Offenes Verfahren zur Bereitstellung eines Forschungsinformationssystems

CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH | CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH | Die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Saarbrücken, SaarlandVeröffentlicht: 07. Juli 2026

Angebotsfrist: 30. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das CISPA – Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH beschafft ein betriebsbereites Forschungsinformationssystem (CRIS) als Software-as-a-Service (SaaS).

Was zu tun ist:

Lieferung, Implementierung, Migration und Betrieb des CRIS inkl. Hosting in der EUAnbindung an die bestehende Systemlandschaft (Repository, öffentliches Profilsystem, Website)Schulung der Administratoren und EndnutzerSicherstellung der Betriebsbereitschaft bis spätestens 11.08.2026

Wichtige Fristen:

Angebotsfrist: 02.07.2026, 10:00 UhrAbgabe: elektronisch über die Vergabeplattform www.dtvp.de

Eignung: 3 vergleichbare Referenzen über Forschungsinformationssysteme sowie ISO/IEC 27001 (oder gleichwertig) sind nachzuweisen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 30. Juli 2026

Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN

Veröffentlichungca. 15. Juni 2026

Bieterfragen-Frist25. Juni 2026

Angebotsfrist2. Juli 2026

Präsentationszeitraumca. 2. Juli – 23. Juli 2026

Bindefrist2. Juli – 31. Aug. 2026

Ausführungsbeginnca. 11. Aug. 2026

Produktivsetzung11. Aug. 2026

Vertragslaufzeitca. 11. Aug. 2026 – 11. Aug. 2028

Zuschlagca. 31. Aug. 2026

Vertragsbeginnca. 31. Aug. 2026

Verlängerung 1ca. 11. Aug. 2028 – 11. Aug. 2029

Verlängerung 2ca. 11. Aug. 2029 – 11. Aug. 2030

Vertragsendeca. 11. Aug. 2030

Datenübergabe nach Vertragsendeca. 11. Aug. – 10. Sep. 2030

Geheimhaltungspflichtca. 11. Aug. 2030 – 11. Aug. 2035bis 2035

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität3 Kriterien

Preis
Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Die Wertungssummen werden ermittelt aus den nachgerechneten Angebotssummen, insbesondere unter Berücksichtigung von Nachlässen.
Konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung
Schriftliches Konzept zur Projektumsetzung, das mit Angebotsabgabe einzureichen ist. Bewertet wird die konzeptionelle Herangehensweise an die Bereitstellung des Forschungsinformationssystems.
Wertende Präsentation
Fachlich inhaltliche Angebotsvorstellung und -darstellung (remote per Zoom, 45-60 Min.), die das schriftliche Angebot und die konzeptionelle Idee ergänzt. Bewertet wird die Umsetzungskompetenz, das Verständnis der Bedarfe und die praktische Nachvollziehbarkeit der Lösung.

KI-Hinweis: Die genauen prozentualen Gewichtungen der Zuschlagskriterien (Preis, Konzeptionelle Idee, Wertende Präsentation) sind im vorliegenden Anschreiben nicht angegeben – es wird auf das Formblatt 'Zuschlagskriterien' verwiesen, das nicht Teil der eingereichten Vergabeunterlagen ist.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Art der Bereitstellung

Bereitstellung als Software-as-a-Service (SaaS) inkl. Hosting, Betrieb, Wartung und WeiterentwicklungHosting ausschließlich innerhalb der EUWebbasiert, optimiert für mobile EndgeräteSpeicherung der Daten beim Auftragnehmer, ohne Limitierung des SpeicherumfangsMehr als zwei georedundante StandorteMehrsprachigkeit mindestens Deutsch/Englisch (Englisch ausreichend für die Betriebssystem-Sprache)Keine konkreten technischen Architekturen vorgeschrieben – auch semantische, wissensgraphbasierte oder KI-gestützte Lösungen sind zulässig, sofern alle Anforderungen erfüllt werden

