Ausschreibungen Softwarelizenzen
Personalmanagementsoftware
Stiftung für Hochschulzulassung44137 Dortmund, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Die Stiftung für Hochschulzulassung (SfH) in Dortmund beschafft eine cloudbasierte HR-Software (SaaS) zur Digitalisierung aller Personalprozesse – von Einstellung bis Austritt. On-Premises ist ausgeschlossen. Die Gehaltsabrechnung bleibt außen vor (wird über das LBV abgewickelt).
Was zu tun ist
Angebot elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW einreichen, bis 28.07.2026 um 9:00 Uhr.Vorgegebene Formulare (Eigenerklärungen, Angebotsschreiben, Preisblatt, Anforderungskatalog) vollständig ausfüllen.Den Anforderungskatalog (MUSS-/KANN-Kriterien) durchgehen – jedes nicht erfüllte MUSS-Kriterium führt zum Ausschluss.
Vertragliches
Es gilt ein EVB-IT-Cloudvertrag mit 48 Monaten Mindestlaufzeit und automatischer Verlängerung.Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (DSGVO) ist zwingend.Der gesamte Leistungsumfang ist ein Los – Teilangebote und Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Veröffentlichung28. Juni 2026
Bieterfragen-Frist21. Juli 2026
Angebotsfrist28. Juli 2026
Bindefrist28. Juli – 12. Aug. 2026
Projektstartca. 12. Aug. – 9. Sep. 2026
Vollständige Betriebsbereitschaftca. 12. Aug. 2026 – 12. Feb. 2027
Vertragsbeginnca. 12. Aug. 2026
Mindestvertragslaufzeitca. 12. Aug. 2026 – 12. Aug. 2030
Kündigungsfristca. 12. Mai 2030
Verlängerung 1ca. 12. Aug. 2030 – 12. Aug. 2031
Verlängerung 2ca. 12. Aug. 2031 – 12. Aug. 2032
Verlängerung 3ca. 12. Aug. 2032 – 12. Aug. 2033bis 2033
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 94.1%Qualität 5.9%
- Preis80%
Angebotspreis gemäß Anlage 2 – Preisblatt. Maximal 800 Punkte. Bewertung über lineare Interpolationsformel: günstigster Preis = 800 Punkte, doppelt so teuer = 0 Punkte.
- Kann-Kriterien (Qualität)20%
Kann-Anforderungen aus dem Anforderungskatalog (Anlage 3). Die Kann-Kriterien sind entsprechend ihrer jeweiligen Priorität gewichtet. Maximal 200 Punkte. Die MUSS-Kriterien sind nicht Teil der Punktebewertung, sondern Ausschlusskriterien.
Preis-Punkte = 800 * ([MinimalPreisAllerAngebote * 2] – PreisDiesesAngebots) / MinimalPreisAllerAngebote. Das günstigste Angebot erhält 800 Punkte, ein doppelt so teures Angebot erhält 0 Punkte, dazwischen wird linear interpoliert.
KI-Hinweis: Die Oberkriterien (Preis 80% / Kann-Kriterien 20%) sind klar definiert, jedoch sind die einzelnen Kann-Anforderungen mit ihren jeweiligen Prioritäten und Punktwerten aus dem Anforderungskatalog (Anlage 3) nicht im vorliegenden Dokument enthalten, sodass eine detaillierte Aufschlüsselung der 200 Qualitätspunkte fehlt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSoftware & Bereitstellung
Cloudbasierte HR-Software als Software-as-a-Service (SaaS).Webbasierter Zugriff – On-Premises oder hybrider Betrieb ist ausgeschlossen.Bereitstellung von Mietlizenzen für **rund 200 Standardnutzer*innen, ca. 7 Sachbearbeiter*innen (Team Personal/Recht), ca. 5 Administrator*innen und ca. 20 Führungskräfte**.Vertrag läuft nach EVB-IT-Cloud-AGB (Version 1.01) mit einer Mindestvertragsdauer von 48 Monaten.
