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Ausschreibungen Softwareentwicklung

Beschaffung, Implementierung und Inbetriebnahme eines digitalen Bewerbungsportals

Leibniz Universität Hannover | Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und DigitalisierungHannover, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Leibniz Universität Hannover sucht eine einheitliche Softwarelösung für ein digitales Bewerbungsportal, das universitätsweit eingeführt werden soll. Aktuell laufen Bewerbungen noch per E-Mail oder Post. Das Portal soll rund 1.000 Stellenausschreibungen pro Jahr und über 1.000 Nutzende in unterschiedlichen Rollen abbilden – zunächst für allgemeine Bewerbungsverfahren, später erweiterbar um Berufungsverfahren.

Es handelt sich um ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb: Zuerst bewerben sich interessierte Firmen mit einem Teilnahmeantrag, danach werden 3–5 Bewerber zu Verhandlungen eingeladen und das Angebot schrittweise reduziert. Der Zuschlag erfolgt nach dem Preis als alleinigem Kriterium.

Wichtigste Unterlagen, die Bieter einreichen müssen:

Anlage 1 (Mindestanforderungen/Ausschlusskriterien) – alle Punkte M1–M38 müssen erfüllt sein, sonst AusschlussAnlage 2 (Kostenaufstellung für Einführung, Lizenzen, Wartung, Service)Anlage 3 (Soll-Kriterien S1–S20 mit Bewertung der Erfüllung)Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von AusschlussgründenTariftreueerklärung nach NTVergGRussland-Erklärung (Sanktionen)Ggf. DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag

Frist: Angebote müssen bis spätestens 05.07.2026 elektronisch über die Vergabeplattform DTVP eingereicht werden.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristMAI2026 NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV
Veröffentlichung31. Mai 2026
Rügefrist erkennbare Verstöße31. Mai – 5. Juli 2026
Rügefrist sonstige Verstößeca. 31. Mai – 10. Juni 2026
Bieterfragen-Frist3. Juni – 23. Juni 2026
Teilnahmefrist5. Juli 2026
Bindefristca. 5. Juli – 20. Sep. 2026
Angebotsöffnungca. 6. Juli 2026
Testungen6. Juli – 27. Juli 2026
Finale Angebotsfrist28. Sep. 2026
Zuschlag1. Nov. 2026
Nachprüfungsfrist1. Nov. – 16. Nov. 2026
Ausführungsbeginn1. Dez. 2026
Vertragsbeginnca. 1. Dez. 2026
Vertragslaufzeitca. 1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2030
Einführung Pilotierung1. Mai – 1. Okt. 2027
Reaktionszeit Support Mo-Fr1. Mai 2027
Durchführung Gesamtrollout1. Okt. 2027 – 1. Apr. 2028
Projektabschlussca. 1. Apr. – 1. Juni 2028
Wartungs-/Lizenz-/Servicekosten Laufzeitca. 1. Apr. 2028 – 31. März 2032
Kündigungsfrist EVB-IT Cloudca. 1. Sep. – 30. Nov. 2030
Verlängerung 1ca. 1. Dez. 2030 – 30. Nov. 2032
Verlängerung 2ca. 1. Dez. 2032 – 30. Nov. 2034bis 2034
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität3 Kriterien
Preis 35%Qualität 65%
  • Kosten35%

    Bewertung der Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit, basierend auf dem Verhältnis zum niedrigsten Angebotspreis

  • Soll-Kriterien (fachliche Anforderungen)40%

    Bewertung funktionaler und qualitativer Anforderungen (Erfüllt: 2 Punkte, Teilweise: 1 Punkt, Nicht erfüllt: 0 Punkte)

  • Testung25%

    Praktische Testung der Systeme in zwei Stufen: Prüfung der Muss-/Soll-Kriterien und Bewertung der Benutzerfreundlichkeit

Gesamtpunktzahl = (PK × 0,35) + (PS × 0,40) + (PT × 0,25), wobei PK = (Pmin / P) × 10, PS = (Summe gewichteter Punkte / Maximalpunktzahl) × 10, PT = arithmetisches Mittel der Testbewertungen (Skala 1-5, normiert auf 0-10)

