Ausschreibungen Hessen
Beschafft werden soll eine cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung zur effizienten Erstellung von Jahresabschlüssen
Hochschule RheinMain, Die Präsidentin | Competence Center Hessische Hochschulen (CCHH) | Vergabekammer des Landes Hessen bei Regierungs Präsidium Darmstadt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Darmstadt, HessenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWorum es geht
Die Hochschule RheinMain beschafft im Auftrag des Competence Center Hessische Hochschulen (CCHH) eine cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS), mit der die 14 hessischen Hochschulen ihre Jahresabschluss-Berichte (u. a. Anhang, Lagebericht, Bilanz, GuV) effizient erstellen können.
Was gefordert wird
Mandantenfähige SaaS-Plattform mit Berichtserstellung, MS-Office-Integration, Berechtigungsverwaltung und Anbindung an 6 SAP-SystemeMigration bestehender Berichtsvorlagen und -datenDeutschsprachiger Support (Mo–Fr, 4-h-Reaktionszeit), Hosting in Deutschland und in der EUEinsatzfähig zum 01.09.2027, Vertragslaufzeit 48 Monate
Verfahren
Offenes Verfahren nach VgV. Angebote werden elektronisch über die Vergabeplattform DTVP eingereicht. Frist: 12.11.2026, 12:00 Uhr. Lose sind nicht vorgesehen — es gibt ein Los.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 DEZ FEB APR JUN AUG
Veröffentlichung12. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist4. Nov. 2026
Angebotsfrist12. Nov. 2026
Rüge bekanntmachungserkennbarer Verstöße12. Nov. 2026
Rüge in Vergabeunterlagen erkennbarer Verstöße12. Nov. 2026
Bindefrist12. Nov. 2026 – 25. Jan. 2027
Gesamt-Projektlaufzeit1. März – 31. Aug. 2027
Testphase1. Juni – 1. Aug. 2027
Go Live1. Sep. 2027
AngebotspräsentationDatum offenPräsentation/Live-Demo der geeigneten Bewerber in KW 49/2026 (ca. 07.–13.12.2026), genaues Datum noch offen.
Rüge erkannter Vergabeverstöße (§ 160 Abs. 3 GWB)Datum offen10 Kalendertage ab Kenntnis des Verstoßes.
NachprüfungsantragDatum offen15 Kalendertage ab Eingang der Mitteilung, dass die Rüge nicht abgeholfen wird.
VertragslaufzeitDatum offenGeplante Dauer 48 Monate ab Vertragsbeginn; konkreter Start noch nicht beziffert.
MindestvertragslaufzeitDatum offen24 Monate ab Vertragsbeginn als Mindestlaufzeit.
Verlängerung 1Datum offenAutomatische Verlängerung um 12 Monate, wenn nicht 3 Monate vor Ablauf gekündigt wird.
Verlängerung 2Datum offenWeitere Verlängerung um 12 Monate unter gleichen Kündigungsbedingungen.
Verlängerung 3Datum offenVorbehaltlich weitere Verlängerung um 12 Monate (lt. Leistungsverzeichnis erwähnt).
KündigungsfristDatum offenMindestens 3 Monate vor Ablaufdatum, jeweils bezogen auf das aktuelle Vertragsende.
AusführungsbeginnDatum offenLeistungsbeginn unverzüglich nach Eingang der Bestellung.
Zahlungsfrist RechnungenDatum offen30 Tage nach Eingang der prüffähigen Rechnung beim Auftraggeber.
Nachreichung fehlender NachweiseDatum offenHöchstens 10 Kalendertage ab Aufforderung durch die Vergabestelle.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität3 Kriterien
- Einführungskonzept
Einführungskonzept mit maximal 5 DIN-A4-Seiten (Arbeitsschritte, Terminplanung mit Schulungs-, Projekt-, Test- und Gesamtplan in Wochen, Abgrenzung Leistungen Auftraggeber/Auftragnehmer), bewertet durch eine Bewertungskommission. Punktzahl bzw. Gewichtung nicht angegeben.
- Präsentation des Anbieters (Live-Demo)
Live-Demo der Software-Funktionalität über ein Online-Meeting (Einladung in KW 49/2026), bewertet durch eine Jury aus Projektteilnehmern des Auftraggebers. Punktzahl bzw. Gewichtung nicht angegeben.
- Preis
Angebotspreis gemäß Preisblatt (Anlage 1 bzw. Anlage 2, einmalige und laufende Kosten für die ersten 4 Jahre). Eine Gewichtung oder Punktzahl für den Preis ist in den vorliegenden Unterlagen nicht angegeben; die Wertungsmatrix ist im Auszug nicht enthalten.
