Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Die Stiftung für Hochschulzulassung (SfH) in Dortmund beschafft eine cloudbasierte HR-Software (SaaS) zur Digitalisierung aller Personalprozesse – von Einstellung bis Austritt. On-Premises ist ausgeschlossen. Die Gehaltsabrechnung bleibt außen vor (wird über das LBV abgewickelt).
Was zu tun ist
Angebot elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW einreichen, bis 28.07.2026 um 9:00 Uhr.Vorgegebene Formulare (Eigenerklärungen, Angebotsschreiben, Preisblatt, Anforderungskatalog) vollständig ausfüllen.Den Anforderungskatalog (MUSS-/KANN-Kriterien) durchgehen – jedes nicht erfüllte MUSS-Kriterium führt zum Ausschluss.
Vertragliches
Es gilt ein EVB-IT-Cloudvertrag mit 48 Monaten Mindestlaufzeit und automatischer Verlängerung.Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (DSGVO) ist zwingend.Der gesamte Leistungsumfang ist ein Los – Teilangebote und Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 2 Tage bis zur Angebotsfrist — 28. Juli 2026
HEUTE
Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Bindefrist
Projektstart
Vollständige Betriebsbereitschaft
Vertragsbeginn
Mindestvertragslaufzeit
Kündigungsfrist
Verlängerung 1
Verlängerung 2
Verlängerung 3bis 2033
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 94.1%Qualität 5.9%
- Preis80%
Angebotspreis gemäß Anlage 2 – Preisblatt. Maximal 800 Punkte. Bewertung über lineare Interpolationsformel: günstigster Preis = 800 Punkte, doppelt so teuer = 0 Punkte.
- Kann-Kriterien (Qualität)20%
Kann-Anforderungen aus dem Anforderungskatalog (Anlage 3). Die Kann-Kriterien sind entsprechend ihrer jeweiligen Priorität gewichtet. Maximal 200 Punkte. Die MUSS-Kriterien sind nicht Teil der Punktebewertung, sondern Ausschlusskriterien.
Preis-Punkte = 800 * ([MinimalPreisAllerAngebote * 2] – PreisDiesesAngebots) / MinimalPreisAllerAngebote. Das günstigste Angebot erhält 800 Punkte, ein doppelt so teures Angebot erhält 0 Punkte, dazwischen wird linear interpoliert.
KI-Hinweis: Die Oberkriterien (Preis 80% / Kann-Kriterien 20%) sind klar definiert, jedoch sind die einzelnen Kann-Anforderungen mit ihren jeweiligen Prioritäten und Punktwerten aus dem Anforderungskatalog (Anlage 3) nicht im vorliegenden Dokument enthalten, sodass eine detaillierte Aufschlüsselung der 200 Qualitätspunkte fehlt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSoftware & Bereitstellung
Cloudbasierte HR-Software als Software-as-a-Service (SaaS).Webbasierter Zugriff – On-Premises oder hybrider Betrieb ist ausgeschlossen.Bereitstellung von Mietlizenzen für **rund 200 Standardnutzer*innen, ca. 7 Sachbearbeiter*innen (Team Personal/Recht), ca. 5 Administrator*innen und ca. 20 Führungskräfte**.Vertrag läuft nach EVB-IT-Cloud-AGB (Version 1.01) mit einer Mindestvertragsdauer von 48 Monaten.
Funktionaler Leistungsumfang
Elektronische Personalakte: vollständige digitale Akte mit Verschlagwortung, Volltextsuche, Aufbewahrungs- und Löschfristen, 4-Augen-Prinzip beim Löschen.Stammdatenverwaltung inkl. Adress-, Bank-, Steuer-, Sozialversicherungs- und Familienstandsdaten; revisionssichere Protokollierung aller Änderungen.Employee Life Cycle: Stellenbedarfsmeldung, Ausschreibung, Online-Bewerbungsformular, Bewerber-Tracking (Talent Pool DSGVO-konform), Onboarding, Vertragsänderungen, Kündigung, Offboarding, Pensionierung.Self-Service für Beschäftigte: Anträge zu Stammdaten, Teilzeit, Überstunden, Mutterschutz, Elternzeit, Dienstreisen, Fortbildungen, Homeoffice; optional Unfälle, Zeugnisse, Zulagen.Personalentwicklung: digitale Anträge, Übersicht laufender/abgeschlossener Fortbildungen, Wiedervorlagen, Kosten- und Zahlungsstatus.Zeiterfassung (Ablösung der bestehenden AIDA Zeitwirtschaft): Erfassung, konfigurierbare Arbeitszeit-/Urlaubsmodelle, Genehmigungsworkflows, Kalenderdarstellung, automatische Buchungen.Bewerbermanagement inkl. Fristenüberwachung, Gesprächseinladungen, Reporting (z. B. Time-to-Hire).Berichtswesen: frei konfigurierbare Berichte, Export als Excel/Word/PDF, automatische Meldungen (z. B. Probezeitenden, befristete Verträge, Jubiläen).Gremienbeteiligung: Vorlagen, Status, Workflow und Statistik.Workflows: konfigurierbar mit grafischem Editor, Ampelanzeige, E-Mail-Benachrichtigung, Freigabeprotokollierung.Allgemeine Funktionen: konfigurierbare Eingabedialoge mit Pflichtfeldern, Plausibilitätsprüfungen (PLZ, IBAN), Suche/Filter/Sortieren mit Speicherfunktion, Dokumentvorlagen mit automatischer Befüllung, Wiedervorlagen mit Erinnerung.
