Ausschreibungen Berlin
Digitalisierte Fachmedienversorgung
Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und Standortmarketing mbH10117 Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenGTAI schreibt einen Dienstleistungsvertrag über 24 Monate für die digitale Versorgung ihrer Beschäftigten im In- und Ausland mit Fachmedien (Zeitschriften, Bücher, Datenbanken, Zeitungen) aus. Der Auftrag umfasst die Beschaffung, Lizenzierung und Verwaltung der Medien, eine cloudbasierte Verwaltungsplattform (SaaS) sowie das Übergangsmangement zur Übernahme bestehender Abonnements. Abgabefrist ist der 10.09.2026 um 14:00 Uhr, die Angebotsabgabe erfolgt elektronisch in Textform über DTVP. Maximalbudget: 205.000 EUR brutto.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN SEP
Bieterfragen-Frist7. Sep. 2026
Angebotsfrist10. Sep. 2026
Angebotsöffnung10. Sep. 2026
Bindefrist10. Sep. – 30. Sep. 2026
Vertragsbeginn1. Dez. 2026
Vertragslaufzeit1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2028
Kündigungsfrist ohne Grundca. 1. Dez. 2026 – 1. Apr. 2027
Zahlungszielca. 1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2028
Vertragsende30. Nov. 2028
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität4 Kriterien
Preis 20%Qualität 80%
- Preis20%
Angebotspreis (Bruttoangebotspreis nach Hinzurechnung des deutschen Umsatzsteuersatzes von 19%)
- Qualität (Konzept)80%
Qualitative Bewertung des eingereichen Konzepts anhand der Bewertungsmatrix mit Punkteskala 0-10
Wirtschaftlichkeitsberechnung nach der Preis-Quotienten-Methode, gewichtet nach Preis (20%) und Kriterien (80%)
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien (Preis 20% und Qualität 80%), Hierarchie, Unterkriterien-Gewichtungen, Bewertungsmethode (Preis-Quotienten-Methode) und Punkteskala sind vollständig dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenÜbergangsmanagement
Übernahme und Fortführung der bestehenden Fachmedien und aktiven Abonnements vom Vormieter im Rahmen der KündigungsfristenUmstellung bestehender Medien auf digitale Formate, soweit möglich; Bedarfsprüfung mit GTAIErstellung und Abstimmung eines Übergangskonzepts mit Zeit-/Vorgehensplan, Projektzeitplan, Risikoanalyse, Notfallplan und KommunikationsplanDatenimport aller Abonnement-, Lizenz- und Stammdaten vom VormieterBereitstellung der Fachmedien auf der elektronischen Bibliotheksplattform auch schon vor formaler VertragsübertragungBereitstellung von Schulungsmaterial bzw. Webinaren für das Roll-out
Fachmedienversorgung
Beschaffung, Lizenzierung, Verwaltung und Bereitstellung nationaler und internationaler Fachmedien (Zeitschriften, Bücher, Datenbanken, Zeitungen, Loseblattwerke, 'graue Literatur')Überwiegend digitale Versorgung; Print möglich, soweit erforderlichMindestliste mit 60 Titeln gemäß Anlage 2Kostenloser Neuerscheinungsdienst, automatischer DublettencheckE-Book-Bereitstellung als sofortige Leihe und Kauf, rechtssicherVerlagsmitteilungen weiterleiten; Suchanfragen für nicht-gelistete TitelErinnerungsservice zu auslaufenden Abonnements inkl. Preise FolgezeitraumPersönliche Kundenbetreuung mit mind. zwei festen Ansprechpartnern; Reaktion innerhalb von 3 ArbeitstagenVertretungsregelung sicherstellenServicezeiten Kundenbetreuung: Mo-Fr 08:00-15:00 Uhr (ohne gesetzliche Feiertage am Sitz der GTAI)
Softwarelösung (SaaS)
