Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Beschaffung eines LMS für die öffentliche Verwaltung.
Gelsenkirchener Kommunale Datenzentrale Emscher-Lippe (gkd-el) | Vergabekammer bei der Bezirksregierung Münster | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Gelsenkirchen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Gelsenkirchen beschafft ein Lernmanagementsystem (LMS) als SaaS-Lösung für rund 3.500 Dienstkräfte (erweiterbar auf bis zu 7.000 Nutzer). Das LMS soll sofort einsatzbereit sein und ein Portfolio von mindestens 200 E-Trainings mitbringen, darunter 3 Onboarding-WBTs und ein verwaltungsspezifisches Pflichtunterweisungs-Set.
Zentrale Anforderungen:
SaaS-Bereitstellung inkl. Hosting, Betrieb, Wartung und deutschsprachigem Support (C1)Produktivsetzung spätestens 4 Monate nach ZuschlagMindestverfügbarkeit 97 %, Hosting in der EU (bevorzugt Deutschland)Datenschutz nach DSGVO, IT-Grundschutz, EVB-IT Cloud-VertragStadtweite Lizenz mit Erweiterungsmöglichkeit
Verfahren: Offenes EU-Verfahren nach VgV; ein Los; Vergabeplattform Metropole Ruhr. Angebotsfrist: 31.08.2026, 12:00 Uhr.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026SEPOKTNOV
Veröffentlichung3. Aug. 2026
Beantwortung Bieterfragen (1)5. Aug. 2026
Beantwortung Bieterfragen (2)12. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist24. Aug. 2026
Auskunftserteilung26. Aug. 2026
Angebotsfrist31. Aug. 2026
Angebotsöffnung31. Aug. 2026
Bindefrist31. Aug. – 23. Nov. 2026
VertragslaufzeitDatum offenVertrag unbefristet; eine konkrete Laufzeitbegrenzung ist nicht festgelegt.
MindestvertragslaufzeitDatum offenMindestens 3 Jahre ab betriebsbereiter Bereitstellung/Übergabe des LMS.
Verlängerung max.Datum offenOption auf Verlängerung über die Mindestlaufzeit hinaus; konkrete Dauer/Anzahl nicht spezifiziert.
ProduktivsetzungDatum offenSpätestens 4 Monate nach Zuschlag muss das LMS produktiv gesetzt sein.
BetriebsbereitschaftDatum offenBieter muss 30 Tage vor Vertragserfüllungstermin die Betriebsbereitschaft erklären.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
- Preis30%
Bewertung anhand des Angebotspreises (Einführungskosten, laufende SaaS-Kosten, Support- und Pflegekosten für 36 Monate); Erläuterungen siehe Leistungsbeschreibung
- Erfüllung der fachlichen Anforderungen70%
Bewertung der Erfüllung der im Kriterienkatalog (Anlage 1) definierten funktionalen, nicht funktionalen und technischen Anforderungen (A-Kriterien = Muss/Ausschluss, B-Kriterien = Soll/Bewertung mit 5 Punkten); Erläuterungen siehe Leistungsbeschreibung
KI-Hinweis: Die konkrete Bewertungsformel/Punkteverteilung innerhalb des 70%-Kriteriums 'Erfüllung der fachlichen Anforderungen' (Gewichtung einzelner Anforderungen FA1–FA72 und NFA1–NFA23) ist nicht vollständig in den vorliegenden Dokumenten enthalten, sondern wird in Anlage 1 (Kriterienkatalog: Fachliche Anforderungen) detailliert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSofort einsatzbereites LMS als SaaS
Bereitstellung eines Lernmanagementsystems als Cloud-Lösung (SaaS) inkl. Hosting, Betrieb, Wartung und Support. Das System muss bei Vertragsbeginn sofort einsatzbereit sein – ohne zusätzliche Entwicklungsleistungen für Basisinhalte.
