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Mobile Datenerfassung des Einsatzberichtwesens für den Rettungsdienst der Stadt Aachen und der StädteRegion Aachen

Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300 | Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung KölnAachen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Beschafft wird ein komplettes System zur mobilen digitalen Einsatzdokumentation im Rettungsdienst. Dazu gehören eine iPad-App mit Web-Client, Server-Software, Hardware (z.B. Kartenleser, Drucker), die Anbindung an bestehende Systeme (z.B. Cobra 4, Telenotarzt, Personalverwaltung), Schulungen sowie Wartung und Support. Vertragsform: EVB-IT Systemlieferungsvertrag; Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Die Vergabe richtet sich an erfahrene IT-Dienstleister mit nachweislichen Referenzen bei öffentlichen Auftraggebern ähnlicher Größe.

Ausschreibung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristMAI2021 NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI
Referenzprojekte Zeitraum1. Mai 2021 – 28. Juli 2026
Veröffentlichungca. 1. Jan. 2026
Teilnahmefrist1. Jan. – 28. Juli 2026
Einladungsfristca. 28. Juli – 7. Aug. 2026
Angebotsfristca. 8. Aug. – 15. Aug. 2026
Angebotsöffnungca. 15. Aug. 2026
Bindefristca. 15. Aug. – 31. Okt. 2026
Zuschlagca. 1. Nov. 2026
Software-Lieferungca. 1. Nov. – 29. Nov. 2026
Anpassungen und Schulungenca. 1. Nov. 2026 – 1. Nov. 2027
Pilotausstattungca. 1. Nov. – 31. Dez. 2026
Sicherheitsüberprüfung bisca. 1. Nov. 2026 – 1. Nov. 2027
Nutzungsschulung Anwenderca. 1. Jan. – 1. Feb. 2027
Vertragslaufzeit Stadt Aachenca. 1. Feb. 2027 – 1. Aug. 2030
Vertragslaufzeit Städteregion Aachenca. 1. Feb. 2027 – 1. Feb. 2032bis 2032
Wiederherstellung Produktiv-System1. Feb. 2027
Support Bürozeiten1. Feb. 2027
Stammdatenpflegeca. 1. Feb. – 8. Feb. 2027
Kompatibilitätsfreigabe OS-Updateca. 1. Feb. – 1. März 2027
Weiterentwicklungs-Workshopca. 1. Feb. 2028
Verlängerung max.ca. 1. Aug. 2030 – 1. Feb. 2032bis 2032
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität14 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Angebotspreis40%

    Angebotspreis bewertet über lineare Interpolationsmethode: günstigster Preis erhält 15 Punkte, doppelt so teurer Preis erhält 0 Punkte, dazwischen linear interpoliert. Maximal 6.000 Punkte (400 GP x 15).

  • I. Hardware12.5%

    Qualitätskriterien zur Hardware-Ausstattung (Kartenlesegeräte, Software-/Betriebssystemaktualisierung, Druckerschnittstellen/Protokollübergabe)

  • II. Software Patientendatenerfassung38.5%

    Qualitätskriterien zur Patientendatenerfassungssoftware (Benutzeroberfläche, Datenerfassung, Zusatzfunktionen, Schnittstellenanbindung)

  • III. Umgebung (Testkonzept & Schulung)9%

    Qualitätskriterien zur Umgebung: externe Bewertung der Software sowie Schulungskonzept

Gesamtpunktwert = Gewichtung * Punktwert Qualitätskriterien (60%) + Gewichtung * Punktwert Preis (40%). Preiswertung: lineare Interpolationsmethode – günstigster Preis = 15 Punkte, doppelt so teuer = 0 Punkte, dazwischen linear interpoliert (400 GP x 15 = max. 6.000 Preispunkte). Qualitätswertung: Je Leitfrage max. 15 Punkte (5 Unterpunkte x max. 3 Punkte), multipliziert mit Gewichtungspunkten der jeweiligen Leitfrage (600 GP x 15 = max. 9.000 Qualitätspunkte). Gesamt: max. 15.000 Punkte.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen, Bewertungsmethode (lineare Interpolation), Formel und Bewertungsmaßstab (0-3 Punkte je Unterpunkt, max. 15 je Leitfrage) sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Software-Plattform (App, Webclient, Server)

