Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Sandersdorf-Brehna schreibt eine cloudbasierte Kita-Verwaltungssoftware (SaaS) inklusive Eltern-App aus. Die Lösung soll die Kinder- und Beitragsverwaltung, Mitarbeiterverwaltung mit Zeiterfassung sowie die Kommunikation mit Eltern abdecken. Die Einführung erfolgt gestaffelt bis 2027; der Produktivbetrieb der Hauptmodule startet am 01.01.2027, die Eltern-App am 01.08.2027. Es handelt sich um ein einheitliches Los ohne Aufteilung. Angebote müssen elektronisch über evergabe.de bis zum 16.07.2026 um 12:00 Uhr (MESZ) eingereicht werden.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis40%
Bewertung anhand des Wertungspreises. Das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis erhält 100 Punkte, die übrigen Angebote werden ins Verhältnis gesetzt: PU_Preis = (P_MIN / P_IST) × 100.
- Qualität60%
Qualitative Bewertung anhand einer Testumgebung (Testzugang) und eines System- und Umsetzungskonzeptes durch eine Anwenderjury (ca. 7-8 Personen) nach deutschem Schulnotensystem (0-5 Punkte). Ausschluss bei Durchschnittswert < 2,50 in einem Unterkriterium.
Preispunktzahl: PU_Preis = (P_MIN / P_IST) × 100. Gesamtpunktzahl: GPZ = (PU_Preis × 40%) + (Endpunktzahl_Qualität × 60%). Endpunktzahl Qualität (EP) = Summe der gewichteten Durchschnittswerte der Unterkriterien (DW × Gewichtung des Unterkriteriums). Die Qualitätsbewertung erfolgt durch eine Anwenderjury (ca. 7-8 Personen) anhand eines 5-stufigen Schulnotensystems (0-5 Punkte).
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSoftware-Bereitstellung (SaaS)
Bereitstellung der Kita-Verwaltungssoftware als Software as a Service (Cloud). Hosting in der EU/EWR, ISO-27001-Zertifizierung des Hosters, HTTPS-Verschlüsselung, Rollen- und Berechtigungskonzept, regelmäßige Sicherheitsupdates, Schadsoftwareschutz, sichere Passwort- und Authentifizierungsverfahren. Vertragsgrundlage: EVB-IT Cloudvertrag inkl. EVB-IT Cloud-AGB und Kriterienkatalog für Cloudleistungen.
Kinderverwaltung & Beitragsabrechnung
Stammdatenverwaltung, Belegungs- und Bedarfsplanung, Wartelisten, Aufnahme- und Vormerkprozesse, Platzvergabe, Bescheide und Widerspruchsmanagement. Kostenbeitragserhebung einschließlich SGB VIII/XII und KiFöG Sachsen-Anhalt, Personalschlüsselberechnung, Datenexporte (MS Office). Einmalige Generierung der Kostenbeitragsbescheide als PDF. Verarbeitung von Excel-Importdateien.
Schnittstelle zum Finanzprogramm
Programmierung und betriebsbereite Einrichtung einer Schnittstelle zum kommunalen Finanzprogramm (Forderungsmanagement). Tägliche Übergabe der Sollstellungen aus der Kostenbeitragserhebung per direkter Systemintegration inkl. Übergabeprotokoll pro Verarbeitungslauf. Programmieraufwand ist im Angebotspreis einzurechnen (Ausschlusskriterium).
Mitarbeiterverwaltung & Zeiterfassung
Verwaltung von bis zu 130 Mitarbeitenden, einrichtungsübergreifende Personaleinsatzplanung, Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung nach gesetzlichen Vorgaben, Abwesenheitsverwaltung, mobile oder feste Terminals möglich. Übergangsphase paralleler Zeiterfassung vom 01.01.2027 bis 30.06.2027.
Eltern-App
Mobile Anwendung für iOS und Android, kosten- und werbefrei für Eltern. Familien-Login, Push-Benachrichtigungen, digitale Bescheidzustellung, Einrichtungskalender, Urlaubs- und Abwesenheitsmeldungen, Kommunikationsfunktionen. Erfüllung Barrierefreiheit nach BITV 2.0 / WCAG 2.1 AA.
Implementierung, Migration & Schulung
Einrichtung und Konfiguration der Anwendung, Datenmigration aus den Bestandssystemen, Schulungsangebot für alle Hauptnutzerrollen (vor Ort oder als Webkonferenz), förmliche Abnahme mit Protokoll nach Implementierung. Gestaffelte Go-Live-Termine: Kinder- und Mitarbeiterverwaltung zum 01.01.2027, Eltern-App zum 01.08.2027 (Start mit 5 Einrichtungen).
