 001, 096, 222, 700, 802, 970) umzusetzen, u. a.:

• PE-IN Veranstaltungsmanagement → Ablösung durch PE-LSO (Mandant 970)
• PA-RC Personalbeschaffung → E-Recruiting S/4HANA 2.0 oder Drittanbieter (Mandanten 001, 222)
• S4TWL Fiori Applications → Prüfung und Nachfolge-Apps (alle 6 Mandanten)
• PA-MA Manager's Desktop (PPMDT) → Fiori-Apps / CDS Views / OData / Workflows (Mandanten 222, 970, 802)
• Landing Pages / Suite Page Builder → Neukonzeption und Migration (Mandanten 001, 096, 222, 700)
• Teile der Zeitwirtschaft → Infotyp 2005 (Mehrarbeit) ablösen, Infotypen 0005/0083 archivieren (Mandanten 001, 802)
• Business Partner Approach + CVI, Business User Management, Conversion Employees to Business Partners, Custom Fields über App/SCFD_EUI (alle Mandanten)
• Workflow-Anpassungen (WF-BATCH → SAP_WFRT; S_PROGRAM → S_WF_ADM)
• Generic Check H4S4 Conversion und HCM Obsolete Packages (alle Mandanten)

• Projektleitung: Planung, Steuerung, Controlling, Statusberichte, zentrale SharePoint-Plattform, technische Dokumentation
• Schulungskonzept: Key-User-Trainings, praxisorientierte Onlineschulungen (remote)
• Kommunikations- und Stakeholder-Konzept: zielgruppenspezifisch, mit Stakeholder-Matrix
• Risikomanagement: Identifikation, Klassifizierung (A/B/C), Maßnahmen, Monitoring, Reporting
• Change-Request-Verfahren: standardisierter Prozess für Einreichung, Prüfung, Entscheidung, Umsetzung
• Sprachkenntnisse: Deutsch (mündlich und schriftlich) für alle eingesetzten Ressourcen
• Dokumentation: in editierbaren Formaten (Word, PowerPoint, Excel) auf zentraler SharePoint-Plattform des AG
• Vor-Ort-Termine: bei Kick-off, Fachkonzept-Abnahme, Testphasen, Go-Live, Projektabschluss; Durchführung ansonsten grundsätzlich remote

Vom Bieter sind Tagessätze (1 Personentag = 8 Arbeitsstunden, remote) für folgende Kontingente anzubieten:

• 1.000 Personentage Beratung (mit Abnahmeverpflichtung)
• 500 Personentage Beratung (Optionspaket 1, ohne Abnahmeverpflichtung)
• 500 Personentage Beratung (Optionspaket 2, ohne Abnahmeverpflichtung)
• 50 Personentage Schulungen (remote) (mit Abnahmeverpflichtung)
• 50 Personentage Schulungen (Optionspaket, ohne Abnahmeverpflichtung)

Reisekosten, Nebenkosten, Materialkosten und Reisezeiten werden nicht gesondert vergütet.

Diese Leistungen werden vom Essener Systemhaus selbst erbracht und sind nicht Teil der ausgeschriebenen Dienstleistung:

• Berechtigungskonzept inkl. Fiori-Berechtigungen
• Umstellung Formulare auf Adobe Interactive Forms
• SAP-Basis-Administration (Installation, Patching, Sizing, Backup/Restore, Monitoring)
• Drittanbieter-Add-ons und deren Schnittstellen
• Lizenzierung H4S4
• Zeiterfassungssysteme DEXICON, GFOS
• Zutrittskontrolle / Schließanlage

Der Bieter darf keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB (z. B. Verurteilungen wegen Betrug, Bestechung, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel) und keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB (z. B. schwere Verfehlung, Insolvenz, Verstöße gegen Mindestlohn/Schwarzarbeit, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) aufweisen.

