CTC Vergabemanagementsystem

CTC gGmbH04509 Delitzsch, SachsenVeröffentlicht: 08. September 2026

Angebotsfrist: 24. September 2026noch 15 Tage

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die CTC gGmbH (Center for the Transformation of Chemistry) in Delitzsch beschafft im offenen Verfahren gemäß UVgO ein elektronisches Vergabemanagementsystem als Cloud-Lösung (Platform as a Service).

Das System soll die Vergabeverfahren des CTC elektronisch planen, durchführen, dokumentieren und nachverfolgen – inklusive elektronischer Vergabeakte, Vergabevermerk, Vertragsakte, Formular- und Workflowmanagement. Mit dem Angebot sind u.a. einzureichen: Angebotsdeckblatt, Eigenerklärung zur Eignung, Preisblatt, Konzepte (Lösung, Lizenz, Skalierbarkeit, Projekt/Einführung, Support/Wartung, Datenschutz, Betrieb), Referenzen vergleichbarer Einrichtungen, ISO/IEC 27001-Zertifikat (max. 3 Jahre alt), ergänzte EVB-IT Cloud, Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft, Nachunternehmerverzeichnis, Eigenerklärung Russlandsanktionen sowie Produktdatenblätter.

Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform bis zum 24.09.2026 um 10:00 Uhr einzureichen. Vertragsbeginn ist der 01.01.2027; die Produktivsetzung und Abnahme muss spätestens am 18.12.2026 erfolgt sein.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 15 Tage bis zur Angebotsfrist — 24. September 2026

HEUTE

Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZJAN2027

Veröffentlichung8. Sep. 2026

Angebotsfrist24. Sep. 2026

Projekt- und Implementierungsplanung20. Okt. 2026

Bindefrist26. Okt. 2026

Einrichtung und Konfiguration2. Nov. 2026

Bereitstellung Testsystem9. Nov. 2026

Testbetrieb4. Dez. 2026

Roll-In inklusive Schulung14. Dez. 2026

Produktivsetzung und Abnahme18. Dez. 2026

Vertragsbeginn1. Jan. 2027

Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 1. Jan. 2029bis 2029

Zahlungszielca. 31. Jan. 2027

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität4 Kriterien

Preis 50%Qualität 50%

Preis50%
Angebotspreis (netto) für die vollständige Verfahrensbegleitung gemäß Leistungsbeschreibung.
Funktionsumfang15%
Bewertung von Fristen- und Terminmanagement, Bieterkommunikation ohne Medienbruch, Angebotsprüfung, -auswertung und Nachforderungen, Datenübernahme, Vertragsakte, Reporting.
Benutzerfreundlichkeit15%
Bewertung von Menüführung und Navigation, Datenverlustsicherung, Vorlagen- und Stammdatenverwaltung, Benachrichtigungssteuerung, Hilfe und Barrierefreiheit.
Implementierungs- und Supportkonzept20%
Bewertung des Projekt- und Einführungskonzeptes, des Schulungskonzeptes, SLA, Rechtsaktualitätenmanagement und Datenexport und Vertragsende.

KI-Hinweis: Alle vier Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Beschreibungen sind in der Leistungsbeschreibung (Kapitel IV.2) vollständig angegeben. Zusätzlich ist der WfbM-Bonus als sonstiges Kriterium vermerkt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Art der Bereitstellung und Lizenzumfang

Bereitstellung des Vergabemanagementsystems als Cloud-Service (Platform as a Service).

Vertragliche Grundlage: EVB-IT Cloudvertrag.

Cloud-Betrieb ausschließlich in Rechenzentren innerhalb EU/EWR/Schweiz; produktive Daten und Datensicherungen nur dort.

Zum Vertragsbeginn enthaltene Lizenzen:

10 Bearbeiterlizenzen10 Genehmigerlizenzen2 Administratorlizenzen

Dynamische Skalierbarkeit ist sicherzustellen.

Funktionale Mindestanforderungen

Webbasiert und über Standardbrowser nutzbar, in deutscher und englischer Sprache.DSGVO-konform; revisionssichere Dokumentation.Schnittstellen zu TED, bund.de und Destatis.Unterstützung aller relevanten Verfahrensarten: Direktaufträge, Verhandlungsvergaben, beschränkte Ausschreibungen, öffentliche Ausschreibungen, EU-weite Vergabeverfahren.Elektronische Vergabeakte mit zentraler Dokumentenspeicherung, Versionierung, Fristen-/Terminmanagement, Kommunikationsvorgängen und Export (PDF, Word, Excel).Vergabevermerk mit automatischer Übernahme von Verfahrensinformationen, Fortschreibung/Versionierung und Bestandteil der Vergabeakte.Vertragsakte nach Zuschlagserteilung mit Verwaltung von Vertragsunterlagen, -laufzeiten, Kündigungsfristen, Änderungen, Nachträgen, Verlängerungsoptionen und Ansprechpartnern.Formularmanagement mit VHB-Formularen, Liefer-/Dienstleistungs- und Bauleistungs-Formularsätzen sowie frei konfigurierbaren Vorlagen.Workflowmanagement mit frei konfigurierbaren Workflows, Bearbeitungs-/Freigabeschritten, Mehr-Augen-Prinzip, Eskalation, Stellvertretung, elektronischen Genehmigungen und Benachrichtigungen.Rollenbasiertes Benutzer-/Rechtemanagement mit Administrator, Bearbeiter, Genehmiger, Leseberechtigte, individuell konfigurierbar.Paralleler Zugriff mehrerer Nutzer und Unterstützung mehrerer Organisationseinheiten.

