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Ausschreibungen Softwareentwicklung

Software für die Personaleinsatzplanung, die Arbeitszeiterfassung und die Datenhaltung für die Schiffe des BSH

Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie | BundeskartellamtHamburg, HamburgVeröffentlicht:
Angebotsfrist: noch 29 Tage

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie (BSH) sucht eine Software, die die bisherige Excel-basierte Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung für seine Schiffsbesatzungen ablöst.

Was wird beschafft?

Eine cloud-fähige Software-Lösung mit folgenden Kernfunktionen:

Personaleinsatz- und Dienstplanung für 5 Schiffe (ca. 140 Besatzungsmitglieder)Arbeitszeiterfassung inkl. Zuschlagsberechnung (TVöD, Samstags-/Sonntags-/Feiertags-/Nachtzuschläge)Verwaltung von Zeitkonten (Überstunden, Arbeitszeitkonto, Feiertagskonto etc.)Stammdatenverwaltung mit Qualifikations- und BefähigungsnachweisSchnittstellen für Datenaustausch zwischen Schiffen und LandAuswertungen, Berichte und PDF-Exporte

Umfang:

Die Leistung umfasst die komplette Einführung: Implementierung, Anpassung an BSH-spezifische tarifliche Regelungen, Datenmigration, Schulung von ca. 187 Personen, Hosting/Lizenzen sowie laufender Support. Geschätzter Auftragswert: 250.000 EUR netto.

Verfahren: Offenes Verfahren mit einem Los.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Noch 29 Tage bis zur Angebotsfrist — 24. August 2026
HEUTE
Termin / FristJUN2026JULAUGSEPOKT
Veröffentlichung25. Juni 2026
Bieterfragen-Frist17. Aug. 2026
Angebotsfrist24. Aug. 2026
Bindefrist24. Aug. – 31. Okt. 2026
Vertragslaufzeitca. 31. Okt. 2026 – 31. Okt. 2030bis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität11 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Eingereichter Preis30%

    Der Preis/das Honorar wird als Wertungssumme aus der nachgerechneten Angebotssumme ermittelt. Max. 300 Leistungspunkte (10 Punkte × Faktor 30).

  • Projektablauf und -aufbau10%

    Beschreibung des Projektablaufs und -aufbaus. Max. 100 Leistungspunkte.

  • Umsetzung eines Berechtigungskonzeptes10%

    Beschreibung der Umsetzung eines Berechtigungskonzeptes. Max. 100 Leistungspunkte.

  • Umsetzung der Barrierefreiheit gem. BITV 2.05%

    Beschreibung der Umsetzung der Barrierefreiheit gem. BITV 2.0. Max. 50 Leistungspunkte.

  • Erfahrungen bzgl. Umsetzung der Regelungen des TVöD5%

    Beschreibung der Erfahrungen bezüglich Umsetzung der Regelungen des TVöD (Tarif öffentlicher Dienst im Bund). Max. 50 Leistungspunkte.

  • Anpassungsmöglichkeiten (tarifrechtliche Änderungen, Dienstvereinbarungen)10%

    Beschreibung der Anpassungsmöglichkeiten z.B. tarifrechtlicher Änderungen bzw. Dienstvereinbarungen durch AG bzw. AN. Max. 100 Leistungspunkte.

  • Schulungskonzept, Schulungsunterlagen, Hilfetexte (deutsch)5%

    Schulungskonzept, Schulungsunterlagen, Hilfetexte im System (deutsch). Max. 50 Leistungspunkte.

  • Datensicherung, Exportmöglichkeiten und Migration der Daten5%

    Beschreibung der Datensicherung, Exportmöglichkeiten und Migration der Daten. Max. 50 Leistungspunkte.

  • Schnittstellenmöglichkeiten (auch SAP)5%

    Beschreibung der Schnittstellenmöglichkeiten (auch SAP). Max. 50 Leistungspunkte.

