Ausschreibungen Berlin
Besucherbetreuung im Ort der Information und dem Stelenfeld
Stiftung Denkmal für die ermordeten Juden Europas | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stiftung Denkmal für die ermordeten Juden Europas in Berlin schreibt die Besucherbetreuung am Stelenfeld und im Ort der Information neu aus.
Gesucht wird ein Unternehmen, das die jährliche Besucherbetreuung mit eigenem Personal organisiert und durchführt – also Schichtleitung, Kassenkräfte an der Rezeption sowie Besucherbetreuer auf den verschiedenen Positionen.
Das Denkmal empfängt rund 300.000 Besucher pro Jahr, mehr als die Hälfte davon aus dem Ausland. Der Einsatz ist ganzjährig, der Vertrag läuft vom 01.02.2027 bis 31.01.2031. Die jährliche Gesamtleistung liegt bei rund 21.500 Einsatzstunden.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEB
Veröffentlichung5. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist19. Okt. 2026
Angebotsfrist9. Nov. 2026
Angebotsöffnung9. Nov. 2026
Aufklärung/Angebotsprüfung bis11. Nov. 2026
Rechtsbehelfsfrist20. Nov. 2026
Vorlage Personalplan11. Dez. 2026
Bindefrist11. Dez. 2026
Zuschlag11. Dez. 2026
Sicherheitsüberprüfung bis4. Jan. 2027
Vertragsbeginn4. Jan. 2027
Einarbeitung Schichtleitung4. Jan. 2027
Mitlaufschichten Schichtleiter5. Jan. – 31. Jan. 2027
Einarbeitung Besucherbetreuer/Kassenkräfte11. Jan. – 18. Jan. 2027
Mitlaufschichten Besucherbetreuer/Kassenkräfte12. Jan. – 31. Jan. 2027
Abgabe Dienst- und Ablaufplan20. Jan. 2027
Ausführungsbeginn1. Feb. 2027
Vertragslaufzeit1. Feb. 2027 – 31. Jan. 2031bis 2031
Verlängerung 1Datum offenEinmalige Verlängerungsoption um 1 Jahr zu gleichbleibenden Konditionen; Optionsanzeige spätestens 3 Monate vor Vertragsende. Konkrete Daten nicht festgelegt.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität10 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Angebotspreis40%
Summe der jährlichen Gesamtnettopreise gemäß Angebotsblatt (Wertungspreis = Summe netto auf S. 4 des Angebotsblatts). Bewertung nach Formel: niedrigster Preis = 100 Punkte, übrige Angebote nach linearer Formel. Gewichtung 40%, max. 40 Wertungspunkte.
- Qualität60%
Bewertung des Konzeptpapiers und der Qualifikation des verantwortlichen Personals (Hauptverantwortlicher Schichtleiter und stellvertretender Schichtleiter). Max. 100 Qualitätspunkte, gewichtet mit 60% = max. 60 Wertungspunkte. Mindestkriterium: 25 Punkte (sonst Ausschluss). Gesamtmindestpunktzahl: 50 Punkte.
Preispunkte = ((niedrigster Preis - Angebotspreis) / (niedrigster Preis / 100)) + 100. Der niedrigste Preis erhält 100 Punkte; bei doppeltem niedrigsten Preis: 0 Punkte; darüber: ebenfalls 0 Punkte. Preispunkte werden mit 40% gewichtet (max. 40 Wertungspunkte). Qualitätspunkte (max. 100) werden mit 60% gewichtet (max. 60 Wertungspunkte).
