Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Messe Berlin GmbH sucht eine branchenorientierte Standardlösung (bevorzugt als Cloud/SaaS, alternativ On-Prem) für ein Buchungstool inkl. Angebotserstellung. Damit sollen Räume, Hallen, Büro- und Lagerflächen gebucht sowie Angebote und Rechnungen erstellt werden. Hauptnutzer ist der Bereich Guest Events (ca. 80 Gastveranstaltungen/Jahr, dazu Eigenveranstaltungen wie ITB, InnoTrans, Grüne Woche und interne Veranstaltungen). Das System löst das bestehende SAP-CRM ab, wird an SAP S/4HANA angebunden und vom Auftragnehmer ca. 4 Jahre implementiert und betrieben (inkl. Migration, Schulung, Wartung, Support).
Die Bewerbung erfolgt als EU-weites Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Teilnahmeanträge sind bis zum 24.06.2026, 12:00 Uhr elektronisch und signiert über das AI Bietercockpit einzureichen. Fragen können bis zum 17.06.2026, 12:00 Uhr gestellt werden.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertAktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Veröffentlichung
Rügefrist
Bieterfragen-Frist
Teilnahmefrist
Angebotsfrist
Sicherheitsüberprüfung bis
Zuschlag
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Ausführungsbeginn
Rahmenvertrag Laufzeit
Hypercare-Phase
Vertragsende
Verlängerung 1
Verlängerung 2
Verlängerung 3
Verlängerung 4bis 2034
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität8 Kriterien
- Angebotspreis (Wertungssumme)60%
Wertungssumme aus dem Preisblatt, fließt zu 60% in die Wertung ein (gemäß Aufforderung zur Angebotsabgabe)
- Fachliche Leistungsfähigkeit (Konzepte)40%
Bewertung anhand von fünf (bzw. sechs) einzureichenden Konzepten; Gewichtung der einzelnen Kriterien siehe Anlage 4 'Wertung Konzept' (im Dokument als 'folgt' markiert, nicht enthalten)
KI-Hinweis: Die Anlage 4 'Wertung Konzept' mit den konkreten Gewichtungen der einzelnen Konzepte/Unterkriterien ist im Dokument als 'folgt' markiert und nicht enthalten, daher sind die Untergewichtungen der fachlichen Leistungsfähigkeit unbekannt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenLösung & Bereitstellung
Branchenorientierte Standardlösung (möglichst SaaS, alternativ On-Prem im RZ der Messe Berlin)Standardnahe Implementierung, möglichst wenige AnpassungenLizenzen, Hosting, Wartung und Instandhaltung im Leistungsumfang enthalten (SaaS-Modell)Bereitstellung Produktiv-, Test- und SchulungssystemRollen- und Berechtigungskonzept auf Basis AAD / EntraIDÜbergabe in IT-Regelbetrieb
Funktionaler Kern
Ressourcenbuchung für Veranstaltungen (Räume, Hallen, Flächen)Anfrageerfassung, Angebotserstellung und Rechnungslegung mit Überleitung an das ERPVermietung von Hallen-, Büro- und Lagerflächen inkl. MietangebotenUnterstützung der Eigenveranstaltungen ITB, InnoTrans, Grüne Woche (Rahmenprogramm, Unterveranstaltungen)Interne Veranstaltungen abbildbar (z. B. Betriebsversammlungen, Workshops, Erste-Hilfe-Kurse)
Integration, Migration & Daten
Anbindung an SAP S/4HANA über Enterprise Service Bus (ESB)Datenmigration aus dem Bestandssystem SAP CRM: Buchungs- und Geschäftspartnerdaten der letzten 5 JahreUmfang u. a.: 641 Räume/Hallen/Flächen, 36 Raumgruppen, ca. 5.000 Veranstaltungsreservierungen mit 57.200 Raumbuchungen, Preislisten (Miet-, Personal-, Produktpreislisten 2026–2030), ca. 550 Räume/Flächen, ca. 100 Leistungsprodukte, ca. 20 RabattformenSchnittstellen mit REST/API, Datenformaten JSON/XML, Authentifizierung OAUTHTicketsystem-Anbindung per REST-API
Projektphasen & Betrieb
