Ausschreibungen Berlin
Ausschreibung für Service und Support sowie Projektbegleitung und Change Requests der SAP S-4HANA Private Cloud Edition inkl. relevanter Schnittstellen an der Humboldt-Universität zu Berlin
Humboldt-Universität zu Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Humboldt-Universität zu Berlin sucht einen Dienstleister für den laufenden Service und Support, die Projektbegleitung sowie Change Requests rund um ihre SAP S/4HANA Private Cloud Edition (PCE) samt Schnittstellen.
Dazu gehören die fachliche und technische Betreuung vieler SAP-Module (z. B. FI/CO, PS, PSM, FM/RM, FI-TV, MM/LO, RE-FX, Korasoft), die Anbindung an Drittsysteme sowie Cloud-Themen wie SAP BTP, Integration Suite, Ariba, Fiori und ALM. Der Auftrag läuft ab 01.01.2027 zunächst 4 Jahre (bis 31.12.2030) und kann verlängert werden.
Bieter müssen ihre Eignung über Referenzen, Personalprofile, ISO-27001-Zertifizierung, Haftpflichtversicherung und ein Datenschutz-/Sicherheitskonzept nachweisen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Bieterfragen-Frist26. Okt. 2026
Angebotsfrist2. Nov. 2026
Angebotsöffnung2. Nov. 2026
Bindefrist2. Nov. 2026 – 1. Jan. 2027
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030
Travel Management Roll-out1. Feb. 2027
DMS-Anbindung31. Dez. 2027
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2031
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2032bis 2032
OptionsausübungDatum offenVerlängerungsoption muss spätestens 6 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit ausgeübt werden.
Anzeige PersonalwechselDatum offenSchlüsselpersonalwechsel ist spätestens 4 Wochen vor geplantem Ausscheiden anzuzeigen.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität6 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
- Preis50%
Bewertung anhand des für die Wertung maßgeblichen Gesamtangebotspreises. Das Angebot mit dem niedrigsten wertbaren Gesamtangebotspreis erhält die maximal erreichbare Punktzahl (100 Punkte bei 50% Gewichtung); ab dem Zweifachen des niedrigsten wertbaren Preises werden 0 Punkte vergeben.
- Qualität50%
Bewertung der Qualität anhand von fünf Präsentationskriterien (jeweils 10%, je max. 20 Punkte).
Preispunkte = Maximalpunktzahl × (2 − Angebotspreis / niedrigster wertbarer Angebotspreis); lineare Interpolation zwischen niedrigstem wertbaren Angebotspreis (maximale Punktzahl) und dem Zweifachen dieses Preises (0 Punkte). Negative Punktwerte werden nicht vergeben.
KI-Hinweis: Kriterien, Gewichtungen (Preis 50%, Qualität 50%) und Bewertungsformel sind in der Bewertungsmatrix (V2) und in der Bekanntmachung vollständig und übereinstimmend angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistungen
Service und Support (Incident- und Problem-Management) für alle SAP-Module und SchnittstellenWiederkehrende Serviceleistungen gemäß jährlich vereinbarter Service LevelsTiefenwirksame Fehleranalyse (Customizing, ABAP/ABAP-OO, Fiori-Apps, Workflows, Formulare, Reports, Schnittstellen)LösungsberatungSystempflege und Weiterentwicklung (Customizing, Organisationsstrukturen)Qualitätssicherung und Dokumentation (Funktionstests, UAT, technische Dokumentation)Schnittstellen-Koordination (Multi-Provider-Management, SAP SE, weitere Dienstleister)Transportwesen und Change-ManagementBasis-nahe Unterstützung und Patch-Management-KoordinationChange Requests (Vorstudie, Konzeption, Kalkulation, Realisierung, QS, Deployment)Support für SAP Ariba Buying (S/4HANA-seitig)Korasoft Add-on-Betreuung (Funktionserhalt, Fehleranalyse, Multi-Provider-Koordination, Lifecycle-Management)
Betroffene SAP-Module und Anwendungen
SAP FI (Finanz- und Anlagenbuchhaltung)SAP CO (Kostenrechnung und Berichtswesen)SAP PS (Projektsystem / Drittmittelmanagement)SAP PSM (Public Sector Management / Haushaltsmanagement)SAP FM/RM (Funds Management)SAP CATS (Elektronische Zeiterfassung)SAP FI-TV (Travel Management)SAP MM/LO (Beschaffung und Materialwirtschaft)SAP PM (Instandhaltung)SAP RE-FX (Immobilienmanagement)xSuite (kred. Belegerfassung)Korasoft Add-onSAP BTP (Business Technology Platform inkl. Integration Suite, ALM, AI Unit)SAP Ariba BuyingSAP FioriSAP BDC (Batch Data Communication)Schnittstellen zu Drittsystemen (z. B. FIS, Agnes, HISOS, DMS Optimal Systems enaio)
Abruf, Profilstruktur und Zeitplan
Leistungen werden auf Abruf erbracht (Mindestvorlauf 24 Stunden)Profile für Change Requests: Projektleiter, Senior-Berater, Berater, Systemarchitekt, Entwickler; jeweils Stundensatz und Tagessatz (8 Std. = 1 Personaltag)Vertrag: 01.01.2027 – 31.12.2030 (48 Monate Grundlaufzeit), Verlängerungsoption bis zu 24 MonateGeschätzte Abnahme: 2.032 Personaltage, vereinbarte Mindestabnahme: 800 PersonaltageGeplante Projekte: Travel Management Roll-out (ab 01.02.2027), DMS-Anbindung enaio (ab Ende 2027), S/4HANA-System-Upgrade (2028–2029 als separates Projekt)
Was nicht zum Auftrag gehört
SAP-Cloud-/Infrastrukturleistungen (SAP Standard Service PCE) – diese werden vom Cloud-Provider erbrachtHCM-Module (PA, OM, PY, ESS) – ausdrücklich ausgeschlossenEinführung SAP PT (Zeiterfassung)Migration auf SAP HCM for S/4HANA (H4S4)
