Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Essener Systemhaus (ESH) – der IT-Dienstleister der Stadt Essen – sucht einen externen IT-Dienstleister für ein umfangreiches SAP-Transformationsprojekt.
Worum es geht: Zwei bestehende SAP-HR-Systeme (ERP) sollen zunächst zu einem einheitlichen Zielsystem zusammengeführt und anschließend auf die aktuelle SAP-Plattform SAP HCM for S/4HANA (H4S4) migriert werden (Brownfield-Ansatz). Der Auftrag umfasst Beratung, Projektleitung, Migration, Implementierung, Tests, Schulungen und laufende Unterstützung.
Verfahren: Offenes Verfahren, kein Los, Abrufkontingent mit Abnahmeverpflichtung und Optionspaketen. Angebote müssen bis 10. Juni 2026, 12:00 Uhr elektronisch über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr eingereicht werden. Nicht für KMU geeignet.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertDie Angebotsfrist ist abgelaufen.
HEUTE
Termin / FristAPR2026 JUL OKT JAN2027 APR JUL OKT JAN2028
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Veröffentlichung
Rügefrist (Bekanntmachung/Vergabeunterlagen)
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Rügefrist (erkannter Verstoß)
Rügefrist (Mitteilung nicht abhelfen)
Benachrichtigung nicht berücksichtigter Bieter
Zuschlag
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Hypercare-Phase
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität7 Kriterien
Preis 32.9%Qualität 67.1%
- Preis35%
Preisbewertung basierend auf dem Angebotspreis; niedrigster Preis erhält 35 Punkte, höhere Preise werden linear abgewertet.
- Leistung65%
Bewertung der Konzeptqualität basierend auf der Leistungsbewertungsmatrix.
Z (Angebot) = (Preispunktzahl (P) + Leistungspunktzahl (L)) / 1; Das Angebot mit der höchsten Kennzahl Z gewinnt.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen und Bewertungsmethode sind vollständig in den Vergabeunterlagen enthalten.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSystemzusammenführung (Phase 1)
Ziel: Konsolidierung der beiden SAP-HR-Systeme Sx2 (SP2) und Hx1 in eine mandantenfähige Systeminstanz HP1 mit 10 logisch getrennten Mandanten und 37 Buchungskreisen.
Mandant 970 (SP2) wird als Mandantenkopie vollständig nach HP1 übernommenMandant 802 (SP2) wird in 6 separate Mandanten gesplittet (gruppiert nach Buchungskreisen / Organisationseinheiten)Mehrstufiges Mandantenkopie-Verfahren je ZielmandantKonzept zur Datenbereinigung (insb. Altlasten aus dem Mandantensplitting)Tests, Abnahme und Go-Live der Systemzusammenführung inkl. Hypercare-Phase (4–6 Wochen nach Go-Live)Buchungskreis 9100 / Mandant 802 ist ausdrücklich ausgeschlossen
Migration zu SAP H4S4 (Phase 2)
Brownfield-Migration des konsolidierten SAP-HCM-Systems auf SAP HCM for S/4HANA.
Übernahme aller Stamm-, Bewegungs- und Abrechnungsdaten aus den QuellsystemenSicherstellung aller HR-Kernprozesse: PA (Personaladministration), OM (Organisationsmanagement), PY (Payroll / Entgeltabrechnung inkl. PY-DE-PS-VA/VADM), PT (Zeitwirtschaft), LSO, VMAbarbeitung von ca. 1.614 obligatorischen + 759 empfohlenen Custom-Code-Findings aus der Vorstudie 2025Umstellung auf Geschäftspartner-Modell inkl. Customer-Vendor-Integration (CVI)Einführung Business-Benutzerverwaltung (Synchronisation PA ↔ Business User)Migration / Neukonzeption aller relevanten Schnittstellen (Datei, Easy-Archiv, B2A-Manager, ALE SAP-to-SAP / SAP-to-nonSAP, RFC, IDoc, Webservices, OData) – inkl. Ablösung SAP PI/PO durch SAP BTP / CPIWorkflow-Anpassungen (WF-BATCH → SAP_WFRT; Berechtigungen S_PROGRAM → S_WF_ADM)Migration / Ablösung veralteter HCM-Pakete (PDEL, PZ1R, PBAS_BPO)Bereinigung obsoleter Custom-Fields und „orphaned objects"Anpassung ICM-Konfiguration, System-Flavor SIMPLETestmanagement (Unit, Integration, System, Regression, Abnahme, End-to-End)Cutover-Planung, Go-Live-Begleitung und Hypercare (4–6 Wochen)
