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Bereitstellung und Betrieb einer Groupware-SaaS-Lösung für E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Webmail

Zentral- und Landesbibliothek Berlin10178 Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) sucht einen Anbieter, der eine gehostete Groupware-Lösung (Software as a Service) bereitstellt und betreibt.

Was wird gefordert?

E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und WebmailBasis laut Lastenheft: Open-Xchange (OX App Suite), vollständig Open-SourceEin vom Auftragnehmer betriebener Verzeichnisdienst mit Anbindung an das bestehende ZLB-SSO (Keycloak)Übernahme der Daten aus der bestehenden Active-Directory-Umgebung und Migration von ca. 650 Postfächern (ca. 1,5 TB)

Was ist einzureichen?

Vollständig ausgefülltes Lastenheft, Preisblatt, Verzeichnisdienst- und SSO-Konzept sowie Migrations- und Cutover-Konzept (jeweils Pflicht, sonst Ausschluss)Lauffähige Demoversion mit 11 TestaccountsFormblätter und Eigenerklärungen laut Checkliste

Vertrag: EVB-IT Cloud-Vertrag, Laufzeit unbestimmt ab voraussichtlich 01.12.2026.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 06. November 2026
Termin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEBMÄR
Veröffentlichung13. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist27. Okt. 2026
Beantwortung Bieterfragen30. Okt. 2026
Angebotsfrist6. Nov. 2026
Vertragsbeginnca. 1. Dez. 2026
Vertragslaufzeitca. 1. Dez. 2026
Preiswertung Laufzeitca. 1. Dez. 2026 – 1. Dez. 2030bis 2030
Erfüllung B-Kriterien (3 Monate)ca. 1. Dez. 2026 – 1. März 2027
Bindefrist4. Dez. 2026
Go-Live / Gesamtfertigstellung31. März 2027
EVB-IT Cloud-Vertrag AbschlussDatum offenInnerhalb von 14 Tagen nach Zuschlag, in jedem Fall vor Leistungsbeginn von beiden Parteien zu unterzeichnen.
Auftragsverarbeitungsvertrag AbschlussDatum offenInnerhalb von 14 Tagen nach Zuschlag, in jedem Fall vor Leistungsbeginn von beiden Parteien zu unterzeichnen.
Admin-WorkshopDatum offenNach Abnahme des Verzeichnisdienstes und vor Beginn des Cutovers durchzuführen.
CutoverDatum offenAbgestimmtes Zeitfenster (z.B. Wochenende), frühestens nach erfolgreicher Abnahme der Testmigration.
Datenexport bei VertragsendeDatum offenSpätestens innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Anforderung der ZLB bereitzustellen.
Migrationsunterstützung nach VertragsendeDatum offenMaximal 6 Monate Weiterleistung über Vertragsende bei verzögerter Migration (einmalig).
Nachreichung Nachunternehmer-VerpflichtungDatum offenVerpflichtungserklärung Nachunternehmen ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen.
Nachreichung VersicherungsnachweiseDatum offenBetriebshaftpflicht, ISO 27001 und BCM-Nachweis: spätestens 2 Wochen nach Vertragsschluss, falls noch nicht vorhanden.
ZuschlagDatum offenZuschlagserteilung voraussichtlich Anfang Dezember 2026; genaues Datum nicht in den Unterlagen genannt.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität15 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Preis30%

    Gesamtangebotspreis brutto für 4 Jahre aus dem Preisblatt. Niedrigster Preis erhält 150 Punkte, alle weiteren nach Formel (Preis_min / Preis_Angebot) × 150 normiert.

  • Funktionsumfang30%

    Bewertung anhand des vom Bieter eingereichten Lastenhefts. Maximal 366 Rohpunkte aus 61 B-Kriterien (à 0, 3 oder 6 Punkte) werden auf 150 gewichtete Punkte normiert. Mindestpunktzahl: 75 von 150 (sonst Ausschluss).