Zentrale Kernfunktionen (Auszug):
Vollautomatisierte, barrierefreie und rechtssichere Einbindung in die VerwaltungsstrukturResponsives Webdesign (Desktop, Notebook, Tablet, Smartphone – Android/iOS)Profilanlage und -pflege auf AuftraggeberseiteSchnittstelle zu MS Outlook für Terminvergabe und TrainingszuweisungZentrale Schnittstelle zum Download von Abschluss- und TeilnahmezertifikatenIntegriertes Content Management SystemGenehmigungsworkflows für Führungskräfte, automatische Erinnerungen, EskalationsstufenLernfortschritt für Führungskräfte einsehbarUmfragen (Erstellung, Durchführung, anonymisierte Auswertung)Anti-Cheat-Funktion gegen Erschleichen von ZertifikatenRevisionssichere Dokumentation aller AbsolvierungenPlattform im individuellen Corporate Design der StadtZentraler Abruf von Lernständen und ZertifikatenMultiusefähigkeit: mind. 70 % Nutzer gleichzeitigStandardinstallation Browser (MS Edge ohne Plug-Ins)Zwei-Faktor-Authentifizierung (soll)
E-Training-Portfolio (Pflichtbestand)
Im Angebotspreis enthaltenes, sofort verfügbares E-Learning-Portfolio:
Mindestens 200 Standard-E-Learning-Programme (Fachtrainings, Soft Skills, Unterweisungen)Mindestens 3 verschiedene Onboarding-WBTs für unterschiedliche Zielgruppen (inkl. Verwaltungswissen für Quereinsteiger)Mindestens 10 E-Trainings öffentliche Verwaltung (muss); mindestens 20 (soll)Standardtrainings für 9 Pflicht-/Regelunterweisungs-Bereiche: Arbeitssicherheit, Brandschutz, Informationssicherheit, Datenschutz, Korruptionsprävention, Compliance, Diversity/GleichstellungE-Trainings mit Fachexperten erstellt, didaktisch hochwertig, mit interaktiven ÜbungenJedes E-Training mit Abschlusstest inkl. Zertifikat, beliebig oft wiederholbarFortschrittsspeicherung, Berücksichtigung aktueller RechtslageNeue E-Trainings ohne zusätzliche Kosten für die StadtEntwicklungskooperation mit anderen öffentlichen Verwaltungen erwünschtMöglichkeit, eigene Lerninhalte einzupflegen
Einführung, Anpassung und Produktivsetzung
Initiale Leistungen zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft:
Bereitstellung des Verfahrens und Konfiguration / Anpassung an fachliche Bedingungen der Stadt (ohne separaten Versionszweig)Unterstützung bei der Einführung: Workshops, Handbücher, Infomaterial, fachliche BetreuungEinweisungen in Räumlichkeiten der Stadt GelsenkirchenFachliche Beratung zu Einführungs- und Genehmigungsprozessen
Produktivsetzung: spätestens 4 Monate nach Zuschlag.
Sprache: Gesamtes Projekt in deutscher Sprache – Fachanwendung, Hilfetexte, Fehlermeldungen, Dokumentationen, Schulungsunterlagen und Support.
Support und Pflege (laufend)
Persönlicher, deutschsprachiger Kundensupport (C1) mit direkt zugewiesenem Ansprechpartner und Stellvertretung3-stufiger Support:1st Level: Referat 10 Personal und Organisation, gkd-el2nd Level: Betriebseinheit Stadt Gelsenkirchen3rd Level: AuftragnehmerRegelmäßige Pflege inkl. Anpassung an gesetzliche Änderungen (mindestens 20 Arbeitstage vor Inkrafttreten)Updates und neue Versionen mit deutschsprachigen Versionsinformationen inkl. ScreenshotsWeiterentwicklung der Software für die Vertragsdauer sichergestelltMitwirkung bei Übergabe an Nachfolger bei Vertragsende
Technische Rahmenbedingungen
Verfügbarkeit: mindestens 97 %Hosting: ausschließlich in der EU, bevorzugt DeutschlandLizenzmodell: stadtweite Lizenz für ca. 3.500 Nutzer; Erweiterung auf max. 7.000 technisch möglichBrowser: MS Edge ohne Plug-Ins, StandardinstallationBandbreite: 4.000 Mbit/sSpeicher: keine LimitierungAusfallsicherheit: technische Lösungen erforderlichSicherheitspatches (C5): kritisch 3h, hoch 3 Tage, mittel 1 Monat, niedrig 3 MonateExport-/Importformate: .docx, .pdf, .xlsx, .csv; MS Office ab 2016Protokollierung: mindestens 6 Monate, revisionssicher
Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance
DSGVO-konform, BDSG, AGG, BFG/BFSG, BGGEVB-IT Cloudvertrag mit Anlage 1Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 Abs. 3 DSGVOIT-Grundschutz (BSI IT-Grundschutz-Kompendium)C5-Konformität (Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue, Basiskriterien)ISO 27001 (ISMS), ISO 27017, ggf. ISO 27018 bei personenbezogenen DatenBestellter Datenschutzbeauftragter und IT-SicherheitsbeauftragterDatenverarbeitung ausschließlich in EU/EWR; Metadaten nur in EU/EWRAudit-Nachweise, C5-Type-2-BerichterstattungUnterstützungspflichten gem. Art. 32–36 DSGVOUnterstützung bei Rechten betroffener PersonenNachweis/Inspektionen alle 12 MonateInformation über zusätzliche/planbare Kosten
Vertragliche Eckpunkte
Mindestvertragslaufzeit: 3 Jahre ab betriebsbereiter Übergabe (Option auf Verlängerung)Vertragsart: SaaS-Dienstleistung (Cloud-Vertrag nach EVB-IT)Zahlung laufende Kosten: quartalsweise bis zum 15. des zweiten Monats des laufenden QuartalsZahlung Einmalkosten: 30 Tage netto nach RechnungsdatumAutomatische Verlängerung: 3 Monate zum Laufzeitende, wenn nicht gekündigtKündigungsfrist: 3 Monate zum LaufzeitendeKein Skonto (Miet-/Wartungs-/Instandhaltungsvertrag)E-Rechnungsfähigkeit gemäß E-Rechnungsverordnung; Leitweg-ID 05513-31001-73
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlusskriterien (A-Kriterien) – Mindestanforderungen
Die Nichterfüllung auch nur eines A-Kriteriums führt zum Ausschluss des Angebots. Dazu zählen u.a. die folgenden Kernfunktionen (Auszug):
Verwaltungsspezifische Prozesse abbildbar (FA1)Anti-Cheat-Funktion (FA2)Vollautomatische Genehmigungsworkflows (FA3)Zuweisung von Lernpfaden/Pflichtschulungen durch Führungskräfte (FA4)Vollautomatische Erinnerungen/E-Mails (FA5)Einbindung selbsterstellter Schulungsinhalte (FA6)Vollständige digitale Dokumentation aller Absolvierungen (FA8)Pflichtelemente revisionssicher auswertbar (FA9)Corporate Design individuell anpassbar (FA11)Pflichttrainings-Zyklen individuell einstellbar (FA12)Eskalationsstufen bei nicht absolvierten Pflichtschulungen (FA15)Zentraler Abruf von Lernständen und Zertifikaten (FA16)Lernfortschritt für Führungskräfte einsehbar (FA17)Integriertes CMS (FA18)Umfragen selbst erstellt, durchgeführt, anonymisiert auswertbar (FA19)Auswertungstools für Online- und Präsenzschulungen (FA20)E-Mail-Sub-Domain (z. B. termine@elearning.gelsenkirchen.de) (FA21)Responsives Webdesign (FA22)Erweiterbarkeit der Plattform (FA23)LMS als führendes System mit Verlinkung/Schnittstellen (FA26)Kategorisierung von Inhalten mit Attributen/Parametern (FA28)Kurssuche durch Dienstkraft (FA29)Differenzierte Zertifikate mit eigenem Inhalt und Design (FA31)Entwicklungskooperation mit öffentlichen Verwaltungen (FA32)Standardtrainings für 9 Pflichtbereiche öffentliche Verwaltung (FA34)Mindestens 10 E-Trainings öffentliche Verwaltung (FA35)Mindestens 3 Onboarding-E-Trainings (FA37)Gesamtportfolio mindestens 200 E-Trainings (FA38)Fachexperten erstellen E-Trainings (FA39)(Teil-)individualisierte E-Trainings auf Wunsch (FA40)Didaktische Qualität (FA41)Abschlusstest/Zertifikat je E-Training (FA42)E-Trainings beliebig oft wiederholbar (FA43)Fortschrittsspeicherung (FA44)Interaktive Übungen (FA45)Regelmäßige