Umsetzung der Vereinfachungselemente
Alle SAP-HCM-Vereinfachungselemente sind mandantenübergreifend (soweit relevant für Mandanten 001, 096, 222, 700, 802, 970) umzusetzen, u. a.:
PE-IN Veranstaltungsmanagement → Ablösung durch PE-LSO (Mandant 970)PA-RC Personalbeschaffung → E-Recruiting S/4HANA 2.0 oder Drittanbieter (Mandanten 001, 222)S4TWL Fiori Applications → Prüfung und Nachfolge-Apps (alle 6 Mandanten)PA-MA Manager's Desktop (PPMDT) → Fiori-Apps / CDS Views / OData / Workflows (Mandanten 222, 970, 802)Landing Pages / Suite Page Builder → Neukonzeption und Migration (Mandanten 001, 096, 222, 700)Teile der Zeitwirtschaft → Infotyp 2005 (Mehrarbeit) ablösen, Infotypen 0005/0083 archivieren (Mandanten 001, 802)Business Partner Approach + CVI, Business User Management, Conversion Employees to Business Partners, Custom Fields über App/SCFD_EUI (alle Mandanten)Workflow-Anpassungen (WF-BATCH → SAP_WFRT; S_PROGRAM → S_WF_ADM)Generic Check H4S4 Conversion und HCM Obsolete Packages (alle Mandanten)
Projektmanagement, Schulung und Change-Management
Projektleitung: Planung, Steuerung, Controlling, Statusberichte, zentrale SharePoint-Plattform, technische DokumentationSchulungskonzept: Key-User-Trainings, praxisorientierte Onlineschulungen (remote)Kommunikations- und Stakeholder-Konzept: zielgruppenspezifisch, mit Stakeholder-MatrixRisikomanagement: Identifikation, Klassifizierung (A/B/C), Maßnahmen, Monitoring, ReportingChange-Request-Verfahren: standardisierter Prozess für Einreichung, Prüfung, Entscheidung, UmsetzungSprachkenntnisse: Deutsch (mündlich und schriftlich) für alle eingesetzten RessourcenDokumentation: in editierbaren Formaten (Word, PowerPoint, Excel) auf zentraler SharePoint-Plattform des AGVor-Ort-Termine: bei Kick-off, Fachkonzept-Abnahme, Testphasen, Go-Live, Projektabschluss; Durchführung ansonsten grundsätzlich remote
Abrufkontingent und Optionspakete (Preisblatt)
Vom Bieter sind Tagessätze (1 Personentag = 8 Arbeitsstunden, remote) für folgende Kontingente anzubieten:
1.000 Personentage Beratung (mit Abnahmeverpflichtung)500 Personentage Beratung (Optionspaket 1, ohne Abnahmeverpflichtung)500 Personentage Beratung (Optionspaket 2, ohne Abnahmeverpflichtung)50 Personentage Schulungen (remote) (mit Abnahmeverpflichtung)50 Personentage Schulungen (Optionspaket, ohne Abnahmeverpflichtung)
Reisekosten, Nebenkosten, Materialkosten und Reisezeiten werden nicht gesondert vergütet.
Nicht Bestandteil des Auftrags (Eigenleistungen AG)
Diese Leistungen werden vom Essener Systemhaus selbst erbracht und sind nicht Teil der ausgeschriebenen Dienstleistung:
Berechtigungskonzept inkl. Fiori-BerechtigungenUmstellung Formulare auf Adobe Interactive FormsSAP-Basis-Administration (Installation, Patching, Sizing, Backup/Restore, Monitoring)Drittanbieter-Add-ons und deren SchnittstellenLizenzierung H4S4Zeiterfassungssysteme DEXICON, GFOSZutrittskontrolle / Schließanlage
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende und fakultative Ausschlussgründe
Der Bieter darf keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB (z. B. Verurteilungen wegen Betrug, Bestechung, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel) und keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB (z. B. schwere Verfehlung, Insolvenz, Verstöße gegen Mindestlohn/Schwarzarbeit, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) aufweisen.