Wartung, Support & Dokumentation
Wartungs-, Pflege- und Supportleistungen während der gesamten Vertragslaufzeit. Support in deutscher Sprache aus Deutschland. Nachvollziehbares Verfahren für Supportanfragen (per E-Mail und Telefon), Statusauskunft auf Anfrage. Administrationsanweisung mit Hinweisen zu Systemmeldungen; Einsicht in System- und Fehlerprotokolle oder geeignete Werkzeuge zur Fehleranalyse, sodass Administratoren Störungen möglichst ohne Hersteller-Support beheben können. Online-Hilfe und Fernwartungsmöglichkeit. Regelungen zur Datenübergabe und -löschung bei Vertragsende.
Barrierefreiheit & Vertragliches
Anwendung und Eltern-App barrierearm nach BITV 2.0 / WCAG 2.1 AA. Vertragslaufzeit vom 01.09.2026 bis 30.12.2030. Erfüllungsort: Stadt Sandersdorf-Brehna, Bahnhofstraße 2, 06792 Sandersdorf-Brehna. Rechnungsstellung bevorzugt als E-Rechnung über das Rechnungsportal des Landes Sachsen-Anhalt (Leitweg-ID 15082340-0000-87).
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung & Erlaubnis zur Berufsausübung
Angaben zu Name, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Zweigstellen, Unternehmensgröße, Rechtsform, Gewerbeanmeldung, Handelsregistereintragung, Kammermitgliedschaft (IHK). Nachweis der Eintragung im Handelsregister auf Anforderung. Keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB (zwingende und fakultative Ausschlusstatbestände); bei Vorliegen sind nähere Angaben und ggf. Selbstreinigungsmaßnahmen darzulegen. Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen; Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft mit Angabe der BG-Nummer.
Wirtschaftliche & finanzielle Leistungsfähigkeit
Eigenerklärung zum Gesamtumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025). Nachweis einer Haftpflichtversicherung bei einem EU-zugelassenen Versicherer mit Mindestdeckungssumme von 1.000.000 EUR je Versicherungsfall für Vermögensschäden aus Bereitstellung, Betrieb und Betreuung der Softwarelösung; Nachweis spätestens zum Leistungsbeginn.
Technische & berufliche Leistungsfähigkeit
Nachweis durch Referenzprojekte aus den Jahren 2020–2025 über Bereitstellung, Einführung oder Betrieb/Betreuung einer webbasierten Kita- oder Hortverwaltungssoftware für öffentliche oder freie Träger. Vergleichbarkeit wird an handelnden Personen (Projektleitung/Führungskräfte) gemessen; Berufserfahrung kann als Referenznachweis dienen. Die Software muss bereits verfügbar und einsatzfähig sein (keine noch zu entwickelnden Funktionen).
Bietergemeinschaften, Nachunternehmer & Eignungsleihe
Bei Bietergemeinschaften: Benennung aller Mitglieder, des bevollmächtigten Vertreters und der übernommenen Leistungsteile (Formblatt 234); die Gemeinschaft muss insgesamt geeignet sein. Bei Nachunternehmern und Eignungsleihe: Verzeichnis der Leistungen und Kapazitäten anderer Unternehmen (Anlage A9) mit Beschreibung der Teilleistungen. Bei wirtschaftlich-finanzieller Eignungsleihe gesamtschuldnerische Haftung; bei Leihe beruflicher Befähigung muss das Drittunternehmen den betreffenden Leistungsteil selbst erbringen. Nachunternehmer müssen dieselben Mindestarbeitsbedingungen einhalten, KMU sind bevorzugt zu beteiligen.
Technische Ausschlusskriterien (Mindestanforderungen)
Sämtliche im Kriterienkatalog/ Leistungsverzeichnis gekennzeichneten Ausschlusskriterien (Positionen 0.1–4.22) sind verbindlich zu erfüllen
Mindestens eine Referenz über Bereitstellung, Einführung oder Betrieb/Betreuung einer webbasierten Kita- oder Hortverwaltungssoftware
Vergleichbarkeit misst sich an handelnden Personen (Projektleitung/Führungskräfte); Erfahrung in Kindertagesbetreuung mit Funktionen wie Kinder-/Stammdaten, Beitragsverwaltung, Mitarbeiter-/Personaleinsatzverwaltung, Elternkommunikation, KiFöG/Personalschlüssel; Eigenerklärung ausreichend, Referenzbestätigung auf Verlangen
Mindestens eine nachgewiesene Leistungsart aus: SaaS, Implementierung, Datenmigration, Schulungen, Support, Wartung/Pflege oder Schnittstellen
Pflichtangaben pro Referenz: Auftraggeber, Leistungszeitraum, Art/Umfang der Leistung, Beschreibung
Nachweis von Erfahrungen mit mindestens einer der folgenden sektorspezifischen Anforderungen: kommunale Anforderungen, KiFöG, Personalschlüssel, Betriebserlaubnis, Bedarfsplanung, Beitragsabrechnung
Berufserfahrung der handelnden Personen kann als Referenznachweis dienen