  • Verfügbarkeiten, Service- und Wartungszeiten10%

    Angabe der Leistungen in Bezug auf Verfügbarkeiten/Service- und Wartungszeiten. Max. 100 Leistungspunkte.

  • Qualitätsmanagement inklusive EMAS5%

    Beschreibung des Qualitätsmanagements inklusive EMAS. Max. 50 Leistungspunkte.

Preis: Wertungssumme wird linear auf Skala 0-10 Punkte normiert. 10 Punkte = niedrigste Wertungssumme, 0 Punkte = ab 2-facher der niedrigsten Wertungssumme, dazwischen lineare Interpolation (3 Stellen, kaufmännische Rundung DIN 1333). Leistungspunkte je Kriterium = Bewertungspunkte (0/2,5/5/7,5/10) × Gewichtung (Faktor).

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (B.1-B.11), Gewichtungen und Bewertungsformeln sind in der Bewertungsmatrix vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gesamtkonzept & Architektur

Die Software wird als Cloud-Lösung auf Basis von EVB-IT Cloud bereitgestellt. Sie besteht aus mehreren automatisiert miteinander verknüpften Modulen, sodass keine redundanten Eingaben erforderlich sind. Die Architektur muss eine rollenbasierte Zugriffsverwaltung unterstützen und Zugriffe sowohl vom Land (Hamburg, Rostock) als auch von den Schiffen – auch bei eingeschränkter Internetverbindung – ermöglichen.

Die Datenhaltung erfolgt zentral; ein Test-/Entwicklungssystem mit anonymisierten Daten ist bereitzustellen. Die Cloud-Dienste müssen über einen BSI-C5-Nachweis verfügen und in EU/EWR-Rechenzentren betrieben werden.

Modul 1 – Stammdatenverwaltung

Verwaltung von:

Organisationseinheiten (6 Schiffe + Allgemeine Reserve) mit Stellen, Funktionen und MindestbesatzungFunktionsgruppen (Kapitän, Nautiker, Techniker, Deckspersonal, Wirtschaftspersonal, Auszubildende)Einsatzvarianten mit dienstplanmäßigen Stunden (z.B. EAP, EAA, WH, Rufbereitschaft)Qualifikationen (unbefristet und befristet) inkl. Ablaufverfolgung und automatischer ErinnerungPersonenbezogene Stammdaten (ca. 20 Felder pro Person, inkl. Urlaubsansprüche und Entgeltgruppen)

Modul 2 – Personaleinsatzplanung / Dienstplanung

Erstellung, Darstellung und Bearbeitung des PersonaleinsatzplansHinterlegung von Schiffseinsatzplänen (jahresweise; jährliche Erstellung im August für das Folgejahr)Berücksichtigung von Befähigungen, Zeugnissen und Fortbildungen bei der DienstplanerstellungAutomatischer Soll-Ist-Abgleich der geleisteten ArbeitsstundenÜberwachung der Höchstarbeitszeit (gesetzlich 48 h/Woche über 12 Monate, dienstplanmäßig 44 h/Woche)Planung von Wochenendwachen, Werftzeiten und FreitörnVersionierung/Historie der PläneAuswertung: tageweise Übersicht pro Beschäftigtem (Frei/Urlaub/Krank/Lehrgang/Elternzeit)Filterung nach Schiff, Funktion, Qualifikation, unbesetzten Stellen, MindestbesatzungAlarmfunktion bei Unterschreitung der MindestbesatzungAmpelanzeige bei ArbeitszeitüberschreitungenFahrzeitennachweis (5 Jahre rückwirkend auswertbar)