Implementierung und Inbetriebnahme

Implementierung, Konfiguration und ggf. Migration unverzüglich nach VertragsschlussVollständige Betriebsbereitschaft/Produktivsetzung spätestens am 11.08.2026Strukturiert dokumentierte Datenmigration, Erhalt fachlicher Nutzbarkeit und DatenbeziehungenTestmigration und Abnahmeverfahren, Migrations- und Rollback-KonzeptVollständige Integration in die bestehende Systemkette: CRIS ↔ Repository ↔ Profilsystem ↔ WebdarstellungSchulungen für Administratoren und Endanwender inkl. Schulungsunterlagen

Schnittstellen und Integrationen

Identity Management (SSO über SAML)HR-Datenfeed (FTP-Import von Personen- und Organisationsdaten)Forschungsdatenrepository Figshare (REST API, inkl. DOI-Logik)Öffentliches Profilsystem (Discovery Module / profiles.cispa.de)Website-Ausspielung (Forschungs- und Publikationsdarstellung)Aktuell fünf produktive Schnittstellen; eine integrierte Systemkette mit synchronisierten Datenflüssen ist Mindestanforderung

Funktionale Anforderungen

Zentrale Datenhaltung mit DublettenerkennungPublikationsmanagement mit ORCID- und DOI-UnterstützungRollen- und Rechtekonzept, ValidierungsprozesseReporting und Analysefunktionen, Datenexport (CSV, API)Compliance-Abbildung, Open-Access-UnterstützungFlexibilität bei Spezialschnittstellen (z.B. Scopus, Web of Science, ORCID) – keine festen Mindestanforderungen

Mengengerüst (Referenzszenario)

Ca. 700–800 aktive Nutzer, skalierbar auf mindestens 1.0005.000–6.000 Publikationen im Bestand, 400–600 neue Publikationen pro JahrCa. 50 Projekte pro Jahr15–30 Organisationseinheiten5 produktive Schnittstellen

Service Level (SLA) und Support

Verfügbarkeit: ≥ 99,5 % im JahresmittelServicezeit: Mo–Fr, 8:00–16:00 Uhr (deutsche Zeit)Reaktionszeit bei kritischen Störungen: ≤ 4 StundenWiederherstellungszeit: ≤ 24 StundenPatch-Management: kritische Patches (CVSS 9.0–10.0) innerhalb 3 Stunden, hohe (7.0–8.9) innerhalb 3 Tage, mittlere 1 Monat, niedrige 3 MonateTicketsystem des Auftragnehmers für Störungsmeldungen und AnfragenRegelmäßige Penetrationstests und Schwachstellenanalysen durch unabhängige Dritte

IT-Sicherheit, Datenschutz und Datenhoheit

Sicherheitskonzept und ISMS auf Basis ISO 27001 und BSI IT-GrundschutzNotfall-Management nach BSI-Standard 200-4 oder ISO 22301Auftragsverarbeitungsvertrag (DSGVO/AVV), Verarbeitung ausschließlich in EU/EWRVerschlüsselung mit TLS/SSL und AES-256Rollenbasierte Zugriffskontrolle, Audit-Unterstützung, Protokollierung aller ZugriffeC5-Konformität in der bei Vertragsschluss geltenden Fassung (C5:2026)Datenhoheit vollständig beim Auftraggeber: Eigentum an allen Daten, vollständiger Export jederzeit möglichExit-Regelung: Datenübergabe innerhalb 30 Tagen nach Vertragsende, Export-Schnittstelle bis 3 Monate nach Vertragsende verfügbar

Vertragslaufzeit

Basislaufzeit: 24 Monate ab ProduktivsetzungZwei einseitige Verlängerungsoptionen durch den Auftraggeber um je 12 Monate (maximal 48 Monate insgesamt)Kündigung der Verlängerung mindestens 10 Kalendertage vor Ablauf in TextformKündigungsfrist regulär: 3 Monate zum LaufzeitendeUnunterbrochene Fortführung des Systembetriebs ist zwingend