  • Usability25%

    Bewertung durch 10-köpfiges Gremium der ZLB anhand bereitgestellter Demoversion mit 11 Testaccounts. 9 Anwendungsvorgänge × max. 30 Punkte = max. 270 Rohpunkte, normiert auf 125 gewichtete Punkte. Mindestpunktzahl: 62,5 von 125.

  • Lösungskonzept Verzeichnisdienst und SSO-Anbindung9%

    Bewertung anhand von 6 Unterkriterien (A1–A6) durch ein 3-köpfiges Fachgremium. Je Unterkriterium 0, 3 oder 6 Wertungspunkte, gewichtet berechnet als (WP_i / 6) × max_i. Summe max. 45 Punkte. Mindestpunktzahl: 22,5 von 45.

  • Migrations- und Cutover-Konzept6%

    Bewertung anhand von 6 Unterkriterien (B1–B6) durch 3-köpfiges Fachgremium. Je Unterkriterium 0, 3 oder 6 Wertungspunkte, gewichtet berechnet als (WP_i / 6) × max_i. Summe max. 30 Punkte. Mindestpunktzahl: 15 von 30.

Preis: gewichtete Preispunkte = (Preis_min / Preis_Angebot) × 150. Funktionsumfang: gewichtete Punkte = (Summe WP / 366) × 150. Usability: gewichtete Punkte = (Summe WP / 270) × 125. Verzeichnisdienst-Konzept: gewichtete Punkte_i = (WP_i / 6) × max_i. Migrations-Konzept: gewichtete Punkte_i = (WP_i / 6) × max_i.

KI-Hinweis: Alle 5 Hauptzuschlagskriterien (Preis 30 %, Funktionsumfang 30 %, Usability 25 %, Verzeichnisdienst-/SSO-Konzept 9 %, Migrations-/Cutover-Konzept 6 %) mit Gewichtungen, Formeln und Unterkriterien sind in den Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen Ziff. 21, Dokument 03.3_Zuschlagskriterien und Anlage 7_Bewertungsmatrix_Konzepte) vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Groupware-Funktionen

Bereitstellung und Betrieb einer webbasierten Groupware auf Basis von Open-Xchange (OX App Suite), vollständig Open-Source, Domain zlb.de mit White-LabelingE-Mail, Kalender, Kontakte/globales Adressbuch, Aufgaben und Webzugriff (HTTPS, mobile Endgeräte)Mindestpostfachgröße 10 GB pro PersonFunktionspostfächer, Raum- und Ressourcenkalender, VerteilerlistenVollständig deutsche Oberfläche, Barrierefreiheit nach WCAG 2.1 AA / EN 301 549Sicherheit: Spam-, Phishing- und Malware-Filterung, SPF/DKIM/DMARC, Transport- und Ruhendeverschlüsselung, Mandantentrennung

Verzeichnisdienst und SSO

Einrichtung und Dauerbetrieb eines Open-Source-Verzeichnisdienstes, der auch außerhalb der Groupware nutzbar istAnbindung an das bestehende ZLB-Keycloak (SAML 2.0 / OIDC)Automatische Provisionierung (Eintritt, Änderung, Austritt) und Gruppen-/BerechtigungsmodellWebbasierte Admin-Oberfläche für die ZLB (Konten, Postfächer, Gruppen, Verteiler, Abwesenheiten)Vollständiger Datenexport bei Vertragsende, auf Anforderung innerhalb von 10 Arbeitstagen

Migration und Einführung

Übernahme der Daten aus der bestehenden Active-Directory-Umgebung (Erstbefüllung des Verzeichnisdienstes)Migration von ca. 650 Postfächern (ca. 1,5 TB) inkl. E-Mails, Ordnern, Anhängen, Alias-Adressen, Kalendern, Kontakten, Aufgaben, Regeln, Berechtigungen und VerteilerlistenTestmigration mit 20 bis 30 repräsentativen Postfächern, anschließend Cutover mit Umstellung von MX/DNS auf einem abgestimmten Zeitfenster (z. B. Wochenende)Admin-Workshop (online) und deutschsprachige AdministrationsdokumentationHypercare nach Go-Live; Gesamtfertigstellung bis spätestens 31.03.2027

