Betreuungsdienstleistung ZUE Gladbeck Verbund

Bezirksregierung Münster | Vergabekammer Westfalen bei der BezirksregierungGladbeck, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 05. August 2026

Angebotsfrist: 16. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Was wird ausgeschrieben?

Betreuungs-, Organisations- und Facility-Management-Leistungen für zwei Flüchtlingsunterkünfte in Gladbeck (ZUE Gladbeck Verbund) mit insgesamt rund 305 Plätzen.

Was muss der Auftragnehmer leisten?

24/7-Info- und Aufnahmezentrum, Zimmervergabe, HygienekontrollenSoziale Betreuung der Bewohner (Erwachsene, Frauen, Männer, Kinder, Jugendliche)Freizeit- und Beschäftigungsangebote, Kinderspielstube, Deutsch- und SportkurseUmfeldmanagement und GewaltschutzkoordinationReinigung, Hausmeisterdienste, Winter- und GrünpflegeVersorgung mit Möbeln, Wäsche, Kleidung und KörperpflegeartikelnTaschengeldauszahlung / Bezahlkartenverwaltung

Rahmenbedingungen:

Auftraggeber: Land NRW (Bezirksregierung Münster)Vertragslaufzeit: 01.12.2026 – 31.12.2027 (zzgl. 2× Verlängerung um 6 Monate)Bewerbung nur elektronisch über www.evergabe.nrw.deVerpflichtender Vor-Ort-Termin vor Angebotsabgabe

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 16. September 2026

Termin / FristAUG2026 NOV FEB MAI AUG NOV FEB MAI AUG NOV

Veröffentlichung5. Aug. 2026

Vor-Ort-Termine (verpflichtend)24. Aug. – 26. Aug. 2026

Bieterfragen-Frist4. Sep. 2026

Angebotsfrist16. Sep. 2026

Bindefrist16. Sep. – 1. Dez. 2026

Vertragsbeginnca. 1. Dez. 2026

Vorbereitungsphase1. Dez. – 8. Dez. 2026

Vertragslaufzeit1. Dez. 2026 – 31. Dez. 2027

Belegung 100%8. Dez. – 15. Dez. 2026

Preisanpassung1. Jan. 2028

Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 30. Juni 2028

Verlängerung 2ca. 1. Juli – 31. Dez. 2028

Vertragsende31. Dez. 2028

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität2 Kriterien

Preis 70%Qualität 30%

Angebotspreis70%
Bewertung des Angebotsvergleichspreises (AVP) auf Basis des Preisblatts. Niedrigster AVP erhält 3 Punkte, Angebote mit AVP ≥ 100% über dem niedrigsten AVP erhalten 0 Punkte, dazwischen lineare Interpolation. Skonto und bedingte Preisnachlässe werden nicht gewertet.
Beschäftigungskonzept30%
Bewertung des vorgelegten Beschäftigungskonzepts zu Freizeitgestaltung, Tagesaktivitäten und Alltagskompetenzen für die untergebrachten Personen in der ZUE. Bepunktung in 4 Stufen (0/1/2/3): 0 = entspricht nicht den Erwartungen (lückenhaft/widersprüchlich), 1 = mit Einschränkungen, 2 = erfüllt Anforderungen ohne besonderen Mehrwert, 3 = der Zielerreichung in besonderer Weise dienlich (höherer Konkretisierungsgrad). Inhaltliche Abweichung von der Leistungsbeschreibung ist Ausschlusskriterium. Nur verbindliche Zusagen werden positiv bewertet.

Punktzahl des Angebots = Punktzahlmax * (2,0*PreisBest – PreisAngebot) / (1,0*PreisBest); lineare Interpolation zwischen niedrigstem AVP (3 Punkte) und AVP, der um 100% oder mehr übersteigt (0 Punkte)

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Angebotspreis 70%, Beschäftigungskonzept 30%), deren Gewichtungen, Bepunktung und Bewertungsformel sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Organisation & Aufnahme (24/7)

Betrieb eines Informations- und Aufnahmezentrums rund um die Uhr an beiden StandortenAufnahme neuer Personen, Zimmervergabe gemäß Landesgewaltschutzkonzept NRW, EinweisungTägliche elektronische Anwesenheitskontrolle, Erstellung von Bewohnerausweisen (RFID-Karten)Taschengeldauszahlung und Bezahlkartenverwaltung (Banküberweisung und Barauszahlung, üblicherweise montags 10:00–13:00 Uhr)Koordination aller Dienstleister vor Ort, Führung eines elektronischen Berichtsbuchs und der Arbeitszeiterfassung, wöchentlicher Regelabstimmungstermin, Monatsbericht bis 5. Werktag des FolgemonatsZusammenarbeit mit Sicherheitsdienst, Sanitätsstation und Verpflegungsdienstleister