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Preis 40%, Qualität 60%), Gewichtungen, Formel und Unterkriterien sind vollständig in den Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen Pos. 4.4) angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenStandort und Rahmenbedingungen
Einsatzort: Denkmal für die ermordeten Juden Europas, Stelenfeld und Ort der Information, Berlin-MitteStelenfeld: ca. 2.700 Stelen, ganzjährig 24/7 zugänglichOrt der Information (OdI): Öffnungszeiten Di–So, 10:00–18:00 UhrSonderöffnungstage: Ostermontag, Pfingstmontag, Silvester, Neujahr, Tag der Deutschen Einheit, Brückentage; gelegentliche Abendveranstaltungen 18:00–21:00 UhrGeschätzte Besucherzahl: ca. 300.000/Jahr, davon > 50 % aus dem AuslandMontag im Regelbetrieb geschlossen; Schließtage: 24., 25., 26. Dezember sowie ca. 1 Woche im November (Renovierung)
Aufgaben des Auftragnehmers
Organisation und Durchführung der ganzjährigen Besucherbetreuung in eigener VerantwortungServiceorientierte, aktive Betreuung der internationalen Besucher mit Sensibilität für dessen BedeutungBereitstellung einer hauptverantwortlichen Schichtleitung, von Schichtleitern, Kassenkräften und BesucherbetreuernHöchstmögliche personelle Kontinuität; neues Personal nur in Abstimmung mit dem AuftraggeberMitwirkung beim ganztägigen Einarbeitungsseminar zum VertragsbeginnStellung von Personal für die unter 'Personal und Schichten' beschriebenen PositionenMitwirkung an jährlichen Schulungen (1× Kommunikationsschulung à 50 % SVS, 1× Notfallübung)
Personal und Schichten
Personalstruktur (pro Tag im Regelbetrieb):
1 hauptverantwortlicher Schichtleiter (mind. 3 Tage/Woche ganztägig vor Ort)1 Kassenkraft Rezeption6 Besucherbetreuer ganztägig1 Besucherbetreuer für Ausstellung/Lesecke (9:45–12:30 Uhr)1 zusätzliche Besucherbetreuer-Kraft April–September für den Außenbereich/Warteschlange (9:45–17:15 Uhr)
Schichtzeiten:
Schichtleitung: 9:15–18:15 Uhr (9 Std.)Kassenkraft/Rezeption: 9:45–18:10 Uhr (8,42 Std.)Besucherbetreuer: 9:45–18:10 Uhr (8,42 Std.)Besucherbetreuer Warteschlange: 9:45–17:15 Uhr (7,5 Std., April–September täglich, sonst ausgewählte Tage)
Gesamtvolumen: ca. 21.518,2 Einsatzstunden/Jahr (netto).
Rotation der Besucherbetreuer auf 4 Bereiche:
Außenbereich TreppeLobbyAusstellungRezeption
Pausen: Pausenvertretungen werden nicht gesondert vergütet – in die Stundensätze einzurechnen.
Aufgabenprofile der Personalgruppen
Hauptverantwortliche Schichtleitung: Ansprechpartner für den Auftraggeber, monatliche Einsatz- und Vertretungsplanung, Qualitätsstandards, AbrechnungSchichtleiter (max. 4–5 Personen): tägliche Dienstbetriebsleitung 9:15–18:15 Uhr, Abstimmung mit dem Auftraggeber; max. 3 dürfen zusätzlich in Kasse/Betreuung eingesetzt werden; Debriefing nach Öffnung (15 Min.)Kassenkräfte Rezeption: Kassierung Audioguides, Zahlungsabwicklung pädagogische Angebote, Verkauf Publikationen, Kassenführung, tägliche Abrechnung mit Schichtleitung; Debriefing nach Schließung 10 Min.Besucherbetreuer: Besucherinformation, Einlasskontrolle, Sicherheit/Hygiene, technische Hilfe, Raumpflege, Überwachung max. Besucherzahl
Sprachkenntnisse und Qualifikationsanforderungen
Schichtleitung: sehr gute Englischkenntnisse, gute Kenntnisse 20. Jahrhundert Geschichte; weitere Sprachen möglichstKassenkräfte: gute Englischkenntnisse, Grundkenntnisse 20. Jahrhundert Geschichte; weitere Sprachen wünschenswertBesucherbetreuer: gute Englischkenntnisse, gute Grundkenntnisse 20. Jahrhundert Geschichte; weitere Sprachen wünschenswertErste-Hilfe-Kurs vor Dienstbeginn für Schichtleiter und hauptverantwortliche SchichtleitungVersierter Umgang mit Computern und Kassen für alle KassenkräfteErfahrung in Teamleitung und Service für Schichtleiter
Einarbeitung und Inbetriebnahme
Einarbeitungsseminar hauptverantwortliche Schichtleitung/Schichtleiter: 04.01.2027 (6 Std.)Theoretische Einführung Besucherbetreuer und Kassenkräfte: 11.–18.01.2027Mitlaufschichten Schichtleiter: 05.01.–31.01.2027, 4 Schichten à 36 Std. (50 % vergütet)Mitlaufschichten Besucherbetreuer/Kassenkräfte: 12.01.–31.01.2027, 1 Schicht à 8,42 Std. (50 % vergütet)Vorlage verbindlicher Dienst- und Ablaufplan: bis 20.01.2027Übernahme des Dienstbetriebes: 01.02.2027
Sicherheitsanforderungen Personal
