Bereitstellung, Betrieb, Konzeption und Vermarktung einer webbasierten Plattform zur Unterstützung des Betriebliche Gesundheitsmanagements (BGM) für die AOK-Nordost

Webbasierte Plattform – Bereitstellung und Betrieb eines responsiven Portals in deutscher Sprache, kompatibel mit den Browsern Edge, Firefox und Chrome.

Mobile Apps – Bereitstellung nativer Apps für iOS und Android über die offiziellen App-Stores; Funktionsumfang weitgehend identisch zur Webversion.

Nutzerkontenverwaltung – Anonymisierte Identifikationscodes; Registrierung, Änderung, Deaktivierung und Löschung von Nutzerkonten; monatliche manuelle Datenübermittlung per Excel, optional automatisierte Schnittstelle.

Rollen- und Rechteverwaltung – Mindestens Hauptadministrator, Standort-/Bereichsadministrator und Kurs-/Angebotsadministrator; flexible Konfiguration.

Regionale Angebote – Aufbau in Stufen über 6 Monate: ab Vertragsbeginn mind. 500, nach 2 Monaten 800, nach 4 Monaten 1.000, nach 5 Monaten 1.200, nach 6 Monaten mindestens 1.400. Verteilung: mind. 800 in Berlin, 400 in Brandenburg, 200 in Mecklenburg-Vorpommern.

Digitale Angebote – Stufenweise: mind. 300 ab Vertragsbeginn, 500 nach 2 Monaten, 750 nach 4 Monaten, 900 nach 5 Monaten, 1.000 nach 6 Monaten.

Qualitätsanforderungen – Breit gefächertes Portfolio ohne einseitige Schwerpunktsetzung; Präventionsangebote nach §§ 20 und 20b SGB V verpflichtend; Qualitätssicherung der Anbieter; Integration auch 'nicht klassischer' Gesundheitsangebote.

Inhalte – Aufbau gesundheitsbezogener Inhalte in 6 Stufen bis mind. 1.500 Beiträge nach 6 Monaten; danach wöchentlich mindestens ein neuer Beitrag. Vier Handlungsfelder: Bewegung, Ernährung, Stressbewältigung, Suchtprävention.

Newsletter – Mindestens wöchentlich, barrierearm und DSGVO-konform; Redaktionsplan regelmäßig mit der Auftraggeberin abzustimmen.

Kommunikationsmaterialien – Bis zu 12 Textvorlagen pro Jahr, 12 Bilder/Banner, 2 Plakat-/Flyer-Vorlagen; zusätzlich Materialien zur Plattformeinführung.

Buchungsfunktionen – Anmeldung und Stornierung, Filter- und Suchfunktionen, persönliche Kursübersicht, Teilnehmerverwaltung.

Budget-/Guthabenverwaltung – Individuelles digitales Guthaben, flexible Bezuschussung je Kategorie, transparente Aufteilung Budget/Eigenanteil.

Zahlungsabwicklung – Restbeträge mindestens per PayPal, Kreditkarte und Giropay; vollständige Abrechnung mit den Anbietern durch den Auftragnehmer als Zentralregulierer (ohne Delkredere).

Abrechnung – Monatliche rückwirkende Abrechnung; Einzelrechnungen (PDF) je Buchung; monatliche Gesamtübersicht (Excel); digitale Teilnahmenachweise (PDF) für § 20/§ 20b SGB V-Angebote.

Firmeninterner Bereich – Geschützter Bereich für die Auftraggeberin mit eigenständiger Pflege von Angeboten und Informationen sowie zielgruppenspezifischer Anzeige.

Gesundheitschallenges – Mindestens 2 pro Kalenderjahr, in den 4 Handlungsfeldern, kostenfrei für Beschäftigte, über die Plattform durchgeführt.

Inhouse-Angebote – Bis zu 6-mal jährlich (Höchstmenge 24 über max. 4 Jahre), je bis zu 6 Stunden Durchführung plus ca. 8 Stunden Konzeption; Formate z.B. Workshops, Impulsvorträge, 'Gesunde Pausen'.

Support – Telefonisch Mo–Fr 09:00–17:00 Uhr in Deutsch (mind. C2); digital Mo–Fr mit Antwort binnen 24 Stunden, ebenfalls Deutsch (mind. C2).

Key-Account-Management – Feste Ansprechperson mit mindestens 2 Jahren Berufserfahrung, Erreichbarkeit Mo–Fr 09:00–17:00 Uhr mit Vertretungsregelung.

Abstimmungstermine – Mindestens einmal monatlich (1–2 Std., Videokonferenz); bis zu zweimal pro Jahr vor Ort; während Implementierung und bis ca. 3 Monate nach Vertragsbeginn bis zu wöchentlich.

Evaluation – Halbjährliche anonyme Nutzerbefragung; Evaluationsbericht spätestens 8 Wochen nach Befragungsabschluss; anonymisierte Nutzungsstatistiken in Echtzeit, monatlich/quartalsweise/jährlich aggregiert exportierbar.

IT-Sicherheit – Nachweis ISO/IEC 27001 oder vergleichbare Zertifizierung.

Datenschutz – DSGVO-Konformität, Verarbeitung personenbezogener Daten nur im erforderlichen Umfang, geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs).

Hosting – Datenverarbeitung und Hosting ausschließlich im DSGVO-Geltungsraum (EU).

Verfügbarkeit – Mindestens 98 % jährliche Systemverfügbarkeit.

Weiterentwicklung – Technische und inhaltliche Weiterentwicklung der Plattform während der gesamten Vertragslaufzeit.

Corporate Design – Plattform im CD der Auftraggeberin (Logo, Unternehmensfarben).

Optional: Förderung der mentalen Gesundheit – Digitales Gesamtangebot zu mentaler Gesundheit, Achtsamkeit und Meditation (Programme, Audio-Übungen, Wissenseinheiten) plus Krisenhotline, monatliche Pauschale, für alle registrierten Beschäftigten buchbar.

Der Bieter muss handlungsfähig sein – durch Eintragung im Handelsregister oder durch Nachweis der beruflichen Qualifikation.

Es dürfen keine zwingenden Ausschlussgründe (z.B. Straftaten, Nichtzahlung von Steuern/Sozialversicherungsbeiträgen) und keine fakultativen Ausschlussgründe (z.B. Insolvenz, schwere Verfehlung, Wettbewerbsverzerrung, Täuschung, Mindestlohnverstöße, Schwarzarbeit, Verstöße gegen Lieferkettensorgfaltspflichten ab definierten Bußgeldhöhen) vorliegen. Die Auftraggeberin behält sich die Abfrage des Wettbewerbsregisters vor.

Vorzulegen ist ein Nachweis einer gültigen Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder einer gleichwertigen Zertifizierung. Zusätzlich sind eine Erklärung zur DSGVO-Konformität, zu technisch-organisatorischen Maßnahmen und zum Hosting im DSGVO-Geltungsraum (EU) abzugeben.

Eigenerklärung gemäß BMWK-Vorlage (Anlage B.04A), dass weder der Bieter noch Unternehmen der Bietergemeinschaft oder Unterauftragnehmer/Lieferanten mit mehr als 10 % Auftragswert unter die Russland-Sanktionen fallen. Verpflichtung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes und Weitergabe an Subunternehmer.

Benennung eines Key-Account-Managers mit mindestens 2 Jahren Berufserfahrung für digitale Plattformen; Vorlage eines Personalprofils mit Name und Karrierestationen (keine Fotos/keine personenbezogenen Daten über das Notwendige hinaus).