1. Analyse & Konzeption (inkl. Datenmigrations- und Fachkonzept, technische Spezifikation)
2. Installation & Konfiguration (ESB-Anbindung, S/4HANA-Schnittstellen)
3. Implementierung inkl. Schnittstellen und Migration
4. Testmanagement (User Acceptance Tests durch Messe Berlin)
5. Schulungen für ca. 60 Personen (deutsch, Präsenz/Online/Selbststudium)
6. Go-Live & Hypercare (8 Wochen)
7. Dokumentation in SharePoint Online
8. Wartung, Pflege und Application Management Services
Service-Level & Verfügbarkeit
Service-/Geschäftszeiten: Mo–Fr 08:00–18:00 (erweiterbar auf Randzeiten, Wochenende, Feiertage)Störungsklassen: Reaktion 1–8 h, Wiederherstellung 2–16 h je nach Schwere (Klassen 1–4); Request 1 h Reaktion / 8 h Bereitstellung; Change 1 h ReaktionWartung mindestens vierteljährlichSicherheitsrelevante Patches/Konfigurationen innerhalb von 5 Arbeitstagen nach VeröffentlichungMaximale Ausfallzeit 4 Stunden pro Monat (inkl. abgestimmter Wartungsfenster)Geplante Ablösung des Bestandssystems: 2027
Datenschutz & Compliance
DSGVO-konforme Verarbeitung, idealerweise EU/EWR-ServerstandorteAuftragsverarbeitungsvertrag (VAV) nach Art. 28 DSGVO auf Basis EU-Standardvertragsklauseln 2021/915Unterstützung der Betroffenenrechte (Auskunft, Löschung, Sperrung)Aufbewahrungs- und Löschfristen, Anonymisierung/Pseudonymisierung, EinwilligungsmanagementSicherheitsmaßnahmen nach Stand der Technik, Nachweise/Standards wie ISO 27001 oder BSI empfohlenMitwirkung an Datenschutz-Folgenabschätzungen; Bereitschaft zur Nachforderung von TOMs
Erfüllungsort & Vertragsrahmen
Erfüllungsort: Berlin, Messedamm 22 (14055)Leistungen überwiegend remote erbringbarGeplante Vertragslaufzeit: 01.11.2026 bis 30.10.2030 (ca. 48 Monate), Verlängerung bis zu 4 × möglichVertragsbasis: EVB-IT Cloudvertrag, EVB-IT Dienstvertrag, EVB-IT Servicevertrag, EVB-IT Überlassungsvertrag (Typ B)Vergütung wiederkehrender Leistungen quartalsweise; einmalige Leistungen als Pauschale oder nach Aufwand mit ObergrenzeTagessätze für Junior- und Senior-Berater (Onsite/Offsite) sowie Reise- und Nebenkosten in Tagessätzen enthaltenMax. 8 Leistungsstunden pro Tag; Reisezeiten sind keine vergütungsfähigen Leistungszeiten
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenMindestkriterien (k.o.-Kriterien)
Vorlage eines gültigen ISO-27001-Zertifikats des Hauptauftragnehmers (bei SaaS verpflichtend; bei On-Prem: Erklärung zum Einsatz von Systemen nach Stand der Technik)Mittlerer Unternehmensumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre > 500.000 EUR netto mit vergleichbaren LeistungenSprachkompetenz Deutsch B2 (GER) für alle projektbeteiligten MitarbeitendenErklärung zur Bereitschaft, die EU-Sanktionsanforderungen nach Art. 5k VO (EU) 833/2014 umzusetzenVollständigkeit und Lesbarkeit aller geforderten Angaben und Erklärungen im Teilnahmeantrag
Fachliche Eignung – Referenzen
Mindestens 2 vergleichbare Unternehmensreferenzen aus den letzten 3 JahrenVergleichbarkeit in Leistungsumfang und Branche (Veranstaltungsbranche)Referenzen müssen abgeschlossen sein; bei Rahmenverträgen Mindestlaufzeit 1 JahrPflichtmerkmale je Referenz: Datenmigration (SAP/Dynamics/Excel), Schnittstellen über Middleware, REST/API/JSON/XML, OAUTH, Hosting nach Standards, Veranstaltungs-Use Cases (Raum-/Belegungsplanung, Angebotserstellung, Rechnungslegung an ERP)Pro Referenz: Auftraggeber, Ansprechpartner + Telefon, Zeitraum, Auftragswert netto, vertragliche Bindung, einseitige ProjektbeschreibungBei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung des Eignungsgebers und gemeinsame Haftung möglich