Browserbasierte SaaS-Plattform, nutzbar mit Microsoft Edge, Chrome und Firefox (jeweils aktuelle Version)5 Zugänge zur Bestell-/Bestandsverwaltung; 330 Zugänge zur elektronischen BibliotheksplattformPersonalisierte Nutzerkonten, Single Sign-On, Multi-User-FähigkeitBestellungen, Reklamationen, Auftragsbeendigungen über das System abwickelbarBestands- und Lieferübersicht mit Fortsetzungshistorie; Umlaufverteiler für PrintBerichtswesen tagesaktuell, exportierbar, filterbarNutzungsanalysen regelmäßig und datenschutzkonformLizenzübersicht; Nutzerprofile mit Name, Standort, Kostenstelle und OrganisationseinheitSuchfunktion vorhandenRechtskonforme digitale Nutzung (Teilen, Herunterladen, Speichern)Deutschsprachige Systeme und KorrespondenzMindestverfügbarkeit 99,0% pro Kalendermonat; geplante Wartungsfenster So 04:00-08:00 Uhr werden nicht eingerechnetDatenhaltung ausschließlich in der EU24/7-Betrieb, Backups und Recovery, regelmäßige Upgrades und Sicherheits-UpdatesReaktions- und Wiederherstellungszeiten nach Störungsklassen (Klasse 1: 8h/48h, Klasse 2: 4h/24h, Klasse 3: 1h/8h)Datenmigration bei Produktwechsel möglichRollenbasiertes Berechtigungskonzept nach Least Privilege und Need-to-KnowLöschkonzept systemimmanentIT-Sicherheitskonzept nach DIN EN ISO/IEC 27001 und BSI IT-GrundschutzTLS-verschlüsselte Kommunikation
Optionale Leistungen
Projektbezogene Sonderauswertungen und Analysen über die Standardfunktionen hinaus (Tagessatz gemäß Preisblatt)Optionale Fachmedien und Titel zur Erweiterung des Bestands (gemäß Preisblatt)Zusätzliche Beratungsleistungen im sachlichen Zusammenhang
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Lage / Ausschlussgründe
Keine rechtskräftigen Verurteilungen (z.B. wegen Bildung krimineller/terroristischer Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Subventions-/EU-Betrug, Bestechung, Menschenhandel/Zwangsarbeit)Keine Verurteilungen/Geldbußen nach § 30 OWiG oder vergleichbarKeine Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche VerpflichtungenKeine Verstöße gegen Steuer-, Abgaben- oder SozialversicherungspflichtenKeine Insolvenz, keine ZahlungsunfähigkeitKeine wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen, keine Interessenkonflikte, keine Wettbewerbsverzerrung durch Vorbereitung des VergabeverfahrensKeine mangelhafte Auftragserfüllung bei früheren AufträgenKeine schwerwiegende Täuschung oder AuskunftsverweigerungKeine unzulässige Einflussnahme auf das VergabeverfahrenKeine Eintragungen im Wettbewerbsregister (bei Zuschlag)Keine EU-Sanktionen betroffen (inkl. Russland-Sanktionen gemäß EU-VO 833/2014)
Gesetzliche Anforderungen und Tariftreue
Einhaltung Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AentG), Aufenthaltsgesetz (AufenthG), Mindestlohngesetz (MiLoG), Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG), Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)Einhaltung Bundestariftreuegesetz (BTTG) bei Auftragswerten ab 50.000 EUR; auch durch Nachunternehmer sicherzustellenMindestlohn bei Beschäftigung in DeutschlandBei Verstößen gegen SchwarzArbG: Ausschluss bis zu 3 Jahren möglich
Fachliche Eignung – Mindestkriterien (Ausschlusskriterien)
Diese Mindestkriterien sind als Ausschlusskriterien formuliert; Nichterfüllung auch nur eines Punktes führt zum Angebotsausschluss:
