Beratungsleistungen - Umsetzung Facility Management Berichtswesen, Aufbau- & Weiterentwicklung FM Prozesse & Dokumente, Strategieentwicklung, Vorbereitung Ausschreibung TGM, Durchführung Seminare opt.

Kassenärztliche Vereinigung NordrheinKassenärztliche Vereinigung Nordrhein Butzweilerhofallee 7 50829 Köln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 19. September 2026

Angebotsfrist: 06. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein (KVNO) sucht Beratungsleistungen rund um ihr Facility Management am Standort Köln.

Was zu tun ist:

Das bestehende FM-Berichtswesen (Stufe 2) weiterentwickeln – also zusätzliche Kennzahlen, Datenquellen, Dashboards und Workflows einführen.FM-Prozesse und -Dokumente aufbauen und weiterentwickeln, orientiert am Funktions- und Leistungsmodell RealFM e.V. und an VDI 3810.Eine gemeinsame FM-Strategie für die KVNO und das Haus der Ärzteschaft erarbeiten und in einem Positionspapier festhalten.Die Ausschreibung „Technischer Gebäudebetrieb Neubau Köln" inhaltlich und organisatorisch vorbereiten.Optional: Mitarbeitende im neuen FM-Setup per Training-on-the-Job, Coachings und Kurz-Workshops begleiten (bis zu 15 Personentage).

Wichtige Eckpunkte:

Öffentliche Ausschreibung (offenes Verfahren) der KVNO, Vergabenummer X-KVNO-2026-0025.Pflichtleistungen sind bis Ende 2026 zu erbringen.Angebote werden ausschließlich elektronisch über das Portal des Deutschen Ausschreibungsblatts eingereicht.Bewertet werden neben dem Preis vor allem das Personalkonzept, der Projektplan und mehrere Fachkonzepte.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 06. Oktober 2026

Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZ

Veröffentlichung19. Sep. 2026

Bieterfragen-Frist28. Sep. 2026

Angebotsfrist6. Okt. 2026

Bindefrist6. Okt. – 30. Nov. 2026

Zuschlagca. 12. Okt. – 23. Okt. 2026

Projektdurchführungca. 2. Nov. – 31. Dez. 2026

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode6 Kriterien

Qualität der Leistungserbringung - Personalkonzept
Darstellung der personellen Besetzung und Verfügbarkeit des Projektteams. Ausführungen zu relevanter Berufserfahrung und Erfahrungen der geplanten Mitarbeitenden in vergleichbaren Projekten (Einführung Reporting, Ablauforganisationsanalyse und -optimierung, Training on the Job, Strategieentwicklung, Vorbereitung und Begleitung Ausschreibung Gebäudebetrieb). Bewertung im Schulnotenprinzip 0-5 Punkte.
Entwurf des Projektplans und Vorgehensmodells
Entwurf eines Projektplans gemäß Anforderungen der Leistungsbeschreibung mit relevanten Meilensteinen und Aufwandsschätzung pro Arbeitspaket. Die Onboarding-Phase ist explizit darzustellen. Bewertung im Schulnotenprinzip 0-5 Punkte.
Konzept FM Ablauforganisationsanalyse und -optimierung
Methodik und Vorgehensweise im Kontext der FM-Ablauforganisationsanalyse und -optimierung mit Bezug zum Funktions- und Leistungsmodell nach RealFM e.V. sowie VDI 3810. Bewertung im Schulnotenprinzip 0-5 Punkte.
Konzept Entwicklung und Einführung FM-Reportings
Methodik und Vorgehensweise zur Entwicklung und Einführung von FM-Reportings. Darstellung der zu erfassenden FM-Themenfelder und des Zusammenwirkens mit der Ablauf-Organisation. Bewertung im Schulnotenprinzip 0-5 Punkte.
Konzept FM Training on the Job
Methodik und Vorgehensweise für das optionale Training-on-the-Job für die Teams Facility Management und Facility Services. Bewertung im Schulnotenprinzip 0-5 Punkte.
Konzept der Mitwirkungspflichten des AG
Detaillierte Beschreibung der erwarteten Mitwirkungspflichten des Auftraggebers zur Erfüllung des Leistungsgegenstands. Bewertung im Schulnotenprinzip 0-5 Punkte.