Rechtliche & wirtschaftliche Eignung
Eintragung in Berufsregister, Handelsregister, Handwerksrolle oder IHK (soweit pflichtig)Kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation, keine Abweisung mangels MasseKeine schweren Verfehlungen (Korruption, wettbewerbswidrige Absprachen, §§ 298/299/333/334 StGB, §§ 17/18 UWG) in den letzten 3 Jahren; keine Ausschlussgründe nach §§ 123/124 GWBKeine Ausschlussgründe nach § 21 SchwarzArbG, § 21 AEntG, §§ 19/21 MiLoG, § 98c AufenthGOrdnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen (jeweils aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigungen, nicht älter als 6 Monate)Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft; qualifizierte UnbedenklichkeitsbescheinigungNachweis Versicherungsgesellschaft für Haftpflicht im Zuschlagsfall
Tariftreue & Integrität
Tariftreueerklärung: Einhaltung tarifrechtlicher und Mindestlohn-Vorgaben (MiLoG), ordnungsgemäße Sozialversicherungsabgaben – auch von NachunternehmernVertraulichkeits- und Integritätserklärung (inkl. Anti-Korruption, Verbot unzulässiger Absprachen, strafrechtliche Versicherung)Eigenerklärung zur Neutralität (keine gesellschaftsrechtlichen Verflechtungen, die die ordnungsgemäße Durchführung beeinträchtigen)Bereitschaft zur Schadenspauschale von 3 % des Angebotswerts (max. 50.000 EUR) bei Ausschluss wegen schwerer Verfehlung
Datenschutz-Eignung
DSGVO-Konformität nach Art. 28 Abs. 1 (geeignete technische und organisatorische Maßnahmen)Bereitschaft zum Abschluss der VAV auf Basis EU-Standardvertragsklauseln 2021/915Bereitstellung von TOMs, Produktbeschreibung (Architektur, Datenflüsse, Speicherorte, Unterauftragsverarbeiter) und Tracking-Technologien-TabelleVorteilhaft: ISO-27001- oder BSI-Zertifizierungen, Nachweis Standard-Datenschutzmodell (SDM)
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre rückwirkend ab Eingang Teilnahmeantrag; Referenzen müssen bis dahin abgeschlossen sein (Rahmenverträge: Mindestlaufzeit 1 Jahr)
Mindestens 2 vergleichbare Unternehmensreferenzen aus den letzten 3 Jahren mit Bezug zu Veranstaltungsbranche, Buchungs-/Angebotstool, Datenmigration, Middleware-Schnittstellen und ERP-Anbindung
Vergleichbar in Leistungsumfang und Branche. Pflichtmerkmale (mind. Angabe ja/nein): Datenmigration aus SAP/Dynamics/Excel, Schnittstellen über Middleware (z. B. MS ESB), REST/API, JSON/XML, OAUTH, Hosting nach aktuellen Standards, Veranstaltungs-Use Cases (Raum- und Belegungsplanung, Angebotserstellung, Rechnungslegung an ERP). Pro Referenz: Auftraggeber, Ansprechpartner + Telefon, Ausführungszeitraum, Auftragswert netto, vertragliche Bindung (Hauptauftragnehmer/ARGE/Nachunternehmer), max. 1-seitige Projektbeschreibung; ggf. Referenzschreiben des Auftraggebers.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 47%4–10 · 32%11+ · 21%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 38 erledigt
Formulare & Erklärungen (Pflicht)
Eignungsnachweise (Teilnahmewettbewerb)
Datenschutz & Auftragsverarbeitung
Fachkonzepte & Angebotsunterlagen (mit dem Angebot)
Plattform & Formalitäten
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Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
Messe Berlin GmbH | Vergabekammer des Landes Berlin | Beschaffungsamt des BMI
Anschrift
14055 Berlin
Ort
14055 Berlin
Kategorie
IT-Dienstleistungen (Software & Beratung)
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.messe-berlin.de ↗Weitere Ausschreibungen Softwareentwicklung
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