Modul 3 – Arbeitszeiterfassung

Minutengenaue Erfassung der erbrachten ArbeitszeitAutomatische Begründungsaufforderung bei ÜberschreitungenPlausibilitätskontrollen (Pausen mind. 15 Min., Ruhezeit mind. 11 Std.)Erfassung aller Arbeitsformen: Normalarbeit, Bereitschaft, Rufbereitschaft, Tag-/Nachtwache, AnwesenheitswacheErfassung von Urlaub, Krankheit, Lehrgang, Freizeitausgleich, Reisezeiten, ErschwerniszuschlägenSeparate Erfassung für Beamte (kein AZK, kein Überstundenzuschlag, 5 h/Monat Mehrarbeit ignoriert)Korrekturmöglichkeit vergangener Monate (nur Ausnahmefall, mit Begründung und Protokollierung)Export als signierfähiges PDF mit Unterschriftenfeld

Modul 4 – Kontenführung

Verwaltung folgender Konten:

Überstundenkonto (dienstplanmäßig/nicht dienstplanmäßig)Arbeitszeitkonto (max. 300 Std., automatische Umbewegung nach 3 Monaten)Feiertagskonto (135 % Gutschrift; 35 % Auszahlung / 100 % Freizeitausgleich)Mehrarbeitskonto (nur Teilzeit + Beamte, abzgl. 5 h/Monat)Reisezeitenkonto (1/3 Gutschrift)Konto für kurzfristiges Holen aus Freitörn (10 % Gutschrift)Bordtagegeld-Konto (Einsatz > 8 Std. täglich an Bord)Urlaubskonto (inkl. Überträge, Zusatzurlaub Schwerbehinderung)Tauschtagkonto

Modul 5 – Verarbeitung & Berechnungen

Berechnungen gemäß TVöD §§ 6, 7, 8, 9, 10; TVöD-B-TV § 43 und § 47 (Kapitel I und III):

Zeitzuschläge: Samstag 20 %, Sonntag 25 %, Feiertag 35 %/135 %, Nachtarbeit 20 %Erschwerniszuschläge (LohnzuschlagsTV Anl. 1 und 4, ohne Taucherzuschläge)Rufbereitschaftsvergütung (2-/4-fach bei ≥12 h; 12,5 % bei <12 h)Gleitender 12-Monats-Durchschnitt für maximale Arbeitszeit (Rück- und Vorblick)Soll-Ist-Vergleich der ArbeitsstundenBordtagegeld-Liste (generierbar als PDF mit Signaturfeld)Überstundenstatistik

Modul 6 – Auswertungen & Berichte

Liste der Beschäftigten (filterbar nach Schiff/Funktion)Personaleinsatzplanung grafisch (schiffsweise und gesamt)Stundenbilanzen pro Beschäftigtem (monatlich, mit allen Kontoständen und Zuschlägen)Zeitdifferenzierte Zuschlagsausgabe für steuer-/sozialversicherungsrechtliche AbrechnungExport als PDF (Einsatzpläne, Personaleinsatzpläne, monatliche Auswertungen)Fahrzeitennachweis (5 Jahre rückwirkend)Formulargenerierung für die Reisestelle

Modul 7 – Schnittstellen & Integration

Migrationskonzept (vom Auftragnehmer mit Auftraggeber zu erstellen)Schnittstelle Dienstplan ↔ Arbeitszeitnachweis (automatischer Ist-Abgleich)Perspektivische SAP-Schnittstellen (optional): PVSPlus (BMF) für Bezügeabrechnung, PVS BMDV für PersonalverwaltungExport- und DruckfunktionenOffline-Bearbeitung mit späterer Datenübernahme (wünschenswert, da Schiffe teils ohne Internet)

Modul 8 – Schulung & Dokumentation

Schulung aller Zielgruppen (ca. 187 Personen in 6 Gruppen)Schulungskonzept (Zielgruppen, Inhalt, Art, Dauer)Nutzerhandbuch in deutscher SpracheKontextsensitive Hilfe in deutscher SpracheDeutschsprachige Hotline zu vereinbarten Servicezeiten

Nichtfunktionale Anforderungen

Barrierefreiheit gemäß BITV 2.0 (Zertifizierung erforderlich)Verfügbarkeit: 98 % im JahresdurchschnittReaktionszeit und Störungsbehebung gemäß EVB-IT-VertragVollständiges Testsystem mit anonymisierten DatenVerschlüsselung Client-ServerBackup/Recovery-KonzeptDatenkonsistenz, Datenintegrität, HistorisierungKein paralleler schreibender Zugriff auf denselben Datensatz