Fachmedien: Mindestliste mit 60 Titeln gemäß Anlage 2; kostenloser Neuerscheinungsdienst; automatischer Dublettencheck; sofortige E-Book-Bereitstellung als Leihe und Kauf, rechtssicher; Weiterleitung von Verlagsmitteilungen per E-Mail; Suchanfragen für nicht-gelistete Titel; Erinnerungsservice zu Abos; mind. zwei feste Ansprechpartner.Übergang: Übernahme aktiver Abonnements vom Vormieter; Umstellung auf digitale Formate; Software-Implementierung; Roll-out-Unterstützung mit Schulungsmaterial/Webinaren; Datenimport aller Abonnement-/Lizenz-/Stammdaten; Bereitstellung auf der Bibliotheksplattform schon vor Übertragung.Software: Standardsoftware für Beschaffung/Verwaltung/Bereitstellung; browserbasiert (Edge, Chrome, Firefox, aktuelle Versionen); 5 Verwaltungs- und 330 Bibliothekszugänge; Multi-User-fähig; Single Sign-On; EU-Server; deutschsprachig; TLS-Verschlüsselung; 24/7-Verfügbarkeit; Backup & Recovery; regelmäßige Upgrades und Sicherheits-Updates; Performance Bildschirmwechsel 2-3 Sekunden; Support mit Reaktions- und Wiederherstellungszeiten nach Störungsklassen; Datenmigration möglich; rollenbasiertes Berechtigungskonzept; Löschkonzept systemimmanent.Zertifikate: ISO-27001-Zertifikat zum Informationssicherheits-Managementsystem (gemäß 2026-Anforderungen).
Fachliche Eignung – Referenzen
Mindestens zwei Unternehmensreferenzen aus den letzten fünf GeschäftsjahrenVergleichbarkeit in drei Bereichen muss belegt werden: Fachmedienversorgung bei Geschäftskunden, Übergangsmanagement (inkl. Umstellung auf digitale Formate und Übernahme von Verträgen) sowie Softwarebereitstellung (Kundenportal)Auf Anforderung Bescheinigung des Referenzgebers beibringenBei Bietergemeinschaft gemeinsame Erbringung möglich; bei Eignungsleihe/Subunternehmer Nutzung erlaubtEinwilligung zur Nachfrage bei Referenzgebern (Konsentierung)
Sonstige Anforderungen
Befähigung und Erlaubnis zur LeistungsausführungBereitschaft zum Abschluss einer unbefristeten GeheimhaltungsvereinbarungPflicht zur elektronischen Rechnungsstellung (XRechnung) über die Plattform xrechnung-bdr.de mit Leitweg-Identifikationsnummer 992-80012-17TLS-Verschlüsselung für E-Mail-Kommunikation mit der AuftraggeberinBereitschaft, sich an die VOL/B zu haltenFähigkeit zur Bereitstellung der SaaS-Lösung mit den definierten Verfügbarkeiten und SicherheitsanforderungenGgf. Zustimmungspflicht für Unterauftragnehmer durch GTAI
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: letzte 5 GeschäftsjahreVolumen: nicht spezifiziert
Vergleichbare Leistungen: Fachmedienversorgung bei Geschäftskunden, Dienstleistungen rund um das Übergangsmanagement (Umstellung auf digitale Formate, Übernahme/Verträge) sowie Softwarebereitstellung (Kundenportal).
Art und Umfang vergleichbar; detaillierte Beschreibung; auf Anforderung Bescheinigung des Referenzgebers; bei Bietergemeinschaft gemeinsame Erbringung möglich; bei Eignungsleihe/Subunternehmer Nutzung möglich.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt
Formulare und Eigenerklärungen
Eignungsnachweise
Fachliche Konzepte und Nachweise
Sonstige Unterlagen und Hinweise
Mit TendiGo
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Auftraggeber
Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und Standortmarketing mbH
Ort
10117 Berlin, Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
10117 Berlin
Berlin
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