Funktionaler Leistungsumfang
Elektronische Personalakte: vollständige digitale Akte mit Verschlagwortung, Volltextsuche, Aufbewahrungs- und Löschfristen, 4-Augen-Prinzip beim Löschen.Stammdatenverwaltung inkl. Adress-, Bank-, Steuer-, Sozialversicherungs- und Familienstandsdaten; revisionssichere Protokollierung aller Änderungen.Employee Life Cycle: Stellenbedarfsmeldung, Ausschreibung, Online-Bewerbungsformular, Bewerber-Tracking (Talent Pool DSGVO-konform), Onboarding, Vertragsänderungen, Kündigung, Offboarding, Pensionierung.Self-Service für Beschäftigte: Anträge zu Stammdaten, Teilzeit, Überstunden, Mutterschutz, Elternzeit, Dienstreisen, Fortbildungen, Homeoffice; optional Unfälle, Zeugnisse, Zulagen.Personalentwicklung: digitale Anträge, Übersicht laufender/abgeschlossener Fortbildungen, Wiedervorlagen, Kosten- und Zahlungsstatus.Zeiterfassung (Ablösung der bestehenden AIDA Zeitwirtschaft): Erfassung, konfigurierbare Arbeitszeit-/Urlaubsmodelle, Genehmigungsworkflows, Kalenderdarstellung, automatische Buchungen.Bewerbermanagement inkl. Fristenüberwachung, Gesprächseinladungen, Reporting (z. B. Time-to-Hire).Berichtswesen: frei konfigurierbare Berichte, Export als Excel/Word/PDF, automatische Meldungen (z. B. Probezeitenden, befristete Verträge, Jubiläen).Gremienbeteiligung: Vorlagen, Status, Workflow und Statistik.Workflows: konfigurierbar mit grafischem Editor, Ampelanzeige, E-Mail-Benachrichtigung, Freigabeprotokollierung.Allgemeine Funktionen: konfigurierbare Eingabedialoge mit Pflichtfeldern, Plausibilitätsprüfungen (PLZ, IBAN), Suche/Filter/Sortieren mit Speicherfunktion, Dokumentvorlagen mit automatischer Befüllung, Wiedervorlagen mit Erinnerung.
Schnittstellen & Integration
Microsoft Active Directory / LDAP für Single-Sign-On.DATEV-Schnittstelle für Reisekosten (bzw. Exportmöglichkeit).AIDA: Anbindung bzw. Ablösung der bestehenden Zeiterfassungsdaten.e-AU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung).Datenexport/-import in gängigen Formaten (Excel, CSV, ODS; XML/CSV für Stammdaten).Fehlerhandling mit Retry-Logik und vollständige Schnittstellendokumentation (Standard + kundenspezifisch).
Einführung & Schulung
Implementierung in Abstimmung mit der SfH mit Ablaufplan und Stakeholder-Einbindung.Projektlaufzeit bis zur vollständigen Betriebsbereitschaft: maximal 6 Monate nach Zuschlag; Projektstart spätestens 4 Wochen nach Zuschlag.Migration: Überführung bestehender Papierakten und tabellenbasierter Lösungen in das neue System.Schulung: Befähigung der Fachanwender*innen zur eigenständigen Nutzung; Schulungsunterlagen für alle weiteren Nutzergruppen.
Service, Wartung & Support
Service, Wartung und Support für mindestens 4 Jahre nach Vertragsbeginn.Support-Hotline deutschsprachig auf C1-Niveau, erreichbar werktags 06:30–17:00 Uhr, mit Ticketsystem und definierten Störungsklassen.Wartung: Vorankündigung neuer Releases mindestens 14 Tage im Voraus, Release Notes in deutscher Sprache.Backup/Recovery: Voll-, Differenz- und inkrementelle Sicherungen, 4-Augen-Prinzip bei Wiederherstellung.Cloud-Kriterien (gemäß Anlage 6): Georedundanz (mindestens 3 Standorte), Rechenzentren im EWR, Standortwechsel mind. 90 Tage Vorlauf, IT-Sicherheit nach BSI C5/ISO 27001, definierte Verfügbarkeiten, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Protokollierung (6–12 Monate).
Nicht enthalten
Gehaltsabrechnung ist nicht Bestandteil – sie erfolgt weiterhin über das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV).On-Premises-Installation und hybrider Betrieb sind ausgeschlossen.Nebenangebote und Teilleistungen sind nicht zugelassen – das Angebot muss den vollen Leistungsumfang umfassen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAllgemeine Eignung (Pflicht)
Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung.Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit.Technische und berufliche Leistungsfähigkeit.Der Nachweis erfolgt über die ausgefüllte Anlage 5 (Ausschluss- und Eignungskriterien) sowie die einschlägigen Eigenerklärungen (Formulare 521, 522, Anlage 7).Bei Aufträgen ab 30.000 € netto wird vor Zuschlag eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a GewO eingeholt.