Implementierung & Einführung (Leistungsverzeichnis-Positionen)

Das Leistungsverzeichnis gliedert die Einführung in folgende Pauschalen/Personentage:

OZ 10: Initialisierung (Implementierung, Installation, Parametrisierung, technische Bereitstellung)OZ 20: Einführungsprojekt (Projektmanagement, Projektleitung)OZ 30: Anpassungen (tarifliche Besonderheiten, BSH-spezifische Regelungen)OZ 40: Testmanagement (Testsystem installieren, Test durchführen)OZ 50: Datenmigration (Dateneingabe, Datenübernahme)OZ 60: Löschkonzept (Erstellung und Implementierung)OZ 70/80: Schulung (Konzept + Durchführung)OZ 90: Lizenzkauf (Pauschalpaket)OZ 100: LizenzmieteOZ 110: Hosting / ServerbereitstellungOZ 120: MigrationskonzeptOZ 130: Konzept für mögliche Offline-ErfassungOZ 140: Hardware für Offline-Erfassung pro Gerät

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Allgemeine Eignungsanforderungen

Von jedem Bieter werden folgende Nachweise und Erklärungen verlangt:

Eigenerklärung zur Eignung (Anlage C), ausgefüllt und unterschriebenEigenerklärung zur IT-Sicherheit (Anlage C)Eigenerklärung gemäß EU-Verordnung (Anlage C)Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV, Anlage C) gemäß DSGVO Art. 28, inkl. Angaben zu Datenarten, Kategorien betroffener Personen und SchutzbedarfNachweis der Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung (Mindestdeckungssummen gemäß Vergabeunterlagen)Bei Bietergemeinschaften: Erklärung über Bildung, Bevollmächtigten und Gesamtschuldner-HaftungBei Unterauftragnehmern: Verzeichnis der Leistungen, ggf. Verpflichtungserklärung (Formblatt 393-L/F)Bei Eignungsleihe: Nachweis der Kapazitäten und gemeinsame Haftungserklärung

Sprachliche Anforderungen

Angebot in deutscher SpracheFremdsprachige Bescheinigungen mit beglaubigter deutscher ÜbersetzungSoftware-Benutzeroberfläche, Hotline, Hilfe und Dokumentation vollständig in deutscher Sprache

Technische & fachliche Anforderungen

Aus der Leistungsbeschreibung ergeben sich folgende zwingende Anforderungen:

Barrierefreiheit gemäß BITV 2.0 (Eigenerklärung und Zertifizierung z.B. BIK BITV-Test)IT-Sicherheit: BSI-C5-Nachweis für die eingesetzte Cloud, Verschlüsselung Client-Server, AuthentifizierungsverfahrenDatenschutz: DSGVO-Konformität, Verarbeitung nur in EU/EWR, keine Drittlandübermittlung ohne GarantienBereitschaft zur Erstellung von Konzepten (Migration, Schnittstellen, Rollen/Berechtigungen, TOMs, Lösch-/Aufbewahrungskonzept, Schulungskonzept)Verfügbarkeit 98 % im Jahresdurchschnitt

Ausschlussgründe

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Hohe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 33%4–10 · 31%11+ · 36%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 27 erledigt
Teilnahme & Registrierung
Formale Angebotsunterlagen (Anlagen C)
Konzepte & Nachweise
Vertragsbedingungen & Dokumente
Bietergemeinschaften & Unterauftragnehmer (falls zutreffend)
Angebotsabgabe
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie | Bundeskartellamt
Anschrift
20359 Hamburg
Ort
20359 Hamburg
Kategorie
Softwareentwicklung
Veröffentlicht
Angebotsfrist

Erfüllungsort

Ort der Leistung
20359 Hamburg
Hamburg

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