Beschaffung eines Dokumentenmanagements

Stadtverwaltung Burgstädt09217 Burgstädt, SachsenVeröffentlicht: 05. September 2026

Angebotsfrist: 18. September 2026noch 9 Tage

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadtverwaltung Burgstädt beschafft ein neues Dokumentenmanagementsystem (DMS) inklusive Lizenz, Einführung, Konfiguration und Betrieb.

Kern der Leistung:

Lieferung einer DMS-Software-Lizenz mit Zusatzkomponenten (Workflow, CMIS-Schnittstelle, autom. Softwareverteilung, BSI TR-RESISCAN-Scan-Modul, personenbezogene Signatur)Bereitstellung in Entwicklungs-, Test- und ProduktivumgebungInstallation, Konfiguration, Schnittstellenanbindung, Datenmigration der BestandsdatenTests, Abnahme sowie Schulungen für Administratoren und SachbearbeiterWiederkehrende Pflege-/Supportleistungen über 48 Monate (mit Verlängerungsoption)

Wichtige Fristen:

Angebotsabgabe bis 18.09.2026 um 12:00 Uhr über www.evergabe.deBetriebsbereitschaft der Grundfunktionalitäten bis Ende 2026

Hinweis: Nebenangebote sind nicht zugelassen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 9 Tage bis zur Angebotsfrist — 18. September 2026

HEUTE

Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP

Veröffentlichung2. Sep. 2026

Bieterfragen-Fristca. 12. Sep. 2026

Angebotsfrist18. Sep. 2026

Bindefristca. 18. Sep. – 7. Okt. 2026

Zuschlagca. 7. Okt. 2026

Vertragslaufzeitca. 7. Okt. 2026 – 7. Okt. 2030

Betriebsbereitschaft Grundfunktionalitäten31. Dez. 2026

Verlängerung 1ca. 7. Okt. 2030 – 7. Okt. 2031

Datenmigrationca. 7. Okt. – 20. Okt. 2030

Verlängerung 2ca. 7. Okt. 2031 – 7. Okt. 2032bis 2032

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode5 Kriterien

Wirtschaftlichkeit (Preis-/Leistungsverhältnis)0%
Zuschlagskriterium ist die Wirtschaftlichkeit nach der einfachen Richtwertmethode gemäß UfAB 2018. Der Preis fließt ausschließlich über die Formel Z=L/P in die Bewertung ein und wird nicht als separates Kriterium mit eigener Gewichtung geführt.

Einfache Richtwertmethode nach UfAB 2018 (Z = L/P, wobei L die Summe der gewichteten Bewertungspunkte und P der Preis ist)

KI-Hinweis: Die Vergabeunterlagen verweisen auf eine Bewertungsmatrix nach UfAB 2018 (einfache Richtwertmethode), deren vollständige Gewichtungstabelle mit den L-Werten der Bewertungskriterien nicht vorliegt; die im Bewertungsbogen angegebenen Gewichtungen (1-5) sind subjektive Bedeutungseinstufungen und keine rechnerischen Wichtungsfaktoren für die Richtwertmethode.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Software-Lizenz und Zusatzkomponenten

Dauerhafte Überlassung der DMS-Software-Lizenz als Verwaltungslizenz ohne NutzerbegrenzungZusatzkomponenten: automatische Softwareverteilung, Workflow-Komponente (Post- und Rechnungseingangs-Workflow), CMIS-Schnittstelle (Anbindung OWI-Software), BSI TR-RESISCAN-konformes Scan-/Digitalisierungs-Modul, personenbezogene SignaturBereitstellung der Lizenzen jeweils auch für eine Testumgebung