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen und Bewertungsformeln sind vollständig in den Unterlagen beschrieben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernfunktionen des Bewerbungsportals

Webbasierte, mobile und barrierearme Oberfläche für Bewerbende und interne Nutzende in Deutsch und EnglischStellenausschreibungen erstellen, verwalten und veröffentlichen – inkl. Multiposting an externe Jobbörsen/Agenturen, HTML-Vorlagen, Designvarianten, Veröffentlichungszeiträumen und individueller Datenschutz-/Impressums-Texte je AusschreibungOnline-Bewerbungsformulare, die anpassbar sind, Pflichtfelder erzwingen und Dokumente per Uploader annehmen – inkl. Gastbewerbung ohne RegistrierungBewerbungsprozesse von Eingang bis Entscheidung komplett digital und medienbruchfrei abbilden, inkl. mehrstufiger Freigabeprozesse (z. B. mit Personalrat, Gleichstellung, Schwerbehindertenvertretung)Ablage und Organisation: Dokumentenvorlagen, interne/externe Ablage, Änderungsprotokoll, Kommentarfunktion, Synopsis-Bildung (Bewerberübersicht) und ExportfunktionenKommunikation: E-Mail-Kommunikation, Serienmails, automatische Eingangsbestätigungen, Vorlagen – ausgehende E-Mails S/MIME-signiertBewerberverwaltung: Sortierung/Filterung der Bewerbungen, automatisierte Prüfung gegen EU-Sanktionslisten, Talentpool-FunktionAuslesen hochgeladener Lebensläufe mit Korrekturmöglichkeit, PDF-Vorschau direkt im SystemAnpassbares Dashboard für Nutzende

Administration, Rollen & Nutzende

Rechte- und Rollenverwaltung für rund 1.000 Nutzende in unterschiedlichen Rollen und FunktionenAbbildung sowohl zentraler (Personaldezernat) als auch dezentraler Bearbeitungsschritte (ausschreibende Organisationseinheiten) inkl. Schnittstellen zwischen diesen BereichenUnterstützung von drittmittelfinanzierten und befristeten wissenschaftlichen BeschäftigungsverhältnissenFinanzierungsprüfung im AnforderungsprozessReporting- und Controllingfunktionen

Datenschutz, Sicherheit & Barrierefreiheit

DSGVO-konform: Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Datenhosting, Einwilligungsmanagement (granulare Opt-Ins), Berücksichtigung besonderer Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO (z. B. Trennung sensibler Daten), konfigurierbare LöschfristenWorkflows zur Umsetzung der Betroffenenrechte nach Art. 15–21 DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung etc.)Keine Marketing-Tracker / Cookies auf Bewerbenden-SeitenSicherheitsanforderungen: HTTPS, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, SAML2-Authentifizierung über Shibboleth, optionale zusätzliche Authentifizierungsquelle, sicherer Betrieb (BSI-Mindeststandard, C5-Konformität)Barrierefreiheit: barrierearmes Online-Formular, Screenreader-Kompatibilität

Technische Integration & Schnittstellen

Bereitstellung als Cloud-Lösung (gemäß EVB-IT Cloudvertrag), Datenhaltung in EU/EWRSchnittstelle zum SAP ERP HR zur Übernahme/Bereitstellung von Bewerberdaten (z. B. in Einstellungsanträge)SMTP-Relay für E-Mail-Versand, ggf. Schnittstelle zur Sanktionslistenprüfung (EU)Anbindung weiterer interner Systeme und Formulare (z. B. Versand von Formularen/Checklisten an Bewerber mit Upload-Möglichkeit)

Einführung, Betrieb & laufende Leistungen

Implementierung und Inbetriebnahme des Portals inkl. Pilotierung und anschließendem universitätsweitem RolloutSchulungen, Dokumentation, Handbücher und Tutorials für die NutzendenWartung, Lizenzen und Service für 4 Jahre ab vollständiger Abnahme; optionale Verlängerung bis zu 2 × 2 JahreSupport auf Deutsch (mindestens Niveau C1), Reaktionszeit 24 Stunden an Werktagen (Mo–Fr), Wartungsarbeiten mit 1 Woche Vorlauf angekündigtMindestverfügbarkeit gemäß BSI Verfügbarkeitsklasse VK1 (99,0 %) als MindeststandardRegelmäßige Sicherheitsaudits/Reporting (z. B. monatliches Reporting, C5-Berichte)