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Eigenerklärung zur Eignung mit Umsatzangaben und Erklärung zu AusschlusstatbeständenAlternativ: Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)Angaben zu §§ 123 und 124 GWB (keine zwingenden und keine fakultativen Ausschlussgründe)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 3 Referenzen über die Bereitstellung von ForschungsinformationssystemenReferenzen müssen abgeschlossen und vertragsgemäß erbracht sein (bei Verlängerungen: nur wenn die initiale Grundvertragslaufzeit beendet ist)Einfache Informationssysteme sind nicht vergleichbarAuftraggeber darf Referenzen verifizieren

Informationssicherheit

Nachweis durch ISO/IEC 27001 oder gleichwertig (z.B. BSI C5 Typ 2, SOC 2 Typ II)Maßgeblich ist die bei Vertragsschluss geltende C5-Fassung (C5:2026)Regelmäßige Penetrationstests und Schwachstellenanalysen durch unabhängige Dritte

Sonstige Anforderungen und Ausschlussgründe

Verpflichtungserklärung zu Russland-Sanktionen (Art. 5k VO (EU) 2022/576)Kein Eintrag im Wettbewerbsregister (Auskunft wird ab 30.000 € Auftragswert eingeholt)Bei Aufträgen > 30.000 €: Auszug aus dem GewerbezentralregisterBereitschaft zur elektronischen X-Rechnung mit Leitweg-ID 992-80255-64Eignungsleihe und Bietergemeinschaften möglich (gesamtschuldnerische Haftung)

Datenschutz (DSGVO)

Verpflichtung zur Einhaltung von DSGVO und BDSGUmsetzung technisch-organisatorischer Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) – TOMs in Anhang 1 der AVVFührung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 Abs. 2 DSGVO)Unterstützung bei Betroffenenrechten und Datenschutz-FolgenabschätzungMeldepflichten bei Verstößen (Art. 33, 34 DSGVO)Verarbeitung ausschließlich in EU/EWR, Genehmigungspflicht für Drittlandverarbeitung

Referenzprojekte

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: nicht näher beziffert (vertragsgemäß abgeschlossene Aufträge)Volumen: nicht gefordert

Bereitstellung von Forschungsinformationssystemen (CRIS)

Nur abgeschlossene, vertragsgemäß erbrachte Aufträge (bei Verlängerungen: nur wenn initiale Grundvertragslaufzeit beendet). Einfache Informationssysteme sind NICHT vergleichbar. Angabe im Formular 'Eigenerklärung zur Eignung' oder in der EEE; auf Verlangen Bescheinigung des Referenzgebers. Auftraggeber darf Referenzen beim Ansprechpartner verifizieren.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 40%4–10 · 36%11+ · 24%

Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen

Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

1P&I Personal & Informatik AG1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗2Lur SL GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗3Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V.1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗4AT-CRIS GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗5CosmoShop GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 18 erledigt

Pflichtunterlagen zum Angebot

Konzeptionelle Unterlagen

Optionale Unterlagen (nur falls zutreffend)

Formales / Plattform

Verlauf dieser Vergabe

7 Bekanntmachungen

30.09.2026Vergabebekanntmachung
Zuschlag erteilt am 30.09.2026
07.07.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 02.07.2026 → 30.07.2026
- Frist für Fragen: 25.06.2026 → 20.07.2026
15.06.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 09.06.2026 → 02.07.2026
- Frist für Fragen: 02.06.2026 → 25.06.2026
29.04.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 11.06.2026 → 09.06.2026
- Frist für Fragen: 04.06.2026 → 02.06.2026
29.04.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 18.06.2026 → 11.06.2026
- Frist für Fragen: 11.06.2026 → 04.06.2026
29.04.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 23.07.2026 → 18.06.2026
- Frist für Fragen: 16.07.2026 → 11.06.2026
29.04.2026Ausschreibung