Zu liefern ist eine vollständige Plattform zur mobilen Einsatzdokumentation mit folgenden Bestandteilen:

Mobile App für iPad (iOS/iPadOS): vollständige Erfassung aller einsatzrelevanten Daten, mit DIVI-Protokoll, dynamischem Notfallprotokoll nach xABCDE und SAMPLER, MIND 4.0, ICD-10-Codes, GCS-Berechnung, Trendverläufen (DIVI 6.1), digitaler Unterschrift, Spracherkennung/Diktierfunktion, Kamera-Integration, altersadaptierter Drei-Pegel-Farbskala für Messwerte, Offline-Fähigkeit.Web- bzw. Client-Server-Applikation: Administration, Statistik, Nachbearbeitung, VPN-Zugang für Feuerwehr Aachen, StädteRegion und Hilfsorganisationen, Wiedervorlage, Dashboard, Georeferenzierung, CSV/XML/JSON-Export.Server-Software inkl. Datenbank: drei Serversysteme (Produktiv, Ausweich, Schulung); SQL-/Web-Zugriff für Administration; ACID-Kriterien-konform oder durch Konfigurationsanpassung mit Performanznachweis.Mobiles Device Management (MDM) zur Geräteverwaltung.Langzeitarchivierung gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Hardware (vom Auftragnehmer zu liefern)

Folgende Hardware ist Teil des Auftrags:

Kartenlesegeräte für eGK/KVK, Signaturkarte und Heilberufsausweis (kabellos, verschlüsselt, mit Konzept zur Zukunftsfähigkeit).Thermodrucker (Bluetooth/AirPrint, mind. 6 Seiten/Min) für die Fahrzeuge.Laserdrucker für Krankenhäuser (mind. 20 Seiten/Min, Trenddarstellung).SIM-Karten mit ausreichendem Datenvolumen für die mobilen Endgeräte.Tischladestationen, Dockingstationen, Passivhalterungen, Lade-Connector.Serversysteme (3 Stück: Produktiv, Ausweich, Schulung) im ISO-27001-Rechenzentrum.

Die iPads selbst (Endgeräte) sind nicht Bestandteil dieses Auftrags und werden von den Auftraggebern separat beschafft.

Schnittstellen

Folgende Schnittstellen sind zwingend zu realisieren:

Cobra 4 (ELR – Einsatzleit- und Abrechnungssoftware): bidirektionaler Import/Export.Telenotarzt (umlaut telehealthcare GmbH): bidirektionale Anbindung.LIS GmbH (Personalverzeichnis Stadt Aachen) bzw. Al Dente IT (StädteRegion): Synchronisation von Personal- und Materialdaten.RFID-Schnittstelle Otto ID Solutions für Materialverwaltung.Krankenhäuser: Versand per E-Mail (PDF/A, Ende-zu-Ende-verschlüsselt), Übergabe über Austauschplattform; perspektivisch CDA/HL7-FHIR.Export an Deutsches Reanimationsregister (XML).Anbindung Medizingeräte: Corpuls C3, Mindray, Meducore, Medumat, Hamilton T1, Ultraschall VScan, BZ-Gerät Fora 6 Connect.