KI-Hinweis: Die Wertungsmatrix mit den Punktzahlen (Leistungsverzeichnis S. 8, Allg. Bedingungen Nr. 12) fehlt im Auszug, daher sind alle Gewichtungen unbekannt und der Preis ist nicht sicher als Zuschlagskriterium belegt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBerichterstellung — Funktionen und Berichtsbestandteile
Berichtswesen mit wiederverwendbaren Berichtsstrukturen, direkter Datenversorgung aus SAP oder UploadAusgabeformate: PDF und MS Word (mit Excel-Integration)Zu erstellende Berichte: Lagebericht, Wirtschaftsbericht, Chancen- und Risikobericht, Prognosebericht, Nachtragsbericht, F&E-Bericht, Anhang, Vermögensbericht (Bilanz), Ergebnisrechnung (GuV), Finanzrechnung (Kapitalflussrechnung), Forderungsspiegel, Eigenkapitalspiegel, Rückstellungsspiegel, Verbindlichkeitsspiegel, Anlagenspiegel, Sonstige finanzielle VerpflichtungenFunktionale Anforderungen: automatisierte Datenaktualisierung, parallele Bearbeitung, MS-Office-Integration, deutsche Benutzeroberfläche, intuitive Bedienung, Datenvalidierung und PlausibilitätsprüfungenMonitoring: Änderungshistorie, Revisionssicherheit, Validierungs- und Konsistenzchecks
Mandantenfähigkeit und Berechtigungen
Strikte Trennung der 14 Hochschulen als MandantenRollenbasierte Rechteverwaltung: Lese-, Änderungs- und AdministrationsberechtigungenGleichzeitige Nutzung durch ca. 75–100 User
Migration und Beratung
Migration bestehender Berichtsvorlagen, Masterberichte und hochschulindividueller Teil-BerichteÜbernahme der Berichtsdaten der letzten 2 JahreProjektleitung und ProjektfahrplanKonzeption Masterbericht und TeilberichteSchulung der Keyuser inkl. UnterlagenErst-Implementationsunterstützung
Support, Wartung und Hosting
Deutschsprachige Hotline (2nd/3rd Level) durch qualifizierte Techniker einer deutschen NiederlassungErreichbarkeit: Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr, Reaktionszeit 4 StundenRegelmäßige Software-Updates, Remote-UnterstützungHosting in Deutschland und in der EU
Anbindung an Vorsysteme
Anbindung an 6 SAP-Systeme der Hochschulen (automatisiert oder per Upload)Konten-Mapping und Möglichkeit zur manuellen DateneingabeBereitstellung einer TestumgebungAnpassung an den späteren Wechsel auf SAP S/4HANA
Einsatz, Projektlaufzeit und Vertrag
Projektzeitraum: 01.03.2027 – 31.08.2027 (mit Testphase 01.06.2027 – 01.08.2027)Go Live: 01.09.2027 (Einsatzfähigkeit der SaaS-Plattform Pflicht)Vertragslaufzeit: 48 Monate ab Vertragsbeginn, Mindestlaufzeit 24 MonateVerlängerungsoption: automatisch +12 Monate, weitere +12 Monate, vorbehaltlich weitere +12 MonateKündigungsfrist: mindestens 3 Monate vor AblaufVertragsform: EVB-IT-Vertrag; Ausführungsort Darmstadt (DE711); für KMU geeignet
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Nachweis der Eintragung im Handels- oder Berufsregister (bzw. gleichwertige Bescheinigung des Herkunftsmitgliedstaates) — Fremdnachweis (Anlage 11)Präqualifikation wird anerkannt, soweit Nachweise in Präqualifikationssystemen hinterlegt sind (Vergabestelle behält Überprüfung vor)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Geschäftsauskunft mit Umsatzangaben der letzten 3 JahreTariftreue und Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) — Eigenerklärung (Anlage 5)Unternehmensdarstellung mit Mitarbeiterentwicklung der letzten 3 Jahre, getrennt nach Verwaltung, Produktion und ServiceNachweis Betriebshaftpflichtversicherung (Anlage 12)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
3 Referenzkunden mit vergleichbaren Projekten aus den letzten 5 Jahren (über Anlage 8)Projektverantwortliches Personal, das vergleichbare Tätigkeiten erfolgreich durchgeführt hatSupport durch qualifizierte Techniker einer deutschen NiederlassungISO-9001-Qualitätsmanagementsystem (Fremdnachweis/Zertifikat, Anlage 13)
Ausschlussgründe und Sanktionsrecht
Eigenerklärung GWB §§ 123, 124 (Anlage 4): keine rechtskräftigen Verurteilungen, keine Verstöße gegen Steuer-/Sozialversicherungspflichten, keine schweren Verfehlungen, keine WettbewerbsabsprachenRussland-Bezugs-Erklärung nach EU-VO 833/2014 Art. 5k (Anlage 6); gilt auch für Unterauftragnehmer/Lieferanten >10% AuftragswertAntikorruptionsklausel (Kenntnisnahmeerklärung) — Verstöße führen zum Rücktritt und ggf. Vertragsstrafe
Bietergemeinschaften und Eignungsleihe
Eignungsleihe nach § 47 VgV zulässig (Kapazitäten anderer Unternehmen)Bei Bietergemeinschaften: Erklärung aller Mitglieder, bevollmächtigter Vertreter, gesamtschuldnerische Haftung; Anlage 3 verwendenBei Nachunternehmern: Benennung (Anlage 1) und Verpflichtungserklärung (Anlage 2) je NachunternehmerVertraulichkeitsvereinbarung (Anlage 10) ist mit dem Angebot zu unterzeichnen
Referenzprojekte
3 Referenzkunden ReferenzenZeitraum: letzte 5 JahreVolumen: —
Vergleichbare Lieferungen und Leistungen (SaaS-/Jahresabschluss-/Berichtswesen-Projekte)
Auftragswert, Lieferumfang, Adressangaben, Ansprechpartner; produktiver Einsatz zum Abgabezeitpunkt; Hochschul-/Universitätsbezug von Vorteil; über Anlage 8 (Eigenerklärung Projektreferenzen) einzureichen
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 71%4–10 · 27%11+ · 2%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 27 erledigt
Mit dem Angebot einzureichende Eigenerklärungen & Nachweise
Fremdnachweise (vom Bieter beizubringen)
Wirtschaftliche & technische Leistungsfähigkeit
Technisches Konzept & Präsentation
Formale Angebotsanforderungen
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Hochschule RheinMain, Die Präsidentin | Competence Center Hessische Hochschulen (CCHH) | Vergabekammer des Landes Hessen bei Regierungs Präsidium Darmstadt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
65022 Wiesbaden
Ort
65022 Darmstadt
Kategorie
Hessen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.hs-rm.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
65022 Darmstadt
Hessen
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