Nachweis: Formular 521 EU – Eigenerklärung Ausschlussgründe (bei Bietergemeinschaften / Unterauftragnehmern / Eignungsleihe zusätzlich von allen Beteiligten)Bei Vorliegen von Ausschlussgründen kann eine Selbstreinigung nach § 125 GWB erklärt werden (im Angebot darzulegen und nachzuweisen)Vergabestelle kann jederzeit Auskünfte aus dem Wettbewerbsregister und Gewerbezentralregister anfordern
Mindestlohn und Tariftreue (TVgG NRW)
Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (Formular 522 EU): keine rechtskräftige Bußgeldentscheidung ≥ 2.500 € nach § 21 MiLoGVerpflichtung zur Zahlung des allgemeinen Mindestlohns sowie ggf. branchenspezifischer tarifvertraglicher Mindestentgelte nach TVgG NRWPflichten sind an Nachunternehmer weiterzugeben; bei Verstößen drohen fristlose Kündigung und Vertragsstrafe (1–5 % des Auftragswertes)
EU-Sanktionspaket 5 (Russland-Sanktionen)
Mit Formular 523 EU ist zu erklären, dass:
der Bieter keine russische Staatsangehörigkeit besitzt und keine Niederlassung in Russland hatkeine natürliche oder juristische Person mit > 50 % beteiligt ist, die Russland-Bezug aufweistweder im Namen noch auf Anweisung solcher Personen / Unternehmen gehandelt wirdbeteiligte Unterauftragnehmer, Lieferanten und Eignungsleiher (> 10 % des Auftragswerts) ebenfalls keinen Russland-Bezug aufweisen – und zwar während der gesamten Vertragslaufzeit
Zertifikate des Unternehmens
Mit dem Angebot zwingend vorzulegen (sonst Ausschluss, auch nach Nachforderung):
DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) – gültigDIN EN ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit) – gültig
Eigenerklärung kann nicht durch Eignungsleihe ersetzt werden, sofern der Eignungsleiher nicht als Unterauftragnehmer in der beruflichen/technischen Leistungserbringung tätig wird.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung in hinreichender Höhe (Dritterklärung)Auf Verlangen: Auskunft aus Wettbewerbsregister, Gewerbezentralregister, Nachweise zu Steuern und SozialversicherungenVergabestelle kann bei vorgesehenem Zuschlagsempfänger Anfrage an Bundeskartellamt stellen
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Projektleitung
Benennung eines verbindlichen ProjektleitersNachweis einer anerkannten PM-Zertifizierung (z. B. PRINCE2, PMBOK, V-Modell) oder nachweislich gleichwertige Erfahrung in Projektplanung, -steuerung, -controlling und Risikomanagement vergleichbarer ProjekteErfahrung in SAP-HCM-Projekten (≤ 2 / ≥ 3 / ≥ 5 Jahre – gestaffelt bewertet)Erfahrung in S/4HANA-Brownfield-Migrationen (mind. 1 Projekt / 12 Monate)Zeugnisse, Zertifikate, Projektdokumentationen als NachweisAustausch des Projektleiters nur bei wichtigem Grund und mit Gleichwertigkeitsnachweis
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Projektteam
Vollständige Benennung des vorgesehenen Projektteams (Formular „Projektteam")Personalkompetenzen in den SAP-Modulen PA, PT, PY, OM, LSO, VMKenntnisse in Migrationsmethoden (z. B. SAP Activate oder vergleichbar)Integrationskompetenz (Schnittstellen, SAP BTP, API-Management)Branchenerfahrung im öffentlichen Sektor / vergleichbaren BranchenLebensläufe, Qualifikationsnachweise, Arbeitsproben, Rollen- und Ressourcenplanung
Referenzen
Mindestens 2 vergleichbare Referenzprojekte aus dem öffentlich-rechtlichen SektorZeitraum: letzte 3 Jahre (ab Bekanntmachungszeitpunkt)Mindestumfang: 1.000 Personentage pro ReferenzArt: SAP-Transformationsprojekte im H4S4-Bereich (kein reiner Betrieb / Support / Wartung)Vorlage über das Formular „Referenzen.pdf"Vergabestelle behält Überprüfung beim Referenzauftraggeber vor
Datenschutz und Geheimhaltung
Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer und Eignungsleihe
Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder; ein bevollmächtigter Vertreter ist zu bestimmen (Formular 531 EU); eingeschränkte Veränderung der Zusammensetzung nach AngebotsabgabeUnterauftragnehmer (§ 36 VgV): Art und Umfang der NU-Leistungen sind anzugeben (Formulare 533a/533b EU); Einsatz nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des AGEignungsleihe (§ 47 VgV): Drittunternehmen müssen benannt und Eignungsunterlagen mit Angebot eingereicht werden (Formulare 534a/534b EU); Eignungsleiher müssen bestätigen, dass keine Ausschlussgründe vorliegenVerpflichtungserklärungen eignungsrelevanter Drittunternehmen können jederzeit angefordert werden
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (ab Bekanntmachungszeitpunkt)Volumen: mindestens 1.000 Personentage pro Referenz
Vergleichbare SAP-Transformationsprojekte (H4S4-Bereich) – keine reinen Betriebs-, Support- oder Wartungstätigkeiten
Aus dem öffentlich-rechtlichen Sektor; Art und Umfang vergleichbar (Technologie, Größenordnung, Aufgabenspektrum); Vorlage über das Formular „Referenzen.pdf"; Vergabestelle behält Überprüfung beim Referenzauftraggeber vor.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Angebotsformulare und Angebotsschreiben
Pflicht-Eigenerklärungen und Nachweise
Zertifikate und Versicherungsnachweise
Personen- und Referenznachweise
Nur bei Bietergemeinschaft / Unteraufträgen / Eignungsleihe
Auf Anforderung der Vergabestelle nachzureichen
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Essener Systemhaus | Vergabekammer Westfalen
Anschrift
45145 Essen
Ort
45145 Essen
Kategorie
SAP-Beratung
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