Konfiguration, Anpassung, Beratung, Schulung

Erforderlich sind ein Einführungskonzept mit Workshops sowie die Lieferung und der Betrieb nach folgendem Schulungskonzept:

Multiplikatoren-Schulung für Anwender (ca. 140 Mitarbeitende, ca. 9 Unterrichtseinheiten).Anwendungssystembetreuer-Schulung (ca. 35 Mitarbeitende, ca. 5 UE).Datenanalyse-Schulung.Administratoren-Schulung (ca. 10 Mitarbeitende, ca. 9 UE).Online-Hilfen, ILIAS/Moodle-Integration (SCORM), PDF, Präsentationen, FAQs.Schulungs-Zertifikate je Teilnehmer.Pilotausstattung nach Auftragsvergabe, schnellstmöglich (je 3 Fahrzeuge für Stadt und Städteregion Aachen).Produktivsetzung frühestens bei 75 % Betriebsbereitschaft der Endgeräte je Vertragspartner.

Wartung, Pflege und Support

Während der gesamten Vertragslaufzeit sind folgende Leistungen zu erbringen:

24/7-Ticketsystem und 24/7-Rufbereitschaft mit Wiederherstellung des Produktiv-Systems binnen 2 Stunden.Administrations-Service werktags 08:00–16:00 Uhr.Regelmäßige Software-Updates und -Upgrades (Vollumfängliche Aktualisierung App und Clientsoftware mind. 2 Jahre, bevorzugt 5 Jahre).Updates für Apple iOS-Sicherheit für 5 Jahre ab End-of-Life-Status.Kompatibilitätsfreigabe für neue Betriebssystem-Versionen binnen 4 Wochen nach Veröffentlichung.Austausch-/Ersatzkonzept für defekte Geräte.Jährlicher Weiterentwicklungs-Workshop Auftraggeber/Auftragnehmer.Unterstützung bei der Stammdatenpflege binnen 5 Werktagen nach Meldung.Erstellung technisch-organisatorischer Maßnahmen (TOMs).

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Rechtliche Eignung

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen (rechtskräftige Verurteilungen, Insolvenz, schwere Verfehlungen, Kartellverstöße, Steuern/Sozialversicherung, Täuschung etc.).Eigenerklärung zu Artikel 5k Absatz 3 der EU-Verordnung 2022/576 (EU-Sanktionen).Aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als 1 Jahr).Fließende Deutschkenntnisse (Wort und Schrift) der eingesetzten Mitarbeiter, Eigenerklärung.

Finanzielle und personelle Eignung

Eigenerklärung zur durchschnittlichen Gesamtzahl der Angestellten in den letzten 3 Jahren (Mindestwert 15 Mitarbeitende im Durchschnitt – Ausschluss bei Unterschreitung).Allgemeine Unternehmensdarstellung (max. 4 DIN A4 Seiten): Profil, Strategie, Organisationsstruktur, Hauptsitz, Kooperationen/Netzwerke.

Fachliche Eignung – Referenzen

Mindestens 1, idealerweise 4–10 vergleichbare Referenzen aus den letzten 5 Jahren (Mindestpunktzahl 9, Maximalpunktzahl 15).Vergleichbarkeit: Einrichtung und Betrieb mobiler Datenerfassung im Rettungsdienst bei öffentlichem Auftraggeber, Abdeckung ca. 500.000 Einwohner, ca. 130 Rettungsmittel.Pflichtangaben je Referenz: Umfang, Auftragswert, Ausführungsort, Ausführungszeit, Auftraggeber mit Adresse; auf Anforderung Ansprechpartner/Kontaktdaten.

Fachliche Eignung – Projektteam

Namentliche Benennung der Projektleitung und der Projektmitarbeitenden mit Lebenslauf und Qualifikationsnachweis; max. 15 Punkte, Mindestpunktzahl 9. Bewertet werden:

Einschlägiger Studienabschluss (z.B. Wirtschaftsinformatik, IT-Management, BWL) – 3 Punkte.Einschlägige Berufserfahrung > 5 Jahre – 5 Punkte.Projektmanagement-Kenntnisse und -Erfahrungen – 3 Punkte.Erfahrung in der Auftragsbearbeitung öffentlicher Verwaltung – 4 Punkte.