Betrieb und Support

Betrieb, Backup, Patches und Monitoring überwiegend durch den AuftragnehmerVerfügbarkeit mindestens 99,5 % im Kalendermonat (Betriebszeit Mo–Sa 8–20 Uhr)Störungsbehebung mit gestuften Reaktions- und WiederherstellungszeitenTicketsystem und Hotline (ServiceDesk)Bedarfsleistungen auf Abruf (Weiterentwicklung abseits des Verzeichnisdienstes, Postfach-Erhöhung)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Registerdaten und Unternehmensnachweise

Registerauszug oder Unternehmensdarstellung, nicht älter als 3 Monate (Rechtsform, Gesellschafter, gesetzliche Vertreter)Erklärung zu Ausschlussgründen (u. a. Straftaten, Steuer- und Sozialversicherungsrückstände, Insolvenz, Wettbewerbsregister)Alternativ: EEE oder Präqualifizierung

Versicherung

Betriebshaftpflicht: mindestens 3.000.000 EUR je Versicherungsfall für Personen-, Sach- und Vermögensschäden, zweifach maximiert pro JahrReine Vermögensschäden aus IT-Dienstleistungen (Datenverlust, Systemausfälle): mindestens 2.000.000 EUR je VersicherungsfallBei unzureichender Police Ausschluss; Nachreichung nicht zulässigBestehende Versicherung: Police oder Versichererbestätigung; sonst Erklärung zum Abschluss bis 2 Wochen nach Vertragsschluss

IT-Sicherheit und Notfallmanagement

ISO/IEC 27001 (oder ISO 27001 auf Basis IT-Grundschutz) mit Geltungsbereich, der die Leistung umfasstISO 22301:2019 oder gleichwertig nach BSI-Standard 200-4 mit Geltungsbereich, der die Leistung umfasstOhne vorhandene Zertifikate: Nachweis spätestens 2 Wochen nach VertragsschlussC5-Testat nach BSI (laut Kriterienkatalog)

Weitere Erklärungen

Leistungsfähigkeit gemäß Erklärung zur Leistungsfähigkeit; Referenzen siehe eigener AbschnittBei Nachunternehmen, Eignungsleihe oder Bietergemeinschaft müssen alle beteiligten Unternehmen die IT-Sicherheits- und Versicherungsanforderungen erfüllen und Nachweise erbringen
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: seit 01.01.2023 bis Ablauf der Angebotsfrist; mindestens 12 zusammenhängende Monate je ReferenzVolumen: Auftragswert netto in EUR je Referenz anzugeben (Zielwert nicht genannt)

Mindestens 2 vergleichbare Referenzprojekte; jede Referenz muss einzeln alle drei Mindestkriterien erfüllen (kumulative Erfüllung ausgeschlossen): (1) mindestens 100 Nutzer, (2) Funktionsumfang mindestens Mail, Kalender, Kontakte und Admin-Oberfläche, (3) Umsetzung mit einer Open-Source-Lösung

Auftragsverhältnis, Leistungsbeschreibung, Auftraggeber mit Anschrift, Leistungszeitraum MM/JJJJ, Auftragswert netto, Erfüllung der drei Mindestkriterien, Ansprechperson; Ansprechpersonen auf Verlangen vor Zuschlag. Referenzen konzernverbundener Unternehmen, die nicht leistend eingesetzt werden, sind unzulässig.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 74%4–10 · 22%11+ · 3%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 26 erledigt
Pflichtunterlagen (Ausschluss bei Fehlen)
Formale Nachweise und Erklärungen
Nachweise zur Leistungsfähigkeit (falls zutreffend)
Bei Nachunternehmen, Eignungsleihe oder Bietergemeinschaft
Vertragsunterlagen
Fristen und Hinweise
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Zentral- und Landesbibliothek Berlin
Anschrift
10178 Berlin
Ort
10178 10178 Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
10178 10178 Berlin
Berlin

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