Schnittstellen & Integration
Microsoft Active Directory / LDAP für Single-Sign-On.DATEV-Schnittstelle für Reisekosten (bzw. Exportmöglichkeit).AIDA: Anbindung bzw. Ablösung der bestehenden Zeiterfassungsdaten.e-AU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung).Datenexport/-import in gängigen Formaten (Excel, CSV, ODS; XML/CSV für Stammdaten).Fehlerhandling mit Retry-Logik und vollständige Schnittstellendokumentation (Standard + kundenspezifisch).
Einführung & Schulung
Implementierung in Abstimmung mit der SfH mit Ablaufplan und Stakeholder-Einbindung.Projektlaufzeit bis zur vollständigen Betriebsbereitschaft: maximal 6 Monate nach Zuschlag; Projektstart spätestens 4 Wochen nach Zuschlag.Migration: Überführung bestehender Papierakten und tabellenbasierter Lösungen in das neue System.Schulung: Befähigung der Fachanwender*innen zur eigenständigen Nutzung; Schulungsunterlagen für alle weiteren Nutzergruppen.
Service, Wartung & Support
Service, Wartung und Support für mindestens 4 Jahre nach Vertragsbeginn.Support-Hotline deutschsprachig auf C1-Niveau, erreichbar werktags 06:30–17:00 Uhr, mit Ticketsystem und definierten Störungsklassen.Wartung: Vorankündigung neuer Releases mindestens 14 Tage im Voraus, Release Notes in deutscher Sprache.Backup/Recovery: Voll-, Differenz- und inkrementelle Sicherungen, 4-Augen-Prinzip bei Wiederherstellung.Cloud-Kriterien (gemäß Anlage 6): Georedundanz (mindestens 3 Standorte), Rechenzentren im EWR, Standortwechsel mind. 90 Tage Vorlauf, IT-Sicherheit nach BSI C5/ISO 27001, definierte Verfügbarkeiten, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Protokollierung (6–12 Monate).
Nicht enthalten
Gehaltsabrechnung ist nicht Bestandteil – sie erfolgt weiterhin über das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV).On-Premises-Installation und hybrider Betrieb sind ausgeschlossen.Nebenangebote und Teilleistungen sind nicht zugelassen – das Angebot muss den vollen Leistungsumfang umfassen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAllgemeine Eignung (Pflicht)
Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung.Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit.Technische und berufliche Leistungsfähigkeit.Der Nachweis erfolgt über die ausgefüllte Anlage 5 (Ausschluss- und Eignungskriterien) sowie die einschlägigen Eigenerklärungen (Formulare 521, 522, Anlage 7).Bei Aufträgen ab 30.000 € netto wird vor Zuschlag eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a GewO eingeholt.
Ausschlussgründe (keine dürfen vorliegen)
Keine strafrechtlichen Verurteilungen u. a. wegen Betrug, Bestechung, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel.Steuern und Sozialversicherungen: Verpflichtungen erfüllt, keine rechtskräftige Entscheidung.Keine Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht bei der Ausführung öffentlicher Aufträge.Keine Insolvenz, kein laufendes Vergleichs-/Liquidationsverfahren.Keine schwere Verfehlung, die die Integrität infrage stellt.Keine Ausschlusstatbestände nach § 124 Abs. 2 GWB (u. a. AEntG, MiLoG, LkSG, AufenthG).Mindestlohn: keine Geldbuße ≥ 2.500 € nach § 21 MiLoG.Kein Bezug zu Russland im Sinne der einschlägigen Sanktionsregelungen (Anlage 7).
Technische Anforderungen an den Bieter / die Software
Erfüllung aller MUSS-Kriterien aus Anlage 3 (Anforderungskatalog). Nicht erfüllte MUSS-Kriterien führen zwingend zum Ausschluss.KANN-Kriterien werden bepunktet (bis max. 200 Punkte) und sind zuschlagsrelevant.Rechenzentrumsstandorte müssen im europäischen Wirtschaftsraum liegen.Compliance: BDSG, DSGVO, Datenschutzgesetz NRW, IFG NRW; Informationssicherheit nach ISO 27001 bzw. BSI IT-Grundschutz/C5.Datensicherheit: Verschlüsselung, Schadsoftwareprüfung, Rollen-/Rechtekonzept, sichere Protokolle.KI-Verordnung: Pflichten nach Art. 16 EU-VO 2024/1689.Support: deutschsprachig, C1-Niveau, werktags 06:30–17:00 Uhr, Ticketsystem.Dokumentation: deutschsprachig, stets aktuell.Schnittstellen: vollständige Dokumentation (Standard + kundenspezifisch), Fehlerhandling mit Retry-Logik.
Hinweise zu Bietergemeinschaften und Eignungsleihe
Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung; alle Mitglieder müssen zusammen die Eignungskriterien erfüllen; ein bevollmächtigter Vertreter ist zu benennen.Eignungsleihe (§ 34 UVgO) möglich: Formulare 532/533 nutzen; gemeinsame Haftung für die Auftragsausführung.Unterauftragnehmer: Formular 532/533; Eigenerklärung (521) je Unterauftragnehmer vor Vertragsschluss.Präqualifizierung: Wenn vorhanden, Registrierungsnummer angeben; alternativ EEE möglich.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 14 erledigt
Angebotskern
Eignung & Erklärungen
Bieterkonstellation
Bieterfragen
Formelles
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Stiftung für Hochschulzulassung
Ort
44137 Dortmund, Nordrhein-Westfalen
Kategorie
Softwarelizenzen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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