Soziale Betreuung & Freizeitgestaltung

Soziale Betreuung täglich (Mo–So, alternativ 06:00–22:00 oder 07:00–23:00), Nachtbetreuung 23:00–07:00Alltagsbetreuung, Gesprächsführung, Case-Management, Konfliktvermittlung/Deeskalation, Lotsenfunktion zu BeratungsangebotenErkennung besonderer Schutzbedarfe (vulnerable Personen), geschlechtersensible Betreuung, Unterstützung bei Arzt-/Krankenhausbesuchen, ÖPNV-FahrkartenFreizeitangebote: Frauencafé, Männertreff, Café/Billardraum, Sport- und Kreativangebote, religiöse Betätigung 24 h, wöchentlicher WochenplanVermittlung von mindestens A1-Deutschkenntnissen und Informationen zu Alltagskompetenzen (Bezahlen, Bankkonto, ÖPNV, Schule, Mietverträge, Versicherungen, Verträge)Dokumentation aller Angebote im Berichtsbuch, regelmäßige Bewohnerbefragungen (quartalsweise)

Kinder, Jugendliche & Bildung

Kinderspielstube am Standort Vöinghof (Mo–Fr 07:30–17:30, 7 Std. täglich, je 3–4 h Blöcke) mit Sprachförderung, motorischen und freien SpielangebotenSchulnahe Bildungsangebote (Sport, Kunst, Musik) mit Mindestmaßen je Bereich (z. B. 90 min/Woche) und Ersatzangeboten in Ferien/VertretungsfällenKinder- und Jugendbetreuung außerhalb der Spielstuben-Öffnungszeiten, Mädchenaufenthaltsraum, geschlechtersensible Aktivitäten

Umfeldmanagement & Gewaltschutz

Umfeldmanager/in als Mittler zwischen Einrichtung und Nachbarschaft, Bürgersprechstunden, Informationsarbeit, Konfliktmanagement mit Anwohnern, Öffentlichkeitsarbeit, Runde TischeGewaltschutzkoordinator/in: einrichtungsspezifisches Gewaltschutzkonzept, Schulungen/Sensibilisierung, Ansprechperson für Bewohner und Mitarbeiter, Vernetzung mit FachberatungsstellenEinhaltung des Landesgewaltschutzkonzepts NRW

Ausstattung, Wäsche, Kleidung & Körperpflege

Komplette Ausstattung der Bewohnerzimmer (Bett, Schrank, Tisch), Gemeinschaftsräume, Kantine, Schließfächer, schwerentflammbare Materialien, E-CheckGemeinschaftswäsche: Bettwäsche/Handtücher/Duschtücher, professionelle Reinigung mind. 60 °C, Wäschewechsel 14-tägig, Handtücher 2× wöchentlichKörperpflegeartikel-Erstausstattung (Seife, Shampoo, Zahnbürste u. a.) für 2 Wochen bei Ankunft, tägliche Ausgabe für Neuankömmlinge, Windeln/Babyartikel für vulnerable PersonenKleiderkammer mit Oberbekleidung, Schuhen, Unterwäsche, Babyausstattung, Kinderwagen-Verleih

Reinigung, Hausmeister, Winter- & Grünpflege

Unterhaltsreinigung täglich (Gemeinschaftsbereiche, Sanitär mind. 2× täglich), Grundreinigung auf Verlangen, Glasreinigung halbjährlich, Hygieneplan gem. IfSG, Entsorgung, BestückungsserviceGemeinschaftswascheinrichtung für Bewohnerwäsche (Mo–Sa 08:00–17:00, kostenlos)Hausmeister Mo–Fr 08:00–16:00: Störungsannahme, Reparaturen bis 1.000 € netto, Betriebsüberwachung, VerkehrssicherungWinterdienst täglich 06:00–22:00 im Zeitraum 01.10.–30.04., Dokumentation der EinsätzeGrünpflege: Rasenmähen, Baum-/Heckenschnitt, Bewässerung, Düngung, Baumschau/Verkehrssicherung

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche & finanzielle Eignung

Gesamtumsatz: Ø Nettojahresgesamtumsatz ≥ 800.000 EUR über die letzten 3 Geschäftsjahre (2023–2025); Nachweis über Vordruck für Bieter und jedes Mitglied einer BietergemeinschaftBetriebshaftpflichtversicherung (Eigenerklärung mit Angebot, Police auf Anforderung vor Zuschlag):Personenschäden 5,0 Mio. EURSachschäden 2,5 Mio. EURSchlüsselverlust 0,5 Mio. EURVermögensschäden 1,0 Mio. EURBDSG-Schäden 0,25 Mio. EURje Schadensereignis, mind. 2-fach p.a. maximiert, aufrecht über gesamte VertragslaufzeitTariftreue/Mindestlohn: Einhaltung TVgG NRW, MiLoG, AEntG, AÜG; jährlicher Versicherungsnachweis bis Ende Januar