• Nachweis: Formular 521 EU – Eigenerklärung Ausschlussgründe (bei Bietergemeinschaften / Unterauftragnehmern / Eignungsleihe zusätzlich von allen Beteiligten)
• Bei Vorliegen von Ausschlussgründen kann eine Selbstreinigung nach § 125 GWB erklärt werden (im Angebot darzulegen und nachzuweisen)
• Vergabestelle kann jederzeit Auskünfte aus dem Wettbewerbsregister und Gewerbezentralregister anfordern

• Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (Formular 522 EU): keine rechtskräftige Bußgeldentscheidung ≥ 2.500 € nach § 21 MiLoG
• Verpflichtung zur Zahlung des allgemeinen Mindestlohns sowie ggf. branchenspezifischer tarifvertraglicher Mindestentgelte nach TVgG NRW
• Pflichten sind an Nachunternehmer weiterzugeben; bei Verstößen drohen fristlose Kündigung und Vertragsstrafe (1–5 % des Auftragswertes)

Mit Formular 523 EU ist zu erklären, dass:

• der Bieter keine russische Staatsangehörigkeit besitzt und keine Niederlassung in Russland hat
• keine natürliche oder juristische Person mit > 50 % beteiligt ist, die Russland-Bezug aufweist
• weder im Namen noch auf Anweisung solcher Personen / Unternehmen gehandelt wird
• beteiligte Unterauftragnehmer, Lieferanten und Eignungsleiher (> 10 % des Auftragswerts) ebenfalls keinen Russland-Bezug aufweisen – und zwar während der gesamten Vertragslaufzeit

Mit dem Angebot zwingend vorzulegen (sonst Ausschluss, auch nach Nachforderung):

• DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) – gültig
• DIN EN ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit) – gültig

Eigenerklärung kann nicht durch Eignungsleihe ersetzt werden, sofern der Eignungsleiher nicht als Unterauftragnehmer in der beruflichen/technischen Leistungserbringung tätig wird.

• Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung in hinreichender Höhe (Dritterklärung)
• Auf Verlangen: Auskunft aus Wettbewerbsregister, Gewerbezentralregister, Nachweise zu Steuern und Sozialversicherungen
• Vergabestelle kann bei vorgesehenem Zuschlagsempfänger Anfrage an Bundeskartellamt stellen

• Benennung eines verbindlichen Projektleiters
• Nachweis einer anerkannten PM-Zertifizierung (z. B. PRINCE2, PMBOK, V-Modell) oder nachweislich gleichwertige Erfahrung in Projektplanung, -steuerung, -controlling und Risikomanagement vergleichbarer Projekte
• Erfahrung in SAP-HCM-Projekten (≤ 2 / ≥ 3 / ≥ 5 Jahre – gestaffelt bewertet)
• Erfahrung in S/4HANA-Brownfield-Migrationen (mind. 1 Projekt / 12 Monate)
• Zeugnisse, Zertifikate, Projektdokumentationen als Nachweis
• Austausch des Projektleiters nur bei wichtigem Grund und mit Gleichwertigkeitsnachweis

• Vollständige Benennung des vorgesehenen Projektteams (Formular „Projektteam")
• Personalkompetenzen in den SAP-Modulen PA, PT, PY, OM, LSO, VM
• Kenntnisse in Migrationsmethoden (z. B. SAP Activate oder vergleichbar)
• Integrationskompetenz (Schnittstellen, SAP BTP, API-Management)
• Branchenerfahrung im öffentlichen Sektor / vergleichbaren Branchen
• Lebensläufe, Qualifikationsnachweise, Arbeitsproben, Rollen- und Ressourcenplanung

• Mindestens 2 vergleichbare Referenzprojekte aus dem öffentlich-rechtlichen Sektor
• Zeitraum: letzte 3 Jahre (ab Bekanntmachungszeitpunkt)
• Mindestumfang: 1.000 Personentage pro Referenz
• Art: SAP-Transformationsprojekte im H4S4-Bereich (kein reiner Betrieb / Support / Wartung)
• Vorlage über das Formular „Referenzen.pdf"
• Vergabestelle behält Überprüfung beim Referenzauftraggeber vor

• Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder; ein bevollmächtigter Vertreter ist zu bestimmen (Formular 531 EU); eingeschränkte Veränderung der Zusammensetzung nach Angebotsabgabe
• Unterauftragnehmer (§ 36 VgV): Art und Umfang der NU-Leistungen sind anzugeben (Formulare 533a/533b EU); Einsatz nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des AG
• Eignungsleihe (§ 47 VgV): Drittunternehmen müssen benannt und Eignungsunterlagen mit Angebot eingereicht werden (Formulare 534a/534b EU); Eignungsleiher müssen bestätigen, dass keine Ausschlussgründe vorliegen
• Verpflichtungserklärungen eignungsrelevanter Drittunternehmen können jederzeit angefordert werden