Einführung, Konfiguration und Integration

Planung und Durchführung der Systemeinführung inkl. ZeitplanTechnische Bereitstellung in Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebung (Betriebssystem und Datenbanksystem stellt der Auftraggeber)Konfiguration der Systemkomponenten und ProzesseEinrichtung Benutzer-/Gruppenverwaltung für 3 MandantenEinrichtung Posteingangsmanagement und Rechnungseingangsformular inkl. RechnungsimportEinrichtung aller Schnittstellen (insb. CMIS)Einrichtung des TR-RESISCAN-Scan-ModulsAnbindung/Integration in die bestehende Systemlandschaft

Projektmanagement, Tests, Abnahme und Schulung

Projektmanagement/Beratung (Konzeption, Terminkoordinierung, Dokumentation)Installation und Dokumentation des Kernsystems und aller ErweiterungenDurchführung von Tests und AbnahmeErsteinweisung vor Ort (max. 10 Personen) inkl. SchulungsunterlagenSchulung Administratoren (max. 3 Personen) vor OrtSchulung Sachbearbeiter (max. 10 Personen), geschätzte Abnahme 4 TageOptional: Onlinesupport (Stundengebühr)

Datenmigration

Migration der Bestandsdaten zum VertragsendeGeschätzter Umfang: 9 Tage à 8 Stunden (= 72 Stunden)Mapping, Testmigration, Validierung und Fehlerkorrektur

Laufender Betrieb, Pflege und Support

Pflege der DMS-Lizenz, der CMIS-Schnittstelle, der automatischen Updates, des Scan-Moduls und der personenbezogenen SignaturBetreuungsvertrag/Support (deutschsprachig, zu vorgegebenen Servicezeiten)Wiederkehrende Leistungen über 48 MonateErfüllung von Datenschutz-, Informationssicherheits-, Backup-, Wiederherstellungs- und Exit-Anforderungen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachkunde und Referenzen

Nachweis der Fachkunde durch EigenerklärungMindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren über Einführung oder wesentliche Erweiterung einer DMS- oder vergleichbaren FachsoftwareMindestens 2 dieser Referenzen aus dem öffentlichen oder vergleichbar komplexen UmfeldPro Referenz: Auftraggeber, Projektzeitraum, Leistungsumfang, eingesetzte Module, Migration/Schnittstellen, Ansprechpartner oder vergleichbare Prüfmöglichkeit

Personelle und organisatorische Leistungsfähigkeit

Darstellung der Projektorganisation und verfügbaren KapazitätenSicherstellung folgender Mindestfunktionen: Projektberatung/-leitung, Installation/Fernwartung, Schulung/Support/Service, Datenmigration

Technische Leistungsfähigkeit

Bereitstellung, Konfiguration, Betrieb und Support einer DMS-Lösung über die VertragslaufzeitKonzeption, Test und Dokumentation automatisierter Schnittstellen und Datenflüsse zu DrittsystemenDurchführung der Datenmigration (Mapping, Testmigration, Validierung, Fehlerkorrektur)Deutschsprachiger Support zu vorgegebenen ServicezeitenErfüllung von Datenschutz-, Informationssicherheits-, Backup-, Wiederherstellungs- und Exit-AnforderungenNachweis einer Zertifizierung oder gleichwertigen Nachweises für den Betrieb

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Kein Mindestumsatz gefordertAngemessene Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung; Nachweis auf Verlangen vorzulegen

Zuverlässigkeit und steuerliche Verpflichtungen

Erklärung zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenGewerbezentralregisterauszug (wird durch den Auftraggeber angefordert, sofern die Auftragssumme ≥ 30.000 € beträgt)Weitere Nachweise zu Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Fachkunde können angefordert werden

Referenzprojekte

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: aus den letzten 5 Jahren

Einführung oder wesentliche Erweiterung eines DMS oder vergleichbarer Fachsoftware

Mindestens 2 Referenzen aus dem öffentlichen oder vergleichbar komplexen Umfeld; pro Referenz Angabe von Auftraggeber, Projektzeitraum, Leistungsumfang, eingesetzten Modulen, Migration/Schnittstellen und Ansprechpartner oder vergleichbarer Prüfmöglichkeit

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.