Technische Eignung – IT-Sicherheit und Infrastruktur

Server-Systeme der digitalen Einsatzdokumentation während gesamter Vertragslaufzeit in einem nach DIN ISO 27001 zertifizierten, redundanten Rechenzentrum in Deutschland.Zertifizierung oder gleichwertiger Nachweis nach DIN ISO 27002.C5-Testat oder vergleichbares Testat nach Einstufung des Bundesministeriums für Gesundheit.Möglichkeit zur Durchführung von Penetrationstests inkl. Dokumentation.Externe Softwarebewertung durch anerkannte Prüfinstitution (z.B. BSI, TÜV) zu Funktionalität, Usability, Datensicherheit und Source-Code-Review; Nachweis spätestens 12 Monate nach Zuschlag.

Technische Eignung – Software und Konzepte (Ausschlusskriterien)

Folgende Konzepte/Nachweise sind zwingend vorzulegen – bei Fehlen erfolgt Ausschluss:

Konzept zur Zukunftsfähigkeit von Kartenlesegeräten (eGK/KVK, Signaturkarte, Heilberufsausweis).Konzept zur Software- und Betriebssystem-Aktualisierung.Konzept zum Umgang mit nicht ausgefüllten Pflichtdokumentationsfeldern.Plausibilitäts- und Vollständigkeitskontrolle mit Fehler/Warnung-Differenzierung und farblicher Priorisierung.Konzept zur externen Softwarebewertung (Prüfinstitution oder Eigenerklärung über Beauftragung binnen 12 Monaten nach Zuschlag).Detailliertes Schulungskonzept (sonst Ausschluss).Nachweis, dass die App auf iPad (iOS/iPadOS) betrieben werden kann (App-Store-Link oder Screenshots).Eigenerklärung zum Cobra-4-Import/Export (ggf. mit Referenzen) und zur Fakturierungsschnittstelle.Nachweis ACID-Kriterien der Datenbank oder Konzeptanpassung mit Performanznachweis.Höchstpreisangabe für künftige CDA/HL7-FHIR-Anbindung.Erklärung zur kostenfreien Bereitstellung von Software-Upgrades.

Wirtschaftliche Eignung

Im Bewertungsverfahren werden 40 % Preis und 60 % Qualitätskriterien (max. 9.000 Wertungspunkte + max. 6.000 Punkte für den Preis, gesamt max. 15.000 Punkte) gewichtet. Ausschluss erfolgt, wenn in einem der 13 Hauptkriterien nicht die jeweilige Gesamtmindestpunktzahl erreicht wird.

Referenzprojekte
Mindestens 1–3 Referenzen (Mindestpunktzahl 9 P.); höchstens 10 Referenzen (max. 15 P.) ReferenzenZeitraum: Innerhalb der letzten 5 Jahre (seit 01.05.2021) erbracht und abgeschlossenVolumen: Abdeckung ca. 500.000 Einwohner und Ausstattung von ca. 130 Rettungsmitteln

Einrichtung und Betrieb von Mobiler Datenerfassung im Rettungsdienst; Erfahrung mit Cobra-4-Schnittstelle (Import/Export) und mit Fakturierungsschnittstelle

Vergleichbare Leistung bei öffentlichem Auftraggeber; Pflichtangaben: Umfang, Auftragswert, Ausführungsort, Ausführungszeit, Auftraggeber mit Adresse; auf Anforderung Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Auftrags-/Rechnungs-/Kundennummer; Nachweise zusätzlich konkret für Cobra-4-Anbindung und Fakturierungsschnittstelle

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 42%4–10 · 31%11+ · 27%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 29 erledigt
Teilnahmeantrag – Pflichtunterlagen (Stufe 1)
Fachliche Eignung – Referenzen und Team
IT-Sicherheit und Infrastruktur
Angebot (Stufe 2 – nach Einladung)
Formales und Verfahren
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300 | Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Anschrift
52064 Aachen
Ort
52064 Aachen
Kategorie
IT-Dienstleistungen (Software & Beratung)
Veröffentlicht
Angebotsfrist

Erfüllungsort

Ort der Leistung
52064 Aachen
Nordrhein-Westfalen

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