Ausschlussgründe (keine dürfen vorliegen)
Keine strafrechtlichen Verurteilungen u. a. wegen Betrug, Bestechung, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel.Steuern und Sozialversicherungen: Verpflichtungen erfüllt, keine rechtskräftige Entscheidung.Keine Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht bei der Ausführung öffentlicher Aufträge.Keine Insolvenz, kein laufendes Vergleichs-/Liquidationsverfahren.Keine schwere Verfehlung, die die Integrität infrage stellt.Keine Ausschlusstatbestände nach § 124 Abs. 2 GWB (u. a. AEntG, MiLoG, LkSG, AufenthG).Mindestlohn: keine Geldbuße ≥ 2.500 € nach § 21 MiLoG.Kein Bezug zu Russland im Sinne der einschlägigen Sanktionsregelungen (Anlage 7).
Technische Anforderungen an den Bieter / die Software
Erfüllung aller MUSS-Kriterien aus Anlage 3 (Anforderungskatalog). Nicht erfüllte MUSS-Kriterien führen zwingend zum Ausschluss.KANN-Kriterien werden bepunktet (bis max. 200 Punkte) und sind zuschlagsrelevant.Rechenzentrumsstandorte müssen im europäischen Wirtschaftsraum liegen.Compliance: BDSG, DSGVO, Datenschutzgesetz NRW, IFG NRW; Informationssicherheit nach ISO 27001 bzw. BSI IT-Grundschutz/C5.Datensicherheit: Verschlüsselung, Schadsoftwareprüfung, Rollen-/Rechtekonzept, sichere Protokolle.KI-Verordnung: Pflichten nach Art. 16 EU-VO 2024/1689.Support: deutschsprachig, C1-Niveau, werktags 06:30–17:00 Uhr, Ticketsystem.Dokumentation: deutschsprachig, stets aktuell.Schnittstellen: vollständige Dokumentation (Standard + kundenspezifisch), Fehlerhandling mit Retry-Logik.
Hinweise zu Bietergemeinschaften und Eignungsleihe
Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung; alle Mitglieder müssen zusammen die Eignungskriterien erfüllen; ein bevollmächtigter Vertreter ist zu benennen.Eignungsleihe (§ 34 UVgO) möglich: Formulare 532/533 nutzen; gemeinsame Haftung für die Auftragsausführung.Unterauftragnehmer: Formular 532/533; Eigenerklärung (521) je Unterauftragnehmer vor Vertragsschluss.Präqualifizierung: Wenn vorhanden, Registrierungsnummer angeben; alternativ EEE möglich.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 14 erledigt
Angebotskern
Eignung & Erklärungen
Bieterkonstellation
Bieterfragen
Formelles
Mit TendiGo
Finden Sie weitere passende Ausschreibungen und prüfen Sie mit KI, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Stiftung für Hochschulzulassung
Ort
44137 Dortmund, Nordrhein-Westfalen
Kategorie
Softwarelizenzen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
44137 Dortmund
Nordrhein-Westfalen
Weitere Ausschreibungen Softwarelizenzen
Alle anzeigen →Softwarepakete & Informationssysteme
Verlängerung BlackBerry Lizenzen
Brandenburgischer IT-Dienstleister · 14480 PotsdamFrist: Softwarepakete & InformationssystemeBeschaffung von „VMware Broadcom vSphere Foundation“ inkl. Support und Wartung und Pflege
Freistaat Thüringen, endvertreten durch den Präsidenten des Thüringer Oberlandesgerichts | Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt, Weimar | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) · JenaFrist: Softwarepakete & InformationssystemeAutoDesk Lizenzen
Hamburger Energienetze GmbH | Vergabekammer Hamburg, Finanzbehörde für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen | Hamburger Energienetze GmbH | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) · HamburgFrist: SoftwarelizenzenModernisierung der Backup- und Datensicherungsinfrastruktur
Sächsisches Krankenhaus Altscherbitz | 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen · SchkeuditzFrist: Dokumenten-, Grafik- & BürosoftwareGebrauchtlizenzen Klinikum Oberberg
Klinikum Oberberg GmbH | Vergabekammer Rheinland | EKK plus GmbH | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) · GummersbachFrist: Softwarepakete & InformationssystemeKauf von BDC-Capacities für SAP
Universitätsklinikum Frankfurt | Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt | Universitätsklinikum Frankfurt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) · Frankfurt am MainFrist:Bereit für die Zukunft der Vergabe?
Setzen Sie auf den neuen technologischen Standard und verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorsprung in der Auftragsakquise.
806+ VergabequellenMit Experten entwickeltSofort einsatzbereit