Zuverlässigkeitsüberprüfung durch den Polizeipräsidenten in Berlin für Schichtleiter, Kassenkräfte und Besucherbetreuer im Ort der Information (Einverständniserklärung 3 Wochen vor Dienstbeginn vorzulegen)Aktuell gültige, eintragsfreie polizeiliche Führungszeugnisse vor erstmaligem Einsatz (bei Ersatzpersonal nicht älter als 6 Monate)Gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis für Nicht-EU-PersonalSozialversicherungsnachweise für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte
Änderung des Leistungsumfangs
Auftraggeberin kann Personalanzahl und Dienstzeiten während der Vertragslaufzeit erhöhen oder verringernZusätzliches Personal ist auf Abruf – auch stundenweise – bereitzustellenVergütung nach den angebotenen Stundensätzen
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Eintrag im Berufs- oder Handelsregister (Eigenerklärung; Kopie auf Anforderung)Gewerbeerlaubnis nach § 34a GewO (Eigenerklärung; Kopie auf Anforderung)Eintragsfreier Gewerbezentralregisterauszug (Eigenerklärung)Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (Eigenerklärung) – vorsätzlich unzutreffende Erklärungen führen zum sofortigen AusschlussBerufsregisterauszug (auf Verlangen, max. 3 Monate alt)Selbstreinigungsnachweis gem. § 42 Abs. 1 VgV i.V.m. § 125 GWB (falls relevant)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Jährlicher Gesamtumsatz (Durchschnitt letzte 3 Geschäftsjahre 2023–2025): mindestens 500.000 € nettoJährlicher Umsatz im Tätigkeitsbereich Besucher-/Veranstaltungsbetreuung (Durchschnitt letzte 3 Geschäftsjahre): mindestens 250.000 € nettoBei Bietergemeinschaften: Addition der Umsätze zulässigBetriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen:Personen- und Sachschäden: 3.000.000 € je EinzelschadenVermögensschäden: 1.000.000 €Abhandenkommen übergebener Sachen: 250.000 €Jahreshöchstsumme mindestens das Doppelte der jeweiligen EinzelsummeVersicherer muss beabsichtigte Beendigung spätestens 1 Monat vorher dem Auftraggeber mitteilen
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Personal
Mitarbeiter im Bereich Besucher-/Veranstaltungsbetreuung: mindestens 15 Vollzeitstellen jahresdurchschnittlichMindestens 1 hauptverantwortlicher Schichtleiter + 1 StellvertreterDeutschkenntnisse des hauptverantwortlichen Schichtleiters und Stellvertreters auf muttersprachlichem NiveauErklärung über Einhaltung gesetzlicher, behördlicher, sozialrechtlicher und berufsgenossenschaftlicher VerpflichtungenAuf Verlangen: nachweisbare Erklärungen, polizeiliche Führungszeugnisse, berufliche Qualifikationsnachweise für das gesamte Personal
Qualitätssicherung
Nachweis einer Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 oder gleichwertig (auf Verlangen vor Zuschlagserteilung)
Bietergemeinschaften und Eignungsleihe
Bietergemeinschaften zulässig; jedes Mitglied muss das Eignungsformblatt (03) abgebenGesamtschuldnerische Haftung aller MitgliederBietergemeinschaftserklärung (04) rechtsverbindlich von allen Mitgliedern unterzeichnetEignungsleihe über Unterauftragnehmer zulässig: Formblätter (05) und (06) einzureichen; Eignungsformblatt (03) je Unterauftragnehmer zwingendReferenzen können bei Bietergemeinschaften zusammengerechnet werden
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre vor Veröffentlichung der BekanntmachungVolumen: mindestens 150.000 € netto pro Referenz
Besucher- und Veranstaltungsbetreuung; vergleichbar in Art und Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung
mindestens 2 Referenzen aus staatlichen Kultureinrichtungen (Museen, Ausstellungen, Gedenkstätten, Dokumentationszentren, Theater oder Opern) mit vergleichbarer Sensibilität des Objekts; mindestens 1 Referenz von einem öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB; für jede Referenz ein erreichbarer Kontakt beim jeweiligen Auftraggeber
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 55%4–10 · 38%11+ · 7%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt
Pflichtunterlagen zum Angebot
Bei Bietergemeinschaft oder Unterauftragnehmern
Auf Anforderung nachzureichen (vor Zuschlag)
Vorbereitung
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Stiftung Denkmal für die ermordeten Juden Europas | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
10117 Berlin
Ort
10117 Berlin
Kategorie
Berlin
Auftragsvolumen
3,0 Mio €
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.stiftung-denkmal.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
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