Aktualisierung mit Berücksichtigung der Rechtslage (FA47)Verschiedene Portfolio-Bereiche gem. FA48 (FA48)Kontinuierliche Weiterentwicklung des Portfolios (FA49)Neue E-Trainings ohne zusätzliche Kosten (FA50)Information über zusätzliche/planbare Kosten (FA51)LMS und E-Training-Portfolio vom selben Auftragnehmer (FA52)Verfügbarkeit mindestens 97 % (FA53)Hosting in der EU (FA54)Direkt zugewiesener Ansprechpartner mit Stellvertretung (FA56)Deutschsprachiger Kundensupport C1 (FA57)Learner-Dashboard (FA58)Pflichtschulungen vom Dashboard aus erreichbar (FA59)Kurssuche vom Dashboard aus erreichbar (FA60)Individueller Lernfortschritt dargestellt (FA63)Absolvierte Schulungen angezeigt (FA65)Admin-Dashboard (FA69)Multiusefähigkeit mind. 70 % Nutzer gleichzeitig (NFA2)Benutzungsdokumentation deutsch (NFA5)Ständig aktualisierte Dokumentation (NFA6)Fachadmin-Dokumentation (NFA7)Kommunikationsdokumentation (NFA8)Rollen-/Rechtekonzept-Dokumentation (NFA9)Datensicherungsmaßnahmen-Dokumentation (NFA10)Direkthilfe deutsch mit Suchfunktion (NFA11)EVB-IT-Cloudvertrag (NFA12)Dokumentierte Weisung zur Verarbeitung (NFA13)Vertraulichkeitsverpflichtung des Personals (NFA14)Unterauftragsverarbeiter-Regelung (NFA15)TOM gem. Art. 32 DSGVO (NFA16)Unterstützung Art. 32–36 DSGVO (NFA17)Unterstützung bei Rechten betroffener Personen (NFA18)Nachweis/Inspektionen alle 12 Monate (NFA19)Störungsmeldung (NFA20)Maßnahmen Art. 28/29 DSGVO in Vergütung enthalten (NFA21)Risikoanalyse/DSFA (NFA22)IT-Grundschutz (NFA23)Informationspflicht Art. 13 DSGVO (NFA24)Datenschutzkonzept EVB-IT Cloud AGB (NFA25)IT-Sicherheitskonzept (NFA26)Preis stadtweite Lizenz im Leistungsverzeichnis (NFA27)Zukunftsfähige Nutzerzahlerhöhung (TA1)Exportformate .docx/.pdf/.xlsx/.csv (TA2)Importformate .docx/.pdf/.xlsx/.csv (TA3)Exportmöglichkeit mit Zusammenführung (TA4)MS Office ab 2016 (TA5)Ausfallsicherheit (TA6)Browser ohne Plug-Ins, voller Funktionsumfang (TA8)Standardinstallation Browser (TA9)MS Edge unterstützt (TA10)SaaS dezentral aufrufbar (TA11)Webbrowser-Zugriff (TA12)Stellvertretung Backend jederzeit möglich (QF1)Nachträgliche Einbindung in Rollen (QF2)Workflows anlegen, anpassen, löschen (QF4)Workflows selbstständig übernehmen (QF5)Fristen einrichtbar (QF12)Frist-Erinnerungen (QF14)Revisionssicheres Protokoll (QF15)Standardauswertungen nutzerdefiniert (QF20)Flexible Auswertungen (QF21)
Bewertungskriterien (B-Kriterien)
Bewertet werden weitere Funktionen, die über die Muss-Anforderungen hinausgehen.
Maximalpunktzahl: 355 Punkte
Qualitätsgrenze (Mindestpunktzahl): 235 Punkte – Angebote darunter werden ausgeschlossen.
Bewertungsschema:
Voll erfüllt: 5 PunkteTeilweise erfüllt: 2,5 PunkteNicht erfüllt: 0 Punkte
Beispiele bewerteter Anforderungen (je 5 Punkte bei voller Erfüllung):
FA7 – Lokale Administration durch AuftraggeberFA10 – Einbindung extern eingekaufter FormateFA13 – Admin-Cockpit mit Lernfortschritten/QuoteFA17 – Lernfortschritt für FührungskräfteFA24 – Lernpfade abbildenFA27 – Interne Umfragen erstellen/auswertenFA29/FA30 – Kurssuche durch Dienstkraft, FilterfunktionenFA36 – Mindestens 20 E-Trainings öffentliche VerwaltungFA46 – E-Trainings über mobile EndgeräteFA55 – Hosting in DeutschlandTA7 – Zwei-Faktor-AuthentifizierungQF3, QF6–QF11, QF13, QF16–QF18, QF19, QF22–QF23 – Diverse QuerschnittsfunktionenNFA3, NFA4 – Barrierefreiheit (BITV 2.0)
Referenzen (Eignungsnachweis)
Nachweis von mindestens 3 gleichwertigen Referenzen aus den letzten 7 Geschäftsjahren (Projektstart nach 01.01.2019).