Pflichtleistungen laut Preisblatt

Bereitstellung des Vergabemanagementsystems inkl. elektronischer Vergabeakte, Vergabevermerk, Vertragsakte, Formularmanagement und Workflowfunktion.Lizenzen (Bearbeiter 10x, Genehmiger 10x, Administrator 2x).Projektmanagement und Implementierung.Einrichtung Mandanten-, Rollen- und Rechtekonzept.Konfiguration der Freigabe- und Genehmigungsworkflows.Einrichtung der Formularbibliothek (VHB/Formularsätze).Bereitstellung eines Testsystems und Durchführung des Roll-Ins.Produktivsetzung und Abnahmebegleitung.Softwarewartung und Updates für das erste Vertragsjahr.Telefonsupport und Ticketsystem für das erste Vertragsjahr.Schulungen (online): je 1 Tag Anwenderschulung Bearbeiter, Schulung Genehmiger, Administratorschulung.

Projektphasen und Zeitplan

Spätestens 20.10.2026: Bereitstellung Projekt- und Implementierungsplanung.Spätestens 02.11.2026: Einrichtung und Konfiguration des Systems.Spätestens 09.11.2026: Bereitstellung des Testsystems.Spätestens 04.12.2026: Abschluss Testbetrieb inkl. Fehlerbehebung.Spätestens 14.12.2026: Roll-In inkl. Schulung der Anwender und Administratoren (muss mindestens 4 Wochen vor Vertragsbeginn abgeschlossen sein).Spätestens 18.12.2026: Produktivsetzung und Abnahme (letzte Lieferfrist).Vertragsbeginn/Regelbetrieb: spätestens 01.01.2027.

Support, Wartung und Verfügbarkeit

Telefonischer Support in deutscher Sprache: Mo–Do 09:00–16:00 Uhr, Fr 09:00–14:00 Uhr (an Werktagen).Software-Updates und Anpassungen an Vergaberechtsänderungen; Updates nach Möglichkeit außerhalb der Geschäftszeiten.Ticketsystem durch den Auftragnehmer bereitzustellen.Wiederanlaufzeit (RTO): maximal 72 Stunden.Maximaler Datenverlust (RPO): maximal 24 Stunden.Leistungen bei Vertragsende: Überführung zum neuen Auftragnehmer/Auftraggeber gemäß EVB-IT Cloud-AGB Ziffer 13.2; Vergütung 0,00 € (in Regolvergütung abgegolten).

Optionale/Bedarfspositionen (nicht im Grundauftrag)

Zusätzliche Bearbeiter- und Genehmigerlizenzen.Vertragsmanagement-Erweiterungen.Schnittstellen zu Paperless, ERP- und ECM-Systemen sowie Single-Sign-On (SSO).Zusätzliche Schulungen für Administratoren und Anwender.Migration von Bestandsdaten.Reporting- und Controllingmodule.Individuelle Workflowanpassungen, Remote-/Vor-Ort-Beratung, Nachschulungen, Schulungen vor Ort.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Eignungsvoraussetzung: ISO/IEC 27001

Nachweis einer aktuellen ISO/IEC 27001-Zertifizierung.Zertifikat darf nicht älter als 3 Jahre sein und muss über die gesamte Vertragslaufzeit Bestand haben.Informationssicherheits-Managementsystem muss implementiert sein und regelmäßig auditiert werden.Auftraggeber und Aufsichtsorgane haben Zutritts-, Einsichts- und Auskunftsrechte zur Prüfung der Maßnahmeneinhaltung.

Fachliche Eignung – Referenzen

Referenzen vergleichbarer Einrichtungen vorzulegen.Als vergleichbar gelten: Bildungs- und Forschungseinrichtungen, Bundes- und Landesbehörden, öffentliche Auftraggeber sowie Einrichtungen mit ähnlicher Organisationsstruktur.Die referenzierten Leistungen müssen innerhalb der letzten 5 abgeschlossenen Kalenderjahre erbracht und abgeschlossen worden sein.Auf Verlangen sind Referenzbestätigungen vorzulegen.

Weitere Nachweise und Erklärungen

Eigenerklärung zur Eignung.Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft (bei Bietergemeinschaften).Eigenerklärung Russlandsanktionen.Nachunternehmerverzeichnis; auf Verlangen Eignungsnachweise der Nachunternehmer sowie Sicherheitsauskunft und Verpflichtungserklärung.Auf Verlangen: Qualifikationsnachweise des eingesetzten Fachpersonals, DGUV-Unterweisungen, Muster einer AV-Vereinbarung (Auftragsverarbeitung).Auf Verlangen: Nachweis Betriebs-/Produkthaftpflichtversicherung und Berufshaftpflichtversicherung.Ab Auftragssumme ≥ 50.000 € wird ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister angefordert.

Einzureichende Projekt- und Betriebskonzepte

Die Eignung wird zudem über die mit dem Angebot vorzulegenden Konzepte nachgewiesen: Beschreibung der Lösung, Lizenzmodell, Skalierbarkeit, Projekt- und Einführungskonzept, Support- und Wartungskonzept, Datenschutzkonzept, Betriebskonzept, SLA, Produktbeschreibung, Herstellerdokumentation und Referenzliste. Die eingereichten Unterlagen müssen die Einhaltung aller Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung belegen.

Referenzprojekte

nicht beziffert (im Dokument keine konkrete Anzahl genannt) ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 5 abgeschlossenen KalenderjahreVolumen: nicht spezifiziert

Referenzen vergleichbarer Einrichtungen (z.B. Bildungs-/Forschungseinrichtungen, Bundes- und Landesbehörden, öffentliche Auftraggeber oder Einrichtungen mit ähnlicher Organisationsstruktur)

Leistungen müssen erbracht und abgeschlossen sein; Nachweis als Referenzliste, auf Verlangen als Referenzbestätigungen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.