Optionale Erweiterung: Berufungsportal

Perspektivisch Abbildung von Berufungsverfahren (Berufungsmodul)Eigenes Los/Modul mit eigener Einführungs- und ImplementierungsleistungEigene Referenz erforderlich (mind. 1 Berufungsportal an einer deutschen Universität)

Projektzeitplan (Übersicht)

Vorbereitung Softwareeinführung: 01.12.2026 – 01.05.2027Pilotierung: 01.05.2027 – 01.10.2027Gesamtrollout: 01.10.2027 – 01.04.2028Projektabschluss: bis ca. Juni 2028Zuschlag vorgesehen Q4 2026

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Verfahrensart und Teilnehmerkreis

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (zweistufiges Verfahren)Mindestens 3, maximal 5 Bewerber werden zur Angebotsabgabe zugelassenNach Verhandlungen schrittweise Reduzierung der AngeboteZuschlagskriterium: Preis (niedrigster Preis) als alleiniges WertungskriteriumKeine besondere Rechtsform erforderlich, keine Sicherheitsüberprüfung erforderlich, Einsatz von Nachunternehmern nicht erlaubt

Ausschlusskriterien (Anlage 1, zwingend zu erfüllen)

Alle Punkte M1–M38 müssen erfüllt sein – sonst erfolgt ein Ausschluss vom Verfahren. Wesentliche Auszüge:

Sprache & Nutzung

M1: System in Deutsch und Englisch verfügbarM2: Mobile Nutzung über Webbrowser

Erfahrung/Referenzen

M3: Mindestens 2 Referenzen für Bewerbungsportale an deutschen UniversitätenM4: Mindestens 1 Referenz für ein Berufungsportal an einer deutschen Universität (für das optionale Modul)

Support & Service

M5: Support auf Deutsch (mindestens C1)M6: Reaktionszeit max. 24 Stunden an Werktagen (Mo–Fr)M7: Schulungen für AnwendendeM8: Bereitstellung von Tutorials/AnleitungenM9: Ankündigung von Wartungsarbeiten mindestens 1 Woche im Voraus

Stellenausschreibungen (M10–M15): Multiposting, Veröffentlichung intern/öffentlich, HTML-Vorlagen, Veröffentlichungszeiträume, Datenschutz/Impressum je Ausschreibung, Einbindung in Prozesse

Ablage/Organisation (M16–M21): Dokumentvorlagen, Ablage externer Bewerbungen, Änderungsprotokoll, Synopsis, interne Dokumente, Kommentarfunktion

Kommunikation (M22–M25): E-Mail-Ablage, Serienmails, Vorlagen, automatische Eingangsbestätigungen

Bewerbungsformulare (M26–M27): individualisierbar, Pflichtangaben, Uploader, Gastbewerbung ohne Registrierung

Barrierefreiheit (M28): Screenreader-kompatibel

Datenschutz (M29–M33): Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Datenhosting, Einwilligungsmanagement, Schutz besonderer Datenkategorien (Art. 9 DSGVO), konfigurierbare Löschfristen

Administration (M34): Rechte-/Rollenverwaltung für ~1.000 Nutzende

Technik (M35–M38): FQDN, HTTPS, SAML2/Shibboleth-Authentifizierung, zusätzliche Authentifizierungsquelle

Persönliche Eignung / Eigenerklärungen

Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB (keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe, insbesondere:keine schweren Straftaten/Bestechung/Geldwäsche etc.keine Verstöße gegen Steuer-/Sozialversicherungspflichtenkeine Insolvenzkeine schwerwiegenden Verfehlungen in der beruflichen Tätigkeitkeine wettbewerbswidrigen Absprachenkeine Interessenkonfliktekeine mangelhafte Auftragserfüllung in der Vergangenheit)Tariftreueerklärung nach § 4 NTVergG: Zahlung mindestens des gesetzlichen Mindestlohns (mind. 10,45 EUR/Std.), Einhaltung von AEntG/AÜG und allgemeinverbindlicher TarifverträgeRussland-Erklärung (EU-Sanktionen): weder Bieter noch Unterauftragnehmer/Lieferanten (>10 % Auftragswert) mit Russland-BezugNachweise können auf Verlangen nachgereicht werden (z. B. Steuerbescheinigungen)