Einfache Richtwertmethode (UfAB): Die Leistungspunkte ermitteln sich aus der Leistungsbewertung (Schulnotenprinzip 0-5 Punkte, wobei 5 = sehr gut). Die Preisbewertung erfolgt automatisch: niedrigste Wertungssumme / eigene Wertungssumme × 100 (Punkte 0-100). Die finale Bewertung ergibt sich aus der Kennzahl Z = L / P (Leistungspunkte / Preis).

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsmethode (Einfache Richtwertmethode nach UfAB) sind in der Excel-Datei 'C - Eignungs- Zuschlagskriterien.xlsx' und in der Verfahrenserläuterung vollständig dokumentiert. Nicht belegte Gewichtungen wurden entfernt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Baustein 1 – Weiterentwicklung FM-Berichtswesen, Stufe 2

Ziel: Das bestehende FM-Berichtswesen wird zu einer Stufe 2 weiterentwickelt.

Inhalte:

Reflexion der Vorgehensweise aus Stufe 1 und Übernahme bewährter methodischer AnsätzeZiel-Definition: zusätzliche Steuerungs- und Informationsbedarfe prüfen, weitere Kennzahlen (KPIs) festlegenDaten-Entstehung: zusätzliche Datenquellen identifizieren, Prozesse zur Datengenerierung weiterentwickelnDaten-Modell: zusätzliche Datenparameter und Strukturen festlegen, fachliche Anforderungen an Datenhaltung und IT-Systeme formulierenTechnische Umsetzung: bestehende Dashboards inhaltlich und optisch weiterentwickeln, Datenbanken, Datenflüsse und Workflows anpassenBegleitung der Umsetzung und Qualitätssicherung bis zur Integration in das bestehende FM-Berichtswesen

Voraussetzung: Stufe 1 des FM-Berichtswesens wurde in Q3 2026 eingeführt.

Baustein 2 – Weiterentwicklung der FM-Ablauforganisation (Prozesse und Dokumente)

Ziel: Die FM-Ablauforganisation wird modernisiert und auf präventive Dienstleistungs-Steuerung ausgerichtet.

Inhalte:

Überprüfung und Weiterentwicklung bestehender FM-Prozesse nach dem Funktions- und Leistungsmodell RealFM e.V. und nach VDI 3810Konkretisierung der Rollen Objektmanagement und Dienstleistungs-SteuerungEntwicklung von Prozessen, Verfahrensanweisungen, Checklisten und ArbeitsunterlagenBereinigung und Weiterentwicklung bestehender Unterlagen

Baustein 3 – FM-Strategieentwicklung KVNO | Haus der Ärzteschaft

Ziel: Eine abgestimmte FM-Strategie für KVNO und Haus der Ärzteschaft wird erarbeitet.

Inhalte:

Aufnahme und Gegenüberstellung strategischer Rahmenbedingungen beider SeitenHerausarbeitung von Verantwortungsschwerpunkten und SchnittstellenEntwicklung einer gemeinsamen strategischen PositionDokumentation in einem Positionspapier (PowerPoint und/oder Word)

Baustein 4 – Vorbereitung Ausschreibung Technischer Gebäudebetrieb Neubau Köln

Ziel: Die Ausschreibung für den technischen Gebäudebetrieb am Neubau Köln wird fachlich und organisatorisch vorbereitet.

Inhalte:

Analyse und Bewertung der Interimslösung aus 2026Strukturierung und Vorbereitung fachlicher und organisatorischer GrundlagenPrüfung des Anlagenverzeichnisses (Vollständigkeit, Aktualität, Anlagenattribute)Vorbereitung eines Leistungsverzeichnisses für den technischen GebäudebetriebDokumentation offener Punkte und erforderlicher Klärungen

Baustein 5 – Training-on-the-Job und Seminare (optional)

Ziel: Mitarbeitende werden befähigt, die neuen FM-Prozesse sicher anzuwenden.

Inhalte (optionaler Baustein, separater Abruf):

Praxisbezogene Begleitung bei der Anwendung neuer ProzesseKurz-Workshops, Coachings und anlassbezogene SchulungenAufbau von Handlungssicherheit in neuen RollenErstellung von Schulungs- und Wissensunterlagen (Handbücher, Leitfäden, Kurzanleitungen, Checklisten)Unterstützung beim Onboarding neuer MitarbeitenderBedarfsorientierte Fortschreibung der Schulungsunterlagen

Abrufkontingent: bis zu 15 Personentage.

Rahmenbedingungen der Leistungserbringung

Laufzeit: Die Pflichtleistungen (Bausteine 1–4) sind bis Ende des Jahres 2026 zu erbringen. Projektstart 2–3 Wochen nach Auftragserteilung; geschätzte Projektdauer rund 3 Monate.