Kumulativ je Referenz (alle Anforderungen MÜSSEN in derselben Referenz erfüllt sein – Aufteilung nicht zulässig):
Auftraggeber: öffentliche Verwaltung Kommunalebene (Stadt/Gemeinde/Landkreis), Landes-/Bundesbehörden, kommunale Spitzenverbände, öffentliche Bildungseinrichtungen oder vergleichbare öffentliche EinrichtungenMindestens 2.500 Beschäftigte beim ReferenzauftraggeberMindestens 3 Jahre Vertragslaufzeit, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe bereits vollständig erfüllt/abgelaufen istNachweis: Name Auftraggeber, Bezeichnung der Leistung, Auftragswert, Anschrift, Ansprechpartner mit Telefon/E-Mail
Laut Bieterfragen-Antwort zusätzlich:
Referenzen müssen nachhaltige Praxiserfahrung im produktiven Betrieb belegenReferenzen müssen von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland stammen (keine anderen EU-Mitgliedstaaten) – wegen unterschiedlicher Verwaltungsstrukturen und rechtlicher RahmenbedingungenInhalte: Nachweis von mindestens 3 verschiedenen Onboarding-WBTs
Rechtsgrundlage: § 33 Abs. 1 UVgO, § 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV
Eigenerklärungen und formale Anforderungen
Eigenerklärung Mindestlohngesetz (Formular 522): Bestätigung, dass kein Verstoß nach § 21 MiLoG mit Geldbuße ≥ 2.500 € vorliegtEigenerklärung Sanktionspaket 5 EU (Formular 523 EU): Keine Beteiligung russischer Staatsangehöriger, in Russland niedergelassener Personen oder Organisationen; keine Unterauftragnehmer/Lieferanten mit > 10 % Auftragswert unter SanktionSteuer- und Sozialversicherungspflicht: Erklärung zur regelmäßigen Zahlung von Bundes-, Landes-, Gemeindesteuern und Sozialversicherungsbeiträgen (gem. Nr. 13 der Bewerbungsbedingungen)Tariftreue: Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRWPreisstellung: Eigene Preisermittlungen, keine Preisabsprachen, feste PreiseKeine besondere Rechtsform vorgeschriebenKeine Sicherheitsüberprüfung erforderlichKeine Bieterkaution gefordertSprache: Alle Unterlagen in deutscher SpracheNachreichungen: Nicht zulässig (late = none)
Hinweis zur Eignung von KMU
Der Auftraggeber stuft den Vertrag als nicht für kleine und mittlere Unternehmen geeignet ein (suitable_for_SME = false).
Referenzprojekte
3 Referenzen (mindestens); jede Referenz muss kumulativ alle Mindestanforderungen erfüllen – Aufteilung auf mehrere Referenzen nicht zulässig ReferenzenZeitraum: Innerhalb der letzten 7 Geschäftsjahre; Projektstart nach dem 01.01.2019Volumen: Verfahrenseinführung des LMS in Organisationseinheiten mit mindestens 2.500 Beschäftigten
LMS-Bereitstellung (SaaS) für vergleichbare öffentliche Auftraggeber mit mindestens 3 Onboarding-WBTs und 200+ E-Trainings
Öffentliche Verwaltung der Kommunalebene (Stadt-/Gemeinde-/Landkreis), Landes-/Bundesbehörden, kommunale Spitzenverbände, öffentliche Bildungseinrichtungen oder vergleichbare öffentliche Einrichtungen mit Verwaltungsbezug. Mindestens 3 Jahre Vertragslaufzeit, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe bereits vollständig erfüllt/abgelaufen sein muss. Nachweis je Referenz: Name Auftraggeber, Bezeichnung der Leistung, Auftragswert, Anschrift, Ansprechpartner mit Telefon/E-Mail. Zusätzlich gilt laut Bieterfragen-Antwort: Referenzen müssen von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland stammen (ausländische EU-Auftraggeber werden nicht als gleichwertig anerkannt).
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 29%4–10 · 48%11+ · 24%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Angebotsformulare und Eigenerklärungen
Fachliche Eignung und Konzepte
Preisangaben
Auf Anforderung vorzulegen
Vertragliche Unterlagen (nach Zuschlag gemeinsam zu ergänzen)
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Auftraggeber
Gelsenkirchener Kommunale Datenzentrale Emscher-Lippe (gkd-el) | Vergabekammer bei der Bezirksregierung Münster | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
45879 Gelsenkirchen
Ort
45879 Gelsenkirchen
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.gkd-el.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
45879 Gelsenkirchen
Nordrhein-Westfalen
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