Fachliche Eignung / Soll-Kriterien (Anlage 3, Wertungskriterien)

Diese Kriterien werden mit Punkten nach Gewichtung bewertet (Werte 1, 3 oder 6 – höher = wichtiger). Auswahl:

Höchste Gewichtung (6 Punkte)

S1: Weitergabe von Stellenausschreibungen an externe Agenturen/JobbörsenS2: Medienbruchfreier digitaler Workflow im EinstellungsprozessS6: Sortierung und Filterung der BewerberS8: Auslesung hochgeladener Lebensläufe mit KorrekturmöglichkeitS9: Online-Bewerbungsformular pausieren und ohne Login fortsetzenS20: Talentpool-Funktionalität

Mittlere Gewichtung (3 Punkte)

S3: Finanzierungsprüfung im AnforderungsprozessS7: Automatisierte Prüfung gegen EU-Sanktionslisten (Funktionsnachweis erforderlich)S11: DSGVO-Betroffenenrechte Art. 15–21 mit Workflows/Flags (Funktionsnachweise erforderlich)S12: Keine Marketing-Tracker/CookiesS13: Trennung besonderer Datenkategorien (Art. 9 DSGVO)S14: Einwilligungsmanagement mit granularen Opt-InsS16: Nachweis Zertifizierungen (BSI/ISO 27001) – Zertifikatskopien erforderlichS17: Schnittstelle zum HR-System (z. B. SAP ERP HR)S18: Übernahme von Bewerberdaten in Formulare (z. B. Einstellungsantrag)S19: Versand von Formularen/Checklisten an Bewerber mit Upload-Möglichkeit

Niedrigere Gewichtung (1 Punkt)

S4: Mehrstufiger Freigabeprozess nach verschiedenen KriterienS5: PDF-Dokumentenvorschau direkt im SystemS10: Maschinenlesbarer Export (CSV/JSON/PDF) pro Person – Testexport erforderlichS15: Anpassung des individuellen Dashboards

Pro Soll-Kriterium ist anzugeben: erfüllt / teilweise erfüllt / nicht erfüllt plus Erläuterung.

Vertragliche Anforderungen

EVB-IT Cloudvertrag (Version 1.0.2, Stand 01.03.2026) muss vor Zuschlag vollständig und verbindlich vereinbart werdenAuftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß DSGVO (Muster auf Basis EU-Standardvertragsklauseln 2021/915)Einhaltung von BSI C5 (Basiskriterien), ISO 27001, Orientierung an ISO 27017/27018Datenspeicherung ausschließlich in EU/EWR (ggf. + Schweiz)Regelmäßige Audits/Penetrationstests, C5-Berichterstattung Typ 2Benennung IT-Sicherheitsbeauftragter und ggf. DatenschutzbeauftragterHaftpflichtversicherung (marktüblich)Keine schadenstiftende Software, keine Weitergabe an Dritte ohne Zustimmung
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

Mindestens 2 Referenzen über die Einführung eines Bewerbungsportals an deutschen Universitäten

Vergleichbare Projekte an deutschen Hochschulen/Universitäten; Nachweis über Referenzschreiben oder Projektdokumentation

1 ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

Mindestens 1 Referenz über ein Berufungsportal an einer deutschen Universität (für das optionale Zusatzmodul)

Berufungsverfahren im Hochschulkontext; Nachweis über Referenzschreiben oder Projektdokumentation

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 49%4–10 · 33%11+ · 18%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Leibniz Universität Hannover | Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung
Anschrift
30167 Hannover
Ort
30167 Hannover
Kategorie
Softwareentwicklung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.uni-hannover.de/de/ ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
30167 Hannover
Niedersachsen

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