Arbeitsweise: Flexible Mischung aus Remote- und Vor-Ort-Tätigkeit; keine 100 %ige Vor-Ort-Pflicht. Sämtliche Projektergebnisse sind schriftlich festzuhalten. Es gibt einen monatlichen Projektstatus in Excel (Soll/Ist-Vergleich zur Budget-Kontrolle). Der Auftragnehmer bereitet alle Treffen und Workshops vor, führt sie durch und dokumentiert sie.

Vergütung: Vergütung nach Aufwand auf Basis von Tagessätzen für drei Qualifikationsstufen (Junior Consultant, (Senior) Consultant, Geschäftsführer), jeweils getrennt für Vor-Ort-Tätigkeit (in Düsseldorf inkl. aller Neben- und Reisekosten) und Remote-Tätigkeit. Es gibt eine Vertragswertobergrenze und keine Mindestabnahmemenge.

Leistungsnachweis: Detaillierter Leistungsnachweis im Rahmen der monatlichen Rechnungsstellung, differenziert nach Einzelleistungen in Personentagen und vorab durch den Projektleiter abgezeichnet.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlusskriterium A-1 – Unternehmensbeschreibung

Das Unternehmen muss folgende Mindestanforderungen erfüllen:

Jahresumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre jeweils über 250.000 € netto im Bereich FM-BeratungMindestens 4 festangestellte Mitarbeitende im ausgeschriebenen Leistungsbereich (Beratungsleistungen FM)Positiver Bonitätsnachweis (z. B. Bankauskunft oder Selbstauskunft einer etablierten Auskunftei)

Erwartet werden Angaben zu Name, Besitzverhältnissen, Rechtsform, Adresse (Hauptsitz und ggf. Niederlassungen), Ansprechpartner sowie Mitarbeitendenzahlen (2026 Ist, 2025, 2024) und Umsätze der letzten drei Geschäftsjahre.

Ausschlusskriterium A-2 – Referenzen

Mindestens 2 vergleichbare Referenzen sind einzureichen.

Zeitraum: Durchführung innerhalb der letzten 48 MonateAuftragsvolumen: jeweils größer 50 TEURVergleichbarkeit: vergleichbare Anforderungen zur Leistungserbringung im FM-Kontext; pro Tätigkeitsfeld (Einführung Reporting, Ablauforganisationsanalyse und -optimierung, Training on the Job, Strategieentwicklung, Vorbereitung und Begleitung Ausschreibung Gebäudebetrieb) mindestens eine Referenz.

Pro Referenz: genaue Aufgabenstellung und Gesamtlösungsdarstellung, Durchführungszeitraum, Besonderheiten.

Zuschlagskriterien (Bewertung, gewichtet)

Die Bewertung erfolgt anhand folgender gewichteter Kriterien:

B-1 Personalkonzept – 20 %B-2 Entwurf des Projektplans und Vorgehensmodells – 15 %B-3 Konzept FM Ablauforganisationsanalyse und -optimierung – 25 %B-4 Konzept Entwicklung und Einführung von FM-Reportings – 25 %B-5 Konzept FM Training on the Job – 10 %B-6 Konzept der Mitwirkungspflichten des AG – 5 %

Zusätzlich fließt das Preisblatt (Dokument E2) in die Wertung ein.

Nachunternehmer und Bietergemeinschaften

Art und Umfang der an Nachunternehmer vergebenen Leistungen sind im Angebot zu bezeichnen; Nachunternehmer sollen möglichst mit den von ihnen zu erbringenden Leistungen benannt werden. Die Leistungsfähigkeit von Nachunternehmern muss auf Anforderung des Auftraggebers nach Zuschlagserteilung nachgewiesen werden. Für Bietergemeinschaften ist eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung erforderlich.

Referenzprojekte

Mindestens 2 ReferenzenZeitraum: Innerhalb der letzten 48 MonateVolumen: Auftragsvolumen größer 50 TEUR

Mindestens 2 vergleichbare Referenzen über Beratungsleistungen im Facility Management (Reporting-Einführung, Ablauforganisationsanalyse/-optimierung, Training on the Job, Strategieentwicklung, Vorbereitung und Begleitung Ausschreibung Gebäudebetrieb). Pro Tätigkeitsfeld mindestens eine Referenz.

Genaue Aufgabenstellung und Gesamtlösungsdarstellung, Durchführungszeitraum, Besonderheiten beschreiben

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.