Technische & berufliche Eignung

Referenzen: mind. 2 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren (ab 07/2023), je mind. 6 Monate Laufzeit, Regelbelegung ≥ 250 Personen, Leistung als HauptverantwortlicherQualitätsmanagementsystem: gültiges Zertifikat DIN EN ISO 9001 (oder gleichwertig) von akkreditierter Stelle – für Bieter, alle Bietergemeinschaftsmitglieder und Nachunternehmer (Ausnahmen: Grünpflege, Schädlingsbekämpfung, Winterdienst)Geschäftsräume: Verwaltungsbüro/Betriebszentrum innerhalb Deutschlands mit Zugang für den Auftraggeber

Persönliche Eignung / Ausschlussgründe

Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 521 EU) – bei Bietergemeinschaft von jedem Mitglied einzelnEigenerklärung zu Russland-Sanktionen (Formular 523 EU, Art. 5k Abs. 1 VO (EU) Nr. 833/2014)Kartell-/GWB-Erklärung, KMU-Einstufung, Nationalität wirtschaftlicher Eigentümer im AngebotsschreibenNachunternehmer: schriftliche Zustimmung des AG sowie Nachweise zur persönlichen/finanziellen/wirtschaftlichen/technischen Eignung; keine Weiterübertragung an Dritte

Personalanforderungen

Betreuungsleitung: abgeschlossenes Hochschul-/FH-Studium (Sozialwissenschaft/Pädagogik/Psychologie o. ä.), mehrjährige Leitungserfahrung in Aufnahmeeinrichtung, Personalführung, Verhandlungskompetenz, Kenntnisse Asyl-/Ausländer-/Sozialrecht, Schulungen Interkulturelle Kompetenz, Gewaltprävention/Deeskalation, mind. eine europäische Fremdsprache (vorzugsweise Englisch/Französisch), Grundkenntnisse einer häufig vertretenen FlüchtlingsspracheSoziale Betreuung: Deutsch in Wort und Schrift, mind. eine europäische Fremdsprache, Erfahrung Flüchtlingsbetreuung wünschenswert, Schulungen Interkulturelle Kompetenz, Umgang mit Traumatisierten, Gewaltprävention, Kindeswohlgefährdung; mind. 25 % der Tagschicht mit Hochschulabschluss (Sozialarbeit/Pädagogik/Psychologie)Kinderbetreuung/Spielstube: staatlich geprüfte/r Erzieher/in oder gleichwertig (§ 1 KiBiz), Erste-Hilfe-Kurs am Kind (alle 2 Jahre), Interkulturelle Kompetenz, Kinderschutz-KenntnisseUmfeldmanager/in: abgeschlossene Berufsausbildung im (sozial-)pädagogischen Bereich ODER mehrjährige Erfahrung in Flüchtlingseinrichtung, mind. eine europäische Fremdsprache, Ausländerrecht, Schulungen Interkulturelle Kompetenz, Umgang mit Traumatisierten, GewaltpräventionGewaltschutzkoordinator/in: abgeschlossene Berufsausbildung im (sozial-)pädagogischen Bereich ODER mehrjährige Erfahrung in Flüchtlingseinrichtung, Schulungen Interkulturelle Kompetenz, Umgang mit Traumatisierten, Gewaltprävention, religiös begründete Radikalisierung/Islamismus, Analysefähigkeit, Vernetzungskompetenz, KrisenmanagementHausmeister/in: abgeschlossene Gesellenprüfung in gewerblich-technischem/handwerklichem Beruf, handwerkliches Geschick auch außerhalb des erlernten Berufs; wünschenswert Fortbildung zum SicherheitsbeauftragtenSportkurs-Leitungen: C-Trainer (Grundkurse), B-Trainer (Fitnessräume); Deutsch-Lehrkräfte mit DaF-QualifikationVerhaltenskodex, Vertraulichkeits- und Sicherheitserklärung sowie förmliche Verpflichtung nach Verpflichtungsgesetz für alle eingesetzten Beschäftigten

Referenzprojekte

2 ReferenzenZeitraum: ab 07/2023 bis Angebotsfrist (letzte 3 Jahre), je mind. 6 Monate LaufzeitVolumen: nicht beziffert; Nachweis Auftragsumfang in EUR erforderlich

Mindestens 2 Referenzen über Organisation und Betreuung einer Flüchtlings-/Aufnahmeeinrichtung inkl. 24/7-Info-/Aufnahmezentrum, Aufnahme und Zimmervergabe (LGSK), Hygienekontrollen, Taschengeldausgabe/Bezahlkarte, Kinderspielstube, Komplementärangebote und aktivem Umfeldmanagement; Regelbelegung ≥ 250 Personen; Leistung als Hauptverantwortlicher (kein reiner Nachunternehmer)

Vergleichbare Flüchtlingsunterbringung mit Regelbelegung ≥ 250 Personen. Pflichtangaben je Referenz: Auftraggeber, Standort, eigener Standort, Zeitraum und Auftragsumfang (EUR), Kurzbeschreibung (Belegung, Art, Leistungen, Komplexität), Position (AN/Nachunternehmer), Name Betreuungsleitung, Anzahl eingesetzter Beschäftigter

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.