Leistungsnachweise und Abrechnung
Leistungsnachweis-Struktur je Ticket/Change Request: ID, Datum, Dauer in 15-Minuten-Intervallen, Tätigkeitsbeschreibung, Mitarbeitername und QualifikationsprofilErbringung remote oder vor Ort beim Auftraggeber (Berlin)Position A: Service & Support als monatliches KontingentPosition B: Anwendungs- und basisnahe TätigkeitenPosition C: Change-Request-Stundensätze/-Tagessätze je Profil
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe und rechtliche Anforderungen
Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 GWB (Straftaten, Steuer-/Abgabenpflichten, Insolvenz, Liquidation, schwere Verfehlung, Wettbewerbsverstöße)Kein Eintrag im Wettbewerbsregister (Abfrage ab Auftragswert ≥ 50.000 €)Eintragung im Berufsregister und Anmeldung bei der BerufsgenossenschaftEinhaltung Mindestlohn- und Tariftreuepflichten (BerlAVG)ILO-Kernarbeitsnormen, Frauenförderverordnung (FFV), Kontroll- und SanktionsregelungenUnterauftragnehmer sind zu benennen (Wirt-235); Eignungsleihe nach § 47 VgV möglichBietergemeinschaften zulässig (Wirt-238), gesamtschuldnerische Haftung
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (Nachweis)Umsatz im Cloud-SAP-Umfeld (spezifischer Jahresumsatz)Gesamtumsatz (netto) der Jahre 2023, 2024 und 2025Durchschnittliche jährliche Belegschaft 2023–2025, aufgeschlüsselt nach BerufsgruppenAngaben zu Ausstattung und Personal
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
ISO/IEC 27001 Zertifizierung oder gleichwertig (z. B. BSI IT-Grundschutz) für den relevanten LeistungsbereichNachweise zu internen Kontrollsystemen und IT-Sicherheitsmaßnahmen (z. B. ISAE 3402 / SOC 2 Report)Projektmanagement-, Governance- und Qualitätssicherungs-Konzept inkl. VertretungsregelungenService-Level-Vereinbarung (SLA) oder Beschreibung des Service DeskVerfügbarkeits- und Backup-Konzept für Schlüsselpersonal
Anforderungen an Schlüsselpersonal
Namentliche Benennung des Schlüsselpersonals im AngebotMehrjährige Erfahrung in den jeweils betreuten SAP-Modulen und in produktiven S/4HANA-UmgebungenDeutschkenntnisse mindestens B2 (GER) in Wort und SchriftSenior-Berater je Modul (FI/CO/PS, PS/PM, PSM, FM/RM, FI TV, MM/LO, RE-FX, Korasoft, BDC) mit mind. 5 Jahren ErfahrungSenior-Entwickler je Modul (gleiche Modulliste) mit mind. 5 Jahren ErfahrungMindestens 2 Berater für SAP-Systemarchitektur im Cloud-Umfeld mit mind. 3 Jahren ErfahrungBerater für Cloud-Anwendungen (BTP/Integration Suite, Web Dispatcher/Content Server, Ariba/Katalogmanagement, ALM, Fiori, BDC) mit mind. 3 Jahren ErfahrungVertretungsregelung mit gleichwertig qualifiziertem Personal
Datenschutz, Sicherheit und Barrierefreiheit
Einhaltung DSGVO, BDSG, Berliner DatenschutzgesetzeAuftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inkl. technisch-organisatorischer Maßnahmen (TOMs) vor LeistungserbringungDatenschutzkonzept und Angabe der VerarbeitungsorteAnzeige und schriftliche Freigabe für datenschutz-/sicherheitsrelevante UnterauftragnehmerAusschließlicher Remote-Zugriff über abgesicherte Remote-Verbindung der HochschuleNutzung des HU-Ticketsystems und HU-Box (Seafile) für DokumentenablageEinhaltung BITV 2.0 und DIN EN 301 549 (WCAG 2.1 AA) für BarrierefreiheitSAP-Partnerstatus als Herstellerkompetenz-Nachweis
Referenzen
Mindestens 3 Referenzen für SAP Application Management S/4HANA PCE an öffentlichen Einrichtungen mit mehr als 3.000 BeschäftigtenZusätzlich vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Geschäftsjahren (2023–2025) mit Auftraggeber und Ansprechpartner (Name, Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail)Fundierte Praxiserfahrung mit SAP Travel Management (FI-TV) und DMS-Anbindung an Optimal Systems enaio sowie produktiven S/4HANA-Umgebungen
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: 2023–2025
Vergleichbare Leistungen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025): Service/Support für SAP S/4HANA Private Cloud Edition (PCE) an öffentlichen Einrichtungen mit mehr als 3.000 Beschäftigten
Maßnahmenbenennung, Auftraggeber und Ansprechpartner (Name, Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail); Erfahrung mit produktiven S/4HANA-Umgebungen und SAP Travel Management (FI-TV) sowie DMS-Anbindung an Optimal Systems enaio
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 65%4–10 · 29%11+ · 6%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 27 erledigt
Formale Eigenerklärungen & Ausschlussgründe
Angebotsschreiben & Preisblätter
Eignung – Unternehmen & Nachweise
Datenschutz & IT-Sicherheit
Bietergemeinschaft, Unterauftragnehmer & Eignungsleihe
Vertragsdokumente
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Humboldt-Universität zu Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
10099 Berlin
Ort
10117 Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.hu-berlin.de/ ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
10117 Berlin
Berlin
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